소규모 기업을 위한 사내 이메일

소규모 기업에서 이메일에 관한 주된 관심사는 비용입니다. 이메일은 이제 범용 서비스가 되었으며, 특히 소규모 사업장에서는 이메일 제품과 벤더 간의 가장 큰 차별화 요소가 바로 비용입니다. 대기업에서는 비용 이상의 요소들이 더 중요하게 작용하기 시작합니다. 디렉터리 서비스, 시스템 통합, 푸시 이메일, 확장된 클라이언트 지원, 협업 도구, 프레즌스 기능 등이 그 예입니다.

놀랍게도, 소규모 기업들이 이메일을 사내로 도입하기로 결정하면 곧바로 Microsoft Exchange로 눈을 돌리는 경향이 있습니다. 물론 Exchange의 시장에서의 위치를 깎아내리고 싶지는 않습니다. Exchange는 기업 협업 및 메시징 서버의 대명사로서의 명성을 충분히 얻은 매우 강력하고 기능이 풍부한 제품입니다. 지난 10년간 Exchange는 갑자기 나타나 대기업 이메일 시장을 완전히 장악하게 되었습니다. 포춘 500대 기업에서는 Exchange를 사용한다는 것이 일반적인 가정이고, 대부분의 경우 그 가정은 맞습니다.

그러나 Exchange가 가장 잘 알려진 기능들은 소규모 기업에게 반드시 중요하거나 유용하지 않은 경우가 많습니다. 실제로 Exchange의 무게감, 즉 수많은 대기업 기능을 지원하기 위해 필요한 복잡성은 재정적·기술적 자원을 갖춘 기업에서조차 소규모 기업에게는 다루기 어렵게 만들 수 있습니다. Exchange는 협업과 내부 팀 커뮤니케이션에 초점을 맞추고 있습니다.

Exchange는 여러 부담을 동반합니다. 첫 번째는 비용으로, 초기 구매, 라이선스, 지속적인 지원 비용입니다. Exchange의 초기 비용에는 Exchange 이메일 서버 구매 비용과 Exchange가 실행되는 Windows Server(복수의 서버입니다)에 필요한 라이선스 비용이 포함됩니다. (네, Microsoft의 Small Business Server를 구매하여 이러한 구성 요소를 통합함으로써 일부 비용을 절감할 수 있지만 추가 비용이 남아 있고 유연성이 줄어듭니다.) Exchange의 라이선스 비용에는 시스템에 접근해야 하는 모든 사용자, 경우에 따라서는 가상 사용자 계정을 위한 Windows Server CAL과 Exchange 이메일 CAL이 포함됩니다. 지속적인 지원 비용은 Exchange의 복잡한 기능 세트와 배포 아키텍처에서 발생하는 추가적인 복잡성에서 비롯됩니다.

Exchange와 관련된 두 번째 부담은 사용자 인터페이스, 즉 Outlook에서 비롯됩니다. 기술적으로는 Outlook Web Access(OWA)가 무료로 포함되어 있으며 이메일의 매우 기능적인 웹 인터페이스이기 때문에 Exchange는 추가적인 사용자 인터페이스가 필요하지 않습니다. Exchange의 모든 기능이 OWA를 통해 노출된다면 이것으로도 충분하겠지만, 그렇지 않기 때문에 이는 종종 회사 노트북을 갖고 다니지 않는 원격 사용자를 위한 무난한 대안책에 불과합니다. Exchange의 혜택을 진정으로 얻으려면 Microsoft Outlook에 투자해야 하는데, Outlook은 매우 강력한 이메일 및 협업 플랫폼이지만 비용도 상당합니다. Exchange 라이선스에서 이미 발생하는 사용자당 비용에 더해지는 Outlook의 사용자당 비용은 상당히 클 수 있습니다.

