Køb af printere til små virksomheder

Selvom nogle små virksomheder i dag er lykkedes med at frigøre sig fra papirverdenen, er langt de fleste små og mellemstore virksomheder stadig i et vist omfang afhængige af deres printere og faxmaskiner, uanset hvor meget vi alle forsøger at komme væk fra dem. Alle er klar over omkostningerne ved at anskaffe printere, vedligeholde dem, netværksforbinde dem, fylde blæk og toner på, osv., og alligevel kan vi ikke helt slippe af med dem. Da printere forbliver en forretningsmæssig nødvendighed, bør vi behandle dem som sådan og udarbejde en velplanlagt printerstrategi for vores virksomhed, hvad enten det drejer sig om et kontor med to brugere og én printer eller flere kontorer med snesevis af printere eller flere. Enhver virksomhed vil have gavn af at planlægge, inden de køber printere.

En af de største fejltagelser, jeg har set ske igen og igen, er, at små virksomheder beslutter, at de har brug for en printer, og løber ud og køber én i den lokale butik uden nogen form for planlægning overhovedet, herunder at undlade at afgøre, om den printer, der købes, overhovedet vil opfylde det umiddelbare behov, for slet ikke at tale om at passe ind i en løbende printerstrategi. Printere er så almindelige, mangler markant synlige nye funktioner fra generation til generation, er billige nok og er så let tilgængelige på forbrugermarkedet, at det vildleder virksomheder til at tro, at det at købe en hvilken som helst printer fra hylden vil opfylde deres printerbehov – men det er simpelthen ikke tilfældet.

Vores første bekymring ved printerindkøb er at dimensionere vores printere korrekt. Inden vi køber en printer, skal vi beslutte, hvilken type printerbelastning den skal håndtere i løbet af sin levetid. Mange små virksomheder i dag, efterhånden som papir begynder at udfases, vil opleve, at selv en meget lille printer vil give mere end tilstrækkelig kapacitet til et helt kontor. Hvis brugerne kan dele en enkelt printer, kan printeromkostningerne spares gennem centraliseret udskrivning. Det er langt billigere at vedligeholde én printer og holde sig forsynet med forbrugsstoffer til én printer end til én printer på alles individuelle skriveborde.

Hvis pålidelighed er en bekymring, kan du placere to printere på kontoret til deling og lade halvdelen af personalet udskrive til den ene printer og den anden halvdel til den anden, men give alle adgang til begge printere, så alle forbliver i stand til at udskrive, hvis én printer fejler. Du kunne benytte lejligheden til at placere printerne i forskellige dele af kontoret for at reducere den tid, der bruges på at gå hen til printeren for at hente udskrevne sider.

De fleste små kontorer har ikke noget problem med at dele en enkelt printer til de fleste udskrivningsbehov med en enkelt, separat printer på skrivebordet hos den person, der håndterer personaleadministration, for at tillade "privat" udskrivning i situationer, hvor de data, der kommer ud af printeren, ikke kan ses af alle på kontoret. Selvom denne type udskrivning er et af de områder, hvor virksomheden nemmest kan blive papirløs, og det måske ikke er en faktor på dit kontor.

Nu, da vi overvejer delte printere, skal vi sørge for, at den eller de printere, vi vælger, har en duty cycle, der er i stand til at håndtere hele kontorets udskrivningsbehov. I mange tilfælde vil enhver printer være op til denne opgave, men kontorer, der for eksempel udskriver kundefakturaer i løbet af dagen, kan ønske at gå op til en lidt mere robust model, der er designet til den ekstra slid og belastning. Printere med større duty cycle bruger ofte billigere blæk- eller tonerforbrugsstoffer, der reducerer omkostningerne pr. side, som er højest med mindre, lavpriserede printere. For et kontor med meget stor udskrivningsbehov kan besparelserne ved store printere være betydelige alene i besparelserne på forbrugsstoffer, uden engang at tage højde for andre faktorer. Større printere vil generelt også have plads til mere papir, hvilket reducerer den tid, der bruges på at genopfylde printeren, og vil ofte have andre omkostningsbesparende funktioner som tosidet udskrivning og automatisk sortering.

Mange virksomheder har også brug for yderligere funktioner ud over ren udskrivning, såsom faxning, scanning og kopiering. Disse funktioner er naturlige udvidelser af printeren og er tilgængelige i alt-i-én multifunktionsprintermodeller til kontoret. Ofte markedsføres lavende alt-i-én-modeller dog kraftigt over for små virksomheder i håbet om, at disse virksomheder vil købe på en impuls uden at undersøge duty cycles og forbrugsstofomkostninger, da disse modeller ofte inkluderer et billigt-at-anskaffe, dyrt-at-vedligeholde printerelement bundtet med enheden. Generelt tjener printerfabrikanter deres store penge på printerforbrugsstoffer og næsten intet på selve printerne, så vi skal være meget opmærksomme på specifikationerne for printerdelen af alt-i-én-enheden, inden vi foretager et køb. Ofte vil en enkelt alt-i-én multifunktionsprinter være tilstrækkelig for selv et relativt stort kontor, og eventuelle yderligere udskrivningsbehov kan dækkes af højtvolumenprintere, der ikke har yderligere funktioner inkluderet i dem, hvilket sparer yderligere omkostninger gennem omhyggelig planlægning.

