Intern e-mail til små virksomheder

I små virksomheder er den primære bekymring med e-mail omkostninger. E-mail er en handelsvare, og især i mindre virksomheder er den største differentieringsfaktor mellem e-mail-produkter og leverandører pris. I større virksomheder begynder faktorer ud over pris at spille en mere betydelig rolle, såsom katalogtjenester, systemintegration, push-e-mail, udvidet klientsupport, samarbejdsværktøjer, tilstedeværelse og meget mere.

Overraskende nok, når små virksomheder beslutter sig for at bringe deres e-mail internt, synes de straks at henvende sig til Microsoft Exchange. Nu ønsker jeg ikke at mindske Exchanges plads på markedet. Exchange er et ekstremt robust og funktionsrigt produkt, der har fortjent sit ry som den foretrukne enterprise-samarbejds- og beskedserver. I det seneste årti kom Exchange tilsyneladende fra ingenting og dominerede fuldstændigt store virksomheders e-mail-marked. Folk antager simpelthen, at du kører Exchange i Fortune 500, og for det meste har de ret.

De funktioner, som Exchange er bedst kendt for, er imidlertid ikke funktioner, der ofte er kritiske eller endda nyttige for små virksomheder. I virkeligheden kan vægten af Exchange – nødvendig for at understøtte så mange gode store-virksomhedsfunktioner – gøre det uhåndterligt for små virksomheder – selv for de virksomheder, der har de finansielle og teknologiske ressourcer til at understøtte det. Exchange fokuserer på samarbejde og intern teamkommunikation.

Exchange medfører mange byrder. Den første er pris, forudbetaling, licensering og løbende support. Forudgående omkostninger for Exchange inkluderer køb af Exchange e-mail-serveren plus de licenser, der er nødvendige for Windows Servers – ja, det er flere servere – som det kører på. (Ja, du kan afbøde nogle af disse omkostninger ved at købe Microsofts Small Business Server, som integrerer disse komponenter, men ekstraomkostninger forbliver og fleksibilitet mistes.) Licenseringsomkostninger for Exchange inkluderer nødvendige Windows Server CAL'er og Exchange Email CAL'er for hver bruger, og i nogle tilfælde fiktive brugerkonti, der skal have adgang til systemet. Løbende supportomkostninger kommer fra den ekstra kompleksitet, der opstår fra Exchanges komplekse funktionssæt og implementeringsarkitektur.

Det andet sæt byrder med Exchange kommer fra brugergrænsefladen, nemlig Outlook. Nu kræver Exchange teknisk set ingen yderligere brugergrænseflade, da Outlook Web Access, eller OWA, er inkluderet gratis og er en meget funktionel webgrænseflade til e-mail. Dette ville være fint, hvis al Exchanges funktionalitet var eksponeret gennem OWA, men det er ikke tilfældet, så dette er ofte intet mere end en anstændig reserveløsning for fjernbrugere, der er væk fra deres virksomhedsbærbare computere. For virkelig at opnå fordelene ved Exchange skal en virksomhed investere i Microsoft Outlook, som er en meget robust og kraftfuld e-mail- og samarbejdsplatform, men også en dyr én. Prisen pr. bruger for Outlook kan være ganske betydelig, når den lægges til de allerede eksisterende pr.-bruger-omkostninger fra Exchange-licensering.

Det tredje sæt byrder kommer fra overhead ved at administrere et så komplekst og kraftfuldt system som Exchange. Exchange er intet simpelt system og spænder, når det er sikret i overensstemmelse med bedste praksis, over flere fysiske servere og opererer i flere roller. Exchange-systemadministration anses for at være sin egen disciplin inden for IT eller i det mindste en Windows Server-specialitet. Kvalificerede Exchange-administratorer er dyre og eftertragtede af store virksomheder. Små virksomheder, der ønsker at anskaffe godt Exchange-talent, vil enten betale toppriser, hyre konsulenter eller forsøge at klare sig med mindre erfaret personale – en potentiel katastrofe på et så kritisk og offentligt eksponeret system. Ud over at administrere selve Exchange-systemet skal personalet også administrere implementering og vedligeholdelse af Outlook-klienterne, som, selv om det ikke er kompliceret, øger byrden på IT-afdelingen sammenlignet med andre løsninger.

Mere potentielle omkostninger kommer fra behovet for at levere antivirusteknologier og antispam-teknologier til at understøtte Exchange-installationen. Det ville være unfair at nævne AV- og AS-teknologier i forbindelse med Exchange uden at påpege, at ethvert internt e-mail-system absolut vil have brug for disse teknologier også – disse omkostninger er bestemt ikke unikke for Exchange. Det økosystem, der omgiver Exchange, har dog en meget stærk tendens til at opfordre til brug af dyre, kommercielle tredjepartsværktøjer til at imødekomme disse behov. Uden for Exchange er AV- og AS-teknologier ofte inkluderet med e-mail-pakkerne, og der kræves ingen yderligere køb.

I kampen om opmærksomheden i Exchange-alternativrummet er der open source-bidragyderne Zimbra og Scalix samt flere kommercielle produkter som IBMs Lotus Notes, Novells Groupwise, Open-Xchange og Kerios MailServer. Af disse er Lotus Notes og Groupwise primært rettet mod det store virksomhedsrum og medbringer deres eget sæt af komplekse samarbejdsfunktioner og omkostninger. De andre fire, Zimbra, Scalix, Open-Xchange og Kerio MailServer, fokuserer primært på det lille virksomhedsrum og tilbyder leggere, mere målrettede løsninger, der med større sandsynlighed passer til den profil, som de fleste små virksomheder ønsker, når de ønsker at bringe deres e-mail-løsning internt.

