छोटे व्यवसाय के लिए Printer खरीदना

हालांकि आज कुछ छोटे व्यवसायों ने खुद को कागज की दुनिया से अलग कर लिया है, अधिकांश small और medium businesses अभी भी किसी न किसी हद तक अपने printers और faxes से जुड़े हैं चाहे हम कितनी भी कोशिश करें। सभी printers प्राप्त करने, उन्हें maintain रखने, network करने, ink और toner का stock रखने आदि की लागत को पहचानते हैं, और फिर भी हम उन्हें पूरी तरह से हटाने में सक्षम नहीं हो पाते। चूंकि printers एक business necessity बनी हुई हैं इसलिए हमें उन्हें उसी रूप में treat करना चाहिए और अपने व्यवसाय के लिए एक well-planned printing strategy तैयार करनी चाहिए चाहे वह दो users और एक printer वाले office के लिए हो या दर्जनों या उससे अधिक printers वाले कई offices के लिए। प्रत्येक व्यवसाय अपने printers खरीदने से पहले planning से लाभान्वित होगा।

सबसे बड़ी गलतियों में से एक जो मैंने बार-बार होते देखी है वह है छोटे व्यवसायों का यह तय करना कि उन्हें एक printer चाहिए और बिना किसी planning के local shop में दौड़ जाना, यह निर्धारित करने में भी विफल होना कि खरीदा जा रहा printer immediate need को पूरा करेगा या नहीं, ongoing printing strategy में fit होगा या नहीं। Printers इतने सामान्य हैं, पीढ़ियों के बीच significantly visible नए features की कमी है, लागत में काफी कम हैं और consumer market में इतनी आसानी से उपलब्ध हैं कि यह businesses को गुमराह करता है जिससे वे सोचते हैं कि shelf से कोई भी printer खरीदने से उनकी printing needs पूरी हो जाएंगी, लेकिन यह simply सच नहीं है।

Printer खरीदारी में हमारी पहली चिंता अपने printers को appropriately size करने की है। Printer खरीदने से पहले हमें यह तय करना होगा कि उसे अपने जीवनकाल में किस प्रकार का printing load संभालना होगा। आज कई छोटे व्यवसाय, जैसे-जैसे कागज phase out होता जा रहा है, पाएंगे कि एक बहुत छोटा printer भी पूरे office के लिए पर्याप्त से अधिक capacity प्रदान करेगा। यदि users एक single printer share कर सकते हैं तो centralized printing के माध्यम से printing costs बचाई जा सकती हैं।

यदि reliability एक concern है तो आप office में दो printers रख सकते हैं और आधे staff को एक printer पर print करने दे सकते हैं और आधे को दूसरे पर, लेकिन सभी को दोनों printers का permission दे सकते हैं ताकि अगर एक fail हो जाए तो सभी print करने में सक्षम रहें। आप printers को office के अलग-अलग क्षेत्रों में रखकर printed pages लेने के लिए walk करने का समय कम करने का अवसर ले सकते हैं।

अधिकांश छोटे offices में अधिकांश printing needs के लिए एक single printer share करने में कोई समस्या नहीं होती, जिसमें personnel management करने वाले व्यक्ति की desk पर एक separate printer होता है जो "private" printing के लिए उपयोग होता है उन समयों के लिए जब printer से निकलने वाला data office में सभी के द्वारा देखा नहीं जाना चाहिए।

अब जब हम shared printers पर विचार कर रहे हैं तो हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि हम जो printer(s) select कर रहे हैं उसका duty cycle पूरे office की printing needs को संभालने में सक्षम हो। कई मामलों में कोई भी printer इस कार्य के लिए तैयार होगा लेकिन वे offices जो दिन भर customer invoices print करते हैं, उदाहरण के लिए, extra wear और tear के लिए designed slightly more heavy-duty model की ओर step up करना चाहते हैं। बड़े duty-cycle printers अक्सर lower cost ink या toner supplies का उपयोग करते हैं जो per-page printing cost को कम करते हैं जो छोटे, lower-cost printers के साथ सबसे अधिक होती है।

