自宅でITを実践する：優れたドキュメント管理

私がこれまで行った自宅ITプロジェクトの中で最も充実していたものの一つは、「ホームドキュメント」のシステムを導入することでした。ビジネス環境では、ドキュメントはほぼあらゆるプロセスや部門にとって重要です。自宅でもドキュメントは重要ですが、見落とされることが多く、ビジネスとはまったく異なる視点からアプローチされることがよくあります。しかし、その必要はありません。多くの人が、家の周りのことを記録するために特別なツール、iPhoneアプリ、または物理的なペン＆紙のメモ帳に頼っています。私はもっとエンタープライズで洗練された方法を提案します。それがウィキです。

ウィキはしばらく前から存在しており、ほぼ全員がその使い方に精通しています。その核心において、ウィキはただのウェブベースのアプリケーションです。ウィキにはさまざまな形や形式があり、複雑さの程度も異なり、異なるプラットフォームで動作します。これにより、自宅でどのようなシステムを使用していても、ほぼ誰にでも非常に柔軟に適用できます。

自宅でウィキを使用することの明白さは、プロジェクトが進むにつれてすぐにわかります。請求書、アカウント、購入品、自宅の修繕、部品番号、サービススケジュール、保険情報、そしてもちろん自宅ネットワークのドキュメント化はすべて完全に理にかなっており、簡単に行えます。ウィキは大きくある必要はなく、ただ役に立つだけの大きさであれば十分です。私のウィキは決して広大ではありませんが、すべての重要なデータが一つの便利な場所に保管され、テキスト検索が可能です。そのため、どのように整理したかわからなくても、検索するだけで見つかります。すべての重要なデータがそこにあり、一か所にまとまっているので、必要な時に調べることができます。さらに重要なことは、妻が必要な時に調べて更新できることです。シンプルで信頼性の高いコラボレーションが可能です。そして、私は自宅の内外からアクセスできるようにしているので、仕事中や旅行中でも情報にアクセスできます。これは従来の自宅ドキュメント管理システムには欠けている機能です。

今日利用可能なウィキは多数ありますが、大多数の人に最も適していると思われる3つを紹介します。DokuWiki、MediaWiki、そしてMicrosoftのSharePointです。DokuWikiとMediaWikiはUNIX上で動作するという利点があり、低コストまたはコストゼロでさまざまな状況に展開できます。それら自体は無料です。DokuWikiはデータベースを必要とせず、ファイルシステムしか使用しないため、展開、管理、バックアップ、リストアが非常に簡単という点で優れています。テキストファイルの集まりと、それを書き込む小さなPHPアプリケーションに過ぎません。MediaWikiは最も人気のあるウィキオプションであり、DokuWikiと同様にPHPアプリケーションですが、通常MySQLのデータベースに支えられており、より複雑ではありますが、より多くのパワーも提供します。多くの人が自宅でMediaWikiを選ぶでしょう（私もそうです）。なぜなら、最も多くのビジネスにとって最も直接的な経験を提供するからです。SharePointはWindows Serverがあれば無料で、純粋なウィキオプションよりもはるかに複雑です。SharePointは、コア機能の一部としてウィキも含む完全なアプリケーションプラットフォームです。Microsoft エコシステムにより深く関わることを望むなら、SharePointを使用することが最も理にかなっており、カレンダーやドキュメントストレージなどの多くの追加機能も提供されます。

ウィキを運用することは、自宅のウェブサーバーに意味を与えるのに役立ちます。アイドル状態で座っている代わりに、重要なアプリケーションを収容し、実際に定期的に使用されます。大規模なプロジェクトではありませんが、自宅にウィキを持つことは、自宅IT環境に意味を与える重要なステップになる可能性があります。自宅のITは、方向性や目的が欠けることが多く、ラボのようにシステムを実装するだけで、実際の使用方法が欠けています。以前の記事のPBXの例のように、自宅のドキュメント管理ウィキはネットワークに意味と目的を与えることができます。