شراء الطابعات للشركات الصغيرة

في حين تمكّنت بعض الشركات الصغيرة اليوم من الفطام عن عالم الورق، لا يزال الغالبية العظمى من الشركات الصغيرة والمتوسطة مرتبطاً بطريقةٍ ما بطابعاتها وأجهزة الفاكس مهما حاولنا الابتعاد عنها. يدرك الجميع تكلفة اقتناء الطابعات وصيانتها وتشبيكها وتخزين الحبر ومسحوق الحبر وما إلى ذلك، ومع ذلك لا نستطيع إزاحتها بالكامل. ونظراً لبقاء الطابعات ضرورةً تجارية فلنتعامل معها على هذا الأساس ونضع استراتيجية طباعة مدروسة لشركاتنا سواء كانت لمكتب يضم مستخدمَيْن وطابعة واحدة أو عدة مكاتب بعشرات الطابعات أو أكثر. ستجني كل شركة ثمار التخطيط قبل شراء طابعاتها.

من أكبر الأخطاء التي رأيتها تتكرر مراراً هو أن تقرر الشركات الصغيرة شراء طابعة وتندفع لاقتنائها من المتجر القريب دون أي تخطيط، بما في ذلك إغفال التحقق من كون الطابعة ستلبّي الحاجة الفورية فضلاً عن انسجامها مع استراتيجية الطباعة المستمرة. فالطابعات شائعة جداً وتفتقر إلى مميزات جديدة واضحة بين الأجيال وتكاليفها منخفضة وهي متاحة بسهولة في السوق الاستهلاكي، مما يوحي للشركات خطأً بأن شراء أي طابعة من الرف سيلبّي احتياجات الطباعة، وهذا ليس صحيحاً ببساطة.

أول اهتمام لنا في شراء الطابعات هو تحديد الحجم المناسب. قبل شراء طابعة نحتاج إلى تحديد نوع عبء الطباعة الذي ستتعامل معه على مدى حياتها. كثير من الشركات الصغيرة اليوم، مع بدء انحسار الورق، ستجد أن حتى طابعة صغيرة جداً ستوفر طاقة كافية وزيادة لمكتب بأكمله. فإذا كان بإمكان المستخدمين مشاركة طابعة واحدة فيمكن توفير تكاليف الطباعة من خلال المركزية. فمن الأرخص بكثير صيانة طابعة واحدة والحفاظ على مخزون مستلزماتها مقارنةً بطابعة على كل مكتب.

إذا كانت الموثوقية مصدر قلق يمكن وضع طابعتَيْن في المكتب لمشاركتهما وتوجيه نصف الموظفين للطباعة على كل طابعة مع منح الجميع صلاحية الوصول لكلتا الطابعتين، حتى إذا تعطلت إحداهما يظل الجميع قادراً على الطباعة. ويمكن استغلال الفرصة لوضع الطابعتين في أماكن مختلفة من المكتب لتقليل وقت الانتقال إليهما.

لا تجد معظم المكاتب الصغيرة مشكلة في مشاركة طابعة واحدة لمعظم احتياجات الطباعة، مع طابعة منفصلة على مكتب مَن يتولى إدارة شؤون الموظفين للسماح بالطباعة "الخاصة" حين لا يمكن أن يرى أي شخص في المكتب ما يخرج من الطابعة. وإن كان هذا النوع من الطباعة هو أحد المجالات التي يسهل فيها على الشركة التحول إلى اللاورقية، فقد لا يكون هذا عاملاً في مكتبك.

