छोटे व्यवसायों के लिए In-House Email

छोटे व्यवसायों में email के साथ प्राथमिक चिंता लागत है। Email एक commodity है और विशेष रूप से छोटे shops में email products और vendors के बीच सबसे बड़ा differentiating factor लागत है। बड़ी कंपनियों में लागत से परे अन्य कारक अधिक महत्वपूर्ण रूप से सामने आते हैं जैसे directory services, system integration, push email, extended client support, collaboration tools, presence और अधिक।

आश्चर्यजनक रूप से, जब छोटे व्यवसाय अपना email in-house लाने का निर्णय करते हैं तो वे तुरंत Microsoft Exchange की ओर मुड़ते प्रतीत होते हैं। अब मैं Exchange की बाजार में भूमिका को कम नहीं करना चाहता। Exchange एक अत्यंत robust और feature rich product है जिसने go-to enterprise collaboration और messaging server के रूप में अपनी प्रतिष्ठा अर्जित की है। पिछले दशक में Exchange लगभग कहीं से नहीं आकर बड़े व्यवसाय email बाजार पर पूरी तरह हावी हो गया। लोग बस यह मान लेते हैं कि आप Fortune 500 में Exchange चलाते हैं और अधिकांश भाग के लिए वे सही हैं।

Exchange के लिए जिन features के लिए यह सबसे अधिक जाना जाता है, वे features अक्सर छोटे व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण या उपयोगी भी नहीं होते। वास्तव में, Exchange का भार – इतने सारे बड़े व्यवसाय features को support करने के लिए आवश्यक – इसे छोटे व्यवसायों के लिए unwieldy बना सकता है – यहाँ तक कि उन व्यवसायों के लिए भी जिनके पास इसे support करने के लिए financial और technological resources हैं। Exchange collaboration और internal team communications पर ध्यान केंद्रित करता है।

Exchange अपने साथ कई बोझ लाता है। पहला लागत, अग्रिम खरीद, licensing और ongoing support है। Exchange की अग्रिम लागत में Exchange email server की खरीद और Windows Servers के लिए आवश्यक licenses शामिल हैं – हाँ, यह multiple servers हैं – जिन पर यह चलता है। (हाँ, आप Microsoft के Small Business Server खरीदकर इस लागत को कुछ हद तक कम कर सकते हैं जो इन components को एक साथ integrate करता है लेकिन अतिरिक्त लागतें रहती हैं और लचीलापन खो जाता है।) Exchange के लिए Licensing लागत में प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए आवश्यक Windows Server CALs और Exchange Email CALs शामिल हैं, और कुछ मामलों में काल्पनिक user accounts भी, जिन्हें system तक पहुँच की आवश्यकता होगी। Ongoing support लागत Exchange के complex feature set और deployment architecture से उत्पन्न अतिरिक्त जटिलता से आती है।

Exchange के साथ बोझ का दूसरा सेट user interface से आता है, अर्थात् Outlook। अब technically Exchange को किसी अतिरिक्त user interface की आवश्यकता नहीं है क्योंकि Outlook Web Access, या OWA, मुफ्त में शामिल है और email के लिए एक बहुत functional web interface है। यह ठीक होगा यदि Exchange की सभी functionality OWA के माध्यम से expose की गई होती, लेकिन ऐसा नहीं है, इसलिए यह अक्सर उन remote users के लिए एक decent fall-back solution से अधिक कुछ नहीं है जो अपने corporate laptops से दूर हैं। Exchange के लाभों को वास्तव में प्राप्त करने के लिए एक कंपनी को Microsoft Outlook में निवेश करना होगा जो एक बहुत robust और शक्तिशाली email और collaboration platform है लेकिन एक महंगा भी है। Outlook की per-user लागत Exchange licensing से पहले से मौजूद per user लागतों में जोड़ने पर काफी महत्वपूर्ण हो सकती है।

