Kjøp av skrivere til små bedrifter

Selv om noen små bedrifter i dag har klart å frigjøre seg fra papirverdenen, er det store flertallet av små og mellomstore bedrifter fortsatt knyttet til skriverne og faksmaskinene sine i en viss grad, uansett hvor hardt vi alle prøver å komme oss bort fra dem. Alle erkjenner kostnadene ved å anskaffe skrivere, vedlikeholde dem, koble dem til nettverket, holde seg med blekk og toner osv., og likevel klarer vi ikke helt å gjøre oss av med dem. Siden skrivere forblir en forretningsnødvendighet, bør vi behandle dem som det og utarbeide en gjennomtenkt utskriftsstrategi for bedriften vår, enten det gjelder et kontor med to brukere og én skriver eller flere kontorer med dusinvis av skrivere eller mer. Enhver bedrift vil ha nytte av planlegging før de kjøper skrivere.

En av de største feilene jeg har sett skje om og om igjen, er at små bedrifter bestemmer seg for at de trenger en skriver og løper ut for å kjøpe en i den lokale butikken uten noen planlegging overhodet, inkludert unnlatelse av å fastslå om skriveren som kjøpes i det hele tatt vil dekke det umiddelbare behovet, for ikke å snakke om å passe inn i en løpende utskriftsstrategi. Skrivere er så vanlige, mangler betydelig synlige nye funksjoner mellom generasjoner, er lave nok i kostnad og er så lett tilgjengelige i forbrukermarkedet at det er misvisende for bedrifter, noe som får dem til å tro at kjøp av en hvilken som helst skriver fra hyllen vil dekke utskriftsbehovene deres, men dette er rett og slett ikke tilfelle.

Vår første bekymring ved skrivereinnkjøp er å dimensjonere skriverne riktig. Før vi kjøper en skriver, må vi avgjøre hva slags utskriftsbelastning den må håndtere i løpet av levetiden. Mange små bedrifter i dag, ettersom papir begynner å fase ut, vil oppdage at selv en svært liten skriver vil gi mer enn nok kapasitet for et helt kontor. Hvis brukere kan dele én enkelt skriver, kan utskriftskostnader spares gjennom sentralisert utskrift. Det er langt billigere å vedlikeholde én skriver og holde seg med rekvisita for én skriver enn for én skriver på alle individuelles skrivebord.

Hvis pålitelighet er et problem, kan du plassere to skrivere på kontoret som skal deles, og la halvparten av staben skrive ut til én skriver og den andre halvparten til den andre, men gi alle tillatelse til begge skriverne slik at alle, hvis én skulle svikte, fortsatt ville kunne skrive ut. Du kan benytte muligheten til å plassere skriverne i forskjellige deler av kontoret for å redusere gangavstanden til skriveren for å hente utskriftene.

De fleste små kontorer har ikke noe problem med å dele én enkelt skriver for de fleste utskriftsbehov, med én separat skriver på skrivebordet til den som håndterer personaladministrasjon, for å tillate “privat” utskrift i tilfeller der dataene som kommer ut av skriveren ikke kan sees av hvem som helst på kontoret. Selv om denne typen utskrift er et av områdene der bedriften lettest kan gå papirløs, er dette kanskje ikke en faktor på kontoret ditt.

Nå som vi vurderer delte skrivere, må vi sørge for at skriveren(e) vi velger, har en driftssyklus som er i stand til å håndtere utskriftsbehovene til hele kontoret. I mange tilfeller vil enhver skriver være opp til denne oppgaven, men kontorer som for eksempel skriver ut kundefakturaer hele dagen, kan ønske å gå opp til en litt mer robust modell som er designet for ekstra slitasje. Skrivere med større driftssyklus bruker ofte billigere blekk- eller tonerrekvisita som reduserer utskriftskostnaden per side, som er høyest med mindre, lavere-kost skrivere. For et kontor med svært tunge utskriftsbehov kan kostnadsbesparelsene med store skrivere være betydelige bare i besparelsene fra rekvisita, før man i det hele tatt vurderer andre faktorer. Større skrivere vil generelt også holde mer papir, noe som reduserer tid brukt på å fylle på skriveren, og vil ofte ha andre kostnadsbesparende funksjoner som tosidig utskrift og automatisk sortering.

Mange bedrifter trenger også tilleggsfunksjoner i tillegg til ren utskrift, som faksing, skanning og kopiering. Disse funksjonene er naturlige utvidelser av skriveren og er tilgjengelige i kontor alt-i-ett multifunksjonsskrivermodeller. Ofte markedsføres imidlertid lavende alt-i-ett-modeller kraftig mot små bedrifter i håp om at disse bedriftene vil kjøpe på impuls uten å undersøke driftssykluser og rekvisitakostnader, ettersom disse modellene ofte inkluderer et billig-å-anskaffe, dyrt-å-vedlikeholde utskriftselement pakket med enheten. Generelt tjener skriverprodusenter de store pengene på skriveriverekvisita og nesten ingenting på selve skriverne, så vi må være svært oppmerksomme på spesifikasjonene til skriverdelen av alt-i-ett-enheten før vi foretar et kjøp. Ofte vil én enkelt alt-i-ett multifunksjonsskriver være tilstrekkelig for til og med et relativt stort kontor, og eventuelle ytterligere utskriftsbehov kan dekkes av høyvolumsskrivere som ikke har tilleggsfunksjoner inkludert, noe som sparer ytterligere kostnader gjennom nøye planlegging.

