خرید چاپگر برای کسبوکار کوچک
در حالی که برخی از کسبوکارهای کوچک امروزه توانستهاند خود را از دنیای کاغذ جدا کنند، اکثریت قریب به اتفاق کسبوکارهای کوچک و متوسط هنوز تا حدودی به چاپگرها و دستگاههای فکس وابسته هستند، هرچقدر هم که همه ما تلاش میکنیم از آنها فاصله بگیریم. همه هزینه تهیه چاپگر، نگهداری، شبکهسازی، انبار کردن جوهر و تونر و غیره را میشناسند و با این حال کاملاً نمیتوانیم از شر آنها خلاص شویم. با توجه به اینکه چاپگرها یک ضرورت تجاری باقی میمانند، باید با آنها به همان شکل رفتار کنیم و یک استراتژی چاپ خوب برنامهریزیشده برای کسبوکارمان تهیه کنیم، چه برای یک دفتر با دو کاربر و یک چاپگر چه برای چند دفتر با دهها چاپگر یا بیشتر. هر کسبوکاری از برنامهریزی قبل از خرید چاپگر بهرهمند خواهد شد.
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که بارها و بارها دیدهام این است که کسبوکارهای کوچک تصمیم میگیرند به یک چاپگر نیاز دارند و بدون هیچ برنامهریزیای برای خرید از فروشگاه محلی میروند، از جمله عدم تعیین اینکه آیا چاپگر در حال خرید حتی نیاز فوری را برآورده میکند چه رسد به اینکه با استراتژی چاپ مداوم تناسب داشته باشد. چاپگرها آنقدر رایج هستند، ویژگیهای جدید چشمگیری بین نسلها ندارند، قیمت آنها به اندازه کافی پایین است و آنقدر در بازار مصرفی بهراحتی در دسترس هستند که کسبوکارها را گمراه میکند و باعث میشود فکر کنند خرید هر چاپگری از قفسه نیازهای چاپشان را برآورده میکند، اما این به سادگی درست نیست.
اولین نگرانی ما در خرید چاپگر در اندازهگیری مناسب چاپگرهایمان است. قبل از خرید چاپگر باید تصمیم بگیریم چه نوع بار چاپی باید در طول عمرش مدیریت کند. بسیاری از کسبوکارهای کوچک امروزه، با آغاز مرحلهبندی کاغذ، متوجه خواهند شد که حتی یک چاپگر بسیار کوچک ظرفیت بیش از اندازه کافی برای کل یک دفتر را فراهم میکند. اگر کاربران بتوانند یک چاپگر را به اشتراک بگذارند، هزینههای چاپ میتواند از طریق چاپ متمرکز صرفهجویی شود. نگهداری یک چاپگر واحد و تأمین موجودی آن بسیار ارزانتر از نگهداری یک چاپگر روی میز هر فرد است.
اگر قابلیت اطمینان مورد نگرانی است میتوانید دو چاپگر در دفتر برای اشتراک قرار دهید و نیمی از کارکنان به یک چاپگر و نیم دیگر به چاپگر دیگر چاپ کنند اما همه را به هر دو چاپگر دسترسی دهید تا در صورت خرابی یکی، همه همچنان بتوانند چاپ کنند. میتوانید از فرصت استفاده کنید و چاپگرها را در مناطق مختلف دفتر قرار دهید تا زمان راه رفتن برای دریافت صفحات چاپشده کاهش یابد.
اکثر دفاتر کوچک هیچ مشکلی با اشتراک یک چاپگر واحد برای اکثر نیازهای چاپ ندارند، با یک چاپگر جداگانه روی میز هر کسی که مدیریت پرسنل انجام میدهد تا اجازه چاپ «خصوصی» برای مواردی که دادههای خروجی از چاپگر نباید توسط هر کسی در دفتر دیده شود را بدهد. هرچند که این نوع چاپ یکی از حوزههایی است که شرکت میتواند بیشترین آسانی در بیکاغذ شدن را داشته باشد و بنابراین این ممکن است در دفتر شما عاملی نباشد.
