هزینه واقعی چاپ
از میان تمام چیزهایی که بخش پشتیبانی فناوری شما مدیریت میکند، چاپ احتمالاً چیزی است که کمترین توجه را به آن دارید. چاپ نه جذاب است، نه هیجانانگیز و نه یک مزیت رقابتی. این یادگاری از عصری است که دستگاههای قابل حمل برای مطالعه وجود نداشتند، از دورهای پیش از مانیتورها. چاپگرها برای مدت طولانی باقی خواهند ماند — قصد ندارم چیزی خلاف این بگویم — اما نکات بسیاری وجود دارد که باید در مورد آنها در نظر گرفت و بسیاری از این نکات به راحتی نادیده گرفته میشوند.
هنگام محاسبه هزینه چاپ، اغلب قیمت خود چاپگر به همراه مواد مصرفی — کاغذ و جوهر — را حساب میکنیم. همین موارد به تنهایی هزینه قابل توجهی به ازای هر صفحه برای یک کسبوکار متوسط ایجاد میکند. برنامهریزی برای عمر مفید مناسب و چرخه کاری چاپگر برای حفظ مقرونبهصرفه بودن چاپ ضروری است. و هزینه تعویض قطعات و همچنین ذخیره جوهر و کاغذ را فراموش نکنید. این موارد ممکن است جزئی به نظر برسند، اما چاپگرها اغلب سرمایهگذاری در موجودی ایجاد میکنند که هرگز بازگشت ندارد. وقتی چاپگر خراب میشود، لوازم مصرفی آن اغلب بیاستفاده میمانند.
هزینه پنهان و بزرگ چاپ هیچکدام از اینها نیست. هزینه بزرگ در پشتیبانی از چاپگرها است، هم در ابتدا با استقرار اولیه و هم بیشتر از آن در پشتیبانی مداوم. این موضوع به ویژه در شرکتهای کوچکتر صادق است که تمایل دارند از چاپگرهای کوچک و متعدد به جای چند چاپگر بزرگ استفاده کنند. استقرار و پشتیبانی از یک چاپگر مرکزی پنجهزار دلاری به همان اندازه هزینهبر است — و احتمالاً حتی کمتر — از استقرار یک جت جوهری رومیزی دویست دلاری. هرچه چاپگر بزرگتر باشد، معمولاً پشتیبانی بهتری در زمینه درایورها و خدمات از سوی تامینکننده انتظار میرود که وظایف معمول پشتیبانی را آسانتر و قابلاطمینانتر میکند.
در کمترین حالت، راهاندازی یک چاپگر رومیزی جدید نیم ساعت طول میکشد. در واقعیت، احتمال اینکه به یک ساعت نزدیکتر شود بسیار بیشتر است. بیایید زمان را حساب کنیم: زمان تحویل چاپگر به ایستگاه، زمان باز کردن بستهبندی، زمان نصب فیزیکی، زمان اتصال برق، زمان نصب درایورها و نرمافزار، زمان تنظیم چاپگر و زمان چاپ صفحه آزمایشی. اگر یک مسابقه یکباره بود، میتوانستید این مراحل را نسبتاً سریع انجام دهید. اما پشتیبانی از چاپگر یک خط تولید نیست و به ندرت — اگر اصلاً — کسی این مراحل دقیق را به شکل سریع و تکرارپذیر انجام میدهد. احتمالاً نصب چاپگر یک فعالیت «یکباره» است که نیاز به آشنایی با چاپگر جدید، پیدا کردن درایور فعلی و عیبیابی مشکلات احتمالی دارد.
یک ساعت برای استقرار یک چاپگر دویست دلاری میتواند به راحتی پنجاه درصد به هزینه چاپگر اضافه کند. عوامل زیادی وجود دارند که میتوانند این عدد را به شدت افزایش دهند: از فاصله زیاد بین محل دریافت و میز کار گرفته تا کابلهای گمشده تا درایورهای ناسازگار. هر چاپگری میتواند بیشتر یک روز را برای استقرار بگیرد وقتی اوضاع خراب شود. ما حتی «زمان اختلال» را در نظر نمیگیریم — آن زمانی که فرد دریافتکننده چاپگر نمیتواند کار کند چون کسی در ایستگاه کارش چاپگر نصب میکند.