Vi må også vurdere hvordan den nye skriveren eller multifunksjonsenheten vil koble til nettverket vårt. De fleste lavprisskrivere bruker USB-tilkoblinger for å la dem koble til én enkelt arbeidsstasjon eller server for utskrift. Dette er greit for de fleste hjemmebrukere og svært små kontorer, men større kontorer (og mange avanserte hjemmebrukere) finner dette uegnet, da det betyr at all utskrift må gå gjennom noens arbeidsstasjon, og at datamaskinen må være i nær nærhet til skriveren. Datamaskinen må også være på når som helst skriveren brukes, og vedlikehold på datamaskinen vil også påvirke skriveren. Jeg kjenner mange små kontorer som bare bruker denne modellen, og for dem fungerer det fint, men det medfører ekstra administrasjonsoverhead som ikke er nødvendig.

Nettverksskrivere har lenge vært normen i kontormiljøet, og de gir mange fordeler fremfor direkte tilkoblede utskriftsenheter. Nettverksskrivere kan plasseres hvor som helst på nettverket, enten det er en datamaskin i nærheten eller ikke. Nettverksskrivere kan overvåkes og administreres på nettverket akkurat som enhver annen nettverksenhet, noe som gjør administrasjonskostnadene lavere fra et IT-perspektiv. Nettverksskrivere kan skrive ut selv om ingen annen datamaskin er slått på. Noen nettverksskrivere har trådløst nettverk innebygd, noe som gir dem ekstra fleksibilitet. Ikke-nettverksaktiverte skrivere kan gjøres om til virtuelle nettverksskrivere ved hjelp av en utskriftsserver som HPs DirectJet eller NetGear PS121. Utskriftsservere er ofte innebygd i multifunksjons-nettverksapparater som brannmurer for små bedrifter som Apple AirPort Extreme. Denne typen enheter lar deg koble enhver USB-skriver til nettverket hvis du ikke kjøpte denne funksjonaliteten innebygd i utskriftsenheten.

Ofte oversett av små bedrifter er forskjellene mellom laser og andre skriverteknologier som blekkskrivere. Generelt koster laserskrivere mer å kjøpe, men har lavere driftskostnader over levetiden, både fra et maskinvareperspektiv og fra et rekvisitaperspektiv. Laserskrivere er mer sannsynlig å kunne repareres når deler slites ut, og tonerkostnadene er nesten alltid betydelig lavere enn kostnadene for blekk til blekkskrivere, og må byttes ut langt sjeldnere, noe som gjør skrivere til en mindre manuell byrde også.

Utdataene fra en laserskriver er nesten alltid mer tilfredsstillende og ser mer profesjonelle ut. Det er vanskelig å skjule bruken av en blekkskriver, og selv om leseren ikke direkte legger merke til kvaliteten på utskriften, vil de ofte ubevisst registrere at utskriftsprosessen var mindre enn profesjonell. Dette spiller kanskje ikke noen rolle for de fleste av kontorenes utskrifter, men med tanke på at lasertrykking generelt er billigere på lang sikt, er det liten grunn til ikke også å få de best utseende utskriftene mulig.

Blekkskriver, bobleskriver og andre ikke-laserteknologier kommer generelt bare i alvorlig betraktning når fotoutskrift er nødvendig, noe som er svært sjelden i et forretningsmiljø. Høykvalitets fargetrykking krever ekstra skriveradministrasjon og svært dyre papir- og blekkrekvisita. For de fleste bedrifter, hvis denne typen utskrift er nødvendig, vil den være nødvendig i tillegg til, ikke i stedet for, tradisjonell monokromatisk lasertrykking. Fargelaser er en annen vurdering for presentasjonsgrafikk, men er generelt ikke egnet for fotografisk utskrift. Fargelaser legger til ekstra kostnader som sjelden er berettiget for den typen utskrift de fleste bedrifter trenger å gjøre.

Så, til oppsummering: når man tar en beslutning om skriverkjøp for en liten bedrift, må vi nøye vurdere utskriftsstrategien vår. Vi må dimensjonere miljøet vårt, ta hensyn til nettverksdesignet vårt, skalere skriveren(e) riktig, vurdere kostnaden ikke bare for skriveren, men også for skriveriverekvisita, og vurdere måten de endelige utskriftene vil bli brukt på. Et enkelt regneark kan brukes til å gjøre noen svært nyttige og avslørende beregninger om utskriftsvolum, skriverkostnad og kostnaden for rekvisita. All informasjonen som er nødvendig for å gjøre disse beregningene, bør være tilgjengelig fra skriverleverandørenes nettsteder. Betrakt skriveren din som en investering og undersøk deretter, og bruk som alltid IT-avdelingen din, enten intern eller outsourcet, som en ressurs i enhver IT-innkjøpsbeslutning – det er deres jobb å forstå de tekniske forskjellene i disse produktene og å gi deg den nødvendige informasjonen til å skille mellom ulike modeller, leverandører og teknologier.