I de seneste par år har Zimbra især været i nyhederne med sin avancerede webgrænseflade og det tidlige salg til Yahoo! og den meget nylige overtagelse af VMware. Zimbra har ledet, i det mindste i medierne, angrebet fra alternative leverandører, der ønsker at åbne markedet for intern e-mail. Det, der gør disse produkter iøjnefaldende, er, at de leverer størstedelen af Exchanges enterprise-niveau-funktioner, herunder kalender og andre vigtige virksomhedsapplikationer, men gør det enten gratis eller til meget konkurrencedygtige priser og gennem robuste webgrænseflader, der fjerner behovet for en lokal tyk klient som Outlook (men bevarer muligheden).

Zimbra og Scalix skiller sig virkelig ud som ideelle kandidater for de fleste små virksomheder, der ønsker at holde deres e-mail internt. Både Zimbra og Scalix tilbyder en bred vifte af funktionalitet, robust AJAX-baseret webgrænseflade, store kommercielle installationsbaser, bred branchesupport og tilbyder den betalte mulighed for fuld leverandørsupport. Men den største fordel for mange små virksomheder er, at disse pakker er tilgængelige i helt gratis udgaver, hvilket giver en SMB med et stramt budget mulighed for udelukkende at stole på deres interne IT-afdeling eller deres IT-leverandør til support frem for at købe dyre pr.-bruger e-mail-systemlicenser.

Ud over at være gratis i sig selv tilbyder Zimbra og Scalix en række implementeringsscenarier, herunder Red Hat Linux og dets gratis alternativ CentOS Linux samt Novells Suse Linux. Ved at være tilgængelige på disse platforme sænker disse leverandører igen omkostningerne ved at implementere deres løsninger, da ingen Windows Server-licens er nødvendig for at understøtte dem. Dette er en stor potentiel omkostningsbesparelse i forhold til Exchange igen, da Exchange kræver ikke én, men mindst to Windows Server-licenser at køre på. Linux bringer også nogle omkostnings- og ydelsefordele i virtualiseringsrummet med flere og mere varierede virtualiseringsmuligheder sammenlignet med de fleste andre platforme.

Der er selvfølgelig forbehold. Mange butikker er forsigtige, når de ser på ikke-Microsoft-løsninger. En mangel på dygtige Linux-teknikere i SMB-rummet er en reel bekymring. Windows-administratorer er rigelige, og det er en sjælden butik, der selv ville have brug for at søge efter én, endsige undlade at finde en, der er i stand til at understøtte deres systemer. Selv om Linux-administratorer ikke just kan fanges ved at kaste med katte, er de bredt tilgængelige og har en tendens til gennemsnitligt, efter min mening, at være mere kvalificerede – om ikke andet fordi der er en mindre, mere erfaren pulje af mennesker at trække talent fra. Dette hjælper med at balancere ligningen og gør Linux-support langt fra så skræmmende, som det kan virke for små virksomheder, men det betyder, at de fleste SMB'er skal henvende sig til mere erfarne IT-konsulentfirmaer for at hjælpe dem – hvilket også kan bringe langsigtede omkostningsfordele.

Mange brugere er afhængige af funktionaliteten og grænsefladerne i Exchange. Dette kan være en betydelig faktor i beslutningen om at prøve et alternativt produkt. Når medarbejderne er blevet vant til deres eksisterende arbejdsgange og processer, kan det at ændre dem ved at erstatte deres e-mail-serverarkitektur være ret forstyrrende. Exchange tilbyder et ganske omfattende udvalg af funktionalitet, og brugere, der benytter disse funktioner, som ikke håndteres af konkurrerende produkter, vil sandsynligvis ikke være glade for at miste disse funktioner, selv om der er alternativer tilgængelige. Så det er vigtigt at kende sin brugerbase og hvilke funktioner der bruges. Mange virksomheder rører aldrig ved disse funktioner og kan nemt migrere.

Zimbra og Scalix har selvfølgelig også deres egne funktioner. En af de bedste er Zimbras indbyggede instant messaging-system og tilstedeværelsessystem bygget ved hjælp af standard XMPP-protokollen. At sætte sikker instant messaging direkte ind i e-mail-grænsefladen er en stor gevinst for Zimbra og en betydelig merværdi i forhold til status quo.

Det ideelle tidspunkt at overveje et alternativt e-mail-produkt er naturligvis helt i begyndelsen, når e-mail første gang implementeres, eller når en migration fra et andet system allerede er i gang. Men selv virksomheder med eksisterende e-mail-systemer kan søge omkostningsfordele ved at flytte til et billigere system med besparelser, der indhentes over en længere periode og med mere arbejde, der er nødvendigt for at træne brugere.

Små virksomheder bør først se på produkter som Zimbra og Scalix som de facto-valget for deres miljøer, og tungere, dyrere produkter som Microsoft Exchange bør betragtes som et "særtilfælde"-valg, der kræver omhyggelig omkostningsanalyse og begrundelse. Alt for mange SMB IT-afdelinger vælger den dyre vej uden at blive bedt om at retfærdiggøre deres handlinger. Hvis flere små virksomheder var flittige til at overvåge deres IT-udgifter, ville de sandsynligvis finde mange steder, hvor deres penge ikke kun bruges noget gavmildt, men nogle gange endda på funktioner, som de slet ikke kan bruge, og nogle gange på systemer, der også medfører mange langsigtede supportomkostninger.