Poczta elektroniczna we własnym zakresie dla małych firm

W małych firmach głównym problemem dotyczącym poczty elektronicznej jest koszt. E-mail jest towarem, a szczególnie w mniejszych firmach największym czynnikiem różnicującym produkty i dostawców poczty jest koszt. W większych firmach zaczyna się liczyć więcej czynników poza kosztami, takich jak usługi katalogowe, integracja systemów, push e-mail, rozszerzona obsługa klientów, narzędzia do współpracy, obecność i inne.

Co zaskakujące, kiedy małe firmy decydują się na własne rozwiązanie pocztowe, wydają się natychmiast sięgać po Microsoft Exchange. Nie chcę umniejszać pozycji Exchange na rynku. Exchange to niezwykle solidny i bogaty w funkcje produkt, który zasłużył na swoją reputację jako domyślny serwer współpracy i wiadomości dla przedsiębiorstw. W ciągu ostatniej dekady Exchange wyłonił się niemal znikąd i całkowicie zdominował rynek poczty elektronicznej dla dużych firm. Ludzie po prostu zakładają, że w Fortune 500 korzysta się z Exchange i, w większości, mają rację.

Funkcje, z których Exchange jest najbardziej znany, nie są jednak funkcjami często krytycznymi ani nawet przydatnymi dla małych firm. W rzeczywistości ciężar Exchange – konieczny do obsługi tak wielu świetnych funkcji dla dużych firm – może sprawiać, że jest on trudny w zarządzaniu dla małych firm – nawet dla tych z zasobami finansowymi i technologicznymi wystarczającymi do jego obsługi. Exchange koncentruje się na współpracy i wewnętrznej komunikacji zespołowej.

Exchange niesie ze sobą wiele obciążeń. Pierwszym z nich jest koszt: zakup z góry, licencjonowanie i bieżące wsparcie. Koszty początkowe Exchange obejmują zakup serwera pocztowego Exchange wraz z licencjami dla Windows Server – tak, dla wielu serwerów – na których jest uruchamiany. (Tak, można nieco obniżyć te koszty, kupując Microsoft Small Business Server, który integruje te komponenty, ale dodatkowe koszty pozostają, a elastyczność jest ograniczona.) Koszty licencjonowania Exchange obejmują potrzebne Windows Server CAL i Exchange Email CAL dla każdego użytkownika, a w niektórych przypadkach fikcyjnych kont użytkowników, którzy będą musieli uzyskać dostęp do systemu. Bieżący koszt wsparcia wynika z dodatkowej złożoności wynikającej z rozbudowanego zestawu funkcji i architektury wdrożenia Exchange.

Drugi zestaw obciążeń Exchange wiąże się z interfejsem użytkownika, mianowicie Outlook. Technicznie Exchange nie wymaga żadnego dodatkowego interfejsu użytkownika, ponieważ Outlook Web Access, czyli OWA, jest dołączony bezpłatnie i jest bardzo funkcjonalnym interfejsem webowym do poczty. Byłoby to wystarczające, gdyby cała funkcjonalność Exchange była dostępna przez OWA, ale tak nie jest, więc OWA jest często niczym więcej niż przyzwoitym rozwiązaniem awaryjnym dla użytkowników zdalnych przebywających poza swoimi służbowymi laptopami. Aby naprawdę czerpać korzyści z Exchange, firma musi zainwestować w Microsoft Outlook, który jest bardzo solidną i potężną platformą do poczty elektronicznej i współpracy, ale też kosztowną. Koszt Outlook na użytkownika może być dość znaczący, gdy doliczymy go do kosztów licencjonowania Exchange.

