中小企業向けプリンターの購入

今日、一部の中小企業は紙の世界から脱却することに成功していますが、中小企業の大多数は、どれほど離れようとしても、ある程度プリンターやファックスと切り離せない状況にあります。プリンターの取得、維持管理、ネットワーク接続、インクやトナーの補充などにかかるコストは誰もが認識していますが、完全に手放すことはどうしてもできません。プリンターがビジネスの必需品であり続けている以上、そのように扱い、2 ユーザーと 1 台のプリンターのオフィスであれ、数十台以上のプリンターを持つ複数のオフィスであれ、ビジネスのために十分に計画された印刷戦略を策定する必要があります。すべての企業は、プリンターを購入する前に計画を立てることで利益を得られます。

私が何度も目にしてきた最大の間違いの一つは、中小企業がプリンターが必要だと判断し、即座の必要性を満たすかどうかや、継続的な印刷戦略に適合するかどうかを判断することも含めた計画なしに、地元の店に飛び込んで購入してしまうことです。プリンターは非常に一般的で、世代間の目立つ新機能が乏しく、コストが低く、コンシューマー市場で手軽に入手できるため、企業はどのプリンターでも印刷ニーズを満たすと思い込みがちですが、実際にはそうではありません。

プリンター購入における最初の懸念は、プリンターのサイズを適切に決定することです。プリンターを購入する前に、その寿命中に処理する必要がある印刷負荷の種類を決定する必要があります。今日の多くの中小企業は、紙が徐々に廃止されるにつれ、非常に小さなプリンターでもオフィス全体に十分な容量を提供できることに気づくでしょう。ユーザーが単一のプリンターを共有できる場合、集中印刷によって印刷コストを削減できます。個々のデスクに 1 台ずつプリンターを置くよりも、1 台のプリンターを維持し、1 台のプリンターの消耗品をストックする方がはるかに安価です。

信頼性が懸念される場合は、オフィスに 2 台のプリンターを設置して共有し、スタッフの半数が一方のプリンターに印刷し、もう半数がもう一方のプリンターに印刷するようにしますが、どちらが故障した場合でも全員が印刷できるように両方のプリンターへのアクセスを許可することもできます。印刷物を取りに行く時間を短縮するために、プリンターをオフィスの異なるエリアに設置する機会を活用することもできます。

ほとんどの小規模オフィスでは、ほとんどの印刷ニーズに単一のプリンターを共有することに問題はなく、プリンターから出てくるデータをオフィスの誰でも見られない場合の「プライベート」印刷のために、人事管理を行っている人のデスクに別の単独プリンターを設置することがあります。ただし、このタイプの印刷は企業がペーパーレス化しやすい領域の一つであるため、あなたのオフィスでは考慮事項にならないかもしれません。

共有プリンターを検討しているため、選択しているプリンターがオフィス全体の印刷ニーズを処理できるデューティサイクルを持っていることを確認する必要があります。多くの場合、どのプリンターでもこの要件を満たせますが、例えば一日中顧客の請求書を印刷するオフィスは、追加の摩耗と損傷に設計されたやや頑丈なモデルにアップグレードすることを検討するかもしれません。デューティサイクルの大きいプリンターは、より小型でコストの低いプリンターで最も高い 1 ページあたりの印刷コストを削減するより低コストのインクやトナー消耗品を使用することが多いです。非常に大量の印刷ニーズを持つオフィスでは、他の要因を考慮する前でも、消耗品のコスト削減だけで大きなプリンターのコスト削減が顕著になる可能性があります。より大型のプリンターは一般的により多くの用紙を保持できるため、プリンターの補充に費やす時間が減り、両面印刷や自動丁合いなどの他のコスト削減機能を持つことが多いです。

多くのビジネスでは、純粋な印刷だけでなく、ファックス、スキャン、コピーなどの追加機能も必要です。これらの機能はプリンターの自然な拡張であり、オフィス向けオールインワン多機能プリンターモデルで利用可能です。ただし、しばしば低エンドのオールインワンモデルは、デューティサイクルや消耗品コストを調査せずに衝動買いをすることを期待して中小企業に積極的に売り込まれます。これらのモデルは多くの場合、安価に取得できるが維持コストが高い印刷要素がユニットにバンドルされています。一般的に、プリンターメーカーはプリンター消耗品で大きな利益を得ており、プリンター自体ではほとんど利益を得ていないため、購入前にオールインワンユニットのプリンター部分の仕様に細心の注意を払う必要があります。多くの場合、単一のオールインワン多機能プリンターは比較的大きなオフィスでも十分であり、追加の印刷ニーズは追加機能を含まない大量印刷プリンターで満たすことができ、慎重な計画によって追加コストを削減できます。

