De sande omkostninger ved udskrivning

Af alle de ting, som din teknologisupportafdeling håndterer, er udskrivning sandsynligvis det, du tænker mindst på. Udskrivning er hverken fancy eller spændende eller en konkurrencefordel. Det er en vedblivende artefakt fra en tid uden bærbare læseenheder, fra en æra før skærme. Printere vil være her i lang tid endnu, det ønsker jeg ikke at antyde at de ikke er, men der er meget at overveje, når det gælder printere, og meget af det kan let blive overset.

Når vi overvejer omkostningerne ved udskrivning, beregner vi ofte prisen på selve printeren samt forbrugsmaterialer: papir og blæk. Disse ting alene resulterer i en ret betragtelig pris pr. side for en gennemsnitlig virksomhed. Det er afgørende at planlægge en passende levetid og belastningscyklus for en printer for at holde udskrivningen omkostningseffektiv. Og glem ikke udgifterne til udskiftning af dele samt oplagret blæk og papir. Disse kan virke ubetydelige, men printere forårsager ofte en investering i lagerbeholdning, som aldrig inddrivers. Når printeren går i stykker, er forbrugsmaterialer til den pågældende printer ofte ubrugelige.

Den store, skjulte omkostning ved udskrivning er ingen af disse ting. Den store udgift ligger i at supportere printerne, både ved den indledende udrulning men endnu mere i den løbende support. Dette gælder især i mindre virksomheder, hvor tendensen er at bruge mange små printere frem for færre store. Udrulning og support af en printer til centralt kontor til fem tusinde kroner er ikke mere, og muligvis lavere, end omkostningen ved at udrulle en to-hundrede-kroner desktop-inkjetprinter. Jo større printeren er, jo bedre support i drivere og fra leverandøren kan man generelt forvente, hvilket gør normale supportopgaver nemmere og mere pålidelige.

Som minimum vil udrulning af en ny desktopprinter tage en halv time. Realistisk set er det langt mere sandsynligt, at det tager nærmere en time. Regn selv: tid til at levere printeren til arbejdsstationen, tid til at pakke printeren ud, tid til at opstille printeren fysisk, tid til at tilslutte printeren, tid til at installere printerdrivere og software, tid til at konfigurere printeren og tid til at udskrive en testside. Hvis det var et engangsræs, kunne du sandsynligvis udføre disse trin ret hurtigt. Men printersupport er ikke et samlebånd, og det er sjældent, om nogensinde, at nogen udfører disse nøjagtige trin på en hurtigt gentagelig måde. Installation af en printer er sandsynligvis en “engangsaktivitet”, der kræver at lære den nye printer at kende, spore den aktuelle driver og fejlfinde potentielle problemer.

En time til at udrulle en to-hundrede-kroner printer kan nemt lægge halvtreds procent til printerens pris. Der er mange faktorer, der kan få dette tal til at stige dramatisk – fra lang afstand mellem modtagestedet og skrivebordet til manglende kabler til inkompatible drivere. En given printer kan tage det meste af en dag at udrulle, når tingene går galt. Vi overvejer ikke engang “forstyrrelsestid” – den tid, hvor den person, der modtager printeren, ikke kan arbejde, fordi nogen opstiller en printer ved deres arbejdsstation.

Nu da printeren er sat op og angiveligt fungerer fint, skal vi overveje den løbende omkostning ved printersupport. Det er ikke ualmindeligt, at en printer kan stå uforstyrret i årevis og fungere helt fint. Men printere har en overraskende høj fejlrate forårsaget af blækkens natur, papirets natur, en tilbøjelighed til at printere flyttes til forskellige fysiske placeringer, eller at den maskine de er tilsluttet skiftes ud eller opdateres, hvilket medfører driverproblemer. Læg disse ting sammen, og den løbende supportomkostning for en printer kan være overraskende høj.

Jeg har for nylig overværet supporten af en virksomhed med en håndfuld højprofilerede printere. I en serie af dokumentations-, kabelføring- og driverproblemer gennemsnittede printerne mellem fire og otte timers teknikertid pr. printer til korrekt opsætning. Beregn timeprisen for den support, og de allerede sandsynligvis kostbare printere er nu blevet uforholdsmæssigt dyre.

Jeg hører jævnligt om virksomheder, der beslutter at genbruge printere og bruger mange gange printerens pris i arbejdstimer, mens ældre printere tilpasses til nyere computeropsætninger eller omvendt. Driverinkompatibilitet eller manglende drivere er langt mere almindeligt, end folk er klar over.

Printere har den yderligere komplikation, at de bruges i mange forskellige konfigurationer, såsom direkte tilsluttet en arbejdsstation, direkte tilsluttet og delt, direkte tilsluttet en printserver, direkte tilsluttet netværket eller tilsluttet en printserver over netværket. Selvom denne kompleksitet næppe skaber uoverstigelige hindringer, sinker den dog arbejdet med printere betydeligt i langt de fleste virksomheder.

Printere er i sagens natur meget vanskelige at supportere eksternt. At installere en printerdriver eksternt er nemt. At vide, at noget er udskrevet korrekt, er noget helt andet. Da printersupport burde være en af de lavere omkostningsopgaver, øger dette behov for fysisk tilstedeværelse på stedet ved næsten enhver printersupportopgave dramatisk supportomkostningerne, om ikke andet fordi det øger den tid, der bruges på en opgave og at modtage passende feedback.

Når vi tager disse omkostninger og kombinerer dem med den mængde udskrivning, der normalt udføres af en printer, kan vi begynde at danne os et billede af, hvad udskrivning virkelig koster. Værdien af centraliseret udskrivning får pludselig en ny betydning, når man ser det gennem supportens øjne frem for indkøbets øjne. Selv ud over at centralisere udskrivning, hvor det er muligt, er det vigtigt at eliminere unødvendig udskrivning.

God planlægning, strategisk indkøb og en helhedsorienteret tilgang kan reducere risikoen for uventede omkostninger ved udskrivning.