Prawdziwy koszt drukowania

Spośród wszystkich rzeczy obsługiwanych przez dział wsparcia technicznego, drukowanie jest prawdopodobnie tym, o czym myślisz najmniej. Drukowanie nie jest ani wymyślne, ani ekscytujące, ani przewagą konkurencyjną. To relikt epoki bez przenośnych urządzeń do czytania, ery sprzed monitorów. Drukarki będą obecne jeszcze przez długi czas – nie zamierzam sugerować inaczej – ale jest wiele kwestii do rozważenia w kontekście drukarek i wiele z nich można łatwo przeoczyć.

Rozważając koszt drukowania, często obliczamy koszt samej drukarki wraz z materiałami eksploatacyjnymi: papierem i tuszem. Same te elementy generują poważny koszt na stronę dla przeciętnej firmy. Planowanie odpowiedniego okresu użytkowania i cyklu pracy drukarki ma kluczowe znaczenie dla utrzymania opłacalności drukowania. Nie należy też zapominać o kosztach wymiany części oraz zapasach tuszu i papieru. Mogą one wydawać się marginalne, ale drukarki często powodują inwestycję w magazyn, która nigdy się nie zwraca. Gdy drukarka psuje się, materiały do niej są często bezużyteczne.

Największy, ukryty koszt drukowania to żaden z powyższych. Głównym kosztem jest wsparcie drukarek – zarówno na początku przy wdrożeniu, jak i przede wszystkim w ramach bieżącej obsługi. Dotyczy to szczególnie mniejszych firm, w których panuje tendencja do używania wielu małych drukarek zamiast kilku dużych. Wdrożenie i obsługa drukarki centralnej wartej pięć tysięcy dolarów nie jest droższe – a może być nawet tańsze – niż wdrożenie atramentowej drukarki biurkowej wartej dwieście dolarów. Im większa drukarka, tym zazwyczaj lepsza obsługa w zakresie sterowników i wsparcia ze strony producenta, co ułatwia i usprawnia standardowe zadania serwisowe.

Wdrożenie nowej drukarki biurkowej zajmuje co najmniej pół godziny. W praktyce jest znacznie bardziej prawdopodobne, że zbliży się do godziny. Policzmy czas: czas na dostarczenie drukarki na stanowisko, czas na rozpakowanie, czas na fizyczne ustawienie, czas na podłączenie, czas na instalację sterowników i oprogramowania, czas na konfigurację drukarki oraz czas na wydrukowanie strony testowej. Gdyby to był jednorazowy wyścig, te kroki można by wykonać całkiem szybko. Ale obsługa drukarek nie jest linią produkcyjną i rzadko, jeśli w ogóle, zdarza się, że ktoś wykonuje te czynności w szybko powtarzalny sposób. Instalacja drukarki to zazwyczaj czynność “jednorazowa”, wymagająca zapoznania się z nową drukarką, znalezienia aktualnego sterownika i rozwiązywania potencjalnych problemów.

Godzina poświęcona na wdrożenie drukarki wartej dwieście dolarów może z łatwością zwiększyć jej koszt o pięćdziesiąt procent. Istnieje wiele czynników, które mogą spowodować gwałtowny wzrost tej liczby – od dużej odległości między miejscem odbioru a biurkiem, przez brakujące kable, po niekompatybilne sterowniki. Wdrożenie danej drukarki może zająć większą część dnia, gdy coś pójdzie nie tak. Nie bierzemy nawet pod uwagę “czasu przestoju” – czyli czasu, w którym osoba otrzymująca drukarkę nie może pracować, ponieważ ktoś konfiguruje drukarkę na jej stanowisku.

Teraz, gdy drukarka jest już skonfigurowana i, jak należy zakładać, działa poprawnie, musimy wziąć pod uwagę bieżące koszty jej obsługi. Nie jest rzadkością, że drukarka stoi nieruszona przez lata i działa bez problemów. Jednak drukarki mają zaskakująco wysoką awaryjność, spowodowaną naturą tuszu, naturą papieru, tendencją do przenoszenia drukarek w inne miejsca lub zmianą bądź aktualizacją maszyny, do której są podłączone, co powoduje problemy ze sterownikami. Dodając to wszystko razem, bieżący koszt obsługi drukarki może być zaskakująco wysoki.

Niedawno byłem świadkiem obsługi firmy z kilkoma głównymi drukarkami. W trakcie prac związanych z dokumentacją, okablowaniem fizycznym i problemami ze sterownikami drukarki pochłaniały średnio od czterech do ośmiu godzin czasu technika na drukarkę, aby poprawnie je skonfigurować. Obliczając koszt godzinowy tego wsparcia, te drukarki – już z natury kosztowne – stały się po prostu absurdalnie drogie.

Regularnie słyszę o firmach, które postanawiają użyć drukarek do innych celów i poświęcają wielokrotność kosztu drukarek w roboczo-godzinach, gdy starsze drukarki są przystosowywane do współpracy z nowszymi konfiguracjami komputerowymi lub odwrotnie. Niekompatybilność lub brak dostępności sterowników jest znacznie powszechniejsza, niż ludzie zdają sobie sprawę.

Drukarki mają dodatkową komplikację – są używane w wielu różnych trybach: podłączone bezpośrednio do stacji roboczej, podłączone bezpośrednio i udostępnione, podłączone bezpośrednio do serwera wydruku, podłączone bezpośrednio do sieci lub podłączone do serwera wydruku przez sieć. Chociaż ta złożoność rzadko stwarza przeszkody nie do pokonania, to znacznie spowalnia prace wykonywane przy drukarkach w większości firm.

Drukarki, ze swej natury, są bardzo trudne do zdalnej obsługi. Zdalna instalacja sterownika druku jest prosta. Upewnienie się, że coś zostało poprawnie wydrukowane, to zupełnie inna sprawa. Biorąc pod uwagę, że obsługa drukarek powinna być jednym z tańszych zadań wsparcia, konieczność fizycznej obecności na miejscu przy niemal każdym zadaniu serwisowym znacznie zwiększa koszty obsługi – choćby dlatego, że wydłuża czas wykonania zadania i uzyskania odpowiedniej informacji zwrotnej.

Kiedy połączymy te koszty z wolumenem drukowania normalnie wykonywanego przez drukarkę, możemy zacząć uzyskiwać obraz tego, ile naprawdę kosztuje drukowanie. Wartość scentralizowanego drukowania nabiera nowego wymiaru, gdy patrzy się na to oczami wsparcia, a nie oczami działu zakupów. Nawet poza centralizacją drukowania, tam gdzie jest to możliwe, ważne jest eliminowanie zbędnego drukowania.

Dobre planowanie, strategiczne zakupy i holistyczne podejście mogą ograniczyć ryzyko niespodziewanych kosztów związanych z drukowaniem.