소규모 비즈니스를 위한 프린터 구매

오늘날 일부 소규모 비즈니스들은 종이 없는 환경으로 전환하는 데 성공했지만 대다수의 중소기업들은 우리 모두가 아무리 벗어나려 해도 어느 정도 프린터와 팩스에 여전히 의존하고 있습니다. 프린터 구입, 유지 보수, 네트워크 연결, 잉크 및 토너 재고 유지 등의 비용은 모두가 인식하고 있지만 완전히 없애버리기가 어렵습니다. 프린터가 여전히 비즈니스 필수품으로 남아있는 이상, 2명의 사용자와 단일 프린터가 있는 사무실이든 수십 대 이상의 프린터가 있는 여러 사무실이든 상관없이 비즈니스를 위한 잘 계획된 프린팅 전략을 수립해야 합니다. 모든 비즈니스는 프린터를 구매하기 전에 계획하면 이점을 얻을 수 있습니다.

제가 반복해서 보아온 가장 큰 실수 중 하나는 소규모 비즈니스들이 프린터가 필요하다고 결정하고 아무런 계획 없이 지역 매장으로 달려가 구매하는 것입니다. 구매할 프린터가 즉각적인 필요를 충족시킬지조차 확인하지 않고, 지속적인 프린팅 전략에 맞는지도 파악하지 않습니다. 프린터는 너무 일반적이고, 세대 간에 눈에 띄는 새로운 기능이 부족하며, 가격이 충분히 낮고, 소비자 시장에서 쉽게 구할 수 있어 기업들이 진열대에 있는 어떤 프린터든 프린팅 요구를 충족시킬 것이라고 오해하기 쉽습니다. 하지만 이것은 단순히 사실이 아닙니다.

프린터 구매에서 첫 번째 관심사는 프린터를 적절하게 크기를 조정하는 것입니다. 프린터를 구매하기 전에 수명 기간 동안 처리해야 할 프린팅 부하의 종류를 결정해야 합니다. 오늘날 많은 소규모 비즈니스는 종이가 점점 사라짐에 따라 작은 프린터 한 대가 사무실 전체에 충분한 용량을 제공할 것임을 알게 될 것입니다. 사용자들이 단일 프린터를 공유할 수 있다면 중앙 집중식 프린팅을 통해 프린팅 비용을 절감할 수 있습니다. 모든 사람의 개인 책상에 각각 프린터를 놓는 것보다 단일 프린터를 유지하고 공급품을 하나만 준비하는 것이 훨씬 저렴합니다.

신뢰성이 걱정된다면 사무실에 두 대의 프린터를 공유용으로 설치하고 직원 절반은 한 프린터로, 나머지 절반은 다른 프린터로 출력하게 하면서 모든 직원이 두 프린터 모두에 접근할 수 있도록 권한을 부여하여 한 대가 고장나도 모든 직원이 계속 출력할 수 있도록 할 수 있습니다. 이때 프린터들을 사무실의 다른 위치에 배치하여 출력물을 가지러 가는 시간을 줄이는 기회로 활용할 수 있습니다.

대부분의 소규모 사무실은 대부분의 프린팅 요구에 대해 단일 프린터를 공유하는 데 문제가 없으며, 인사 관리를 담당하는 사람의 책상에 별도의 개인 프린터 한 대를 두어 사무실의 누구나 볼 수 없어야 하는 데이터가 나올 때 “프라이빗” 출력이 가능하도록 합니다. 다만 이런 유형의 출력은 회사가 가장 쉽게 페이퍼리스화할 수 있는 영역 중 하나이므로 귀사 사무실에서는 고려 사항이 아닐 수 있습니다.

이제 공유 프린터를 고려하고 있으므로 선택하는 프린터가 전체 사무실의 프린팅 요구를 처리할 수 있는 출력 주기(duty cycle)를 갖추고 있는지 확인해야 합니다. 많은 경우 어떤 프린터든 이 작업을 처리할 수 있지만, 예를 들어 하루 종일 고객 송장을 출력하는 사무실은 추가적인 마모와 파손을 위해 설계된 좀 더 고사양 모델로 업그레이드하고 싶을 수 있습니다. 출력 주기가 큰 프린터는 종종 더 저렴한 잉크 또는 토너 소모품을 사용하여 소형 저가 프린터에서 가장 높은 페이지당 프린팅 비용을 줄일 수 있습니다. 프린팅 요구가 매우 많은 사무실의 경우 대형 프린터의 소모품 비용 절감만으로도 다른 요소를 고려하기 전에 이미 상당한 비용 절감이 될 수 있습니다. 또한 대형 프린터는 일반적으로 더 많은 종이를 보관하여 프린터 용지를 채우는 시간을 줄이고 양면 인쇄 및 자동 정렬과 같은 기타 비용 절감 기능을 갖추고 있습니다.

많은 기업들은 팩싱, 스캐닝, 복사와 같이 순수한 프린팅 외에 추가 기능도 필요합니다. 이러한 기능들은 프린터의 자연스러운 확장이며 복합기(all-in-one multi-function printer) 모델로 제공됩니다. 하지만 저가형 복합기 모델들은 종종 소규모 비즈니스가 출력 주기와 소모품 비용을 조사하지 않고 충동적으로 구매하기를 기대하며 마케팅됩니다. 이 모델들은 종종 저렴하게 구입하지만 유지 비용이 비싼 프린팅 요소가 유닛과 함께 번들로 제공됩니다. 일반적으로 프린터 제조업체는 프린터 소모품에서 큰 수익을 올리고 프린터 자체에서는 거의 수익을 올리지 못하므로 구매 전에 복합기의 프린팅 부분 사양을 예리하게 확인해야 합니다. 종종 단일 복합기 한 대로도 비교적 큰 사무실도 충분하며 추가적인 프린팅 요구는 추가 기능이 포함되지 않은 고용량 프린터로 충족시켜 신중한 계획으로 추가 비용을 절감할 수 있습니다.