세 번째 부담은 Exchange와 같이 복잡하고 강력한 시스템을 관리하는 오버헤드에서 비롯됩니다. Exchange는 단순한 시스템이 아니며, 모범 사례에 따라 보안을 적용할 때 여러 물리적 서버에 걸쳐 여러 역할로 운영됩니다. Exchange 시스템 관리는 IT 내에서 자체적인 전문 분야, 또는 최소한 Windows Server 전문 분야로 간주됩니다. 자격을 갖춘 Exchange 관리자는 비용이 많이 들며 대기업의 수요가 높습니다. 좋은 Exchange 인재를 확보하려는 소규모 기업들은 높은 비용을 지불하거나, 컨설턴트를 고용하거나, 경험이 적은 직원으로 버텨야 할 것입니다. 이는 이처럼 중요하고 공개적으로 노출된 시스템에서는 잠재적 재앙입니다. Exchange 시스템 자체 관리 외에도 직원들은 Outlook 클라이언트의 배포와 유지 관리도 처리해야 하는데, 이것이 복잡하지는 않더라도 다른 솔루션에 비해 IT 부서의 부담이 증가합니다.

추가적인 잠재적 비용은 Exchange 설치를 지원하기 위한 안티바이러스 및 안티스팸 기술 도입의 필요성에서 비롯됩니다. Exchange와 관련하여 AV 및 AS 기술을 언급할 때 이러한 기술들이 모든 사내 이메일 시스템에도 절대적으로 필요하다는 점을 지적하지 않으면 불공평할 것입니다. 이 비용들은 확실히 Exchange만의 것이 아닙니다. 그러나 Exchange를 둘러싼 생태계는 이러한 필요를 충족시키기 위해 고가의 상용 서드파티 도구 사용을 강력히 권장하는 경향이 있습니다. Exchange 외의 환경에서는 AV 및 AS 기술이 이메일 패키지에 포함되어 있어 추가 구매가 필요하지 않은 경우가 많습니다.

Exchange 대안 시장에서 주목받는 제품으로는 오픈 소스 진영의 Zimbra와 Scalix, 그리고 IBM의 Lotus Notes, Novell의 Groupwise, Open-Xchange, Kerio의 MailServer 등 여러 상용 제품이 있습니다. 이 중 Lotus Notes와 Groupwise는 주로 대기업 시장을 타겟으로 하며 자체적인 복잡한 협업 기능과 비용을 수반합니다. 나머지 네 가지, Zimbra, Scalix, Open-Xchange, Kerio MailServer는 주로 소규모 기업 시장에 초점을 맞추고 있으며, 사내 이메일 솔루션을 도입하려는 대다수 소규모 기업에 더 적합한 간결하고 타겟화된 솔루션을 제공합니다.

지난 몇 년간 Zimbra는 특히 고급 웹 인터페이스와 Yahoo!에 대한 초기 매각 및 VMware에 의한 최근 인수로 언론의 주목을 받았습니다. Zimbra는 적어도 미디어에서는 사내 이메일 시장을 개방하려는 대안 벤더들의 선두주자였습니다. 이 제품들이 돋보이는 이유는 캘린더링 및 기타 중요한 기업 애플리케이션을 포함한 Exchange의 엔터프라이즈 수준 기능의 대부분을 제공하면서도, 무료 또는 매우 경쟁력 있는 가격으로 그리고 로컬 패트 클라이언트(Outlook과 같은)의 필요성을 제거하는 강력한 웹 인터페이스를 통해 제공하기 때문입니다(물론 옵션으로는 유지).

Zimbra와 Scalix는 사내 이메일 유지를 원하는 대다수 소규모 기업에게 이상적인 후보로 두드러집니다. Zimbra와 Scalix 모두 광범위한 기능, 강력한 AJAX 기반 웹 인터페이스, 대규모 상용 설치 기반, 광범위한 업계 지원을 제공하며 유료 옵션으로 완전한 벤더 지원도 제공합니다. 그러나 많은 소규모 기업에게 가장 큰 혜택은 이 패키지들이 완전히 무료 버전으로 제공된다는 것으로, 예산이 제한된 중소기업이 값비싼 사용자당 이메일 시스템 라이선스를 구매하지 않고 내부 IT 부서나 IT 벤더에 완전히 의존할 수 있게 합니다.

