التكلفة الحقيقية للطباعة

من بين كل الأمور التي يتولى قسم الدعم التقني معالجتها، فإن الطباعة على الأرجح هي الأمر الذي تفكر فيه أقل من غيره. الطباعة ليست شيئاً فاخراً أو مثيراً أو ميزةً تنافسية. إنها بقايا من عصر خلا من أجهزة القراءة المحمولة، من حقبة ما قبل الشاشات. ستظل الطابعات موجودة لفترة طويلة قادمة، ولا أرغب في الإيحاء بعكس ذلك، غير أن ثمة الكثير مما يجب مراعاته فيما يتعلق بالطابعات وقد يُغفَل كثير منه بسهولة.

عند احتساب تكلفة الطباعة، كثيراً ما نحسب تكلفة الطابعة نفسها إلى جانب المستلزمات: الورق والحبر. هذه العناصر وحدها تُفضي إلى تكلفة لكل صفحة مرتفعة نسبياً بالنسبة للأعمال التجارية المتوسطة. إن التخطيط لعمر افتراضي مناسب ودورة عمل ملائمة للطابعة أمران بالغا الأهمية لإبقاء تكاليف الطباعة مقبولة. ولا تنسَ تكلفة استبدال القطع فضلاً عن مخزون الحبر والورق. قد تبدو هذه الأمور ثانوية، إلا أن الطابعات كثيراً ما تُفضي إلى استثمار في مخزون لا يُسترد أبداً. فحين تتعطل الطابعة، غالباً ما تصبح المستلزمات الخاصة بها عديمة الفائدة.

إن التكلفة الخفية الكبرى للطباعة ليست أياً من هذه الأمور. التكلفة الكبرى تكمن في دعم الطابعات، سواء في مرحلة التركيب الأولية أو بصورة أشمل في الدعم المستمر. وينطبق هذا بصفة خاصة على المؤسسات الصغيرة التي تميل إلى استخدام طابعات صغيرة متعددة بدلاً من طابعات أقل عدداً وأكبر حجماً. فنشر طابعة مركزية بقيمة خمسة آلاف دولار ودعمها لا يزيد عن، بل ربما يقل عن، تكلفة نشر طابعة نفاثة مكتبية بقيمة مئتي دولار. فكلما كانت الطابعة أكبر حجماً، توقعنا عموماً دعماً أفضل في التعريفات والخدمة من المورد، مما يُيسّر مهام الدعم المعتادة ويجعلها أكثر موثوقية.

في أدنى تقدير، سيستغرق تركيب طابعة مكتبية جديدة نصف ساعة. وبواقعية أكبر، يُرجَّح أن يستغرق ما يقارب الساعة. تفضّل بإحصاء الوقت: الوقت اللازم لإيصال الطابعة إلى موقعها، والوقت اللازم لفك تغليفها، والوقت اللازم للإعداد المادي، والوقت اللازم لتوصيلها، والوقت اللازم لتثبيت تعريفات الطابعة وبرامجها، والوقت اللازم لضبط الإعدادات، والوقت اللازم لطباعة صفحة اختبار. لو كانت سباقاً لمرة واحدة، ربما يمكن إنجاز هذه الخطوات بسرعة. لكن دعم الطابعات ليس خط إنتاج، ونادراً ما يضطلع أحدهم بتنفيذ هذه الخطوات بالذات بطريقة متكررة وسريعة. والأرجح أن تركيب طابعة هو نشاط "يُنفَّذ مرة واحدة" يستلزم التعرف على الطابعة الجديدة والبحث عن أحدث تعريف وتشخيص المشكلات المحتملة.

