Hjemmelinjen

Gjennom mange år med arbeid i småbedrifts- og mellombedriftsmarkedene har jeg lagt merke til at flertallet av SMB IT-avdelinger tenderer mot ett av to ytterpunkter: massivt overforbruk med et forsøk på å operere som store selskaper ved å ta i bruk kostbare og poengløse teknologier som er unødvendige i SMB-skala eller de går til det motsatte ytterpunktet og bruker ingenting og kjører teknologi som er fullstendig utilstrekkelig for deres behov. Selvfølgelig er det beste svaret et sted i mellom – å finne de riktige teknologiene, de riktige investeringene for den aktuelle virksomheten; og noen selskaper klarer å operere i det rommet, men altfor mange går til ett av de to ytterpunktene.

Et verktøy som jeg har lært å bruke gjennom årene er å klassifisere en virksomhets atferd mot beslutninger som jeg ville tatt i en boligmessig setting – nærmere bestemt mitt eget hjem. For å være sikker, driver jeg hjemmet mitt mer som en bedrift enn den gjennomsnittlige IT-profesjonelle gjør, men jeg tror det fortsatt peker på et svært viktig poeng. Som IT-profesjonell forstår jeg verdien av teknologiene jeg tar i bruk, jeg forstår hvor investering av tid og innsats vil lønne seg, og jeg forstår de langsiktige kostnadene for ulike valg. Så der jeg tar skjønnsmessige beslutninger hjemme, er svært avslørende. Hjemmet mitt har ikke den finansielle verdien til en funksjonell bedrift, det har heller ikke sikkerhetshensyn, eller behovet for å skalere (familien min vil aldri vokse i brukerbasen uavhengig av hvor finansielt suksessfull den er), så når jeg sammenligner hjemmet mitt med en bedrift, bør hjemmet mitt i teorien sette den absolutt laveste mulige standarden med hensyn til finansiell nytte av teknologiinvestering. Det vil si at avveiningen av valg for en faktisk, funksjonell bedrift alltid bør lene mot like stor eller større investering i ytelse, sikkerhet, pålitelighet og enkel administrasjon enn hjemmet mitt. Hjemmet mitt bør ikke være mer “enterprise-klasse” eller “bedriftsklasse” enn noen virkelig bedrift.

Man kan selvsagt argumentere for at jeg tar dårlige finansielle beslutninger hjemme og overinvesterer der av utallige grunner, og selvfølgelig er det grunnlag for den bekymringen. Men realistisk sett finnes det brede standarder som IT-profesjonelle stort sett er enige om som gode retningslinjer, og selv om mange ikke følger disse hjemme – enten gjennom et behov for å kutte kostnader, mangel på IT-behov hjemme eller, som ofte er tilfellet, mangel på støtte fra viktige interessenter (f.eks. en ektefelle) – er de fleste enige om hvilke som gir mening, når de gir mening og hvorfor. Den generelle retningslinjen for hvilken teknologi til hvilke prispunkter som setter den absolutte minimumsstandarden er i stor grad akseptert og utgjør det jeg kaller “hjemmelinjen.” Linjen, under hvilken en bedrift ikke kan hevde at den handler som en bedrift, men i beste fall handler som en forbruker, hobbyst eller verre. En ekte bedrift bør aldri falle under hjemmelinjen; å gjøre det ville bety at de anser verdien av sin informasjonsteknologiinvestering i virksomheten sin som lavere enn det jeg anser investeringen min hjemme for å være.

Dette legger til en ytterligere komplikasjon. Hjemme er det liten kostnad ved implementering av teknologier. Men i en bedrift er all tid brukt på teknologi, og å støtte mindre enn ideelle beslutninger, kostbart. Enten kostbart i direkte penger brukt – ofte fordi IT-støtte gis av en tredjepart som gjør det på kontraktsmessig basis – eller kostbart fordi tid og innsats brukes på grunnleggende teknologistøtte som kunne blitt brukt annetsteds – kostnaden av tapt mulighet. Ingen av disse tar hensyn til ting som kostnadene ved nedetid, datatap eller databrudd, som generelt er de mer betydelige kostnadene vi må vurdere.

Kostnaden ved IT-støtten som er involvert, er en betydelig faktor. For en bedrift bør det være en kraftig tendens mot teknologier som er robuste og pålitelige med lavere totale eierkostnader eller en klar avkastning på investeringen. Hjemme er det mer grunn til å bruke mer tid på å tilpasse produkter for å få dem til å fungere, jobbe med produkter som ofte svikter eller krever mye manuell støtte, bruke produkter som mangler kraftige fjernstyringsalternativer eller produkter som mangler sentraliserte kontroller for bruker- og systemadministrasjon.

Det er også viktig å se på IT-utgiftene til enhver bedrift og spørre om IT-støtten derfor er berettiget i lys av disse investeringene. Hvis en bedrift er uvillig til å investere i IT-infrastrukturen et tilsvarende beløp som jeg ville investert i den samme infrastrukturen til hjemmebruk, hvorfor ville en bedrift være villig til å opprettholde en IT-stab, til stor kostnad, for å vedlikeholde den infrastrukturen? Dette er en merkelig utgiftsmismatch, men en som oppstår vanlig. En bedrift som har lite behov for fulltids IT-støtte vil ofte lett ansette en fulltids IT-ansatt men være uvillig til å investere i teknologiinfrastrukturen som nevnte ansatte er ment å støtte. Det virker å være en sammenheng mellom bedrifter som underinvesterer i infrastruktur med de som overinvesterer i støtte – men en enkel forklaring på det kan være at ansatte i den situasjonen er de mest høyrøstede. Bedrifter med tilstrekkelig stab og investering har liten grunn til at ansatte klager, og de uten stab har ingen til å gjøre klagingen.