무료 제공 외에도 Zimbra와 Scalix는 Red Hat Linux 및 그 무료 대안인 CentOS Linux, Novell의 Suse Linux 등 다양한 배포 시나리오를 제공합니다. 이러한 플랫폼에서 제공됨으로써 이 벤더들은 다시 솔루션 배포 비용을 낮추는데, Exchange 지원에 필요한 최소 두 개의 Windows Server 라이선스와 비교하면 이는 상당한 잠재적 비용 절감입니다. Linux는 또한 대부분의 다른 플랫폼에 비해 더 다양한 가상화 옵션을 통해 가상화 분야에서도 비용 및 성능 이점을 가져옵니다.

물론 주의 사항도 있습니다. 많은 사업장들이 비Microsoft 솔루션을 살펴볼 때 주저합니다. 중소기업 시장에서 숙련된 Linux 기술자의 부족은 실질적인 우려 사항입니다. Windows 관리자는 풍부하며 찾을 필요조차 없는 경우가 대부분입니다. Linux 관리자가 고양이를 휘두르듯 쉽게 찾을 수 있는 것은 아니지만 광범위하게 구할 수 있으며, 제 생각에는 평균적으로 더 숙련되어 있습니다. 재능을 끌어낼 수 있는 풀이 더 작고 더 고참으로 구성되어 있기 때문입니다. 이는 Linux 지원이 소규모 기업에게 보일 수 있는 것만큼 두렵지 않도록 방정식을 균형 잡아 주지만, 대부분의 중소기업들이 도움을 받기 위해 더 경험 있는 IT 컨설팅 회사를 찾아야 함을 의미합니다. 이는 장기적인 비용 혜택을 가져올 수도 있습니다.

많은 사용자들이 Exchange의 기능과 인터페이스에 익숙해져 있습니다. 이는 대안 제품을 시도하는 결정에서 중요한 요소가 될 수 있습니다. 직원들이 기존 워크플로우와 프로세스에 익숙해지면 이메일 서버 아키텍처를 교체하여 이를 변경하는 것은 상당히 방해가 될 수 있습니다. Exchange는 매우 광범위한 기능을 제공하며, 경쟁 제품에서 지원하지 않는 기능을 사용하는 사용자들은 대안이 있더라도 그 기능을 잃는 것에 기뻐하지 않을 것입니다. 따라서 사용자 기반과 어떤 기능이 사용되는지를 아는 것이 중요합니다. 많은 기업들은 이러한 기능을 전혀 사용하지 않아 쉽게 마이그레이션할 수 있습니다.

Zimbra와 Scalix도 물론 자체적인 기능을 갖추고 있습니다. 그 중 하나가 Zimbra의 표준 XMPP 프로토콜을 사용하여 구축된 내장 인스턴트 메시징 및 프레즌스 시스템입니다. 보안 인스턴트 메시징을 이메일 인터페이스에 직접 넣는 것은 Zimbra의 큰 강점이며 현재 상태 대비 상당한 부가가치입니다.

물론 대안 이메일 제품을 고려하기에 이상적인 시기는 이메일을 처음 배포할 때 또는 다른 시스템에서 이미 마이그레이션이 진행 중일 때입니다. 그러나 기존 이메일 시스템을 갖춘 기업들도 더 긴 기간에 걸쳐 절감되는 비용과 사용자 교육에 필요한 추가 작업을 통해 더 저렴한 시스템으로 이동함으로써 비용 혜택을 추구할 수 있습니다.

소규모 기업들은 자신들의 환경에서 기본 선택으로 Zimbra와 Scalix 같은 제품을 먼저 살펴보아야 하며, Microsoft Exchange와 같이 더 무겁고 비싼 제품은 신중한 비용 분석과 정당성을 요구하는 “특별 케이스” 선택으로 간주해야 합니다. 너무 많은 중소기업 IT 부서들이 자신들의 행동을 정당화하도록 요구받지 않은 채 비싼 길을 선택하고 있습니다. 더 많은 소규모 기업들이 IT 지출 모니터링에 성실하다면, 돈이 다소 자유롭게 지출되는 것뿐만 아니라 때로는 전혀 사용할 수 없는 기능에 지출되거나 장기적인 지원 비용이 많이 드는 시스템에 지출되는 많은 곳을 발견할 것입니다.