बोझ का तीसरा सेट Exchange जैसी जटिल और शक्तिशाली प्रणाली के प्रबंधन के overhead से आता है। Exchange कोई सरल system नहीं है और, जब best practices के अनुसार secure किया जाता है, तो यह multiple physical servers तक फैला होता है और multiple roles में काम करता है। Exchange system administration को IT के भीतर अपना अनुशासन माना जाता है या कम से कम एक Windows Server specialty। Qualified Exchange admins महंगे हैं और बड़े व्यवसाय से मांग में हैं। अच्छी Exchange talent प्राप्त करने की चाह रखने वाले छोटे व्यवसाय या तो top dollar दे रहे होंगे, consultants को hire कर रहे होंगे या कम अनुभवी staff के साथ काम चलाने की कोशिश कर रहे होंगे – इतने critical और publicly exposed system पर एक संभावित आपदा। Exchange system को manage करने के अलावा staff को Outlook clients के deployment और maintenance के प्रबंधन से भी जूझना होगा जो, जबकि complicated नहीं है, फिर भी अन्य solutions की तुलना में IT विभाग पर बोझ बढ़ाता है।

अतिरिक्त लागत Exchange installation को support करने के लिए anti-virus technologies और anti-spam technologies प्रदान करने की आवश्यकता से आती है। Exchange के संबंध में AV और AS technologies का उल्लेख करना उचित नहीं होगा बिना यह बताए कि किसी भी in-house email system को निश्चित रूप से इन technologies की आवश्यकता होगी – ये लागतें निश्चित रूप से Exchange के लिए अनूठी नहीं हैं। हालाँकि, Exchange के आसपास का ecosystem इन जरूरतों को पूरा करने के लिए महंगे, commercial third party tools के उपयोग को प्रोत्साहित करने की प्रबल प्रवृत्ति रखता है। Exchange के बाहर, AV और AS technologies अक्सर email packages के साथ शामिल होती हैं और कोई और खरीदारी की आवश्यकता नहीं होती।

Exchange-alternative space में ध्यान आकर्षित कर रहे हैं open source entries Zimbra और Scalix के साथ-साथ कई commercial products जैसे IBM का Lotus Notes, Novell का Groupwise, Open-Xchange और Kerio का MailServer। इनमें से, Lotus Notes और Groupwise मुख्य रूप से बड़े व्यवसाय क्षेत्र को target करते हैं और अपनी complex collaboration functionality और लागत लाते हैं। अन्य चार, Zimbra, Scalix, Open-Xchange और Kerio MailServer, मुख्य रूप से छोटे व्यवसाय क्षेत्र पर ध्यान केंद्रित करते हैं और leaner, अधिक targeted solutions लाते हैं जो अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए desired profile से बेहतर match करेंगे जो अपना email solution in-house लाना चाहते हैं।

पिछले कुछ वर्षों में Zimbra विशेष रूप से उनके advanced web interface और Yahoo! को early sale तथा VMWare द्वारा बहुत हाल के acquisition के साथ खबरों में रहा है। Zimbra ने कम से कम media में, alternative vendors की charge का नेतृत्व किया है जो in-house email बाजार को खोलना चाहते हैं। इन products को जो बात अलग करती है वह यह है कि वे Exchange के enterprise level features का bulk deliver करते हैं, जिसमें calendaring और अन्य महत्वपूर्ण corporate applications शामिल हैं, लेकिन या तो मुफ्त में या बहुत competitive कीमतों पर और robust web interfaces के माध्यम से Outlook जैसे local fat client की आवश्यकता को हटाते हैं (लेकिन option को बनाए रखते हुए।)

Zimbra और Scalix वास्तव में in-house email रखने की इच्छा रखने वाले अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए आदर्श candidates के रूप में सामने आते हैं। Zimbra और Scalix दोनों functionality की व्यापक range, robust AJAX-based web interface, बड़े commercial installation bases, broad industry support प्रदान करते हैं और paid vendor support का विकल्प भी देते हैं। लेकिन कई छोटे व्यवसायों के लिए सबसे बड़ा लाभ यह है कि ये packages पूरी तरह मुफ्त editions में उपलब्ध हैं जिससे बजट पर एक SMB महंगे, per-user email system licenses खरीदने के बजाय अपने internal IT विभाग या अपने IT vendor पर support के लिए पूरी तरह निर्भर हो सकता है।

