Linia domowa

Przez wiele lat pracy z rynkiem małych i średnich przedsiębiorstw zauważyłem, że większość działów IT w sektorze MŚP zmierza ku jednemu z dwóch skrajnych biegunów: masowego przepłacania w próbie działania jak wielkie korporacje przez wdrażanie kosztownych i bezużytecznych technologii zbędnych w skali MŚP lub w drugą stronę – wydawania jak najmniej i eksploatowania technologii zupełnie nieadekwatnej do potrzeb. Oczywiście najlepsza odpowiedź leży gdzieś pośrodku – znalezienie właściwych technologii i właściwych inwestycji dla danego biznesu; i niektóre firmy potrafią funkcjonować w tej przestrzeni, ale zdecydowanie za wiele trafia na jeden z dwóch biegunów.

Narzędziem, którego nauczyłem się używać na przestrzeni lat, jest porównywanie zachowania firmy z decyzjami, które sam podejmuję w warunkach domowych – konkretnie we własnym domu. Przyznaję, że prowadzę swój dom bardziej jak biznes niż przeciętny specjalista IT, ale myślę, że stawia to pewien ważny punkt. Jako specjalista IT rozumiem wartość wdrażanych technologii, rozumiem, gdzie inwestycja czasu i wysiłku przyniesie zwrot, i rozumiem długoterminowe koszty różnych opcji. Dlatego miejsca, w których dokonuję wyborów w domu, są bardzo wymowne. Mój dom nie ma wartości finansowej funkcjonującego biznesu, nie ma też jego potrzeb w zakresie bezpieczeństwa ani konieczności skalowania (moja rodzina nigdy nie urośnie pod względem bazy użytkowników, bez względu na sukces finansowy), więc porównując mój dom do firmy, dom powinien teoretycznie wyznaczać absolutnie najniższy możliwy próg rentowności inwestycji technologicznej. Innymi słowy, ważenie opcji dla rzeczywistego, funkcjonującego biznesu powinno zawsze skłaniać ku równym lub większym inwestycjom w wydajność, bezpieczeństwo, niezawodność i łatwość zarządzania niż mój dom. Mój dom nie powinien być bardziej „enterprise” ani „klasy biznesowej” niż jakikolwiek prawdziwy biznes.

Można oczywiście argumentować, że podejmuję złe decyzje finansowe w domu i nadmiernie tam inwestuję z różnych powodów, i oczywiście jest w tym pewna racja. Ale realistycznie istnieją szerokie standardy, co do których specjaliści IT w większości się zgadzają jako dobre wskazówki. Choć wielu nie stosuje ich w domu – czy to z konieczności cięcia kosztów, braku potrzeb IT w domu, czy też – jak to często bywa – braku zgody kluczowych interesariuszy (np. współmałżonka) – większość zgadza się co do tego, które z nich mają sens, kiedy mają sens i dlaczego. Ogólna wskazówka dotycząca tego, jakie technologie w jakich przedziałach cenowych wyznaczają absolutne minimum, jest powszechnie akceptowana i stanowi to, co określam jako „linię domową”. Linię, poniżej której firma nie może twierdzić, że działa jak biznes – działając co najwyżej jak konsument, hobbysta lub gorzej. Prawdziwy biznes nigdy nie powinien spaść poniżej linii domowej; zrobienie tego oznaczałoby, że firma uważa wartość swojej inwestycji w technologie informatyczne za niższą niż to, co ja uważam za wartościową inwestycję w domu.

Stwarza to dodatkowe komplikacje. W domu wdrażanie technologii wiąże się z niewielkimi kosztami. Ale w firmie cały czas poświęcony na pracę z technologią i obsługę mniej niż idealnych decyzji jest kosztowny. Albo kosztowny w bezpośrednich dolarach, często dlatego, że wsparcie IT jest świadczone przez zewnętrzny podmiot na podstawie umowy, albo kosztowny dlatego, że czas i wysiłek są poświęcane na podstawowe wsparcie techniczne, które mogłoby być wykorzystane gdzie indziej – koszt utraconych możliwości. Żadne z tych rozważań nie uwzględnia takich kwestii jak koszt przestojów, utraty danych czy naruszenia bezpieczeństwa danych, które zazwyczaj są bardziej znaczącymi kosztami, które musimy brać pod uwagę.