कई businesses को pure printing के अलावा faxing, scanning और copying जैसे additional functions की भी जरूरत होती है। ये functions printer के natural extensions हैं और office all-in-one multi-function printer models में उपलब्ध हैं। अक्सर, हालांकि, low end all-in-one models को heavily छोटे businesses की ओर market किया जाता है इस उम्मीद में कि ये businesses बिना duty cycles और supply costs research किए whim पर खरीद लेंगे। Printer manufacturers अपना बड़ा पैसा printer supplies पर कमाते हैं और printers पर लगभग कुछ नहीं इसलिए हमें खरीद करने से पहले all-in-one unit के printer portion के specifications के बारे में बहुत सचेत रहना चाहिए।

हमें यह भी विचार करना होगा कि हमारा नया printer या multifunction device हमारे network से कैसे connect होगा। अधिकांश low cost printers USB connections का उपयोग करते हैं जो उन्हें printing के लिए एक single workstation या server से connect करने की अनुमति देते हैं। यह अधिकांश home users और बहुत छोटे offices के लिए ठीक है लेकिन बड़े offices इसे unsuitable पाते हैं क्योंकि इसका मतलब है कि सभी printing किसी के workstation से गुजरनी होगी और computer printer के करीब होना चाहिए। Computer को उस किसी भी समय भी on होना चाहिए जब printer उपयोग किया जा रहा हो।

Networked printers लंबे समय से office environment में norm रही हैं और वे direct-attached print devices पर कई advantages प्रदान करती हैं। Networked printers को network पर कहीं भी रखा जा सकता है चाहे वहां computer हो या न हो। Networked printers को network पर किसी भी अन्य network device की तरह monitor और manage किया जा सकता है। Network printers तब भी print कर सकते हैं जब कोई अन्य computer on न हो। कुछ network printers में wireless networking built in होती है। Non-network enabled printers को HP के DirectJet या NetGear PS121 जैसे print server के माध्यम से virtual network printers में बनाया जा सकता है।

Small businesses द्वारा अक्सर नजरअंदाज किया जाने वाला क्षेत्र है laser और अन्य printer technologies जैसे ink jet के बीच का अंतर। आम तौर पर, laser printers खरीदने में अधिक लागत आती है लेकिन hardware perspective और printing supply perspective दोनों से कम lifetime operational costs होती हैं। Laser printers की output भी लगभग हमेशा अधिक pleasing होती है और अधिक professional दिखती है।

Ink jet, bubble jet और अन्य non-laser technologies आम तौर पर केवल तब serious consideration में आती हैं जब photo printing की जरूरत होती है जो business environment में बहुत दुर्लभ है। Colour laser presentation graphics के लिए एक और consideration है लेकिन आम तौर पर photographic printing के लिए उपयुक्त नहीं है। Colour laser additional cost जोड़ता है जो शायद ही कभी उस प्रकार की printing के लिए warranted होती है जो अधिकांश businesses को करनी होती है।

इसलिए, conclusion में, जब small business के लिए printer खरीदने का निर्णय लेते हैं तो हमें सावधानीपूर्वक अपनी printer strategy पर विचार करना चाहिए। हमें अपने environment को size करना होगा, अपने network design को ध्यान में रखना होगा, अपने printer(s) को appropriately scale करना होगा, केवल printer की लागत ही नहीं बल्कि printer supplies की लागत पर भी विचार करना होगा और उस तरीके पर विचार करना होगा जिसमें final prints उपयोग किए जाएंगे। एक simple spreadsheet print volume, printer cost और supplies की cost के बारे में कुछ बहुत उपयोगी calculations करने के लिए उपयोग की जा सकती है। इन calculations करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी printer vendor websites से उपलब्ध होनी चाहिए। अपने printer को एक investment मानें और उसी तरह research करें और, हमेशा की तरह, किसी भी IT purchasing decision में अपने IT विभाग का उपयोग करें, चाहे वह internal हो या outsourced।