Trzeci zestaw obciążeń wynika z narzutu związanego z zarządzaniem tak złożonym i potężnym systemem jak Exchange. Exchange nie jest prostym systemem i, gdy jest zabezpieczony zgodnie z najlepszymi praktykami, rozciąga się na wiele fizycznych serwerów i działa w wielu rolach. Administracja systemem Exchange jest uważana za własną dyscyplinę w IT lub przynajmniej za specjalizację Windows Server. Wykwalifikowani administratorzy Exchange są kosztowni i poszukiwani przez duże firmy. Małe firmy poszukujące dobrych specjalistów Exchange będą albo płacić najwyższe stawki, zatrudniać konsultantów, albo próbować radzić sobie z mniej doświadczonym personelem – co stanowi potencjalną katastrofę w przypadku tak krytycznego i publicznie wystawionego systemu. Oprócz zarządzania samym systemem Exchange, personel będzie musiał również zarządzać wdrożeniem i utrzymaniem klientów Outlook, co, choć niezbyt skomplikowane, zwiększa obciążenie działu IT w porównaniu z innymi rozwiązaniami.

Dodatkowe koszty wynikają z konieczności dostarczenia technologii antywirusowych i antyspamowych na potrzeby instalacji Exchange. Byłoby niesprawiedliwe wspominać o technologiach AV i AS w kontekście Exchange bez zaznaczenia, że każdy własny system pocztowy będzie ich absolutnie potrzebował – koszty te z pewnością nie są unikalne dla Exchange. Jednak ekosystem wokół Exchange ma bardzo silną tendencję do zachęcania do używania drogich, komercyjnych narzędzi firm trzecich do spełnienia tych potrzeb. Poza Exchange, technologie AV i AS są często dołączane do pakietów pocztowych i nie są potrzebne żadne dalsze zakupy.

W przestrzeni alternatyw dla Exchange rywalizują o uwagę rozwiązania open source: Zimbra i Scalix, a także kilka produktów komercyjnych, takich jak IBM Lotus Notes, Novell Groupwise, Open-Xchange i Kerio MailServer. Spośród nich Lotus Notes i Groupwise celują przede wszystkim w segment dużych firm, wnosząc własny zestaw złożonych funkcji współpracy i kosztów. Pozostałe cztery: Zimbra, Scalix, Open-Xchange i Kerio MailServer, koncentrują się głównie na segmencie małych firm i oferują bardziej zwarte, ukierunkowane rozwiązania, które najprawdopodobniej lepiej pasują do profilu pożądanego przez większość małych firm chcących wdrożyć własne rozwiązanie pocztowe.

W ciągu ostatnich kilku lat Zimbra szczególnie pojawiała się w wiadomościach dzięki zaawansowanemu interfejsowi webowemu, wczesnemu zakupowi przez Yahoo! i bardzo niedawnemu przejęciu przez VMware. Zimbra prowadziła, przynajmniej w mediach, szarżę alternatywnych dostawców chcących otworzyć rynek poczty własnej. To, co wyróżnia te produkty, to fakt, że dostarczają one większość funkcji klasy korporacyjnej Exchange, w tym kalendarz i inne ważne aplikacje korporacyjne, ale robią to albo bezpłatnie, albo po bardzo konkurencyjnych cenach i przez solidne interfejsy webowe, eliminując potrzebę lokalnego klienta grubego jak Outlook (zachowując przy tym tę opcję).

Zimbra i Scalix naprawdę wyróżniają się jako idealni kandydaci dla większości małych firm, które chcą utrzymywać pocztę we własnym zakresie. Zarówno Zimbra, jak i Scalix oferują szeroki zakres funkcji, solidny interfejs webowy oparty na AJAX, dużą komercyjną bazę instalacji, szerokie wsparcie branżowe i oferują płatną opcję pełnego wsparcia dostawcy. Ale największą korzyścią dla wielu małych firm jest to, że te pakiety są dostępne w całkowicie bezpłatnych edycjach, pozwalając SMB z ograniczonym budżetem polegać całkowicie na swoim wewnętrznym dziale IT lub dostawcy IT w zakresie wsparcia, zamiast kupować drogie licencje na system pocztowy per użytkownik.

