Intern e-post for småbedrifter

I småbedrifter er den primære bekymringen med e-post kostnad. E-post er en vare, og spesielt i mindre virksomheter er den viktigste differensieringsfaktoren mellom e-postprodukter og leverandører kostnad. I større selskaper begynner faktorer utover kostnad å spille en mer betydelig rolle, som katalogtjenester, systemintegrasjon, push-e-post, utvidet klientstøtte, samarbeidsverktøy, tilstedeværelse og mer.

Overraskende nok, når småbedrifter bestemmer seg for å ta e-post inn i eget hus, ser de umiddelbart ut til å vende seg til Microsoft Exchange. Nå vil jeg ikke undergrave Exchange sin plass i markedet. Exchange er et ekstremt robust og funksjonsrikt produkt som har fortjent sitt rykte som den foretrukne enterprise-samarbeids- og meldingsserveren. I løpet av det siste tiåret kom Exchange tilsynelatende fra ingensteds og dominerte fullstendig e-postmarkedet for store bedrifter. Folk antar rett og slett at du kjører Exchange i Fortune 500, og for det meste har de rett.

Funksjonene Exchange er best kjent for er imidlertid ikke funksjoner som ofte er kritiske eller til og med nyttige for småbedrifter. I realiteten kan Exchange sin vekt – nødvendig for å støtte så mange flotte storforetak-funksjoner – gjøre det tungvint for småbedrifter – selv for de bedriftene med de finansielle og teknologiske ressursene til å støtte det. Exchange fokuserer på samarbeid og intern teamkommunikasjon.

Exchange bringer med seg mange byrder. Den første er kostnad, forhåndskjøp, lisensiering og løpende støtte. Forhåndskostnader for Exchange inkluderer kjøp av Exchange e-postserver pluss lisensene som er nødvendige for Windows Servers – ja, det er flere servere – som den kjører på. (Ja, du kan redusere noe av denne kostnaden ved å kjøpe Microsofts Small Business Server som integrerer disse komponentene, men ekstra kostnader gjenstår og fleksibilitet går tapt.) Lisensingskostnader for Exchange inkluderer nødvendige Windows Server CAL-er og Exchange E-post CAL-er for hver bruker, og i noen tilfeller fiktive brukerkontoer, som trenger tilgang til systemet. Løpende støttekostnad kommer fra den ekstra kompleksiteten som oppstår fra Exchange sin komplekse funksjonssett og distribusjonsarkitektur.

Det andre settet av byrder med Exchange kommer fra brukergrensesnittet, nemlig Outlook. Nå teknisk sett krever Exchange ingen ekstra brukergrensesnitt ettersom Outlook Web Access, eller OWA, er inkludert gratis og er et svært funksjonelt webgrensesnitt for e-post. Dette ville vært fint hvis all Exchange-funksjonalitet var eksponert gjennom OWA, men dette er ikke tilfellet, så dette er ofte ikke mer enn en anstendig reserveløsning for fjernbrukere som er borte fra bedriftsbærbare PC-ene. For virkelig å oppnå fordelene med Exchange, trenger et selskap å investere i Microsoft Outlook, som er en svært robust og kraftig e-post- og samarbeidsplattform, men også en dyr en. Kostnaden per bruker for Outlook kan være ganske betydelig når den legges til de allerede eksisterende per-bruker-kostnadene fra Exchange-lisensieringen.

Det tredje settet av byrder kommer fra overheaden ved å administrere et så komplekst og kraftig system som Exchange. Exchange er ikke noe enkelt system, og når det er sikret i henhold til beste praksis, spenner det over flere fysiske servere og opererer i flere roller. Exchange-systemadministrasjon anses som sin egen disiplin innen IT, eller i det minste en Windows Server-spesialitet. Kvalifiserte Exchange-administratorer er kostbare og etterspurte i store bedrifter. Småbedrifter som ønsker å skaffe god Exchange-kompetanse vil enten betale toppriser, leie konsulenter eller forsøke å klare seg med mindre erfarne ansatte – en potensiell katastrofe på et så kritisk og offentlig eksponert system. I tillegg til å administrere selve Exchange-systemet, må personalet også ta seg av administrasjon av distribusjon og vedlikehold av Outlook-klienter, som, selv om det ikke er komplisert, øker byrden på IT-avdelingen sammenlignet med andre løsninger.

Mer potensielle kostnader kommer fra behovet for å levere antivirus- og antispam-teknologier for å støtte Exchange-installasjonen. Det ville være urettferdig å nevne AV- og AS-teknologier i forbindelse med Exchange uten å påpeke at ethvert internt e-postsystem absolutt vil trenge disse teknologiene også – disse kostnadene er absolutt ikke unike for Exchange. Imidlertid har økosystemet rundt Exchange en svært sterk tendens til å oppmuntre til bruk av dyre, kommersielle tredjepartsverktøy for å møte disse behovene. Utenfor Exchange er AV- og AS-teknologier ofte inkludert i e-postpakkene og ingen ytterligere kjøp er nødvendig.

I Exchange-alternativ-segmentet konkurrerer åpen kildekode-innslag Zimbra og Scalix, samt flere kommersielle produkter som IBMs Lotus Notes, Novells Groupwise, Open-Xchange og Kerios MailServer. Av disse retter Lotus Notes og Groupwise seg primært mot store bedrifter og bringer med seg sine egne komplekse samarbeidsfunksjoner og kostnader. De andre fire – Zimbra, Scalix, Open-Xchange og Kerio MailServer – fokuserer primært på småbedriftssegmentet og bringer slankere, mer målrettede løsninger som sannsynligvis vil passe profilen som ønskes for flertallet av småbedrifter som ønsker å ta e-postløsningen sin inn i eget hus.

