中小企業における社内メール運用

中小企業においてメールの主な関心事はコストです。メールはコモディティであり、特に小規模な組織では、メール製品やベンダー間の最大の差別化要因はコストです。大企業では、ディレクトリサービス、システム統合、プッシュメール、拡張クライアントサポート、コラボレーションツール、プレゼンスなど、コスト以外の要素がより大きな役割を果たし始めます。

驚くことに、中小企業がメールを社内に持ち込もうと決断すると、すぐに Microsoft Exchange に目を向けるようです。Exchange の市場での位置づけを貶めるつもりはありません。Exchange は非常に堅牢で機能豊富な製品であり、最上位のエンタープライズコラボレーションおよびメッセージングサーバーとしての評判を確立しています。過去 10 年間で Exchange は事実上どこからともなく現れ、大企業のメール市場を完全に支配するようになりました。Fortune 500 企業では Exchange を使用していると単純に思われており、その大部分は正しいです。

しかし、Exchange が最もよく知られている機能は、中小企業にとって重要でさえなく、有用でもないことが多いです。実際には、Exchange の重さ — 多くの大企業向け機能をサポートするために必要な — は、財務的・技術的なリソースを持つ企業にとってさえ、中小企業には扱いにくいものになる可能性があります。Exchange はコラボレーションと社内チームコミュニケーションに焦点を当てています。

Exchange には多くの負担が伴います。最初の負担はコスト、つまり前払い購入、ライセンス、継続的なサポートです。Exchange の初期費用には、Exchange メールサーバーの購入に加え、それが動作する Windows Server のライセンスが含まれます — はい、複数のサーバーです。（Microsoft の Small Business Server を購入することでこれらのコンポーネントを統合することでこのコストを一部軽減できますが、追加コストが残り、柔軟性が失われます。）Exchange のライセンスコストには、システムにアクセスするすべてのユーザー、場合によっては架空のユーザーアカウントに対する Windows Server CAL と Exchange Email CAL が含まれます。継続的なサポートコストは、Exchange の複雑な機能セットと展開アーキテクチャから生じる余分な複雑さから来ます。

Exchange の第 2 の負担はユーザーインターフェース、すなわち Outlook から来ます。技術的には Exchange は追加のユーザーインターフェースを必要としません。Outlook Web Access（OWA）は無料で含まれており、メール用の非常に機能的な Web インターフェースです。Exchange の全機能が OWA で公開されていれば、これで十分でしょうが、そうではないため、多くの場合、これはオフィスのラップトップから離れているリモートユーザーのための優れたフォールバックソリューションに過ぎません。Exchange の利点を本当に享受するには、企業は Microsoft Outlook に投資する必要があります。Outlook は非常に堅牢で強力なメールおよびコラボレーションプラットフォームですが、コストも高いです。Outlook のユーザーあたりのコストは、Exchange ライセンスから生じるユーザーあたりのコストに加算されると、かなりの金額になります。

第 3 の負担は、Exchange のような複雑で強力なシステムを管理するオーバーヘッドから来ます。Exchange は単純なシステムではなく、ベストプラクティスに従ってセキュリティを確保すると、複数の物理サーバーにわたって展開され、複数の役割で動作します。Exchange のシステム管理は IT 内の独立した専門分野、あるいは少なくとも Windows Server の専門分野と見なされています。資格のある Exchange 管理者は高価であり、大企業から需要があります。優秀な Exchange 人材を求める中小企業は、高額を支払うか、コンサルタントを雇うか、経験の浅いスタッフで対応しようとするかのいずれかになります — このような重要で公開されているシステムでは潜在的に災難です。Exchange システム自体の管理に加えて、スタッフは Outlook クライアントの展開と保守の管理にも対応する必要があります。これは複雑ではありませんが、他のソリューションと比較して IT 部門への負担は増えます。

Exchange インストールをサポートするためのウイルス対策技術とスパム対策技術の提供から、さらなる潜在的コストが生じます。Exchange に関連してウイルス対策・スパム対策技術に言及する場合には、あらゆる社内メールシステムがこれらの技術を絶対に必要とすることを指摘しておくべきです。これらのコストは確実に Exchange に固有のものではありません。しかし、Exchange を取り巻くエコシステムは、これらのニーズを満たすために高価な商用サードパーティツールの使用を強く推奨する傾向があります。Exchange 以外では、ウイルス対策・スパム対策技術はメールパッケージに含まれていることが多く、追加の購入は必要ありません。

Exchange の代替スペースでは、オープンソースの Zimbra と Scalix、また IBM の Lotus Notes、Novell の Groupwise、Open-Xchange、Kerio の MailServer などいくつかの商用製品が存在感を示しています。このうち、Lotus Notes と Groupwise は主に大企業市場をターゲットとしており、独自の複雑なコラボレーション機能とコストを持ちます。他の 4 つ、Zimbra、Scalix、Open-Xchange、Kerio MailServer は主に中小企業市場に焦点を当て、より無駄を省いた、より的を絞ったソリューションを提供しており、メールソリューションを社内に持ち込もうとしている大多数の中小企業が望むプロファイルに適合する可能性が高いです。