حالا که چاپگر نصب شده و احتمالاً به خوبی کار میکند، باید هزینه جاری پشتیبانی از چاپگر را در نظر بگیریم. غیرمعمول نیست که یک چاپگر سالها بدون اختلال کار کند. اما چاپگرها بهطور شگفتآوری نرخ خرابی بالایی دارند که ناشی از ماهیت جوهر، ماهیت کاغذ، تمایل به جابجایی چاپگرها به مکانهای فیزیکی مختلف یا تغییر یا بروزرسانی دستگاهی که به آن متصل هستند و ایجاد خرابی درایور است. این موارد را کنار هم بگذارید و هزینه جاری پشتیبانی از یک چاپگر میتواند بهطور شگفتآوری بالا باشد.
اخیراً شاهد پشتیبانی از یک شرکت با چند چاپگر پرمصرف بودم. در یک سری مشکلات مستندات، کابلکشی فیزیکی و درایور، چاپگرها بهطور میانگین بین چهار تا هشت ساعت زمان تکنسین — به ازای هر چاپگر — برای راهاندازی صحیح نیاز داشتند. هزینه ساعتی آن پشتیبانی را حساب کنید و آن چاپگرها که احتمالاً از قبل هم گران بودند، به شکل افراطی گرانقیمت شدند.
به طور مرتب از شرکتهایی میشنوم که تصمیم میگیرند چاپگرها را تغییر کاربری دهند و چندین برابر هزینه چاپگرها را در ساعات کار صرف میکنند تا چاپگرهای قدیمیتر را با تنظیمات رایانههای جدیدتر سازگار کنند یا بالعکس. ناسازگاری یا عدم وجود درایور بسیار رایجتر از آن چیزی است که مردم تصور میکنند.
چاپگرها دارای پیچیدگی اضافی هستند که در حالتهای مختلفی استفاده میشوند: متصل مستقیم به یک ایستگاه کاری، متصل مستقیم و به اشتراک گذاشته شده، متصل مستقیم به یک سرور چاپ، متصل مستقیم به شبکه یا متصل به یک سرور چاپ از طریق شبکه. در حالی که این پیچیدگی موانع جدی ایجاد نمیکند، بهطور قابل توجهی کارهای انجام شده بر روی چاپگرها را در اکثر کسبوکارها کند میکند.
چاپگرها بهطور ذاتی پشتیبانی از راه دور بسیار دشواری دارند. نصب درایور چاپ از راه دور آسان است. دانستن اینکه چیزی با موفقیت چاپ شده چیز کاملاً متفاوتی است. با توجه به اینکه پشتیبانی از چاپگر باید یکی از وظایف پشتیبانی با هزینه کمتر باشد، این نیاز به حضور فیزیکی در محل برای تقریباً هر وظیفه پشتیبانی از چاپگر، هزینه پشتیبانی را بهطور چشمگیری افزایش میدهد — اگر نه به دلیل دیگری، چون زمان انجام یک وظیفه و دریافت بازخورد مناسب را افزایش میدهد.
وقتی این هزینهها را با حجم چاپ معمولاً انجام شده توسط یک چاپگر ترکیب میکنیم، میتوانیم تصویری از آنچه چاپ واقعاً هزینه میکند به دست آوریم. ارزش چاپ مرکزیشده وقتی از دیدگاه پشتیبانی دیده میشود — نه از دیدگاه خرید — سطح جدیدی از اهمیت پیدا میکند. حتی فراتر از مرکزیسازی چاپ در صورت امکان، حذف چاپ غیرضروری نیز مهم است.
برنامهریزی خوب، خرید استراتژیک و رویکرد جامع میتوانند احتمال هزینههای غافلگیرکننده در چاپ را کاهش دهند.
آگهی
