البريد الإلكتروني الداخلي للشركات الصغيرة
في الشركات الصغيرة، يتمحور الاهتمام الأساسي بالبريد الإلكتروني حول التكلفة. فالبريد الإلكتروني سلعة، ولا سيما في المتاجر الأصغر، يُعدّ عامل التكلفة أبرز ما يميز منتجات البريد الإلكتروني وبائعيها. في الشركات الأكبر، تبدأ عوامل أخرى تتجاوز التكلفة في التأثير بشكل أكبر، كخدمات الدليل، وتكامل الأنظمة، والبريد الفوري، ودعم العملاء الموسَّع، وأدوات التعاون والحضور وغيرها.
ومن المفاجئ أنه حين تقرر الشركات الصغيرة إدارة بريدها الإلكتروني داخلياً، يبدو أنها تتجه فوراً إلى Microsoft Exchange. لا أريد الإقلال من مكانة Exchange في السوق. فـ Exchange منتج بالغ المتانة وغني بالميزات وقد أثبت جدارته باعتباره الخادم المرجعي للتعاون والمراسلة في المؤسسات. في العقد الماضي، جاء Exchange من حيث لم يكن أحد يتوقع ليهيمن تماماً على سوق البريد الإلكتروني للشركات الكبيرة. يفترض الناس ببساطة أنك تشغّل Exchange في قائمة فورتشن 500 وهذا صحيح في معظم الأحيان.
غير أن الميزات التي يشتهر بها Exchange ليست دائماً ميزات حيوية أو حتى مفيدة للشركات الصغيرة. في الواقع، ثقل Exchange – الضروري لدعم الكثير من الميزات المخصصة للشركات الكبيرة – قد يجعله عسير الإدارة للشركات الصغيرة، حتى لتلك التي تمتلك الموارد المالية والتكنولوجية اللازمة لدعمه. يُركّز Exchange على التعاون والتواصل الداخلي بين الفرق.
يحمل Exchange معه أعباء عديدة. أولها التكلفة: الشراء المبدئي، والترخيص، والدعم المستمر. تشمل التكاليف المبدئية لـ Exchange شراء خادم البريد الإلكتروني بالإضافة إلى التراخيص اللازمة لخوادم Windows – نعم، خوادم متعددة – التي يعمل عليها. (نعم، يمكن التخفيف من بعض هذه التكاليف بشراء Microsoft Small Business Server الذي يدمج هذه المكونات معاً، لكن تكاليف إضافية تبقى وتُفقد المرونة.) تشمل تكاليف الترخيص لـ Exchange رخص CAL لـ Windows Server ورخص CAL للبريد الإلكتروني في Exchange لكل مستخدم، وفي بعض الحالات حسابات مستخدمين وهمية، ممن يحتاجون إلى الوصول إلى النظام. تأتي تكاليف الدعم المستمر من التعقيد الإضافي الناجم عن مجموعة الميزات المعقدة وبنية نشر Exchange.
المجموعة الثانية من أعباء Exchange تأتي من واجهة المستخدم، وتحديداً Outlook. من الناحية التقنية لا يتطلب Exchange واجهة مستخدم إضافية إذ يتضمن Outlook Web Access أو OWA مجاناً وهو واجهة ويب وظيفية للغاية للبريد الإلكتروني. وهذا كافٍ لو كانت جميع وظائف Exchange متاحة عبر OWA، لكن هذا ليس الحال، لذا كثيراً ما لا يكون OWA إلا حلاً احتياطياً مقبولاً للمستخدمين البعيدين الغائبين عن أجهزة الكمبيوتر المحمولة المؤسسية. للاستفادة الحقيقية من Exchange تحتاج الشركة إلى الاستثمار في Microsoft Outlook الذي هو منصة بريد إلكتروني وتعاون قوية للغاية، لكنها أيضاً مكلفة. قد تكون التكلفة لكل مستخدم لبرنامج Outlook كبيرة جداً حين تُضاف إلى تكاليف الترخيص لكل مستخدم الموجودة بالفعل في Exchange.
