प्रिंटिंग की वास्तविक लागत

आपके technology support department द्वारा संभाली जाने वाली सभी चीज़ों में से, printing संभवतः वह है जिसके बारे में आप सबसे कम सोचते हैं। Printing न तो आकर्षक है, न रोमांचक और न ही कोई प्रतिस्पर्धात्मक लाभ। यह portable reading devices के बिना के युग की, monitors से पहले के दौर की एक बची हुई चीज़ है। Printers आने वाले लंबे समय तक मौजूद रहेंगे, मैं यह नहीं कहना चाहता कि वे नहीं हैं, लेकिन printers के संदर्भ में बहुत कुछ विचार करने योग्य है और उस विचार का बड़ा हिस्सा आसानी से नजरअंदाज किया जा सकता है।

Printing की लागत पर विचार करते समय हम अक्सर printer की खुद की लागत के साथ-साथ consumables की लागत की गणना करते हैं: कागज और ink। ये चीज़ें अकेले ही एक औसत व्यवसाय के लिए प्रति-पृष्ठ काफी गंभीर लागत जमा कर देती हैं। एक printer के उचित जीवनकाल और duty cycle की योजना बनाना printing को लागत प्रभावी बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है। और parts replacement की लागत के साथ-साथ स्टॉक में रखी ink और कागज की लागत को भी न भूलें। ये मामूली लग सकती हैं, लेकिन printers अक्सर inventory में ऐसा निवेश कराते हैं जो कभी वापस नहीं मिलता। जब printer खराब हो जाता है, तो उस printer की supplies अक्सर बेकार हो जाती हैं।

Printing की बड़ी, छिपी हुई लागत इनमें से कोई नहीं है। बड़ी लागत printers को support करने में है, शुरुआत में initial deployment के साथ लेकिन उससे भी अधिक ongoing support में। यह विशेष रूप से छोटे shop में सच है जहाँ कम बड़े printers की बजाय कई छोटे printers उपयोग करने का चलन है। पाँच हजार डॉलर के central office printer को deploy और support करना दो सौ डॉलर के desktop inkjet को deploy करने की लागत से कम नहीं है, बल्कि संभवतः कम है। Printer जितना बड़ा होता है, vendor से drivers और support उतना ही बेहतर होता है जिससे सामान्य support कार्य आसान और अधिक विश्वसनीय होते हैं।

कम से कम, एक नए desktop printer को roll out करने में आधा घंटा लगेगा। वास्तव में एक घंटे के करीब लगने की संभावना कहीं अधिक है। आगे जाइए, समय गिनिए: printer को station तक पहुँचाने का समय, printer को unpack करने का समय, printer को physically set up करने का समय, printer को plug in करने का समय, printer drivers और software install करने का समय, printer set up करने का समय और test page print करने का समय। अगर यह एक बार की दौड़ होती, तो आप शायद इन steps को काफी जल्दी कर सकते थे। लेकिन printer support एक production line नहीं है और शायद ही कभी ऐसा होता है कि इन exact steps को तेजी से दोहराने योग्य तरीके से कोई कर रहा हो। संभवतः printer install करना एक “one off” गतिविधि है जिसके लिए नए printer को सीखना, current driver खोजना और संभावित समस्याओं को troubleshoot करना आवश्यक है।

दो सौ डॉलर के printer को deploy करने में एक घंटा printer की लागत में आसानी से पचास प्रतिशत जोड़ सकता है। कई कारक हैं जो इस संख्या को आसमान छुआ सकते हैं, जैसे receiving location और desk के बीच लंबी दूरी, missing cables या incompatible drivers। कोई भी printer किसी दिन deploy करने में पूरा दिन ले सकता है जब चीज़ें गलत हो जाएं। हम “disruption time” पर भी विचार नहीं कर रहे हैं – वह समय जिसमें printer प्राप्त करने वाला व्यक्ति काम नहीं कर सकता क्योंकि कोई उनके workstation पर printer set up कर रहा होता है।

अब जब printer set up हो गया है और, संभवतः, ठीक काम कर रहा है, तो हमें printer support की ongoing लागत पर विचार करना होगा। यह असामान्य नहीं है कि एक printer बिना किसी बाधा के वर्षों तक बिना किसी समस्या के चलता रहे। लेकिन printers में ink की प्रकृति, कागज की प्रकृति, printers को अलग-अलग physical locations पर re-assign करने की प्रवृत्ति या उनसे जुड़ी machine के बदलने या update होने से drivers के टूटने की वजह से breakage की दर आश्चर्यजनक रूप से अधिक होती है। इन सभी चीज़ों को एक साथ जोड़ें और एक printer की ongoing support लागत आश्चर्यजनक रूप से अधिक हो सकती है।

मैंने हाल ही में कुछ high profile printers वाली एक कंपनी को support करते देखा। Documentation, physical cabling और driver की समस्याओं की एक श्रृंखला में, printers प्रत्येक printer के लिए सही से set up करने में चार से आठ घंटे की technician समय ले रहे थे। उस support के लिए प्रति घंटा लागत की गणना करें और वे printers, जो पहले से ही संभवतः महंगे थे, बेतहाशा महंगे हो गए।

मैं नियमित रूप से ऐसे shops के बारे में सुनता हूँ जो printers को re-purpose करने का निर्णय लेते हैं और labor hours में printers की लागत से कई गुना अधिक खर्च करते हैं क्योंकि पुराने printers को नए computer setups के साथ काम करने के लिए adjust किया जाता है या इसके विपरीत। Driver incompatibility या unavailability लोगों की सोच से कहीं अधिक सामान्य है।

Printers में कई अलग-अलग modes में उपयोग होने की अतिरिक्त जटिलता होती है जैसे सीधे workstation से attached, directly attach और shared, directly attach to a print server, directly attached to the network या network पर print server से attached। जबकि यह जटिलता मुश्किलें शायद ही पैदा करती है, यह अधिकांश व्यवसायों में printers पर काम को काफी धीमा कर देती है।

Printers, अपनी प्रकृति से, remotely support करने के लिए बहुत कठिन होते हैं। Remotely print driver install करना आसान है। यह जानना कि कुछ successfully print हो गया है, बिल्कुल अलग बात है। यह देखते हुए कि printer support सबसे कम लागत वाले support कार्यों में से एक होनी चाहिए, लगभग हर printer support कार्य के लिए physical on-site उपस्थिति की यह आवश्यकता support की लागत को नाटकीय रूप से बढ़ाती है, यदि केवल इसलिए कि यह एक कार्य करने और उचित feedback प्राप्त करने में लगने वाला समय बढ़ाती है।

जब हम इन लागतों को एक printer द्वारा सामान्यतः की जाने वाली printing की मात्रा के साथ जोड़ते हैं तो हम यह तस्वीर बनाना शुरू कर सकते हैं कि printing वास्तव में क्या खर्च कर रही है। Centralized printing का मूल्य अचानक एक नए स्तर का महत्व ले लेता है जब purchasing की नजर से नहीं बल्कि support की नजर से देखा जाता है। जहाँ संभव हो centralized printing से भी आगे जाकर अनावश्यक printing को समाप्त करना महत्वपूर्ण है।

अच्छी planning, strategic purchasing और एक holistic approach printing में surprise costs की संभावना को कम कर सकती है।