مدیریت IT در خانه: مستندسازی خوب

یکی از پروژه‌های IT خانگی که بیشترین رضایت را برایم داشت، پیاده‌سازی سیستمی برای “مستندسازی خانگی” بود. در محیط‌های سازمانی، مستندسازی برای تقریباً هر فرآیند یا بخشی حیاتی است. در خانه هم مستندسازی حیاتی است اما اغلب نادیده گرفته می‌شود یا از منظری کاملاً متفاوت از کسب‌وکار به آن نگریسته می‌شود، در حالی که هیچ دلیلی برای این وضعیت وجود ندارد. بسیاری از مردم به ابزارهای خاص، اپلیکیشن‌های iPhone یا دفترچه‌های کاغذی متوسل می‌شوند تا مطالب مربوط به خانه را مستند کنند. من چیزی بسیار سازمانی‌تر و ظریف‌تر پیشنهاد می‌کنم: یک ویکی.

ویکی‌ها مدتی است که وجود دارند و تقریباً همه با نحوه استفاده از آن‌ها آشنا هستند. در هسته خود یک ویکی صرفاً یک وب‌اپلیکیشن است. ویکی‌ها در اشکال و صورت‌های مختلف و با درجات متفاوتی از پیچیدگی وجود دارند و روی پلتفرم‌های مختلف اجرا می‌شوند. این آن‌ها را بسیار انعطاف‌پذیر و قابل اعمال برای تقریباً هر کسی می‌کند، صرف‌نظر از اینکه چه نوع سیستم‌هایی در خانه اجرا می‌کنید.

استفاده از ویکی برای مصارف خانگی بسیار سریع پس از شروع پروژه آشکار می‌شود. مستندسازی قبض‌ها، حساب‌ها، خریدها، تعمیرات خانه، شماره قطعات، برنامه‌های سرویس، اطلاعات بیمه و البته شبکه خانگی، همگی کاملاً منطقی و آسان هستند. ویکی نیازی به بزرگ بودن ندارد، فقط به اندازه کافی که مفید باشد. ویکی من قطعاً گسترده نیست اما تمام داده‌های مهمم در یک مکان راحت نگهداری می‌شود و قابل جستجوی متنی است. پس حتی اگر ندانم چگونه چیزی را سازماندهی کرده‌ام، می‌توانم آن را جستجو کنم. تمام داده‌های مهمم آنجاست، در یک مکان واحد، که می‌توانم وقتی نیاز دارم آن را جستجو کنم و مهم‌تر از آن، همسرم می‌تواند وقتی نیاز دارد آن را جستجو و به‌روزرسانی کند. این همکاری ساده و قابل‌اعتماد را ممکن می‌سازد. و ویکی خود را از داخل یا خارج از خانه در دسترس قرار می‌دهم، بنابراین می‌توانم از محل کار یا در سفر به اطلاعاتم دسترسی داشته باشم. این یک قابلیتی است که سیستم‌های مستندسازی سنتی خانگی فاقد آن هستند.

در حالی که ویکی‌های بسیاری امروز موجود هستند، سه مورد را ذکر می‌کنم که برای اکثریت مردم بیشترین منطق را دارند. این‌ها DokuWiki، MediaWiki و SharePoint از Microsoft هستند. DokuWiki و MediaWiki مزیت اجرا روی UNIX را دارند، بنابراین می‌توانند در موقعیت‌های مختلف با هزینه کم یا بدون هزینه استقرار یابند. خودشان رایگان هستند. DokuWiki در این است که نیازی به دیتابیس ندارد و از هیچ چیز جز سیستم فایل استفاده نمی‌کند، که استقرار، مدیریت، پشتیبان‌گیری و بازگردانی آن را فوق‌العاده ساده می‌کند. چیزی بیشتر از مجموعه‌ای از فایل‌های متنی و یک اپلیکیشن PHP کوچک که آن‌ها را می‌نویسد نیست. MediaWiki تا حد زیادی محبوب‌ترین گزینه ویکی است و مانند DokuWiki، یک اپلیکیشن PHP است اما توسط یک دیتابیس، معمولاً MySQL، پشتیبانی می‌شود که آن را پیچیده‌تر می‌کند اما قدرت بیشتری هم می‌دهد. بسیاری از مردم MediaWiki را برای استفاده در خانه انتخاب می‌کنند (من هم همینطور) زیرا مستقیم‌ترین تجربه را برای بیشترین تعداد کسب‌وکارها فراهم می‌کند. SharePoint اگر Windows Server دارید رایگان است و بسیار پیچیده‌تر از گزینه‌های خالص ویکی است. SharePoint یک پلتفرم کامل اپلیکیشن است که ویکی را هم به عنوان بخشی از قابلیت‌های اصلی خود دارد. اگر به دنبال ورود بیشتر به اکوسیستم Microsoft هستید، استفاده از SharePoint احتمالاً منطقی‌ترین انتخاب است و قابلیت‌های اضافی زیادی مانند تقویم و ذخیره‌سازی اسناد هم فراهم می‌کند.

اجرای یک ویکی می‌تواند به وب‌سرور خانگی معنا ببخشد. به جای بیکار نشستن می‌تواند اپلیکیشن‌های مهم را نگهداری کرده و واقعاً به طور منظم مورد استفاده قرار گیرد. اگرچه یک پروژه بزرگ نیست، داشتن یک ویکی در خانه می‌تواند یک گام مهم در بخشیدن معنا به محیط IT خانگی باشد. IT خانگی اغلب از کمبود جهت یا هدف رنج می‌برد – سیستم‌هایی را پیاده‌سازی می‌کنید که فقط مثل یک آزمایشگاه هستند و فاقد استفاده واقعی هستند. مانند مثال PBX در مقاله قبلی، یک ویکی مستندسازی خانگی می‌تواند به شبکه شما معنا و هدف بدهد.