ایمیل داخلی برای کسبوکارهای کوچک
در کسبوکارهای کوچک، نگرانی اصلی درباره ایمیل، هزینه است. ایمیل یک کالاست و بهویژه در فروشگاههای کوچکتر، بزرگترین عامل تمایزدهنده بین محصولات و فروشندگان ایمیل، هزینه است. در شرکتهای بزرگتر، عواملی فراتر از هزینه مانند خدمات دایرکتوری، یکپارچهسازی سیستم، ایمیل فشاری، پشتیبانی گسترده از کلاینت، ابزارهای همکاری، حضور و غیره شروع به نقش پررنگتری میکنند.
بهطور شگفتانگیز، وقتی کسبوکارهای کوچک تصمیم میگیرند ایمیل خود را داخلی کنند، به نظر میرسد بلافاصله به Microsoft Exchange روی میآورند. نمیخواهم جایگاه Exchange را در بازار کماهمیت جلوه دهم. Exchange یک محصول بسیار قوی و پربار از ویژگی است که بهعنوان سرور همکاری و پیامرسانی سازمانی مرجع شهرت کسب کرده است. در دهه گذشته، Exchange ظاهراً از ناکجاآباد آمد و بازار ایمیل شرکتهای بزرگ را کاملاً تحت سلطه درآورد. مردم بهسادگی فرض میکنند که شما Exchange را در Fortune 500 اجرا میکنید و در بیشتر موارد درست است.
با این حال، ویژگیهایی که Exchange برای آنها بیشتر شناخته شده است، ویژگیهایی نیستند که اغلب برای کسبوکارهای کوچک حیاتی یا حتی مفید باشند. در واقع، حجم سنگین Exchange – که برای پشتیبانی از بسیاری از ویژگیهای عالی سازمانهای بزرگ لازم است – میتواند آن را برای کسبوکارهای کوچک دستوپا گیر کند – حتی برای آن کسبوکارهایی که منابع مالی و فناوری لازم برای پشتیبانی از آن را دارند. Exchange بر همکاری و ارتباطات داخلی تیمی تمرکز دارد.
Exchange بارهای زیادی به همراه دارد. اول از همه هزینه، خرید اولیه، صدور مجوز و پشتیبانی مداوم. هزینههای اولیه Exchange شامل خرید سرور ایمیل Exchange بهعلاوه مجوزهای لازم برای Windows Serverها – بله، چندین سرور – است که روی آنها اجرا میشود. (بله، میتوانید بخشی از این هزینه را با خرید Small Business Server Microsoft که این اجزا را با هم ادغام میکند کاهش دهید، اما هزینههای اضافی باقی میمانند و انعطافپذیری از دست میرود.) هزینههای صدور مجوز Exchange شامل Windows Server CAL و Exchange Email CAL برای هر کاربر و در برخی موارد حسابهای کاربری فرضی است که نیاز به دسترسی به سیستم خواهند داشت. هزینه پشتیبانی مداوم از پیچیدگی اضافی ناشی از مجموعه ویژگیهای پیچیده و معماری استقرار Exchange ناشی میشود.
دومین مجموعه بارها با Exchange از رابط کاربری، یعنی Outlook، ناشی میشود. از نظر فنی Exchange به رابط کاربری اضافی نیاز ندارد زیرا Outlook Web Access یا OWA بهصورت رایگان درج شده و یک رابط وب بسیار کاربردی برای ایمیل است. این اگر تمام قابلیتهای Exchange از طریق OWA در دسترس بود خوب بود، اما اینطور نیست، بنابراین این اغلب چیزی بیشتر از یک راهحل جایگزین مناسب برای کاربران راه دور که دور از لپتاپهای شرکتی خود هستند نیست. برای بهرهگیری واقعی از مزایای Exchange، یک شرکت باید در Microsoft Outlook سرمایهگذاری کند که یک پلتفرم ایمیل و همکاری بسیار قوی و قدرتمند است اما همچنین گرانقیمت. هزینه هر کاربر Outlook میتواند هنگامی که به هزینههای هر کاربر موجود از صدور مجوز Exchange اضافه شود، کاملاً قابل توجه باشد.
