Zakup drukarek dla małej firmy

Choć niektóre małe firmy dziś zdołały odejść od świata papieru, zdecydowana większość małych i średnich przedsiębiorstw jest nadal w pewnym stopniu uzależniona od drukarek i faksów, bez względu na to, jak bardzo staramy się od nich odejść. Wszyscy zdają sobie sprawę z kosztów nabycia drukarek, ich utrzymania, podłączenia do sieci, zaopatrywania w tusz i toner itp., a mimo to nie możemy całkowicie się ich pozbyć. Skoro drukarki pozostają koniecznością biznesową, powinniśmy traktować je poważnie i opracować dobrze przemyślaną strategię drukowania dla naszej firmy, niezależnie od tego, czy chodzi o biuro z dwoma użytkownikami i jedną drukarką, czy o kilka biur z dziesiątkami drukarek lub więcej. Każda firma skorzysta na planowaniu przed zakupem drukarek.

Jednym z największych błędów, który widziałem wciąż i wciąż, jest sytuacja, gdy małe firmy decydują, że potrzebują drukarki, i bez żadnego planowania wybiegają do lokalnego sklepu, aby ją kupić, nie sprawdzając nawet, czy kupowana drukarka spełni natychmiastowe potrzeby, nie mówiąc już o wpisaniu się w bieżącą strategię drukowania. Drukarki są tak powszechne, nie mają wyraźnie nowych funkcji między generacjami, są wystarczająco tanie i tak łatwo dostępne na rynku konsumenckim, że wprowadzają firmy w błąd, sprawiając wrażenie, że zakup dowolnej drukarki z półki zaspokoi potrzeby drukowania, ale po prostu tak nie jest.

Pierwszą kwestią przy zakupie drukarki jest odpowiednie dobranie jej rozmiaru. Przed zakupem drukarki musimy zdecydować, jakiego rodzaju obciążenie drukarką będzie musiała obsłużyć w ciągu swojego życia. Wiele małych firm dziś, gdy papier zaczyna wychodzić z użycia, stwierdzi, że nawet bardzo mała drukarka zapewni więcej niż wystarczającą pojemność dla całego biura. Jeśli użytkownicy mogą dzielić jedną drukarkę, koszty drukowania można obniżyć dzięki centralizacji drukowania. Znacznie taniej jest utrzymywać jedną drukarkę i zaopatrywać się w materiały eksploatacyjne dla jednej drukarki niż dla drukarki na biurku każdego pracownika.

Jeśli niezawodność jest problemem, można umieścić dwie drukarki w biurze do wspólnego użytku, przy czym połowa personelu drukuje na jednej drukarce, a druga połowa na drugiej, ale wszyscy mają uprawnienia do obu drukarek, tak że w przypadku awarii jednej, wszyscy pozostaną w stanie drukować. Można skorzystać z okazji, aby umieścić drukarki w różnych częściach biura, skracając czas chodzenia do drukarki po wydrukowane strony.

Większość małych biur nie ma problemu ze współdzieleniem jednej drukarki dla większości potrzeb drukowania, z pojedynczą, oddzielną drukarką na biurku osoby odpowiedzialnej za zarządzanie personelem, umożliwiając "prywatne" drukowanie na te chwile, gdy dane wychodzące z drukarki nie mogą być widziane przez każdego w biurze. Choć tego rodzaju drukowanie jest jednym z obszarów, gdzie firma może najłatwiej przejść na tryb bezpapierowy, więc może to nie być czynnik w Twoim biurze.

Skoro rozważamy drukarki współdzielone, musimy zadbać o to, aby wybrana drukarka (lub drukarki) miała cykl roboczy zdolny do obsługi potrzeb drukowania całego biura. W wielu przypadkach każda drukarka podoła temu zadaniu, ale biura, które przez cały dzień drukują faktury dla klientów, mogą chcieć wybrać nieco bardziej wytrzymały model zaprojektowany na większe obciążenie. Drukarki o większym cyklu roboczym często używają tańszych materiałów eksploatacyjnych, obniżając koszt druku na stronie, który jest najwyższy w przypadku mniejszych, tańszych drukarek. Dla biura o bardzo dużych potrzebach drukowania oszczędności wynikające z używania dużych drukarek mogą być znaczące już tylko z tytułu oszczędności na materiałach eksploatacyjnych, nie biorąc pod uwagę innych czynników. Większe drukarki generalnie mieszczą też więcej papieru, skracając czas spędzony na uzupełnianiu zasobnika, i często mają inne funkcje oszczędzające koszty, takie jak druk dwustronny i automatyczne składanie.

Wiele firm potrzebuje również dodatkowych funkcji poza samym drukowaniem, takich jak faksowanie, skanowanie i kopiowanie. Funkcje te są naturalnymi rozszerzeniami drukarki i są dostępne w biurowych modelach wielofunkcyjnych all-in-one. Jednak tanie modele all-in-one są często intensywnie promowane wśród małych firm w nadziei, że te firmy kupią je impulsywnie bez badania cykli roboczych i kosztów materiałów, ponieważ modele te często zawierają tani w nabyciu, ale drogi w utrzymaniu element drukujący. Ogólnie rzecz biorąc, producenci drukarek zarabiają duże pieniądze na materiałach eksploatacyjnych, a niemal nic na samych drukarkach, dlatego musimy dokładnie zapoznać się ze specyfikacjami elementu drukującego urządzenia all-in-one przed zakupem. Często jedno wielofunkcyjne urządzenie all-in-one wystarczy nawet dla stosunkowo dużego biura, a wszelkie dodatkowe potrzeby drukowania mogą być zaspokojone przez drukarki o dużej objętości, które nie mają dodatkowych funkcji, co przynosi dodatkowe oszczędności dzięki starannemu planowaniu.