De siste årene har Zimbra spesielt vært i nyhetene med sitt avanserte webgrensesnitt og tidlige salg til Yahoo! og svært nylig oppkjøp av VMware. Zimbra har ledet – i det minste i mediene – angrepet fra alternative leverandører som ønsker å åpne det interne e-postmarkedet. Det som gjør disse produktene fremragende er at de leverer hoveddelen av Exchange sine enterprise-nivå-funksjoner, inkludert kalender og andre viktige bedriftsapplikasjoner, men gjør det enten gratis eller til svært konkurransedyktige priser og gjennom robuste webgrensesnitt som fjerner behovet for en lokal tykk klient som Outlook (men med muligheten for det).

Zimbra og Scalix skiller seg virkelig ut som ideelle kandidater for flertallet av småbedrifter som ønsker å beholde e-posten sin internt. Både Zimbra og Scalix tilbyr et bredt spekter av funksjonalitet, robuste AJAX-baserte webgrensesnitt, store kommersielle installasjonsbaser, bred bransjesstøtte og tilbyr det betalte alternativet for full leverandørstøtte. Men den største fordelen for mange småbedrifter er at disse pakkene er tilgjengelige i helt gratis utgaver som lar en SMB med begrenset budsjett stole helt på sin interne IT-avdeling eller IT-leverandør for støtte fremfor å kjøpe dyre, per-bruker e-postsystemlisenser.

I tillegg til å være gratis selv, tilbyr Zimbra og Scalix en rekke distribusjonsscenarier inkludert Red Hat Linux og dets gratis alternativ CentOS Linux, samt Novells Suse Linux. Ved å være tilgjengelige på disse plattformene senker disse leverandørene igjen kostnaden ved å distribuere sine løsninger ettersom ingen Windows Server-lisens er nødvendig for å støtte dem. Dette er en stor potensiell kostnadsbesparelse over Exchange igjen, ettersom Exchange krever ikke én, men minst to Windows Server-lisenser for å kjøre. Linux bringer også noen kostnads- og ytelsesfordeler i virtualiseringsrommet med flere og mer varierte virtualiseringsalternativer sammenlignet med de fleste andre plattformer.

Det finnes selvfølgelig forbehold. Mange virksomheter er forsiktige når de ser på ikke-Microsoft-løsninger. En mangel på dyktige Linux-teknikere i SMB-segmentet er en reell bekymring. Windows-administratorer er rikelig, og det er sjelden en virksomhet som engang trenger å lete etter en, enn si mislykkes i å finne en som er i stand til å støtte systemene deres. Selv om Linux-administratorer ikke akkurat er å finne på hvert hjørne, er de allment tilgjengelige og har en tendens til å være gjennomsnittlig mer dyktige – om ikke annet fordi det er en mindre, mer erfaren pool av mennesker å trekke kompetanse fra. Dette bidrar til å balansere ligningen og gjøre Linux-støtte langt mindre skremmende enn det kan virke for småbedrifter, men det betyr at de fleste SMB-er må se etter mer erfarne IT-konsulentfirmaer for å hjelpe dem – noe som også kan gi langsiktige kostnadsfordeler.

Mange brukere er avhengige av funksjonaliteten og grensesnittene til Exchange. Dette kan være en betydelig faktor i beslutningen om å prøve et alternativt produkt. Når arbeidere har blitt vant til sine eksisterende arbeidsflyter og prosesser, kan det å endre dem ved å erstatte e-postserverarkitekturen være ganske forstyrrende. Exchange tilbyr et ganske omfattende utvalg av funksjonalitet, og brukere som bruker disse funksjonene, som ikke håndteres av konkurrerende produkter, vil sannsynligvis ikke være fornøyde med å miste disse funksjonene, selv om det finnes alternativer. Så å kjenne brukergruppen sin og hvilke funksjoner som brukes er viktig. Mange selskaper berører aldri disse funksjonene og kan migrere enkelt.

Zimbra og Scalix bringer selvfølgelig sine egne funksjoner. En av de beste er Zimbras innebygde direktemeldingssystem og tilstedeværelsessystem bygget ved hjelp av standard XMPP-protokollen. Å integrere sikker direktemeldingsbytte direkte i e-postgrensesnittet er en stor fordel for Zimbra og en betydelig verditillegg over status quo.

Den ideelle tiden å vurdere et alternativt e-postprodukt er selvfølgelig helt i begynnelsen når e-post først distribueres, eller når en migrering fra et annet system allerede pågår. Men selv selskaper med eksisterende e-postsystemer kan søke kostnadsfordeler ved å gå over til et rimeligere system, med besparelser som gjenvinnes over en lengre periode og med mer arbeid som er nødvendig for å lære opp brukere.

Småbedrifter bør først se til produkter som Zimbra og Scalix som de facto-valget for sine miljøer, og tyngre, dyrere produkter som Microsoft Exchange bør betraktes som et «spesialtilfelle»-valg som krever grundig kostnadsanalyse og begrunnelse. Altfor mange SMB IT-avdelinger velger den dyre ruten uten å bli bedt om å rettferdiggjøre handlingene sine. Hvis flere småbedrifter var nøye med å overvåke IT-utgiftene sine, ville de sannsynligvis finne mange steder der pengene ikke bare brukes noe liberalt, men noen ganger til og med på funksjoner de overhodet ikke kan bruke, og noen ganger på systemer som også medfører mange langsiktige støttekostnader.