खुद मुफ्त होने के अलावा, Zimbra और Scalix deployment scenarios की एक range offer करते हैं जिसमें Red Hat Linux और उसका मुफ्त alternative CentOS Linux शामिल हैं, साथ ही Novell का Suse Linux भी। इन platforms पर उपलब्ध होने से ये vendors फिर से अपने solutions deploy करने की लागत को कम करते हैं क्योंकि उन्हें support करने के लिए कोई Windows Server license आवश्यक नहीं है। यह Exchange की तुलना में फिर से एक बड़ी संभावित लागत बचत है क्योंकि Exchange को चलाने के लिए एक नहीं बल्कि कम से कम दो Windows Server licenses की आवश्यकता होती है। Linux भी virtualization space में अधिकांश अन्य platforms की तुलना में अधिक और विविध virtualization options के साथ कुछ लागत और performance लाभ लाता है।

Caveats मौजूद हैं, बेशक। कई shops non-Microsoft solutions को देखते समय सतर्क रहते हैं। SMB space में skilled Linux technicians की कमी वास्तविक चिंता है। Windows Admins प्रचुर मात्रा में हैं और यह एक दुर्लभ shop होगा जिसे एक की तलाश भी करनी पड़े या एक को खोजने में विफल रहे जो उनके systems को support करने में सक्षम हो। जबकि Linux Admins को बिल्लियों को घुमाकर नहीं पाया जाता, वे व्यापक रूप से उपलब्ध हैं और औसतन, मेरी राय में, अधिक skilled होते हैं – यदि केवल इसलिए कि talent की एक छोटी, अधिक senior pool है जिससे draw किया जा सकता है। यह समीकरण को संतुलित करने में मदद करता है जिससे Linux support छोटे व्यवसायों के लिए उतनी scary नहीं है जितनी लग सकती है, लेकिन इसका मतलब है कि अधिकांश SMBs को उनकी सहायता के लिए अधिक अनुभवी IT consulting firms की तलाश करनी होगी – जो दीर्घकालिक लागत लाभ भी ला सकती है।

कई users Exchange की functionality और interfaces के आदी होते हैं। यह किसी alternative product आजमाने का निर्णय करने में एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है। एक बार जब workers अपने मौजूदा workflows और processes के अभ्यस्त हो जाते हैं, तो उनके email server architecture को बदलकर उन्हें बदलना काफी disruptive हो सकता है। Exchange कार्यक्षमता की काफी विस्तृत सरणी प्रदान करता है और जो users उन functions का उपयोग कर रहे हैं, जो competing products द्वारा handle नहीं किए जाते, वे शायद उन features को खोना पसंद नहीं करेंगे, भले ही alternatives उपलब्ध हों। इसलिए अपने userbase को जानना और कौन से features उपयोग किए जा रहे हैं यह जानना महत्वपूर्ण है। कई कंपनियाँ इन features को कभी नहीं छूती और आसानी से migrate कर सकती हैं।

Zimbra और Scalix अपने features लाते हैं, बेशक। सबसे अच्छे में से एक Zimbra का built-in instant messaging system और standard XMPP protocol का उपयोग करके बना presence system है। Email interface में directly secure instant messaging डालना Zimbra के लिए एक बड़ी जीत है और status quo पर एक महत्वपूर्ण value-add है।

जाहिर है, alternative email product पर विचार करने का आदर्श समय बिल्कुल शुरुआत में होता है जब email पहली बार deploy किया जा रहा हो या जब किसी अन्य system से migration पहले से चल रही हो। लेकिन मौजूदा email systems वाली कंपनियाँ भी कम costly system पर जाकर लागत लाभ प्राप्त कर सकती हैं जिसमें बचत लंबी अवधि में वापस मिलती है और users को train करने के लिए अधिक काम की आवश्यकता होती है।

छोटे व्यवसायों को पहले Zimbra और Scalix जैसे products को अपने environments के लिए de facto विकल्प के रूप में देखना चाहिए और Microsoft Exchange जैसे भारी, अधिक महंगे products को एक "special case" विकल्प माना जाना चाहिए जिसके लिए careful cost analysis और justification की आवश्यकता हो। बहुत सारे SMB IT विभाग अपने actions को justify करने की आवश्यकता के बिना महंगा रास्ता चुन रहे हैं। यदि अधिक छोटे व्यवसाय अपने IT spending की निगरानी करने में परिश्रमी होते तो वे शायद कई जगहें पाते जहाँ उनका पैसा न केवल कुछ हद तक उदारता से खर्च किया जा रहा है बल्कि कभी-कभी उन features के लिए भी जिनका वे बिल्कुल उपयोग नहीं कर सकते और कभी-कभी उन systems पर जो कई दीर्घकालिक support लागतें भी carry करते हैं।