Реальная стоимость печати

Из всего, чем занимается ваш отдел технической поддержки, печать — это, пожалуй, то, о чём вы думаете меньше всего. Печать не является чем-то впечатляющим, захватывающим или конкурентным преимуществом. Это пережиток эпохи без портативных устройств для чтения, эпохи до появления мониторов. Принтеры никуда не денутся ещё долгое время, я не хочу намекать на обратное, однако при работе с принтерами необходимо учитывать многое, и значительная часть этих соображений легко упускается из виду.

Оценивая стоимость печати, мы зачастую подсчитываем цену самого принтера и расходных материалов: бумаги и чернил. Уже только эти статьи расходов складываются в весьма ощутимую стоимость одной страницы для среднестатистического бизнеса. Планирование надлежащего срока службы и рабочего цикла принтера критически важно для сохранения экономической эффективности печати. Не забывайте также о стоимости замены деталей и о запасах чернил и бумаги. Всё это может казаться мелочью, но принтеры нередко требуют вложений в запасы, которые так и не окупаются. Когда принтер выходит из строя, расходные материалы к нему зачастую оказываются бесполезными.

Главная, скрытая стоимость печати — это не перечисленные выше расходы. Главная статья затрат — это поддержка принтеров: как первоначальное развёртывание, так и, в ещё большей мере, последующее обслуживание. Особенно это актуально для небольших компаний, где тенденция состоит в использовании множества малых принтеров вместо нескольких крупных. Развёртывание и поддержка центрального офисного принтера стоимостью пять тысяч долларов обходится не дороже, а возможно, даже дешевле, чем развёртывание настольного струйного принтера за двести долларов. Чем крупнее принтер, тем лучше, как правило, качество драйверов и поддержки со стороны производителя, что делает типовые задачи по обслуживанию проще и надёжнее.

В минимальном варианте подключение нового настольного принтера занимает полчаса. Реально же это чаще всего ближе к часу. Подсчитайте сами: время на доставку принтера на рабочее место, время на распаковку, время на физическую установку, время на подключение, время на установку драйверов и программного обеспечения, время на настройку и время на печать пробной страницы. Если бы это делалось однажды и в быстром темпе, вы бы справились довольно быстро. Но поддержка принтеров — не конвейерное производство, и крайне редко кто-то выполняет эти шаги в стремительно повторяемом режиме. Установка принтера, скорее всего, является разовой операцией, требующей изучения нового устройства, поиска актуального драйвера и устранения возможных неполадок.

Час работы на развёртывание принтера за двести долларов может легко увеличить его стоимость на пятьдесят процентов. Существует множество факторов, способных резко поднять эту цифру: большое расстояние между складом и рабочим местом, отсутствие нужных кабелей, несовместимые драйверы. В случае неудачи на установку отдельного принтера может уйти почти весь рабочий день. Мы даже не берём в расчёт «время простоя» — период, в течение которого сотрудник, которому устанавливают принтер, не может работать, пока кто-то настраивает оборудование на его рабочем месте.

Теперь, когда принтер установлен и, предположительно, работает нормально, необходимо учесть текущие расходы на его поддержку. Нередко принтер может стоять годами, работая без сбоев. Однако у принтеров удивительно высокий процент выхода из строя — из-за особенностей чернил, особенностей бумаги, а также из-за склонности принтеров к переезду на другое место или из-за смены или обновления компьютера, к которому они подключены, что влечёт за собой поломку драйверов. Совокупность этих факторов может привести к неожиданно высоким расходам на текущую поддержку принтера.

Недавно я наблюдал за обслуживанием компании с несколькими особо важными принтерами. В ходе работ по документированию, физической прокладке кабелей и устранению проблем с драйверами на настройку каждого принтера уходило в среднем от четырёх до восьми часов рабочего времени технического специалиста. Подсчитайте почасовую стоимость этой поддержки — и окажется, что эти принтеры, и без того недешёвые, стали обходиться просто непомерно дорого.

Я регулярно слышу о компаниях, которые решают перепрофилировать принтеры и тратят на оплату труда в несколько раз больше стоимости самих принтеров, пока старые устройства с трудом адаптируют к новым компьютерным конфигурациям или наоборот. Несовместимость или недоступность драйверов встречается гораздо чаще, чем принято думать.

Принтеры имеют дополнительное осложнение: они используются во многих режимах — с прямым подключением к рабочей станции, с прямым подключением и совместным доступом, с прямым подключением к серверу печати, с прямым подключением к сети или с подключением к серверу печати через сеть. Хотя эта сложность почти не создаёт непреодолимых препятствий, она существенно замедляет работу с принтерами в большинстве компаний.

По своей природе принтеры крайне сложно поддерживать удалённо. Установить драйвер принтера удалённо — легко. Убедиться, что что-то распечаталось успешно, — совсем другое дело. Принимая во внимание, что поддержка принтеров должна быть одной из наименее затратных задач, необходимость физического присутствия на месте для выполнения почти каждой задачи резко увеличивает стоимость поддержки хотя бы потому, что увеличивает время выполнения задачи и получения соответствующей обратной связи.

Объединив эти затраты с объёмом печати, обычно осуществляемой на принтере, мы можем начать получать представление о том, во что в действительности обходится печать. Ценность централизованной печати приобретает новый уровень значимости, когда смотришь на неё глазами специалиста по поддержке, а не глазами специалиста по закупкам. Помимо централизации печати там, где это возможно, важно ликвидировать ненужную печать.

Грамотное планирование, стратегические закупки и комплексный подход способны снизить вероятность непредвиденных расходов на печать.