印刷の真のコスト

テクノロジーサポート部門が扱う業務の中で、印刷は最も注目されないものの一つでしょう。印刷は派手でも刺激的でも競争上の優位性をもたらすものでもありません。携帯型読書端末のなかった時代、モニター以前の時代から残る遺産です。プリンターはこれからも長く使われ続けるでしょう。そのことを否定したいわけではありませんが、プリンターについて考慮すべき点は多く、その多くが見落とされがちです。

印刷コストを検討する際、私たちはプリンター本体と消耗品（用紙とインク）のコストを計算することが多いです。これらだけでも、一般的なビジネスにおける1ページあたりのコストはかなりの額になります。プリンターの適切な耐用年数と使用頻度を計画することは、印刷コストの効率を維持するために不可欠です。また、部品交換のコストや、在庫として積み上げられたインクや用紙のコストも忘れてはなりません。些細なことに思えるかもしれませんが、プリンターへの在庫投資は回収されないことが多いです。プリンターが寿命を迎えると、そのプリンター用の消耗品は無用の長物になってしまいます。

印刷における大きな隠れコストは、これらのどれでもありません。最大のコストは、プリンターのサポートにあります。導入時の初期展開はもちろん、継続的なサポートにもコストがかかります。これは特に、大型プリンター数台よりも小型プリンターを多数使う傾向がある中小規模の職場において顕著です。5,000ドルの中央オフィス用プリンターの導入とサポートは、200ドルのデスクトップ型インクジェットプリンターの導入コストと同等かそれ以下に抑えられる場合があります。プリンターが大きいほど、ベンダーからのドライバーやサポートの質が高くなる傾向があり、通常のサポート作業がより簡単かつ信頼性の高いものになります。

最低でも、新しいデスクトッププリンターを展開するには30分はかかります。実際には1時間近くかかることがほとんどです。作業時間を数えてみましょう。プリンターを設置場所まで運ぶ時間、梱包を解く時間、物理的にプリンターをセットアップする時間、電源を接続する時間、プリンタードライバーとソフトウェアをインストールする時間、プリンターを設定する時間、テストページを印刷する時間。一度だけの作業であれば、これらのステップをかなり素早くこなせるかもしれません。しかしプリンターのサポートは生産ラインではなく、これらのステップを素早く繰り返し実行できる人がいることはほとんどありません。プリンターの設置は「一回限り」の作業であることが多く、新しいプリンターを習得し、最新のドライバーを探し、潜在的な問題のトラブルシューティングを行う必要があります。

200ドルのプリンターを展開するのに1時間かかると、プリンターのコストに50%を簡単に上乗せできてしまいます。受け取り場所からデスクまでの距離が長い、ケーブルが不足している、ドライバーに互換性がないなど、このコストを急増させる要因は数多くあります。問題が発生すると、プリンター1台の展開に丸一日かかることもあります。さらに「中断時間」、つまりプリンターを設置している間に作業者がワークステーションを使えない時間についても考慮していません。

さて、プリンターが設置され、問題なく動作していると仮定した場合、プリンターサポートの継続的なコストを考える必要があります。プリンターが何年も何事もなく稼働し続けることは珍しくありません。しかし、プリンターはインクの性質、用紙の性質、プリンターが別の場所に移設される傾向、あるいは接続されているマシンが変更・更新されてドライバーが壊れることなどにより、驚くほど高い故障率を示します。これらを合計すると、プリンターの継続的なサポートコストは予想外に高くなります。

最近、少数の高性能プリンターを抱える会社のサポートを目撃しました。ドキュメント、物理的なケーブル接続、ドライバーの問題が重なり、プリンターを正しく設置するのに1台あたり4〜8時間のエンジニア作業時間が平均してかかっていました。そのサポートの時間単価を計算すると、もともと高額だったプリンターは、法外なほど高価になっていました。

プリンターを転用しようとして、古いプリンターを新しいコンピューター環境に対応させたり、その逆を行ったりするために、プリンター本体のコストの何倍もの労働時間を費やしてしまう話を定期的に耳にします。ドライバーの非互換性や入手不可能性は、人々が気づいているよりもはるかに一般的です。

プリンターには、ワークステーションへの直接接続、直接接続して共有、プリントサーバーへの直接接続、ネットワークへの直接接続、ネットワーク経由でプリントサーバーへの接続など、さまざまなモードで使用されるという追加の複雑さがあります。この複雑さ自体が障壁になることはほとんどありませんが、大多数のビジネスでプリンターに関する作業速度を大幅に低下させます。

プリンターはその性質上、リモートサポートが非常に困難です。プリンタードライバーをリモートでインストールすることは簡単です。しかし、実際に印刷が成功したかどうかを確認することは全く別の話です。プリンターサポートはより低コストのサポート作業の一つであるはずなのに、ほぼすべてのプリンターサポート作業に物理的な現地対応が必要なことが、タスクの実行時間を延ばし適切なフィードバックを受けるまでの時間を増加させるだけでサポートコストを劇的に高めます。

これらのコストをプリンターが通常行う印刷量と組み合わせると、印刷の実際のコストが見えてきます。購買の視点ではなく、サポートの視点から見ると、一元化された印刷の価値は突然新たな重要性を帯びます。可能な限り印刷を一元化するだけでなく、不必要な印刷を排除することも重要です。

適切な計画、戦略的な購買、そして総合的なアプローチによって、印刷における予期せぬコストの可能性を軽減することができます。