Den sanne kostnaden ved utskrift

Av alle ting som håndteres av teknologistøtteavdelingen din, er utskrift sannsynligvis det du tenker minst på. Utskrift er ikke fancy eller spennende eller et konkurransefortrinn. Det er en levning fra en tid uten bærbare leseenheter, fra en epoke før skjermer. Skrivere kommer til å eksistere i lang tid fremover – jeg ønsker ikke å antyde at de ikke vil det – men det er mye å ta hensyn til når det gjelder skrivere, og mye av det kan lett bli oversett.

Når vi vurderer kostnadene ved utskrift, beregner vi ofte prisen på selve skriveren sammen med forbruksvarene: papir og blekk. Disse tingene alene utgjør en ganske betydelig kostnad per side for en gjennomsnittlig bedrift. Å planlegge for en passende levetid og driftssyklus for en skriver er avgjørende for å holde utskrift kostnadseffektivt. Og ikke glem kostnadene for reservedeler samt lagerbeholdning av blekk og papir. Dette kan virke ubetydelig, men skrivere fører ofte til investeringer i lager som aldri er mulig å gjenvinne. Når skriveren dør, er forsyningene til den skriveren ofte ubrukelige.

Den store, skjulte kostnaden ved utskrift er ingen av disse tingene. Den store kostnaden er støtte av skriverne, både innledende ved den første utrullingen, men enda mer i den løpende støtten. Dette gjelder spesielt i mindre virksomheter der trenden er å bruke mange små skrivere i stedet for færre store. Å rulle ut og støtte en sentral kontorskriver til femtusen kroner er ikke mer kostbart – og muligens billigere – enn å rulle ut en stasjonær blekkskriver til to hundre kroner. Jo større skriveren er, desto bedre er støtten i drivere og support fra leverandøren, noe som gjør normale støtteoppgaver enklere og mer pålitelige.

Som et minimum vil utrulling av en ny stasjonær skriver ta en halv time. Realistisk sett er det langt mer sannsynlig at det tar nærmere en time. Gå bare og tell opp tiden: tid til å levere skriveren til stasjonen, tid til å pakke ut skriveren, tid til å sette opp skriveren fysisk, tid til å koble til skriveren, tid til å installere skriverdrivere og programvare, tid til å konfigurere skriveren og tid til å skrive ut en testside. Hvis det var et engangsløp, kunne du sannsynligvis utføre disse trinnene ganske raskt. Men skriverstøtte er ikke en produksjonslinje, og sjelden, om noensinne, har du noen som utfører disse nøyaktige trinnene på en raskt repeterbar måte. Sannsynligvis er installasjon av en skriver en «engangs»-aktivitet som krever å lære den nye skriveren å kjenne, spore opp gjeldende driver og feilsøke potensielle problemer.

En time på å rulle ut en skriver til to hundre kroner kan lett legge til femti prosent av skriverens kostnad. Det er mange faktorer som kan få dette tallet til å skyte i været – fra lang reiseavstand mellom mottaksstedet og skrivebordet til manglende kabler til inkompatible drivere. En gitt skriver kan ta det meste av en dag å rulle ut når ting går galt. Vi tar ikke engang hensyn til «forstyrrelsestid» – den tiden der personen som mottar skriveren ikke kan jobbe siden noen setter opp en skriver ved arbeidsstasjonen deres.

Nå som skriveren er satt opp og antagelig fungerer helt fint, må vi vurdere den løpende kostnaden for skriverstøtte. Det er ikke uvanlig at en skriver sitter uforstyrret i årevis og jobber helt fint. Men skrivere har en overraskende høy havarerate forårsaket av blekkets natur, papirets natur, en tendens til at skrivere omfordeles til forskjellige fysiske steder, eller at maskinen de er tilknyttet endres eller oppdateres, noe som introduserer driverproblemer. Legg disse tingene sammen, og den løpende støttekostnaden for en skriver kan være overraskende høy.

Jeg opplevde nylig støtte av et selskap med en håndfull høyprofilerte skrivere. I en serie med dokumentasjons-, fysiske kabling- og driverproblemer gjennomsnittlig mellom fire og åtte timer teknikertid, per skriver, for å sette dem opp korrekt. Beregn timekostnaden for den støtten, og disse skriverne – som sannsynligvis allerede var kostbare – ble bare vanvittig dyre.

Jeg hører jevnlig om virksomheter som bestemmer seg for å gjenbruke skrivere og bruker mange ganger skrivernes kostnad i arbeidstimer ettersom eldre skrivere masseres til å fungere med nyere dataoppsett eller omvendt. Driverinkompatibilitet eller -utilgjengelighet er langt mer vanlig enn folk er klar over.

Skrivere har den ekstra komplikasjonen at de brukes i mange forskjellige moduser, for eksempel direkte tilknyttet til en arbeidsstasjon, direkte tilknyttet og delt, direkte tilknyttet en utskriftsserver, direkte tilknyttet nettverket eller tilknyttet en utskriftsserver over nettverket. Selv om denne kompleksiteten knapt skaper veisperringer, bremser den betydelig arbeidet som utføres på skrivere i de fleste virksomheter.

Skrivere er av sin natur veldig vanskelige å støtte eksternt. Å få installert en skriverdriver eksternt er enkelt. Å vite at noe har skrevet ut vellykket er noe helt annet. Med tanke på at skriverstøtte bør være en av de lavere kostnadene i støtteoppgaver, øker dette behovet for fysisk tilstedeværelse på stedet for nesten alle skriverstøtteoppgaver kostnadene for støtte dramatisk – om ikke annet fordi det øker tiden det tar å utføre en oppgave og motta passende tilbakemelding.

Når vi tar disse kostnadene og kombinerer dem med volumet av utskrift som normalt utføres av en skriver, kan vi begynne å danne oss et bilde av hva utskrift egentlig koster. Verdien av sentralisert utskrift får plutselig et nytt nivå av betydning sett gjennom støttens øyne i stedet for gjennom innkjøpets øyne. Selv utover sentralisering av utskrift der det er mulig, er det viktig å eliminere unødvendig utskrift.

God planlegging, strategiske innkjøp og en helhetlig tilnærming kan redusere potensialet for overraskende kostnader ved utskrift.