For bedrifter som gjør denne typen avveininger, med bare de sjeldneste unntak, ville det gi langt bedre finansiell og forretningsmessig mening å ikke ha fulltids IT-støtte internt og i stedet gå over til sporadisk ekstern assistanse eller en managed services-avtale til en brøkdel av kostnaden for en fulltidsperson og investere en del av forskjellen i selve infrastrukturen. Dette bør gi langt mer IT-funksjonalitet for mindre penger og til lavere risiko.

Jeg finner at hjemmelinjen er et allsidig nyttig verktøy. Bare en grov målestokk for å forklare for forretningsmenn hvor beslutningene deres faller i forhold til andre bedrifter eller, i dette tilfellet, ikke-bedrifter. Det er lett å si at noen “ikke driver sin bedrift som en bedrift,” men dette gir vekt og klarhet til den oppfatningen. At en bedrift ikke investerer like mye som en annen bedrift i nabolaget er kanskje ikke relevant i det hele tatt. Men hvis de ikke investerer like mye i virksomheten sin som personen de ber om råd investerer hjemme, har det en tendens til å få oppmerksomheten deres. Selv om beslutningene om å forbedre forretningsinfrastrukturen på dette tidspunktet primært drives av følelser, kan utfallet være svært positivt.

Å sammenligne en bedrift med en annen kan resultere i enkle unnskyldninger som “de er ikke like sparsommelige” eller “det er en større bedrift” eller “det er en type bedrift som trenger flere datamaskiner.” Det er sjelden nyttig for forretningsmenn eller IT-folk å gjøre den typen sammenligning. Men ved å sammenligne med en enkelt bruker eller en enkelt familie hjemme er det en mye mer konkret sammenligning. Eiere og ledere har en tendens til å ta en viss stolthet i sine virksomheter, og det å bli allment sett at de ser sin egen bedrifts verdi som lavere enn en enkelt husstand er ikke trivielt. De fleste eiere eller administrerende direktører ville skamme seg hvis deres egne teknologibehov ikke oversteg de til en individuell IT-profesjonell, enn si deres egne pluss alle behovene til hele virksomheten de overvåker. Få mennesker ønsker å tenke på hele selskapet sitt som å ha lavere forretningsverdi enn et enkeltindivid.

Alt dette bringer selvfølgelig opp de åpenbare spørsmålene om hva noen av tingene jeg bruker hjemme på nettverket mitt er. Jeg vil gi noen raske eksempler.

Jeg bruker ikke nettverksutstyr levert av ISP, av mange grunner. Jeg bruker en bedriftsklasse router og brannmurenhet som ikke har integrert trådløst nett eller switch. Jeg har en separat switch for å håndtere det fysiske kablinganlegget i huset. Jeg bruker et dedikert, administrert trådløst aksesspunkt. Jeg har CAT5e eller CAT6 profesjonelt trukket inn i veggene i huset slik at trådløst bare brukes når det er nødvendig, ikke som standard for mer robust og pålitelig nettverk (de fleste rom har mange nettverkspunkter for fleksibilitet og for å støtte multimediasystemer). Jeg bruker en sentralt administrert antivirusløsning, overvåker patchadministrasjonen min og kjører aldri under en administratorkonto. Jeg har en bedriftsklasse NAS-enhet med lagringsstasjoner med stor kapasitet og RAID for lagring av media og sikkerhetskopier i huset. Jeg har en sikkerhetskopitjeneste. Jeg bruker enterprise-klasse sky-lagring og -applikasjoner. Operativsystemene mine er alle fullstendig oppdaterte. Jeg bruker store, middels kvalitets skjermer og har minimum to per skrivebord. Jeg bruker stasjonære datamaskiner til stasjonært arbeid og bærbare datamaskiner til mobilt arbeid. Jeg har fjernaksessløsninger for hver maskin slik at jeg kan nå hva som helst fra hvor som helst til enhver tid. Jeg har alt utstyret mitt på UPS. Jeg er til og med kjent for å rackemontere utstyr i huset for å holde ting ryddigere og lettere å administrere. Alle kablene på loftet er nøye strøket på J-kroker for å holde dem ryddige. Jeg har VoIP-telefoni med linjenummer for ulike familiemedlemmer. Alle datamaskinene mine er av kommersiell kvalitet, ikke forbrukerklasse.

Hjemmet mitt er mer enn bare nettverket mitt; det er et eksempel på hvor enkelt og praktisk det er å gjøre infrastruktur godt, selv i liten skala. Det betaler for seg selv i pålitelighet, og ofte er kostnaden for komponentene jeg bruker langt lavere enn det forbrukerutstyr som ofte brukes av småbedrifter koster, fordi jeg undersøker nøyere hva jeg kjøper i stedet for å kjøpe hva som faller i øyet i øyeblikket i en forbrukerelektronikkbutikk. Det er ikke uvanlig at jeg bruker halvparten så mye for kvalitetsutstyr som mange småbedrifter bruker for forbrukerklasse-utstyr.

Se på bedriftene du støtter eller til og med din egen bedrift. Holder du deg foran “hjemmelinjen?” Setter du standarden for kvaliteten på forretningsinfrastrukturen din høy nok?

Opprinnelig publisert på StorageCraft-bloggen.