過去数年間、特に Zimbra は先進的な Web インターフェースと Yahoo! への早期売却および VMware による最近の買収でニュースになっています。Zimbra は少なくともメディアにおいて、社内メール市場を開こうとする代替ベンダーの先頭に立ってきました。これらの製品が際立つのは、カレンダーやその他の重要な企業向けアプリケーションを含む Exchange のエンタープライズレベルの機能の大部分を提供しながら、完全に無料か非常に競争力のある価格で、Outlook のようなローカルのファットクライアントを必要としない（ただしオプションとしては維持しながら）堅牢な Web インターフェースを通じて提供することです。

Zimbra と Scalix は、メールを社内に保持しようとしている大多数の中小企業にとって理想的な候補として真に際立っています。Zimbra と Scalix の両方は、幅広い機能、堅牢な AJAX ベースの Web インターフェース、大規模な商用インストールベース、幅広い業界サポートを提供し、完全なベンダーサポートの有料オプションも提供しています。しかし多くの中小企業にとって最大の利点は、これらのパッケージが完全に無料のエディションで入手可能であることです。予算の限られた SMB が高価なユーザーあたりのメールシステムライセンスを購入するのではなく、サポートのために社内の IT 部門または IT ベンダーに完全に依存できます。

無料であることに加えて、Zimbra と Scalix は Red Hat Linux、およびその無料代替である CentOS Linux、および Novell の Suse Linux を含むさまざまな展開シナリオを提供しています。これらのプラットフォームで利用できることで、これらのベンダーは再びソリューション展開のコストを削減しています。サポートに Windows Server ライセンスが必要ないためです。これは Exchange と比較した場合の大きな潜在的コスト削減です。Exchange は実行するために少なくとも 2 つの Windows Server ライセンスを必要とするからです。Linux はより多様な仮想化オプションを持つ仮想化スペースでのコストとパフォーマンスの利点も提供しています。

もちろん、注意点もあります。多くの組織は非 Microsoft ソリューションを検討する際に慎重になります。SMB スペースでの Linux 技術者の不足は本当の懸念事項です。Windows 管理者は豊富であり、見つけるために探す必要さえほとんどないような状況です。Linux 管理者は豊富にいるとは言えませんが、広く利用可能であり、私の意見では平均的に、より熟練している傾向があります — ただし、それは才能を引き出せるプールがより小さく、より上級だからかもしれません。これは Linux サポートが中小企業にとって見た目ほど怖くないという均衡をもたらしますが、ほとんどの SMB はより経験豊富な IT コンサルティング会社に支援を求める必要があることを意味します — これにより長期的なコスト上の利点がもたらされる可能性もあります。

多くのユーザーが Exchange の機能とインターフェースに慣れ親しんでいます。これは代替製品を試す際の重要な要因となる可能性があります。一度ワーカーが既存のワークフローとプロセスに慣れてしまうと、メールサーバーアーキテクチャを置き換えることでそれらを変えることはかなり混乱を招く可能性があります。Exchange は非常に広範な機能を提供しており、それらの機能を使用しているユーザーが競合製品ではサポートされていない機能を失うことになれば、代替手段があっても、おそらくその機能を失うことに不満を持つでしょう。ユーザーベースとどの機能が使用されているかを知ることが重要です。多くの企業はこれらの機能に一切触れておらず、容易に移行できます。

Zimbra と Scalix にはもちろん独自の機能があります。最も優れた機能の一つは、標準 XMPP プロトコルを使用して構築された Zimbra の組み込みインスタントメッセージングおよびプレゼンスシステムです。セキュアなインスタントメッセージングをメールインターフェースに直接組み込むことは Zimbra の大きな勝利であり、現状に対する重要な付加価値です。

明らかに、代替メール製品を検討する理想的なタイミングは、メールが初めて展開される最初の段階か、別のシステムからの移行がすでに進んでいる場合です。しかし、既存のメールシステムを持つ企業でさえ、コスト削減が長期にわたって回収され、ユーザーのトレーニングに必要な作業が増えるものの、より低コストのシステムに移行することでコスト上の利点を得ることができます。

中小企業はまず Zimbra や Scalix などの製品を自社環境のデファクト選択肢として検討し、Microsoft Exchange のようなより重く高価な製品は、慎重なコスト分析と正当化を必要とする「特別なケース」の選択肢とすべきです。あまりにも多くの SMB の IT 部門が、行動を正当化することなく高価なルートを選択しています。より多くの中小企業が IT 支出の監視に勤勉であれば、お金が多少自由に使われているだけでなく、時には全く使用できない機能のために支出されていたり、長期的なサポートコストを多く抱えるシステムに支払っている場合も多いと分かるでしょう。