ساعة لنشر طابعة بمئتي دولار قد تُضاف بسهولة إلى تكلفة الطابعة بما يعادل خمسين بالمئة. وثمة عوامل كثيرة قد تُرفع هذا الرقم بشكل حاد، من بُعد المسافة بين مكان الاستلام والمكتب إلى الكابلات المفقودة أو التعريفات غير المتوافقة. قد تستهلك أي طابعة بعينها معظم يوم عمل لنشرها حين تسير الأمور بشكل خاطئ. ولا نأخذ بعين الاعتبار حتى "وقت التعطل" - ذلك الوقت الذي لا يستطيع فيه الشخص المستقبِل للطابعة أن يعمل لأن أحدهم يقوم بإعدادها على محطة عمله.

بعد إعداد الطابعة وانطلاقها في العمل على ما يُفترض بشكل جيد، نحتاج إلى أخذ التكلفة المستمرة لدعم الطابعة بعين الاعتبار. ليس من النادر أن تظل الطابعة في مكانها سنوات دون أن يمسها أحد تعمل بشكل ممتاز. غير أن للطابعات معدل تعطل مرتفع بشكل لافت يعود إلى طبيعة الحبر وطبيعة الورق والميل إلى إعادة تخصيص الطابعات لمواقع مادية مختلفة أو تغيير الجهاز الذي تُوصَّل إليه أو تحديثه مما يُفضي إلى تعطل التعريفات. أضف هذه العوامل معاً وستجد أن التكلفة المستمرة لدعم الطابعة قد تكون مرتفعة بشكل مفاجئ.

شهدت مؤخراً دعم شركة تمتلك عدداً من الطابعات ذات الأهمية العالية. في سلسلة من مشكلات التوثيق والكابلات المادية والتعريفات، كانت الطابعات تستهلك في المتوسط من أربع إلى ثماني ساعات من وقت الفني لكل طابعة لإعدادها بشكل صحيح. احسب تكلفة الساعة لهذا الدعم وستجد أن تلك الطابعات، التي كانت مكلفة في الأصل، أصبحت باهظة التكلفة بشكل مفرط.

كثيراً ما أسمع عن مؤسسات تقرر إعادة استخدام الطابعات فتُنفق أضعاف تكلفتها في ساعات العمل حين يُعاد تشغيل الطابعات القديمة مع أنظمة حاسوبية أحدث أو العكس. وعدم توافق التعريفات أو عدم توافرها أكثر شيوعاً مما يُدرك الناس.

للطابعات تعقيد إضافي يتمثل في استخدامها بأساليب متعددة كالاتصال المباشر بمحطة العمل، أو الاتصال المباشر مع المشاركة، أو الاتصال المباشر بخادم الطباعة، أو الاتصال المباشر بالشبكة، أو الاتصال بخادم الطباعة عبر الشبكة. وهذا التعقيد وإن كان لا يُشكّل عقبات حقيقية إلا أنه يُبطئ بشكل ملحوظ الأعمال المُنجزة على الطابعات في غالبية المؤسسات.

الطابعات بطبيعتها يصعب جداً دعمها عن بُعد. تثبيت تعريف الطابعة عن بُعد أمر سهل. أما معرفة أن شيئاً ما قد طُبع بنجاح فهو أمر مختلف تماماً. بالنظر إلى أن دعم الطابعات ينبغي أن يكون من مهام الدعم الأقل تكلفة، فإن الحاجة إلى حضور فعلي في الموقع لتقريبياً كل مهمة من مهام دعم الطابعات ترفع تكلفة الدعم رفعاً كبيراً، ولو لأنها تزيد الوقت اللازم لأداء المهمة والحصول على ردود فعل مناسبة.

حين نأخذ هذه التكاليف ونجمعها مع حجم الطباعة الذي تنجزه الطابعة عادةً، نبدأ بتكوين صورة لما تكلفه الطباعة فعلاً. تكتسب قيمة مركزة الطباعة فجأة أهمية من مستوى آخر حين يُنظر إليها من منظور الدعم لا من منظور المشتريات. حتى ما وراء مركزة الطباعة حين تكون ممكنة، من المهم القضاء على الطباعة غير الضرورية.

إن التخطيط الجيد والشراء الاستراتيجي والنهج الشامل قادرة على تخفيف احتمال المفاجآت في تكاليف الطباعة.