بعد النظر في الطابعات المشتركة ينبغي الاهتمام بالتأكد من أن الطابعة (أو الطابعات) المختارة لديها دورة أداء قادرة على تحمّل احتياجات الطباعة لكامل المكتب. ففي حالات كثيرة تكون أي طابعة قادرة على ذلك، لكن المكاتب التي تطبع فواتير العملاء على مدار اليوم مثلاً قد ترغب في الانتقال إلى طراز أكثر متانة مصمم لتحمّل الضغط الإضافي. فكثيراً ما تستخدم الطابعات ذات دورات الأداء الأعلى مستلزمات حبر أو مسحوق حبر أقل تكلفةً مما يخفّض تكلفة الطباعة لكل صفحة والتي ترتفع مع الطابعات الأصغر والأرخص. وبالنسبة للمكاتب ذات الاحتياجات الطباعية الكثيفة جداً يمكن أن تكون وفورات الطابعات الكبيرة كبيرة من مجرد توفير تكاليف المستلزمات قبل النظر في عوامل أخرى. وعادةً تستوعب الطابعات الأكبر كميات أكبر من الورق مما يقلل الوقت المنقضي في إعادة تعبئتها وكثيراً ما تتضمن ميزات موفّرة للتكاليف كالطباعة على الوجهين والتجميع التلقائي.

تحتاج كثير من الشركات أيضاً إلى وظائف إضافية بجانب الطباعة المحضة كالفاكس والمسح الضوئي والنسخ. وهذه وظائف طبيعية للطابعة متاحة في طرازات الطابعات متعددة الوظائف للمكاتب. غير أنه كثيراً ما يُسوَّق للطرازات المنخفضة المستوى منها بقوة نحو الشركات الصغيرة على أمل أن تشتري هذه الشركات باندفاع دون البحث في دورات الأداء وتكاليف المستلزمات، إذ تتضمن هذه الطرازات في الغالب عنصراً طباعياً رخيص الاقتناء لكن مرتفع الصيانة مُدمَجاً مع الوحدة. فمصنّعو الطابعات في العموم يجنون أرباحهم الكبيرة من مستلزمات الطباعة لا من الطابعات نفسها، لذا يجب الانتباه جيداً لمواصفات الجزء الطابعي في وحدة الطابعة متعددة الوظائف قبل الشراء. وكثيراً ما تكفي طابعة واحدة متعددة الوظائف حتى للمكاتب الكبيرة نسبياً مع إمكانية تلبية الاحتياجات الطباعية الإضافية بطابعات عالية الطاقة لا تتضمن وظائف إضافية، مما يوفّر تكاليف إضافية بفضل التخطيط الجيد.

ينبغي أيضاً النظر في كيفية اتصال الطابعة الجديدة أو الجهاز متعدد الوظائف بشبكتنا. تستخدم معظم الطابعات منخفضة التكلفة توصيلات USB للاتصال بمحطة عمل أو خادم منفرد للطباعة. وهذا مناسب لمعظم المستخدمين المنزليين والمكاتب الصغيرة جداً، لكن المكاتب الأكبر (وكثير من المستخدمين المنزليين المتقدمين) تجد ذلك غير ملائم إذ يعني أن جميع الطباعة يجب أن تمر عبر محطة عمل شخص ما وأن الكمبيوتر يجب أن يكون قريباً من الطابعة. كما يجب أن يكون الكمبيوتر مشغّلاً في أي وقت تُستخدَم فيه الطابعة وأن أي صيانة على الكمبيوتر ستؤثر على الطابعة أيضاً.

الطابعات المتصلة بالشبكة هي القاعدة منذ زمن طويل في بيئة المكاتب وتوفر مزايا عديدة على أجهزة الطباعة المتصلة مباشرة. يمكن وضع الطابعات المتصلة بالشبكة في أي مكان على الشبكة بصرف النظر عن قرب كمبيوتر منها. ويمكن مراقبة الطابعات المتصلة بالشبكة وإدارتها على الشبكة تماماً كأي جهاز شبكي آخر مما يخفّض تكاليف إدارتها من منظور تكنولوجيا المعلومات. ويمكن للطابعات الشبكية الطباعة حتى لو لم يكن أي كمبيوتر آخر مشغّلاً. وبعض الطابعات الشبكية تتضمن شبكة لاسلكية مدمجة مما يمنحها مرونة إضافية. ويمكن تحويل الطابعات غير المتصلة بالشبكة إلى طابعات شبكية افتراضية من خلال خادم طباعة كـ HP DirectJet أو NetGear PS121. وكثيراً ما تكون خوادم الطباعة مدمجة في أجهزة الشبكة متعددة الوظائف كجدران حماية الشركات الصغيرة مثل Apple AirPort Extreme. وتتيح هذه الأنواع من الأجهزة توصيل أي طابعة USB بالشبكة إن لم تكن قد اشتريت هذه الوظيفة مدمجةً في جهاز الطباعة.