تأتي المجموعة الثالثة من الأعباء من كلفة إدارة ضخامة Exchange وتعقيده. Exchange ليس نظاماً بسيطاً وحين يُؤمَّن وفق أفضل الممارسات، يمتد على عدة خوادم مادية ويعمل في أدوار متعددة. يُعدّ إدارة نظام Exchange تخصصاً قائماً بذاته داخل تقنية المعلومات، أو على الأقل تخصصاً فرعياً ضمن Windows Server. مديرو Exchange المؤهلون مكلفون وموضع طلب كبير من الشركات الكبيرة. الشركات الصغيرة الراغبة في جذب كفاءات جيدة في Exchange إما ستدفع أسعاراً باهظة أو ستلجأ إلى مستشارين أو ستضطر إلى الاكتفاء بموظفين أقل خبرة – وهو كارثة محتملة على نظام بالغ الأهمية ومعرَّض للعامة. إضافة إلى إدارة نظام Exchange نفسه، سيحتاج الموظفون إلى التعامل مع إدارة نشر وصيانة عملاء Outlook الذي، وإن لم يكن معقداً، يزيد من العبء على قسم تقنية المعلومات مقارنة بالحلول الأخرى.
مزيد من التكاليف المحتملة يأتي من الحاجة إلى توفير تقنيات مكافحة الفيروسات ومكافحة البريد المزعج لدعم تثبيت Exchange. سيكون من غير المنصف ذكر تقنيات مكافحة الفيروسات ومكافحة البريد المزعج في سياق Exchange دون الإشارة إلى أن أي نظام بريد إلكتروني داخلي سيحتاج قطعاً إلى هذه التقنيات أيضاً – فهذه التكاليف ليست حكراً على Exchange. غير أن النظام البيئي المحيط بـ Exchange يميل بشدة إلى تشجيع استخدام أدوات تجارية تابعة لجهات خارجية مكلفة لتلبية هذه الاحتياجات. خارج سياق Exchange، كثيراً ما تكون تقنيات مكافحة الفيروسات ومكافحة البريد المزعج مدمجة في حزم البريد الإلكتروني ولا يلزم شراء إضافي.
في مجال بدائل Exchange تتنافس منتجات مفتوحة المصدر كـ Zimbra وScalix، إلى جانب عدة منتجات تجارية كـ Lotus Notes من IBM، وGroupwise من Novell، وOpen-Xchange، وKerio MailServer. من هؤلاء، يستهدف Lotus Notes وGroupwise بصفة أساسية قطاع الشركات الكبيرة حاملَين معهما مجموعة وظائف تعاون معقدة وتكلفة باهظة. أما الأربعة الآخرون، Zimbra وScalix وOpen-Xchange وKerio MailServer، فيتمحورون بصفة أساسية حول قطاع الشركات الصغيرة ويقدمون حلولاً أكثر خفة وأدق توجهاً وأكثر توافقاً مع المتطلبات الشائعة لغالبية الشركات الصغيرة الراغبة في إدارة بريدها الإلكتروني داخلياً.
على مدى السنوات القليلة الماضية، كانت Zimbra بصفة خاصة في دائرة الأضواء بفضل واجهتها الويب المتقدمة وبيعها المبكر لـ Yahoo! ثم الاستحواذ عليها الأخير من قِبَل VMware. قادت Zimbra، على الأقل في الإعلام، موجة بائعي البدائل الساعين إلى فتح سوق البريد الإلكتروني الداخلي. ما يجعل هذه المنتجات بارزة هو أنها تقدم الجزء الأكبر من ميزات Exchange على مستوى المؤسسات، بما في ذلك التقويم وتطبيقات مؤسسية مهمة أخرى، لكنها تفعل ذلك إما مجاناً أو بأسعار تنافسية للغاية وعبر واجهات ويب متينة تُلغي الحاجة إلى عميل ثقيل محلي كـ Outlook (مع الحفاظ على الخيار في ذلك).
تبرز Zimbra وScalix فعلاً كمرشحَين مثاليَّين لغالبية الشركات الصغيرة الراغبة في إبقاء بريدها الإلكتروني داخلياً. تقدم كلتاهما مجموعة وظائف واسعة، وواجهة ويب قوية مبنية على AJAX، وقاعدة تثبيت تجارية واسعة، ودعم صناعي شامل، وخيار دعم البائع المدفوع. لكن أكبر ميزة للعديد من الشركات الصغيرة هي أن هذه الحزم متاحة بإصدارات مجانية تماماً تتيح للشركة الصغيرة المحدودة الميزانية الاعتماد كلياً على قسم تقنية المعلومات الداخلي أو المزود الخارجي للحصول على الدعم بدلاً من شراء تراخيص أنظمة بريد إلكتروني مكلفة لكل مستخدم.
