Выбор принтеров для малого бизнеса

Хотя некоторым малым предприятиям сегодня удалось избавиться от зависимости от бумажного документооборота, подавляющее большинство малых и средних предприятий по-прежнему в той или иной мере привязаны к своим принтерам и факсам, как бы мы ни старались от них уйти. Все осознают расходы на приобретение принтеров, их обслуживание, подключение к сети, запасы чернил и тонера и т.д., и тем не менее полностью отказаться от них не представляется возможным. Раз принтеры остаются бизнес-необходимостью, следует относиться к ним соответственно и разработать хорошо спланированную стратегию печати для своего бизнеса — будь то офис с двумя пользователями и одним принтером или несколько офисов с десятками принтеров и более. Каждый бизнес выиграет от планирования перед закупкой принтеров.

Одна из самых распространённых ошибок, которую я наблюдал снова и снова, — это когда малое предприятие решает, что ему нужен принтер, и тут же бежит покупать первый попавшийся в местном магазине без какого-либо планирования, включая отсутствие оценки того, удовлетворит ли приобретаемый принтер даже текущие потребности, не говоря уже о соответствии долгосрочной стратегии печати. Принтеры настолько распространены, практически не имеют видимых новых функций от поколения к поколению, достаточно низки по цене и так легкодоступны на потребительском рынке, что вводят бизнес в заблуждение, заставляя думать, что любой принтер с полки удовлетворит их потребности в печати, — но это просто не так.

Первое, о чём нужно думать при выборе принтера, — это правильный подбор его размера. Прежде чем покупать принтер, необходимо определить, какую нагрузку на печать ему нужно будет выдерживать в течение всего срока службы. Многие малые предприятия сегодня, по мере постепенного вытеснения бумажного документооборота, обнаружат, что даже очень небольшой принтер обеспечит более чем достаточную мощность для всего офиса. Если пользователи могут совместно использовать один принтер, расходы на печать можно сократить за счёт централизованной печати. Обслуживать один принтер и поддерживать запасы расходных материалов для него значительно дешевле, чем для одного принтера на каждом рабочем столе.

Если вас беспокоит надёжность, можно установить в офисе два принтера для общего пользования и направить половину сотрудников на один принтер, а другую половину — на другой, предоставив всем доступ к обоим принтерам, чтобы в случае выхода из строя одного из них все могли продолжать печатать. Это даёт возможность разместить принтеры в разных частях офиса, чтобы сократить время ходьбы к принтеру за распечатками.

Большинство небольших офисов без проблем используют один общий принтер для большинства задач печати, при этом на столе у ответственного за кадровое делопроизводство стоит отдельный принтер для «конфиденциальной» печати — на случаи, когда документы, выходящие из принтера, не должны быть видны всем в офисе. Хотя именно этот вид печати является одним из тех, от которых компания может легче всего перейти на безбумажный документооборот, так что этот фактор может и не быть актуальным в вашем офисе.

Раз мы рассматриваем сетевые принтеры, нам необходимо убедиться, что выбранный принтер (или принтеры) обладает ресурсом, достаточным для обработки нагрузки на печать всего офиса. Во многих случаях любой принтер справится с этой задачей, но офисам, которые, например, распечатывают счета клиентам в течение всего дня, возможно, стоит выбрать несколько более тяжёлую модель, рассчитанную на повышенный износ. Принтеры с большим ресурсом нередко используют менее дорогостоящие расходные материалы — чернила или тонер, что снижает стоимость печати одной страницы, которая наиболее высока у небольших, маловатых принтеров. Для офиса с очень интенсивной нагрузкой на печать экономия от использования крупных принтеров может быть значительной уже только за счёт стоимости расходных материалов, не говоря уже о других факторах. Более крупные принтеры, как правило, также имеют большую ёмкость лотка для бумаги, что сокращает время на пополнение запаса бумаги, и нередко обладают другими функциями экономии затрат, такими как двусторонняя печать и автоматическая разборка.

Многим предприятиям также необходимы функции помимо чистой печати, такие как факс, сканирование и копирование. Эти функции являются естественным расширением принтера и доступны в офисных многофункциональных моделях «всё в одном». Однако нередко недорогие модели «всё в одном» активно продвигаются малому бизнесу в надежде, что эти предприятия купят их по наитию, не изучив ресурс и стоимость расходных материалов, поскольку такие модели нередко включают дешёвый при покупке, но дорогой в обслуживании печатный модуль, поставляемый в комплекте с устройством. В целом производители принтеров зарабатывают большие деньги на расходных материалах и почти ничего — на самих принтерах, поэтому мы должны чётко понимать характеристики печатного модуля многофункционального устройства «всё в одном» перед покупкой. Нередко один многофункциональный принтер «всё в одном» вполне достаточен даже для относительно крупного офиса, а любые дополнительные потребности в печати могут быть удовлетворены высокопроизводительными принтерами без дополнительных функций, что при тщательном планировании позволяет дополнительно сэкономить.

