프린팅의 진짜 비용

기술 지원 부서에서 처리하는 모든 업무 중 프린팅은 아마도 가장 덜 신경 쓰이는 항목일 것입니다. 프린팅은 화려하지도, 흥미롭지도, 경쟁 우위를 제공하지도 않습니다. 휴대용 읽기 기기가 없던 시대, 모니터가 생기기 전 시대의 잔재물입니다. 프린터는 앞으로도 오랫동안 사용될 것이며, 그렇지 않다고 말하려는 것이 아닙니다. 하지만 프린터와 관련하여 고려해야 할 사항이 많으며, 그 중 많은 부분이 간과되기 쉽습니다.

프린팅 비용을 산정할 때 우리는 흔히 프린터 자체의 비용과 소모품인 종이 및 잉크를 계산합니다. 이것들만 합산해도 일반 기업의 페이지당 비용은 꽤 상당합니다. 프린터의 적절한 수명과 사용 주기를 계획하는 것은 프린팅 비용 효율성을 유지하는 데 필수적입니다. 또한 부품 교체 비용과 함께 재고로 쌓아둔 잉크 및 종이 비용도 잊어서는 안 됩니다. 이런 것들이 사소해 보일 수 있지만, 프린터는 종종 회수되지 않는 재고 투자를 초래합니다. 프린터가 수명을 다하면 그 프린터용 소모품은 대개 쓸모가 없어집니다.

프린팅의 가장 큰 숨겨진 비용은 이런 것들이 아닙니다. 가장 큰 비용은 프린터 지원에 있습니다. 초기 배포 시 드는 비용은 물론이고 지속적인 유지보수 지원에서 더욱 두드러집니다. 이는 특히 대형 프린터 몇 대보다 소형 프린터 여러 대를 사용하는 경향이 있는 소규모 사업장에서 더욱 그렇습니다. 5,000달러짜리 사무용 중앙 프린터를 배포하고 지원하는 비용은 200달러짜리 데스크톱 잉크젯을 배포하는 비용과 같거나 오히려 더 낮을 수 있습니다. 프린터가 클수록 벤더로부터 더 나은 드라이버 지원 및 기술 지원을 기대할 수 있어 일반적인 지원 작업이 더 쉽고 안정적입니다.

최소한 새 데스크톱 프린터를 배포하는 데는 30분이 소요됩니다. 현실적으로는 거의 1시간에 가깝습니다. 시간을 한번 계산해 보십시오. 프린터를 작업 위치까지 이동하는 시간, 포장을 푸는 시간, 물리적으로 설치하는 시간, 전원을 연결하는 시간, 프린터 드라이버와 소프트웨어를 설치하는 시간, 프린터를 설정하는 시간, 그리고 테스트 페이지를 인쇄하는 시간이 있습니다. 단순 경주라면 이 단계들을 꽤 빨리 처리할 수도 있습니다. 하지만 프린터 지원은 생산 라인이 아니며, 이런 정확한 단계들이 빠르게 반복적으로 수행되는 경우는 거의 없습니다. 대부분의 경우 프린터 설치는 새 프린터를 파악하고, 현재 드라이버를 찾아내고, 잠재적인 문제를 해결해야 하는 '일회성' 작업입니다.

200달러짜리 프린터를 배포하는 데 1시간이 소요된다면 프린터 비용의 50%가 쉽게 추가될 수 있습니다. 이 수치를 급격히 높일 수 있는 요인은 많습니다. 수령 장소에서 데스크까지의 긴 이동 거리, 케이블 누락, 호환되지 않는 드라이버 등이 그 예입니다. 문제가 발생하면 특정 프린터를 배포하는 데 하루 대부분이 소요될 수 있습니다. 우리는 아직 '업무 중단 시간'도 고려하지 않았습니다. 즉, 누군가가 워크스테이션에서 프린터를 설치하는 동안 해당 사용자가 일을 할 수 없는 시간 말입니다.

이제 프린터가 설치되어 정상적으로 작동하고 있다고 가정할 때, 지속적인 프린터 지원 비용을 고려해야 합니다. 프린터가 몇 년 동안 아무 문제 없이 작동하는 경우도 드물지 않습니다. 하지만 프린터는 잉크의 특성, 종이의 특성, 프린터가 다른 물리적 위치로 이전되는 경향, 또는 연결된 컴퓨터가 교체되거나 업데이트되어 드라이버가 손상되는 등의 이유로 놀랄 만큼 높은 고장률을 보입니다. 이런 요소들이 합산되면 프린터의 지속적인 지원 비용은 놀랍도록 높아질 수 있습니다.

최근 저는 몇 대의 주요 프린터를 보유한 회사의 지원 사례를 직접 목격했습니다. 문서화, 물리적 케이블링 및 드라이버 문제들로 인해 프린터당 올바르게 설정하는 데 기술자 시간이 평균 4~8시간이 소요되었습니다. 그 지원에 드는 시간당 비용을 계산하면, 이미 비싼 프린터들이 터무니없이 비싸게 됩니다.

저는 프린터를 용도 변경하기로 결정한 후 오래된 프린터를 새로운 컴퓨터 환경에 맞게 조정하거나 그 반대를 위해 프린터 비용의 몇 배에 달하는 인건비를 쓰는 사례를 자주 듣습니다. 드라이버 비호환성이나 드라이버 부재는 사람들이 인식하는 것보다 훨씬 흔한 문제입니다.

프린터는 워크스테이션에 직접 연결, 직접 연결 후 공유, 프린트 서버에 직접 연결, 네트워크에 직접 연결, 또는 네트워크를 통해 프린트 서버에 연결 등 다양한 방식으로 사용된다는 추가적인 복잡성이 있습니다. 이 복잡성이 큰 장애물이 되지는 않지만, 대부분의 기업에서 프린터 작업 속도를 크게 저하시킵니다.

프린터는 그 특성상 원격으로 지원하기가 매우 어렵습니다. 프린터 드라이버를 원격으로 설치하는 것은 쉽습니다. 하지만 무언가가 성공적으로 인쇄되었는지 확인하는 것은 전혀 다른 문제입니다. 프린터 지원이 가장 낮은 비용의 지원 작업 중 하나여야 한다는 점을 고려하면, 거의 모든 프린터 지원 작업에 물리적 현장 방문이 필요하다는 것은 작업 시간을 늘리고 적절한 피드백을 받는 데 걸리는 시간이 증가하기 때문에 지원 비용을 크게 높입니다.

이러한 비용들을 일반적으로 프린터가 수행하는 인쇄 볼륨과 결합하면 프린팅이 실제로 얼마나 많은 비용이 드는지 파악할 수 있습니다. 구매 관점이 아닌 지원 관점에서 보면 중앙 집중식 프린팅의 가치가 새로운 차원의 의미를 갖게 됩니다. 가능한 경우 프린팅을 중앙 집중화하는 것 외에도 불필요한 인쇄를 없애는 것이 중요합니다.

철저한 계획, 전략적 구매 및 전체적인 접근 방식은 프린팅에서 예상치 못한 비용의 발생 가능성을 완화할 수 있습니다.