إضافة إلى كونها مجانية في حد ذاتها، تقدم Zimbra وScalix مجموعة من سيناريوهات النشر تشمل Red Hat Linux وبديله المجاني CentOS Linux، فضلاً عن Suse Linux من Novell. بتوفرهما على هذه المنصات، يُخفّض هؤلاء البائعون مجدداً تكلفة نشر حلولهم إذ لا يلزم ترخيص Windows Server لدعمهما. وهذا وفر محتمل كبير في التكاليف مقارنة بـ Exchange مرة أخرى، لأن Exchange يتطلب ليس خادم Windows Server واحداً بل على الأقل خادمَين. ويُضيف Linux أيضاً مزايا تكلفة وأداء في مجال الافتراضية مع خيارات افتراضية أكثر تنوعاً مقارنة بمعظم المنصات الأخرى.
ثمة تحفظات بالطبع. كثير من المتاجر حذرة حين تنظر في الحلول غير المبنية على Microsoft. إن غياب الفنيين المهرة في Linux في قطاع الشركات الصغيرة والمتوسطة يمثل قلقاً حقيقياً. فمديرو Windows وفيرون ونادراً ما تضطر المتاجر إلى البحث عنهم. في حين أن مديري Linux ليسوا نادري الوجود، إلا أنهم متاحون على نطاق واسع ويميلون في المتوسط، في رأيي، إلى مستوى أعلى من المهارة – ربما لأن المجمع الأصغر والأكثر أقدمية هو المصدر الذي يُستقى منه المواهب. هذا يساعد على تعديل المعادلة مما يجعل دعم Linux أقل إثارة للقلق مما قد يبدو للشركات الصغيرة، لكنه يعني أن معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة ستحتاج إلى الاستعانة بشركات استشارات تقنية أكثر خبرة – مما قد يُحقق مزايا تكلفة على المدى البعيد أيضاً.
كثير من المستخدمين مدمنون على وظائف Exchange وواجهاته. قد يكون هذا عاملاً مهماً في قرار تجربة منتج بديل. حين يتعوّد العمال على سير العمل والعمليات الحالية، قد يكون تغييرها باستبدال بنية خادم البريد الإلكتروني لديهم أمراً مقلقاً بعض الشيء. يقدم Exchange مجموعة واسعة من الوظائف، والمستخدمون الذين يعتمدون على تلك الوظائف غير المتاحة في المنتجات المنافسة لن يكونوا راضين على الأرجح بفقدان هذه الميزات، حتى لو توفرت بدائل. لذا فإن معرفة قاعدة مستخدميك والوظائف التي يستخدمونها أمر مهم. كثير من الشركات لا تلجأ إلى هذه الميزات أبداً ويمكنها الانتقال بسهولة.
تقدم Zimbra وScalix ميزاتهما الخاصة بالطبع. من أبرزها نظام المراسلة الفورية والحضور المدمج في Zimbra والمبني على بروتوكول XMPP القياسي. إدماج المراسلة الفورية الآمنة مباشرة في واجهة البريد الإلكتروني يُعدّ انتصاراً كبيراً لـ Zimbra وإضافة قيمة جوهرية تتجاوز الوضع الراهن.
من الواضح أن الوقت المثالي للنظر في منتج بريد إلكتروني بديل هو في البداية حين يُنشر البريد الإلكتروني لأول مرة أو حين تكون هجرة من نظام آخر قيد الاندلاع فعلاً. لكن حتى الشركات ذات أنظمة البريد الإلكتروني الموجودة يمكنها السعي إلى تحقيق وفر في التكاليف بالانتقال إلى نظام أقل تكلفة مع استرداد المدخرات على مدى فترة أطول واستلزام قدر أكبر من العمل لتدريب المستخدمين.
ينبغي للشركات الصغيرة أن تنظر أولاً إلى منتجات كـ Zimbra وScalix باعتبارهما الخيار الافتراضي لبيئاتها، وأن تعتبر المنتجات الأثقل والأغلى تكلفة كـ Microsoft Exchange خياراً لـ"الحالات الخاصة" التي تستلزم تحليلاً دقيقاً للتكاليف ومبرراً واضحاً. كثير جداً من أقسام تقنية المعلومات في الشركات الصغيرة تختار المسار المكلف دون أن تُطلب منها تبريرات. لو كانت الشركات الصغيرة أكثر حرصاً على مراقبة إنفاقها التقني، لوجدت على الأرجح أماكن عديدة تُنفَق فيها أموالها بسخاء نوعاً ما، وأحياناً حتى على ميزات لا تستطيع استخدامها البتة وأحياناً على أنظمة تحمل أيضاً تكاليف دعم طويلة الأمد.
إعلان