Musimy również rozważyć, w jaki sposób nasza nowa drukarka lub urządzenie wielofunkcyjne będzie podłączone do sieci. Większość tanich drukarek używa połączeń USB, które umożliwiają im podłączenie do jednej stacji roboczej lub serwera w celu drukowania. Jest to odpowiednie dla większości użytkowników domowych i bardzo małych biur, ale większe biura (i wielu zaawansowanych użytkowników domowych) uważa to za nieodpowiednie, ponieważ oznacza to, że całe drukowanie musi przechodzić przez stację roboczą kogoś i że komputer musi być w bliskiej odległości od drukarki. Komputer musi być również włączony w każdym momencie, gdy drukarka jest używana, a konserwacja komputera będzie wpływać również na drukarkę. Znam wiele małych biur, które używają wyłącznie tego modelu i im to odpowiada, ale powoduje to dodatkowe obciążenie zarządzaniem, które nie jest konieczne.

Drukarki sieciowe od dawna są normą w środowisku biurowym i oferują wiele zalet w stosunku do urządzeń drukujących podłączonych bezpośrednio. Drukarki sieciowe mogą być zlokalizowane w dowolnym miejscu sieci, niezależnie od tego, czy w pobliżu jest komputer. Drukarki sieciowe mogą być monitorowane i zarządzane w sieci, podobnie jak każde inne urządzenie sieciowe, co obniża koszty zarządzania z perspektywy IT. Drukarki sieciowe mogą drukować, nawet jeśli żaden inny komputer nie jest włączony. Niektóre drukarki sieciowe mają wbudowaną sieć bezprzewodową, co daje im dodatkową elastyczność. Drukarki bez obsługi sieci można przekształcić w wirtualne drukarki sieciowe za pomocą serwera wydruku, takiego jak HP DirectJet lub NetGear PS121. Serwery wydruku są często wbudowane w wielofunkcyjne urządzenia sieciowe, takie jak małe firmowe zapory sieciowe, np. Apple AirPort Extreme. Tego rodzaju urządzenia pozwalają podłączyć dowolną drukarkę USB do sieci, jeśli nie kupiłeś tej funkcjonalności wbudowanej w urządzenie drukujące.

Małe firmy często pomijają różnice między drukarkami laserowymi a innymi technologiami drukowania, takimi jak atramentowe. Generalnie drukarki laserowe kosztują więcej przy zakupie, ale mają niższe koszty eksploatacji przez cały okres użytkowania, zarówno z perspektywy sprzętu, jak i materiałów eksploatacyjnych. Drukarki laserowe mają większe szanse na naprawę po zużyciu się części, a koszty tonera są prawie zawsze znacznie niższe niż koszty tuszu w drukarkach atramentowych i wymagają wymiany znacznie rzadziej, co sprawia, że drukarki są też mniejszym obciążeniem manualnym.

Wydruki z drukarki laserowej są prawie zawsze bardziej estetyczne i wyglądają bardziej profesjonalnie. Trudno ukryć użycie drukarki atramentowej, a nawet jeśli czytelnik nie zauważy bezpośrednio jakości druku, podświadomie często zarejestruje, że proces drukowania był mniej niż profesjonalny. Może to nie mieć znaczenia dla większości wydruków biurowych, ale biorąc pod uwagę, że drukowanie laserowe jest generalnie tańsze na dłuższą metę, nie ma powodu, aby nie uzyskać najlepiej wyglądających wydruków.

Drukowanie atramentowe, bąbelkowe i inne technologie niż laserowe są generalnie poważnie brane pod uwagę tylko wtedy, gdy wymagane jest drukowanie zdjęć, co jest bardzo rzadkie w środowisku biznesowym. Wysokiej jakości drukowanie kolorowe wymaga dodatkowego zarządzania drukarką i bardzo drogiego papieru i materiałów eksploatacyjnych. Dla większości firm, jeśli ten rodzaj drukowania jest potrzebny, byłby potrzebny jako uzupełnienie, a nie zastępstwo tradycyjnego monochromatycznego drukowania laserowego. Kolorowe drukowanie laserowe to kolejna opcja do grafik prezentacyjnych, ale generalnie nie nadaje się do drukowania fotograficznego. Kolorowy laser dodaje dodatkowe koszty, które rzadko są uzasadnione dla rodzaju drukowania, który większość firm musi wykonywać.

Podsumowując, podejmując decyzję o zakupie drukarki dla małej firmy, musimy starannie rozważyć strategię drukowania. Musimy dobrać rozmiar środowiska, wziąć pod uwagę projekt sieci, odpowiednio dobrać skalę drukarki (lub drukarek), rozważyć koszt nie tylko drukarki, ale także materiałów eksploatacyjnych i wziąć pod uwagę sposób, w jaki ostateczne wydruki będą używane. Prosty arkusz kalkulacyjny może być użyty do przeprowadzenia bardzo użytecznych i wymownych obliczeń dotyczących wolumenu drukowania, kosztu drukarki i kosztu materiałów eksploatacyjnych. Wszystkie informacje niezbędne do przeprowadzenia tych obliczeń powinny być dostępne na stronach internetowych dostawców drukarek. Traktuj drukarkę jak inwestycję i odpowiednio ją badaj, a jak zawsze korzystaj ze swojego działu IT, wewnętrznego lub zewnętrznego, jako zasobu przy każdej decyzji zakupowej w zakresie IT – ich zadaniem jest rozumienie technicznych różnic między tymi produktami i dostarczanie Ci niezbędnych informacji pozwalających odróżnić różne modele, dostawców i technologie.