Poza tym, że same są bezpłatne, Zimbra i Scalix oferują szereg scenariuszy wdrożenia, w tym Red Hat Linux i jego bezpłatną alternatywę CentOS Linux, a także Novell Suse Linux. Będąc dostępnymi na tych platformach, dostawcy ci ponownie obniżają koszty wdrożenia swoich rozwiązań, ponieważ do ich obsługi nie jest wymagana licencja Windows Server. To jest kolejny duży potencjalny oszczędność kosztów w stosunku do Exchange, który wymaga nie jednej, ale co najmniej dwóch licencji Windows Server. Linux przynosi również pewne zalety kosztowe i wydajnościowe w przestrzeni wirtualizacji, z większą liczbą zróżnicowanych opcji wirtualizacji w porównaniu z większością innych platform.

Oczywiście istnieją zastrzeżenia. Wiele firm jest ostrożnych, gdy patrzy na rozwiązania inne niż Microsoft. Brak wykwalifikowanych techników Linux w segmencie SMB jest prawdziwym problemem. Administratorzy Windows są liczni i rzadko zdarza się, że firma musiałaby nawet szukać takiego, a co dopiero nie znaleźć zdolnego do obsługi swoich systemów. Chociaż administratorzy Linux nie są aż tak łatwo dostępni, są powszechnie dostępni i mają tendencję do bycia przeciętnie, moim zdaniem, bardziej wykwalifikowanymi – choćby dlatego, że pula dostępnych specjalistów jest mniejsza i bardziej doświadczona. Pomaga to zrównoważyć równanie, sprawiając, że wsparcie Linux nie jest wcale tak przerażające, jak mogłoby się wydawać dla małych firm, ale oznacza to, że większość SMB będzie musiała zwrócić się do bardziej doświadczonych firm konsultingowych IT, by im pomogły – co może też przynieść długoterminowe korzyści kosztowe.

Wielu użytkowników jest uzależnionych od funkcjonalności i interfejsów Exchange. Może to być istotnym czynnikiem przy decydowaniu się na wypróbowanie alternatywnego produktu. Gdy pracownicy przyzwyczają się do swoich istniejących przepływów pracy i procesów, zmiana ich poprzez zastąpienie architektury serwera pocztowego może być dość destrukcyjna. Exchange oferuje dość rozbudowany zestaw funkcji i użytkownicy korzystający z tych funkcji, które nie są obsługiwane przez produkty konkurencyjne, prawdopodobnie nie będą zadowoleni z utraty tych cech, nawet jeśli dostępne są alternatywy. Dlatego ważne jest poznanie swojej bazy użytkowników i tego, jakich funkcji używają. Wiele firm nigdy nie dotyka tych funkcji i może łatwo przeprowadzić migrację.

Zimbra i Scalix mają oczywiście własne funkcje. Jedną z najlepszych jest wbudowany system wiadomości błyskawicznych i obecności Zimbra, zbudowany przy użyciu standardowego protokołu XMPP. Umieszczenie bezpiecznych wiadomości błyskawicznych bezpośrednio w interfejsie pocztowym to ogromna wygrana dla Zimbra i znaczna wartość dodana w stosunku do status quo.

Oczywiście idealnym momentem na rozważenie alternatywnego produktu pocztowego jest sam początek, gdy poczta jest po raz pierwszy wdrażana lub gdy migracja z innego systemu jest już w toku. Ale nawet firmy z istniejącymi systemami poczty mogą szukać korzyści kosztowych, przechodząc na mniej kosztowny system, a oszczędności będą odzyskiwane przez dłuższy czas, przy większej pracy niezbędnej do szkolenia użytkowników.

Małe firmy powinny w pierwszej kolejności sięgać po produkty takie jak Zimbra i Scalix jako de facto wybór dla swoich środowisk, a cięższe, droższe produkty, jak Microsoft Exchange, powinny być traktowane jako wybór “szczególnego przypadku”, wymagający starannej analizy kosztów i uzasadnienia. Zbyt wiele działów IT małych firm wybiera droższą opcję, nie będąc zmuszanym do uzasadnienia swoich działań. Gdyby więcej małych firm pilnie monitorowało swoje wydatki IT, prawdopodobnie znalazłyby wiele miejsc, gdzie ich pieniądze są nie tylko wydawane dość swobodnie, ale czasami wręcz na funkcje, z których w ogóle nie mogą korzystać, a czasami na systemy, które niosą ze sobą wiele długoterminowych kosztów wsparcia.