ما تغفل عنه الشركات الصغيرة كثيراً هو الفوارق بين الطابعات الليزرية وغيرها من تقنيات الطباعة كالنفث الحبري. في العموم، الطابعات الليزرية أعلى تكلفةً عند الشراء لكنها أقل تكلفةً تشغيلية على مدى الحياة من حيث الجهاز ومستلزمات الطباعة. فالطابعات الليزرية أكثر قابليةً للإصلاح حين تتلف القطع وتكاليف مسحوق الحبر فيها أقل دائماً تقريباً من تكلفة الحبر في النافثات وتحتاج إلى تغيير أقل تواتراً مما يجعل الطابعات أقل إرهاقاً يدوياً.

ناتج الطابعة الليزرية كذلك أكثر جمالاً في الغالب ويبدو أكثر احترافية. ويصعب إخفاء استخدام طابعة نافثة وحتى لو لم يلحظ القارئ جودة الطباعة مباشرةً فكثيراً ما يسجّل لا شعورياً أن عملية الطباعة كانت أقل من احترافية. وقد لا يهم هذا لمعظم طباعة مكتبك، لكن بالنظر إلى أن الطباعة الليزرية أرخص في الغالب على المدى الطويل فلا سبب يمنع الحصول أيضاً على أفضل مطبوعات ممكنة.

تقنيات النفث الحبري والفقاعي وغيرها من التقنيات غير الليزرية تدخل في الاعتبار الجدي عادةً فقط عند الحاجة إلى طباعة الصور وهو أمر نادر جداً في بيئة الأعمال. فالطباعة الملوّنة عالية الجودة تستلزم إدارة إضافية للطابعة وورقاً وحبراً بالغَيْ التكلفة. وبالنسبة لمعظم الشركات إذا كانت هناك حاجة لهذا النوع من الطباعة فسيكون ذلك بالإضافة إلى الطباعة الليزرية أحادية اللون التقليدية لا بديلاً عنها. أما الطباعة الليزرية الملوّنة فاعتبار آخر لرسومات العروض التقديمية لكنها ليست مناسبة عادةً للطباعة الفوتوغرافية. وتضيف الطباعة الليزرية الملوّنة تكلفة إضافية نادراً ما تكون مبرّرة لنوع الطباعة الذي تحتاجه معظم الشركات.

إذن، خلاصة القول، عند اتخاذ قرار شراء طابعة للشركات الصغيرة ينبغي دراسة استراتيجية الطباعة بعناية. فيجب تحديد حجم بيئتنا ومراعاة تصميم الشبكة وتقدير حجم الطابعة (أو الطابعات) المناسب ومراعاة تكلفة الطابعة ذاتها وتكلفة مستلزماتها وطريقة استخدام المطبوعات النهائية. ويمكن استخدام جدول بيانات بسيط لإجراء حسابات مفيدة وكاشفة حول حجم الطباعة وتكلفة الطابعة وتكلفة المستلزمات. كل المعلومات اللازمة لإجراء هذه الحسابات ينبغي أن تكون متاحة من مواقع موردي الطابعات. تعامل مع طابعتك باعتبارها استثماراً وابحث وفقاً لذلك، واستعن دائماً بقسم تكنولوجيا المعلومات سواء كان داخلياً أو مُستعانَ به من الخارج كمرجع في أي قرار شراء تقني، فمن مهمته فهم الفوارق التقنية بين هذه المنتجات وتزويدك بالمعلومات اللازمة للتمييز بين الطرازات والموردين والتقنيات المختلفة.