حالا که اشتراک چاپگر را در نظر میگیریم باید مطمئن شویم که چاپگر یا چاپگرهایی که انتخاب میکنیم چرخه کاری دارند که قادر به مدیریت نیازهای چاپ کل دفتر هستند. در بسیاری از موارد هر چاپگری برای این کار کافی خواهد بود اما برای دفاتری که مثلاً در طول روز فاکتور مشتری چاپ میکنند، ممکن است بخواهند به مدلی کمی سنگینتر طراحیشده برای سایش و خستگی اضافی ارتقا دهند. چاپگرهای با چرخه وظیفه بزرگتر اغلب از لوازم جوهر یا تونر ارزانتر استفاده میکنند که هزینه چاپ به ازای هر صفحه را که در چاپگرهای کوچکتر و ارزانتر بیشترین است کاهش میدهد. برای یک دفتر با نیازهای چاپ بسیار سنگین، صرفهجویی در هزینه چاپگرهای بزرگ فقط از صرفهجویی در هزینه لوازم جانبی میتواند قابل توجه باشد حتی قبل از در نظر گرفتن سایر عوامل. چاپگرهای بزرگتر معمولاً کاغذ بیشتری نگه میدارند که زمان صرفشده برای پر کردن مجدد چاپگر را کاهش میدهد و اغلب دارای سایر ویژگیهای صرفهجویی در هزینه مانند چاپ دو طرفه و جمعبندی خودکار هستند.
بسیاری از کسبوکارها علاوه بر چاپ خالص به عملکردهای اضافی مانند فکس، اسکن و کپی نیاز دارند. این عملکردها گسترش طبیعی چاپگر هستند و در مدلهای چندعملکردی همهدریک دفتری در دسترس هستند. اغلب، اگرچه، مدلهای همهدریک ردیف پایین بهشدت به کسبوکارهای کوچک بازاریابی میشوند به این امید که این کسبوکارها بدون بررسی چرخههای وظیفه و هزینههای لوازم جانبی خرید کنند زیرا این مدلها اغلب شامل یک عنصر چاپ ارزان برای تهیه، گران برای نگهداری همراه با واحد میشوند. بهطور کلی سازندگان چاپگر پول بزرگ خود را از لوازم جانبی چاپگر میکنند و تقریباً هیچچیز از خود چاپگرها نمیگیرند بنابراین باید کاملاً از مشخصات قسمت چاپگر واحد همهدریک قبل از خرید آگاه باشیم. اغلب یک چاپگر چندعملکردی همهدریک حتی برای یک دفتر نسبتاً بزرگ کافی خواهد بود و هر نیاز چاپ اضافی میتواند با چاپگرهای پرحجم که عملکردهای اضافی در آنها گنجانده نشده برآورده شود که صرفهجوییهای اضافی از طریق برنامهریزی دقیق ذخیره میکند.
همچنین باید در نظر بگیریم که چاپگر جدید یا دستگاه چندعملکردی ما چگونه به شبکه ما متصل میشود. اکثر چاپگرهای کمهزینه از اتصالات USB برای اتصال به یک ایستگاه کاری یا سرور واحد برای چاپ استفاده میکنند. این برای اکثر کاربران خانگی و دفاتر بسیار کوچک خوب است اما دفاتر بزرگتر (و بسیاری از کاربران خانگی پیشرفته) این را نامناسب مییابند زیرا به این معناست که تمام چاپ باید از طریق ایستگاه کاری کسی انجام شود و رایانه باید در مجاورت نزدیک چاپگر باشد. رایانه همچنین باید در هر زمانی که چاپگر در حال استفاده است روشن باشد و نگهداری رایانه نیز روی چاپگر تأثیر خواهد گذاشت. بسیاری از دفاتر کوچک را میشناسم که فقط از این مدل استفاده میکنند و برای آنها خوب کار میکند، اما باعث میشود سربار مدیریت اضافی که ضروری نیست ایجاد شود.
چاپگرهای شبکهای مدتهاست که در محیط دفتر هنجار بودهاند و مزایای زیادی نسبت به دستگاههای چاپ مستقیم متصل ارائه میدهند. چاپگرهای شبکهای میتوانند در هر جایی از شبکه قرار بگیرند خواه رایانهای در نزدیکی باشد یا نه. چاپگرهای شبکهای میتوانند در شبکه مانند هر دستگاه شبکه دیگری نظارت و مدیریت شوند که هزینههای مدیریتشان را از دیدگاه فناوری اطلاعات کاهش میدهد. چاپگرهای شبکه میتوانند حتی اگر هیچ رایانه دیگری روشن نباشد چاپ کنند. برخی از چاپگرهای شبکهای شبکهسازی بیسیم داخلی دارند که انعطافپذیری اضافی به آنها میدهد. چاپگرهای بدون قابلیت شبکه میتوانند از طریق استفاده از یک سرور چاپ مانند DirectJet HP یا NetGear PS121 به چاپگرهای شبکه مجازی تبدیل شوند. سرورهای چاپ اغلب در دستگاههای شبکه چندعملکردی مانند فایروالهای کسبوکار کوچک مانند Apple AirPort Extreme تعبیه شدهاند. این نوع دستگاهها به شما اجازه میدهند هر چاپگر USB را اگر این قابلیت را بهصورت داخلی در دستگاه چاپ خود نخریدهاید به شبکه متصل کنید.