Также необходимо обдумать, как новый принтер или многофункциональное устройство будет подключаться к нашей сети. Большинство недорогих принтеров используют USB-подключение для соединения с отдельной рабочей станцией или сервером для печати. Это подходит большинству домашних пользователей и очень небольшим офисам, но более крупные офисы (и многие продвинутые домашние пользователи) считают это неприемлемым, поскольку это означает, что вся печать должна проходить через чью-то рабочую станцию и что компьютер должен находиться в непосредственной близости от принтера. Компьютер также должен быть включён в любое время, когда используется принтер, а обслуживание компьютера будет влиять и на принтер. Я знаю многие небольшие офисы, которые используют только эту модель, и для них она работает нормально, но это создаёт дополнительные накладные расходы на управление, которые вовсе не обязательны.

Сетевые принтеры давно стали нормой в офисной среде и обладают многими преимуществами перед устройствами с прямым подключением. Сетевые принтеры могут быть расположены в любом месте сети вне зависимости от того, стоит ли рядом компьютер или нет. Сетевыми принтерами можно управлять и контролировать их в сети так же, как и любое другое сетевое устройство, что снижает затраты на управление с ИТ-точки зрения. Сетевые принтеры могут печатать, даже если ни один другой компьютер не включён. Некоторые сетевые принтеры имеют встроенный беспроводной сетевой интерфейс, что обеспечивает им дополнительную гибкость. Принтеры без сетевого интерфейса можно преобразовать в виртуальные сетевые принтеры с помощью принт-сервера, например HP DirectJet или NetGear PS121. Принт-серверы нередко встраиваются в многофункциональные сетевые устройства, такие как межсетевые экраны для малого бизнеса, например Apple AirPort Extreme. Такие устройства позволяют подключить любой USB-принтер к сети, если вы не приобрели эту функциональность встроенной в печатное устройство.

Малый бизнес нередко упускает из виду различия между лазерными и другими технологиями печати, такими как струйная. Как правило, лазерные принтеры дороже при покупке, но имеют более низкие совокупные эксплуатационные расходы как с точки зрения оборудования, так и с точки зрения расходных материалов. Лазерные принтеры с большей вероятностью поддаются ремонту при износе деталей, а стоимость их тонера почти всегда значительно ниже стоимости чернил для струйных принтеров, и его нужно менять значительно реже, что также снижает трудозатраты на обслуживание принтера.

Качество печати лазерного принтера почти всегда более приятно и выглядит профессиональнее. Использование струйного принтера трудно скрыть, и даже если читатель непосредственно не замечает качества печати, на подсознательном уровне он нередко регистрирует, что процесс печати был недостаточно профессиональным. Это может не иметь значения для большинства вашей офисной печати, но учитывая, что лазерная печать в долгосрочной перспективе, как правило, дешевле, нет веских причин не получать при этом ещё и наилучшее качество распечаток.

Струйные, пузырьково-струйные и другие нелазерные технологии серьёзно рассматриваются только тогда, когда требуется фотопечать, что в деловой среде встречается крайне редко. Высококачественная цветная печать требует дополнительного управления принтером и очень дорогостоящих материалов — специальной бумаги и чернил. Для большинства предприятий, если такая печать необходима, она нужна в дополнение к традиционной монохромной лазерной печати, а не вместо неё. Цветной лазер — ещё один вариант для презентационной графики, но, как правило, не подходит для фотографической печати. Цветной лазер добавляет дополнительные расходы, которые редко оправданы для того вида печати, который нужен большинству предприятий.

Итак, в заключение, при принятии решения о покупке принтера для малого бизнеса необходимо тщательно продумать стратегию печати. Нужно оценить масштаб среды, принять во внимание конструкцию сети, подобрать соответствующий принтер (или принтеры), учесть стоимость не только самого принтера, но и расходных материалов, а также рассмотреть, как будут использоваться конечные распечатки. Простая электронная таблица может помочь провести очень полезные и показательные расчёты объёма печати, стоимости принтера и стоимости расходных материалов. Вся информация, необходимая для этих расчётов, должна быть доступна на веб-сайтах вендоров принтеров. Относитесь к принтеру как к инвестиции и исследуйте вопрос соответственно, а также, как всегда, используйте свой ИТ-отдел — внутренний или аутсорсинговый — как ресурс при любом решении о закупке ИТ-оборудования: их задача — понимать технические различия между этими продуктами и предоставлять вам необходимую информацию для разграничения различных моделей, вендоров и технологий.