새 프린터나 복합기가 네트워크에 어떻게 연결될지도 고려해야 합니다. 대부분의 저가 프린터는 USB 연결을 사용하여 단일 워크스테이션이나 서버에 연결합니다. 이것은 대부분의 가정 사용자와 매우 소규모 사무실에는 괜찮지만 더 큰 사무실(그리고 많은 고급 가정 사용자)은 모든 프린팅이 누군가의 워크스테이션을 통해야 하고 컴퓨터가 프린터와 가까이 있어야 한다는 것을 불편하게 여깁니다. 또한 프린터를 사용하는 모든 시간에 컴퓨터가 켜져 있어야 하며 컴퓨터 유지 보수가 프린터에도 영향을 미칩니다. 이 모델만 사용하는 소규모 사무실을 많이 알고 있으며 그들에게는 잘 작동하지만 불필요한 추가 관리 오버헤드를 초래합니다.

네트워크 프린터는 오랫동안 사무실 환경의 표준이었으며 직접 연결 프린터에 비해 많은 장점을 제공합니다. 네트워크 프린터는 가까운 곳에 컴퓨터가 있든 없든 네트워크 어디에나 위치할 수 있습니다. 네트워크 프린터는 다른 네트워크 장치처럼 네트워크에서 모니터링하고 관리할 수 있어 IT 관점에서 관리 비용이 낮아집니다. 네트워크 프린터는 다른 컴퓨터가 켜져 있지 않아도 출력할 수 있습니다. 일부 네트워크 프린터에는 무선 네트워킹이 내장되어 있어 추가적인 유연성을 제공합니다. 네트워크가 활성화되지 않은 프린터는 HP의 DirectJet이나 NetGear PS121과 같은 프린트 서버를 통해 가상 네트워크 프린터로 만들 수 있습니다. 프린트 서버는 종종 Apple AirPort Extreme과 같은 소규모 비즈니스 방화벽과 같은 다기능 네트워크 어플라이언스에 내장되어 있습니다. 이러한 유형의 장치를 사용하면 프린팅 장치에 이 기능이 내장되어 있지 않아도 모든 USB 프린터를 네트워크에 연결할 수 있습니다.

소규모 비즈니스들이 종종 간과하는 것은 레이저와 잉크젯 등 다른 프린터 기술 간의 차이점입니다. 일반적으로 레이저 프린터는 구매 비용이 더 높지만 하드웨어 관점과 프린팅 소모품 관점 모두에서 평생 운영 비용이 낮습니다. 레이저 프린터는 부품이 마모될 때 수리될 가능성이 높으며 토너 비용은 거의 항상 잉크젯 잉크 비용보다 현저히 낮고 교체 빈도가 훨씬 낮아 프린터 관리 부담도 줄어듭니다.

레이저 프린터의 출력물은 거의 항상 더 만족스럽고 전문적으로 보입니다. 잉크젯 프린터의 사용을 숨기기는 어려우며 독자가 인쇄 품질을 직접 알아채지 못하더라도 무의식적으로 프린팅 과정이 전문적이지 않다고 느끼는 경우가 많습니다. 이것은 대부분의 사무실 출력에 중요하지 않을 수 있지만, 레이저 프린팅이 장기적으로 일반적으로 더 저렴하다는 점을 고려하면 최상의 출력물을 얻지 않을 이유가 거의 없습니다.

잉크젯, 버블젯 및 기타 비레이저 기술은 일반적으로 사진 인쇄가 필요할 때만 진지하게 고려되는데, 이는 비즈니스 환경에서 매우 드뭅니다. 고품질 컬러 인쇄에는 추가적인 프린터 관리와 매우 비싼 용지 및 잉크 소모품이 필요합니다. 대부분의 비즈니스에서 이런 유형의 출력이 필요하다면 전통적인 흑백 레이저 인쇄를 대신하는 것이 아니라 추가적으로 필요한 것입니다. 컬러 레이저는 프레젠테이션 그래픽을 위한 또 다른 선택지이지만 일반적으로 사진 인쇄에는 적합하지 않습니다. 컬러 레이저는 대부분의 기업이 해야 하는 프린팅 유형에 거의 필요하지 않은 추가 비용을 더합니다.

결론적으로, 소규모 비즈니스를 위한 프린터 구매 결정을 내릴 때 프린터 전략을 신중하게 고려해야 합니다. 환경의 규모를 파악하고 네트워크 설계를 고려하며 프린터를 적절하게 조정하고, 프린터 비용뿐만 아니라 프린터 소모품 비용도 고려하며 최종 출력물이 사용될 방식도 고려해야 합니다. 간단한 스프레드시트를 사용하여 출력 볼륨, 프린터 비용 및 소모품 비용에 관한 매우 유용하고 중요한 계산을 할 수 있습니다. 이러한 계산을 수행하는 데 필요한 모든 정보는 프린터 벤더 웹사이트에서 확인할 수 있어야 합니다. 프린터를 투자로 생각하고 그에 맞게 조사하십시오. 항상 그렇듯이 내부 또는 아웃소싱된 IT 부서를 모든 IT 구매 결정의 리소스로 활용하십시오. 그것이 제품 간의 기술적 차이를 이해하고 다른 모델, 벤더, 기술을 구분하는 데 필요한 정보를 제공하는 그들의 역할입니다.