اغلب توسط کسبوکارهای کوچک نادیده گرفته میشود تفاوتهای بین چاپگرهای لیزری و سایر فناوریهای چاپگر مانند جوهرافشان. بهطور کلی، چاپگرهای لیزری هزینه بیشتری برای خرید دارند اما هزینههای عملیاتی طول عمر کمتری هم از منظر سختافزار و هم از منظر لوازم جانبی چاپ دارند. چاپگرهای لیزری احتمال بیشتری دارند وقتی قطعات فرسوده میشوند قابل تعمیر باشند و هزینه تونرشان تقریباً همیشه بهطور قابلتوجهی کمتر از هزینه جوهر برای جوهرافشانها است و نیاز به تعویض بسیار کمتری دارند که چاپگرها را از نظر دستی نیز کمتر زحمتآفرین میکند.
خروجی یک چاپگر لیزری تقریباً همیشه دلپذیرتر است و حرفهایتر به نظر میرسد. پنهان کردن استفاده از یک چاپگر جوهرافشان دشوار است و حتی اگر خواننده مستقیماً به کیفیت چاپ توجه نکند ناخودآگاه اغلب متوجه میشوند که فرآیند چاپ کمتر از حرفهای بوده است. این ممکن است برای اکثر چاپهای دفتری مهم نباشد، اما با توجه به اینکه چاپ لیزری بهطور کلی در درازمدت ارزانتر است، دلیل کمی برای نگرفتن بهترین چاپهای ممکن وجود دارد.
جوهرافشان، بابجت و سایر فناوریهای غیرلیزری معمولاً فقط در مورد نیاز به چاپ عکس جدی مورد توجه قرار میگیرند که در محیط تجاری بسیار نادر است. چاپ رنگی با کیفیت بالا به مدیریت چاپگر اضافی و کاغذ و لوازم جوهر بسیار گرانقیمت نیاز دارد. برای اکثر کسبوکارها، اگر این نوع چاپ مورد نیاز باشد، علاوه بر چاپ لیزری تکرنگ سنتی مورد نیاز خواهد بود، نه جایگزین آن. لیزر رنگی یک ملاحظه دیگر برای گرافیک ارائه است اما بهطور کلی برای چاپ عکس مناسب نیست. لیزر رنگی هزینه اضافی اضافه میکند که بهندرت برای نوع چاپی که اکثر کسبوکارها باید انجام دهند موجه است.
پس در نتیجه، هنگام اتخاذ تصمیم خرید چاپگر برای کسبوکار کوچک باید استراتژی چاپرمان را با دقت در نظر بگیریم. باید محیطمان را اندازه بگیریم، طراحی شبکهمان را در نظر بگیریم، چاپگر یا چاپگرهایمان را بهطور مناسب مقیاس کنیم، نهتنها هزینه چاپگر بلکه هزینه لوازم جانبی چاپگر را نیز در نظر بگیریم و شیوهای را که چاپهای نهایی استفاده میشوند در نظر بگیریم. میتوان از یک صفحهگسترده ساده برای انجام محاسبات بسیار مفید و روشنگر درباره حجم چاپ، هزینه چاپگر و هزینه لوازم جانبی استفاده کرد. تمام اطلاعات لازم برای انجام این محاسبات باید از وبسایتهای فروشنده چاپگر در دسترس باشد. چاپگر خود را یک سرمایهگذاری بدانید و بر اساس آن تحقیق کنید و همیشه از بخش فناوری اطلاعات خود، چه داخلی چه برونسپاری، به عنوان یک منبع در هر تصمیم خرید فناوری اطلاعات استفاده کنید - این کار آنهاست که تفاوتهای فنی در این محصولات را درک کنند و اطلاعات لازم را برای تشخیص مدلها، فروشندگان و فناوریهای مختلف به شما ارائه دهند.
آگهی
