Собственная электронная почта для малого бизнеса

В малом бизнесе главной заботой при выборе почтового решения является стоимость. Электронная почта — это товарный сервис, и особенно в небольших компаниях главным критерием выбора между поставщиками и продуктами служит цена. В более крупных организациях на первый план всё сильнее выходят факторы, не связанные со стоимостью: служба каталогов, интеграция систем, push-почта, расширенная поддержка клиентов, инструменты совместной работы, отображение присутствия и многое другое.

Удивительно, но когда малый бизнес решает перейти на собственный почтовый сервер, он, похоже, немедленно обращается к Microsoft Exchange. Не хочу умалять место Exchange на рынке. Exchange — исключительно надёжный и функционально богатый продукт, заслуженно снискавший репутацию главного корпоративного сервера совместной работы и обмена сообщениями. За последнее десятилетие Exchange, казалось бы, из ниоткуда занял доминирующее положение на рынке корпоративной почты для крупных компаний. Принято считать, что в компаниях из списка Fortune 500 используется Exchange — и по большей части это действительно так.

Однако функции, которыми Exchange наиболее известен, зачастую не являются критически важными или даже полезными для малого бизнеса. На самом деле, «тяжеловесность» Exchange — необходимая для поддержки множества замечательных корпоративных функций — может сделать его неудобным для небольших компаний, даже тех, кто располагает финансовыми и технологическими ресурсами для его поддержки. Exchange ориентирован на совместную работу и внутреннюю коммуникацию команд.

Exchange влечёт за собой немало издержек. Первая — это стоимость: единовременная покупка, лицензирование и текущая поддержка. Первоначальные затраты на Exchange включают покупку самого почтового сервера плюс лицензии на Windows Server — да, речь идёт о нескольких серверах, — на которых он работает. (Можно частично снизить эти затраты, приобретя Microsoft Small Business Server, объединяющий все эти компоненты, но и дополнительные расходы сохраняются, и гибкость теряется.) Лицензионные расходы на Exchange включают необходимые Windows Server CAL и Exchange Email CAL для каждого пользователя, а в некоторых случаях — и для технических учётных записей, которым требуется доступ к системе. Текущие расходы на поддержку обусловлены дополнительной сложностью, вытекающей из богатого набора функций Exchange и его архитектуры развёртывания.

Вторая группа издержек Exchange связана с пользовательским интерфейсом, а именно с Outlook. Технически Exchange не требует отдельного интерфейса: Outlook Web Access (OWA) входит в комплект и представляет собой вполне функциональный веб-интерфейс для работы с почтой. Это было бы приемлемо, если бы весь функционал Exchange был доступен через OWA, — но это не так, и потому OWA нередко остаётся лишь неплохим запасным вариантом для удалённых пользователей, находящихся вдали от корпоративных ноутбуков. Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами Exchange, компании необходимо инвестировать в Microsoft Outlook — мощную и функциональную платформу для работы с почтой и совместной работы, но весьма дорогостоящую. Стоимость на одного пользователя может оказаться весьма значительной в дополнение к уже существующим расходам на лицензии Exchange.

Третья группа издержек — это накладные расходы на администрирование такого сложного и мощного зверя, как Exchange. Exchange — система далеко не простая, и при правильной защите в соответствии с лучшими практиками она охватывает несколько физических серверов и работает в нескольких ролях. Системное администрирование Exchange считается отдельной дисциплиной в IT или, по меньшей мере, специализацией в области Windows Server. Квалифицированные администраторы Exchange востребованы в крупных компаниях и стоят дорого. Небольшие организации, желающие привлечь хорошего специалиста по Exchange, вынуждены либо платить по максимуму, либо нанимать консультантов, либо обходиться менее опытным персоналом — что чревато серьёзными проблемами в столь критичной и публично открытой системе. Помимо управления самой системой Exchange, персоналу также придётся заниматься развёртыванием и обслуживанием клиентов Outlook, что, хотя и не является сложным, увеличивает нагрузку на IT-отдел по сравнению с другими решениями.

Дополнительные расходы возникают из-за необходимости обеспечить антивирусную и антиспам-защиту для инсталляции Exchange. Было бы несправедливо упоминать средства антивирусной и антиспам-защиты исключительно в контексте Exchange, не отметив, что любая собственная почтовая система абсолютно в них нуждается — эти расходы отнюдь не уникальны для Exchange. Однако экосистема вокруг Exchange имеет выраженную склонность подталкивать к использованию дорогостоящих коммерческих сторонних продуктов для закрытия этих потребностей. За пределами Exchange антивирусные и антиспам-технологии нередко входят в состав почтовых пакетов, не требуя дополнительных закупок.

В числе альтернатив Exchange — решения с открытым кодом Zimbra и Scalix, а также ряд коммерческих продуктов: IBM Lotus Notes, Novell Groupwise, Open-Xchange и Kerio MailServer. Lotus Notes и Groupwise ориентированы прежде всего на крупный бизнес и несут в себе собственный набор сложных функций совместной работы и соответствующие затраты. Остальные четыре — Zimbra, Scalix, Open-Xchange и Kerio MailServer — ориентированы в первую очередь на малый бизнес и предлагают более лёгкие, целенаправленные решения, которые с большей вероятностью соответствуют потребностям большинства небольших компаний, желающих перенести почтовое решение на собственные серверы.