سومین مجموعه بارها از سربار مدیریت چنین موجود پیچیده و قدرتمندی مانند Exchange ناشی میشود. Exchange یک سیستم ساده نیست و هنگامی که طبق بهترین شیوههای امنیتی ایمن شود، چندین سرور فیزیکی را در بر میگیرد و در نقشهای متعدد عمل میکند. مدیریت سیستم Exchange بهعنوان یک رشته مستقل در IT یا حداقل یک تخصص Windows Server محسوب میشود. مدیران Exchange واجد شرایط پرهزینه هستند و کسبوکارهای بزرگ به آنها نیاز دارند. کسبوکارهای کوچکی که به دنبال استعداد خوب Exchange هستند، یا قیمت بالایی میپردازند، مشاوران استخدام میکنند، یا سعی میکنند با کارکنانی با تجربه کمتر کار کنند – که میتواند فاجعهآمیز باشد روی چنین سیستم حیاتی و در معرض عموم. علاوه بر مدیریت خود سیستم Exchange، کارکنان باید با مدیریت استقرار و نگهداری کلاینتهای Outlook نیز دستوپنجه نرم کنند که هرچند پیچیده نیست، اما در مقایسه با سایر راهکارها، بار بخش IT را افزایش میدهد.
هزینههای بالقوه بیشتری از نیاز به تأمین فناوریهای ضدویروس و ضدهرزنامه برای پشتیبانی از نصب Exchange ناشی میشود. بیانصافی است که فناوریهای AV و AS را در ارتباط با Exchange ذکر کنیم بدون اینکه اشاره کنیم که هر سیستم ایمیل داخلی به این فناوریها نیاز مطلق خواهد داشت – این هزینهها مطمئناً منحصر به Exchange نیستند. با این حال، اکوسیستم اطراف Exchange تمایل بسیار قوی دارد به استفاده از ابزارهای تجاری گرانقیمت شخص ثالث برای رفع این نیازها تشویق کند. خارج از Exchange، فناوریهای AV و AS اغلب با پکیجهای ایمیل درج شدهاند و هیچ خرید بیشتری لازم نیست.
در فضای جایگزین Exchange، ورودیهای متنباز Zimbra و Scalix بهعلاوه چندین محصول تجاری مانند Lotus Notes از IBM، Groupwise از Novell، Open-Xchange و MailServer از Kerio رقابت میکنند. از این میان، Lotus Notes و Groupwise عمدتاً فضای کسبوکار بزرگ را هدف میگیرند و مجموعه ویژگیهای همکاری پیچیده و هزینههای خود را میآورند. چهار مورد دیگر، Zimbra، Scalix، Open-Xchange و Kerio MailServer، عمدتاً بر فضای کسبوکار کوچک تمرکز میکنند و راهحلهای نابتر و هدفمندتری ارائه میدهند که احتمالاً با پروفایل مورد نظر برای اکثر کسبوکارهای کوچکی که به دنبال آوردن راهکار ایمیل خود به داخل هستند، مطابقت دارد.
در چند سال گذشته، Zimbra بهویژه با رابط وب پیشرفتهاش و فروش اولیه به Yahoo! و اخیراً خرید آن توسط VMWare، در اخبار بوده است. Zimbra حداقل در رسانهها پیشقدم شده در حمله فروشندگان جایگزین که به دنبال باز کردن بازار ایمیل داخلی هستند. آنچه این محصولات را برجسته میکند این است که آنها بخش عمدهای از ویژگیهای سازمانی Exchange را، از جمله تقویم و سایر برنامههای مهم شرکتی، ارائه میدهند، اما این کار را یا بهصورت رایگان یا با قیمتهای بسیار رقابتی و از طریق رابطهای وب قوی انجام میدهند و نیاز به یک کلاینت سنگین محلی مانند Outlook را حذف میکنند (اما گزینه آن را حفظ میکنند).
Zimbra و Scalix واقعاً بهعنوان نامزدهای ایدهآل برای اکثر کسبوکارهای کوچک که میخواهند ایمیل خود را داخلی نگه دارند، برجسته میشوند. هر دو Zimbra و Scalix طیف وسیعی از قابلیتها، رابط وب قوی مبتنی بر AJAX، پایگاه نصب تجاری بزرگ، پشتیبانی گسترده صنعتی ارائه میدهند و گزینه پولی پشتیبانی کامل فروشنده را پیشنهاد میکنند. اما بزرگترین مزیت برای بسیاری از کسبوکارهای کوچک این است که این پکیجها در نسخههای کاملاً رایگان در دسترس هستند و به یک SMB با بودجه محدود اجازه میدهند کاملاً به بخش IT داخلی خود یا فروشنده IT خود برای پشتیبانی متکی باشند نه اینکه مجوزهای گرانقیمت سیستم ایمیل هر کاربر بخرند.