Vi skal også overveje, hvordan vores nye printer eller multifunktionsenhed vil forbinde til vores netværk. De fleste lavprisede printere bruger USB-forbindelser til at tilslutte dem til en enkelt arbejdsstation eller server til udskrivning. Dette er fint for de fleste hjemmebrugere og meget små kontorer, men større kontorer (og mange avancerede hjemmebrugere) finder dette upassende, da det betyder, at al udskrivning skal gå gennem en persons arbejdsstation, og at computeren skal befinde sig i nærheden af printeren. Computeren skal også være tændt på ethvert tidspunkt, printeren bruges, og vedligeholdelse af computeren vil påvirke printeren. Jeg kender mange små kontorer, der kun bruger denne model, og for dem fungerer det fint, men det medfører yderligere administrationsomkostninger, der ikke er nødvendige.

Netværksforbundne printere har længe været normen i kontormiljøet, og de giver mange fordele frem for direkte tilsluttede printerenheder. Netværksforbundne printere kan placeres hvor som helst på netværket, uanset om der er en computer i nærheden. Netværksforbundne printere kan overvåges og administreres på netværket ligesom enhver anden netværksenhed, hvilket reducerer deres administrationsomkostninger fra et IT-perspektiv. Netværksprintere kan udskrive, selv hvis ingen anden computer er tændt. Nogle netværksprintere har trådløst netværk indbygget, hvilket giver dem yderligere fleksibilitet. Ikke-netværksaktiverede printere kan gøres til virtuelle netværksprintere via en printserver som HP's DirectJet eller NetGear PS121. Printservere er ofte indbygget i multifunktions-netværksapparater som små virksomhedsfirewalls som Apple AirPort Extreme. Disse typer enheder giver dig mulighed for at tilslutte en USB-printer til netværket, hvis du ikke købte denne funktionalitet indbygget i din printerenhed.

Noget, der ofte overses af små virksomheder, er forskellene mellem laser og andre printerteknologier som inkjet. Generelt koster laserprintere mere at købe, men har lavere livstids-driftsomkostninger både fra et hardwareperspektiv og fra et forbrugsstofperspektiv. Laserprintere har større sandsynlighed for at kunne repareres, når dele slides ned, og deres tonerforbrugsstoffer er næsten altid markant billigere end blæk til inkjet og skal skiftes langt sjældnere, hvilket gør printere til en mindre manuel byrde.

Outputtet fra en laserprinter er næsten altid mere behageligt og ser mere professionelt ud. Det er svært at skjule brugen af en inkjet-printer, og selv hvis læseren ikke direkte bemærker kvaliteten af udskriften, vil de ofte ubevidst registrere, at udskrivningsprocessen var mindre end professionel. Dette er måske ikke vigtigt for det meste af din kontortudskrivning, men i betragtning af at laserprint generelt er billigere på lang sigt, er der ringe grund til ikke også at få de bedst mulige udskrifter.

Inkjet, bubble jet og andre ikke-laserteknologier kommer generelt alvorligt i betragtning kun, når fotoudskrivning er påkrævet, hvilket er meget sjældent i et forretningsmiljø. Høj kvalitet farveudskrivning kræver yderligere printerstyring og meget dyre papir- og blækforbrugsstoffer. For de fleste virksomheder, hvis denne type udskrivning er nødvendig, ville den være nødvendig i tillæg til, ikke i stedet for, traditionel monokromatisk laserprint. Farvelaser er en anden overvejelse til præsentationsgrafik, men er generelt ikke egnet til fotografisk udskrivning. Farvelaser tilføjer yderligere omkostninger, der sjældent er berettigede for den type udskrivning, som de fleste virksomheder har brug for at udføre.

Afslutningsvis, når vi træffer en printerkøbsbeslutning for en lille virksomhed, skal vi omhyggeligt overveje vores printerstrategi. Vi skal dimensionere vores miljø, tage vores netværksdesign i betragtning, skalere vores printer(e) passende, overveje ikke blot printerens pris men også prisen på printerforbrugsstoffer og overveje den måde, de endelige udskrifter vil blive brugt på. Et simpelt regneark kan bruges til at lave nogle meget nyttige og sigende beregninger om udskrivningsvolumen, printerpris og prisen på forbrugsstoffer. Alle de nødvendige oplysninger til at foretage disse beregninger bør være tilgængelige fra printerleverandørernes websteder. Betragt din printer som en investering og undersøg derefter, og brug altid din IT-afdeling, hvad enten den er intern eller outsourcet, som ressource i enhver IT-indkøbsbeslutning – det er deres job at forstå de tekniske forskelle i disse produkter og at give dig de nødvendige oplysninger til at skelne mellem forskellige modeller, leverandører og teknologier.