За последние несколько лет особенно на слуху оказалась Zimbra — благодаря продвинутому веб-интерфейсу, раннему приобретению компанией Yahoo! и совсем недавнему поглощению со стороны VMware. Zimbra, по меньшей мере в медийном пространстве, возглавила движение альтернативных поставщиков, стремящихся открыть рынок корпоративной почты. Что выделяет эти продукты — они предоставляют основной набор корпоративных функций уровня Exchange, включая календарь и другие важные бизнес-приложения, но делают это либо бесплатно, либо по весьма конкурентным ценам, через продвинутые веб-интерфейсы, исключая необходимость в «толстом» клиенте вроде Outlook (при этом сохраняя такую возможность).

Zimbra и Scalix действительно выделяются как идеальные кандидаты для большинства малых компаний, желающих держать почту на собственных серверах. Обе предлагают широкий спектр функциональных возможностей, надёжный веб-интерфейс на базе AJAX, обширную коммерческую инсталляционную базу, широкую отраслевую поддержку и платный вариант с полной поддержкой вендора. Но главным преимуществом для многих небольших компаний является то, что эти пакеты доступны в полностью бесплатных редакциях, позволяя малому бизнесу с ограниченным бюджетом полностью опираться на собственный IT-отдел или IT-подрядчика вместо приобретения дорогостоящих пользовательских лицензий почтовых систем.

Помимо бесплатности самих продуктов, Zimbra и Scalix предлагают различные варианты развёртывания, в том числе на Red Hat Linux и его бесплатном аналоге CentOS Linux, а также Novell Suse Linux. Доступность на этих платформах вновь снижает стоимость внедрения: лицензия на Windows Server для их поддержки не требуется. Это может дать значительную экономию по сравнению с Exchange, которому необходимы как минимум две лицензии Windows Server. Linux также обладает рядом преимуществ по стоимости и производительности в сфере виртуализации, предлагая более широкий спектр вариантов виртуализации в сравнении с большинством других платформ.

Конечно, существуют оговорки. Многие организации с осторожностью смотрят на решения, не связанные с Microsoft. Нехватка квалифицированных Linux-специалистов в сегменте малого и среднего бизнеса — реальная проблема. Windows-администраторов в избытке, и редкая компания вынуждена активно их разыскивать, не говоря уже о том, чтобы не найти способного поддержать её системы специалиста. Linux-администраторы встречаются реже, чем кажется, но они широко доступны и, на мой взгляд, в среднем более квалифицированы — хотя бы потому, что этот пул меньше и более «старший» по опыту. Это помогает выровнять уравнение: поддержка Linux не так страшна, как может показаться небольшим компаниям, — но это означает, что большинству предприятий малого и среднего бизнеса придётся обращаться к более опытным IT-консалтинговым фирмам, что в долгосрочной перспективе тоже может дать экономию.

Многие пользователи привыкли к функционалу и интерфейсам Exchange. Это может стать существенным фактором при принятии решения о переходе на альтернативный продукт. Когда сотрудники привыкают к сложившимся рабочим процессам, замена архитектуры почтового сервера способна внести ощутимое неудобство. Exchange предлагает весьма широкий набор функций, и пользователи, активно ими пользующиеся, вряд ли обрадуются их потере — даже если существуют альтернативы. Поэтому важно знать свою пользовательскую базу и понимать, какие функции реально используются. Многие компании никогда не задействуют эти возможности и могут мигрировать безболезненно.

Zimbra и Scalix имеют и собственные функции. Одна из лучших — встроенная система мгновенных сообщений и отображения присутствия в Zimbra, реализованная на основе стандартного протокола XMPP. Интеграция защищённого обмена мгновенными сообщениями непосредственно в почтовый интерфейс — это большая победа Zimbra и значимое добавление ценности по сравнению со статус-кво.

Очевидно, что идеальный момент для рассмотрения альтернативного почтового продукта — самое начало, когда почта разворачивается впервые или когда миграция с другой системы уже запланирована. Но даже компании с действующими почтовыми системами могут получить экономическую выгоду от перехода на менее дорогостоящее решение — пусть окупаемость и займёт больше времени, а для обучения пользователей придётся приложить дополнительные усилия.

Малому бизнесу следует рассматривать такие продукты, как Zimbra и Scalix, в качестве де-факто стандартного выбора для своих сред, а более тяжёлые и дорогостоящие продукты, такие как Microsoft Exchange, должны считаться «особым случаем», требующим тщательного анализа затрат и обоснования. Слишком многие IT-отделы малого бизнеса выбирают дорогостоящий путь, не будучи обязаны его обосновывать. Если бы больше небольших компаний тщательно следили за своими IT-расходами, они, вероятно, обнаружили бы немало мест, где деньги тратятся не только достаточно свободно, но порой — на функции, которыми вовсе не пользуются, и на системы, несущие в себе значительные долгосрочные затраты на поддержку.