علاوه بر اینکه خودشان رایگان هستند، Zimbra و Scalix طیفی از سناریوهای استقرار از جمله Red Hat Linux و جایگزین رایگان آن CentOS Linux و همچنین Suse Linux از Novell ارائه میدهند. با در دسترس بودن روی این پلتفرمها، این فروشندگان دوباره هزینه استقرار راهکارهای خود را کاهش میدهند زیرا هیچ مجوز Windows Server برای پشتیبانی از آنها لازم نیست. این یک صرفهجویی هزینه بالقوه بزرگ در مقابل Exchange است، چرا که Exchange نه یک بلکه حداقل دو مجوز Windows Server برای اجرا نیاز دارد. Linux همچنین برخی مزایای هزینه و عملکرد در فضای مجازیسازی با گزینههای مجازیسازی بیشتر و متنوعتر در مقایسه با اکثر پلتفرمهای دیگر میآورد.
البته پیشبینیهایی وجود دارد. بسیاری از فروشگاهها هنگام نگاه کردن به راهکارهای غیر Microsoft محتاط هستند. کمبود متخصصان Linux ماهر در فضای SMB نگرانکننده است. مدیران Windows فراوان هستند و بهندرت فروشگاهی وجود دارد که نیاز داشته باشد حتی به دنبال آنها بگردد، چه رسد به اینکه نتواند فردی توانا برای پشتیبانی از سیستمهای خود پیدا کند. در حالی که مدیران Linux بهراحتی یافت نمیشوند، اما بهطور گسترده در دسترس هستند و بهطور متوسط، به نظر من، مهارت بیشتری دارند – شاید به این دلیل که استخر کوچکتر و باسابقهتری از افراد برای جذب استعداد وجود دارد. این به متعادل کردن معادله کمک میکند و پشتیبانی از Linux را نه آنقدر ترسناک که بهنظر میرسد برای کسبوکارهای کوچک جلوه دهد، اما به این معناست که اکثر SMBها باید به شرکتهای مشاور IT با تجربهتر روی آورند – که میتواند مزایای هزینهای بلندمدت نیز داشته باشد.
بسیاری از کاربران به قابلیتها و رابطهای Exchange معتاد هستند. این میتواند عامل قابل توجهی در تصمیمگیری برای امتحان یک محصول جایگزین باشد. وقتی کارکنان به گردش کارها و فرآیندهای موجود خود عادت کردهاند، تغییر آنها از طریق جایگزینی معماری سرور ایمیل میتواند کاملاً مخل باشد. Exchange مجموعه کاملاً گستردهای از قابلیتها ارائه میدهد و کاربرانی که از آن قابلیتها استفاده میکنند، که توسط محصولات رقیب پوشش داده نمیشوند، احتمالاً از دست دادن آن ویژگیها را دوست نخواهند داشت، حتی اگر جایگزینهایی موجود باشد. بنابراین آگاهی از پایگاه کاربری و ویژگیهای مورد استفاده مهم است. بسیاری از شرکتها هرگز این ویژگیها را لمس نمیکنند و میتوانند بهراحتی مهاجرت کنند.
Zimbra و Scalix البته ویژگیهای خاص خود را دارند. یکی از بهترینها، سیستم پیامرسانی فوری داخلی Zimbra و سیستم حضور ساخته شده با استفاده از پروتکل استاندارد XMPP است. قرار دادن پیامرسانی فوری امن مستقیماً در رابط ایمیل یک پیروزی بزرگ برای Zimbra و ارزش افزوده قابل توجهی نسبت به وضع موجود است.
بدیهی است که زمان ایدهآل برای در نظر گرفتن یک محصول ایمیل جایگزین در ابتدا است، زمانی که ایمیل برای اولین بار مستقر میشود یا زمانی که مهاجرت از سیستم دیگری از قبل در جریان است. اما حتی شرکتهایی با سیستمهای ایمیل موجود میتوانند با انتقال به یک سیستم کمهزینهتر به دنبال مزایای هزینهای باشند، با صرفهجوییهایی که در طول دوره طولانیتری جبران میشوند و کار بیشتری برای آموزش کاربران لازم است.
کسبوکارهای کوچک باید ابتدا به محصولاتی مانند Zimbra و Scalix بهعنوان انتخاب de facto برای محیطهای خود نگاه کنند و محصولات سنگینتر و گرانتر مانند Microsoft Exchange باید انتخاب «موارد خاص» در نظر گرفته شود که نیاز به تحلیل دقیق هزینه و توجیه دارد. بسیاری از بخشهای IT SMB بدون اینکه مجبور به توجیه اقدامات خود باشند، مسیر گران را انتخاب میکنند. اگر کسبوکارهای کوچک بیشتری در نظارت بر هزینههای IT خود دقیق بودند، احتمالاً مکانهای زیادی مییافتند که پولشان نهتنها نسبتاً آزادانه خرج میشود، بلکه گاهی حتی برای ویژگیهایی که اصلاً نمیتوانند از آنها استفاده کنند و گاهی روی سیستمهایی که هزینههای پشتیبانی بلندمدت زیادی دارند.
آگهی