新しいプリンターまたは多機能デバイスをネットワークに接続する方法も考慮する必要があります。ほとんどの低コストプリンターは USB 接続を使用して、印刷のために単一のワークステーションまたはサーバーに接続します。これはほとんどのホームユーザーや非常に小さなオフィスには適していますが、大きなオフィス（および多くの上級ホームユーザー）はこれが不適切だと感じます。すべての印刷が誰かのワークステーションを通過する必要があり、コンピューターがプリンターの近くにある必要があるためです。プリンターが使用されている間はコンピューターもオンになっている必要があり、コンピューターのメンテナンスもプリンターに影響を与えます。この方法のみを使用している小規模オフィスを多く知っており、彼らにとってはうまく機能していますが、不必要な追加管理のオーバーヘッドが生じます。

ネットワークプリンターはオフィス環境の標準として長い間定着しており、直接接続された印刷デバイスよりも多くの利点を提供します。ネットワークプリンターは、近くにコンピューターがあるかどうかに関わらず、ネットワーク上のどこにでも配置できます。ネットワークプリンターは他のネットワークデバイスと同様にネットワーク上で監視・管理でき、IT の観点からの管理コストを削減します。ネットワークプリンターは他のコンピューターがオフになっていても印刷できます。一部のネットワークプリンターにはワイヤレスネットワーキングが組み込まれており、さらなる柔軟性を提供します。ネットワーク対応でないプリンターは、HP の DirectJet や NetGear PS121 などのプリントサーバーを使用して仮想ネットワークプリンターにすることができます。プリントサーバーは、Apple AirPort Extreme などの中小企業向けファイアウォールなどの多機能ネットワークアプライアンスに組み込まれていることが多いです。これらのタイプのデバイスを使用すると、印刷デバイスにこの機能が組み込まれていない場合でも、任意の USB プリンターをネットワークに接続できます。

中小企業がしばしば見落とすのは、レーザーとインクジェットなどの他のプリンター技術の違いです。一般的に、レーザープリンターは購入コストが高いですが、ハードウェアの観点からも印刷消耗品の観点からも、生涯の運用コストは低いです。レーザープリンターは部品が消耗したときに修理できる可能性が高く、トナーコストはほぼ常にインクジェットのインクコストよりも大幅に低く、交換頻度もはるかに少ないため、プリンターの手動負担も軽減されます。

レーザープリンターの出力はほぼ常によりきれいで、よりプロフェッショナルに見えます。インクジェットプリンターの使用を隠すことは難しく、読者が印刷品質に直接気づかない場合でも、無意識のうちに印刷プロセスがプロフェッショナルではないと感じることが多いです。ほとんどのオフィス印刷には問題ないかもしれませんが、レーザー印刷が一般的に長期的には安価であることを考えると、可能な限り最高の印刷物を得ない理由はほとんどありません。

インクジェット、バブルジェット、その他の非レーザー技術は、写真印刷が必要な場合にのみ本格的に検討されますが、これはビジネス環境では非常にまれです。高品質のカラー印刷には、追加のプリンター管理と非常に高価な用紙とインク消耗品が必要です。ほとんどのビジネスにとって、このタイプの印刷が必要な場合は、従来の単色レーザー印刷の代わりにではなく、それに加えて必要になります。カラーレーザーはプレゼンテーショングラフィックスの別の考慮事項ですが、一般的に写真印刷には適していません。カラーレーザーはほとんどのビジネスが行う必要のある印刷のタイプにはほとんど保証されない追加コストをもたらします。

結論として、中小企業向けのプリンター購入決定を行う際には、印刷戦略を慎重に検討する必要があります。環境のサイズを決定し、ネットワーク設計を考慮し、プリンターを適切にスケーリングし、プリンター自体のコストだけでなく消耗品のコストも考慮し、最終的な印刷物の使用方法を検討する必要があります。シンプルなスプレッドシートを使用して、印刷量、プリンターコスト、消耗品コストについて非常に有用で示唆的な計算を行うことができます。これらの計算を行うために必要なすべての情報は、プリンターベンダーのウェブサイトから入手できるはずです。プリンターを投資と見なし、それに応じてリサーチし、いつものように、内部または外部委託であれ、IT 部門を IT 購入決定のリソースとして活用してください。これらの製品の技術的な違いを理解し、異なるモデル、ベンダー、技術を区別するために必要な情報をあなたに提供することが彼らの仕事です。