Koszt wsparcia IT jest istotnym czynnikiem. Dla firmy powinno istnieć silne skłonienie ku technologiom, które są solidne i niezawodne, z niższym całkowitym kosztem posiadania lub wyraźnym zwrotem z inwestycji. W domu jest więcej powodów, by poświęcać więcej czasu na konfigurowanie produktów, by zmusić je do działania, pracę z produktami, które często zawodzą lub wymagają dużego wsparcia ręcznego, korzystanie z produktów, którym brakuje zaawansowanych opcji zdalnego zarządzania lub produktów, którym brakuje scentralizowanych kontroli zarządzania użytkownikami i systemami.

Ważne jest również spojrzenie na wydatki IT każdej firmy i zapytanie, czy wsparcie IT jest w związku z tymi inwestycjami uzasadnione. Jeśli firma nie jest skłonna zainwestować w infrastrukturę IT kwoty równoważnej tej, którą sam zainwestowałbym w tę samą infrastrukturę w domu, dlaczego firma miałaby być skłonna utrzymywać dział IT, przy znacznych kosztach, do utrzymywania tej infrastruktury? To dziwna rozbieżność wydatków, ale taka, która często się pojawia. Firma, która ma niewielkie zapotrzebowanie na pełnoetatowe wsparcie IT, często chętnie zatrudni pełnoetatowego pracownika IT, ale będzie niechętna inwestowaniu w infrastrukturę technologiczną, którą ten pracownik ma obsługiwać. Wydaje się, że istnieje korelacja między firmami, które niedoinwestowują infrastrukturę, a tymi, które przepłacają za wsparcie – choć prostym powodem może być to, że personel w takiej sytuacji jest najgłośniejszy. Firmy z odpowiednim personelem i inwestycjami mają mało powodów do narzekań, a te bez personelu nie mają nikogo, kto by narzekał.

W przypadku firm dokonujących takich kompromisów, z wyjątkiem najrzadszych sytuacji, znacznie lepszym sensem finansowym i biznesowym byłoby rezygnacja z pełnoetatowego wsparcia IT na miejscu i przejście do okazjonalnej pomocy zewnętrznej lub umowy z dostawcą usług zarządzanych za ułamek kosztów pełnoetatowego pracownika, a inwestowanie części różnicy w rzeczywistą infrastrukturę. Powinno to zapewnić znacznie więcej funkcjonalności IT za mniej pieniędzy i przy niższym ryzyku.

Uważam, że linia domowa jest wszechstronnie przydatnym narzędziem. To tylko z grubsza wskaźnik do wyjaśniania ludziom biznesu, gdzie ich decyzje plasują się w odniesieniu do innych firm lub – w tym przypadku – nie-firm. Łatwo powiedzieć, że ktoś „nie prowadzi swojej firmy jak biznesu”, ale to dodaje ciężaru i jasności temu odczuciu. Firma, która nie inwestuje jak inna firma po sąsiedzku, może w ogóle nie mieć to znaczenia. Ale jeśli nie wkłada tyle w swój biznes, ile osoba, do której zwraca się o radę, wkłada w swój dom, to ma tendencję do przyciągania uwagi. Nawet jeśli w tym momencie decyzje o poprawie infrastruktury firmy są motywowane głównie emocjami, wynik może być bardzo pozytywny.

Porównywanie jednej firmy z inną może skutkować prostymi wymówkami, jak „tamci nie są tak oszczędni” lub „tamta firma jest większa” lub „to jest rodzaj firmy, który potrzebuje więcej komputerów”. Rzadko jest to użyteczne dla ludzi biznesu lub specjalistów IT. Ale porównywanie do pojedynczego użytkownika lub pojedynczej rodziny w domu daje znacznie bardziej namacalne porównanie. Właściciele i menedżerowie mają tendencję do odczuwania pewnej dumy ze swoich firm i fakt, że powszechnie widać, iż postrzegają wartość własnej firmy jako niższą od pojedynczego gospodarstwa domowego, jest nietrywialny. Większość właścicieli lub dyrektorów generalnych wstydziłaby się, gdyby ich własne potrzeby technologiczne nie przekraczały potrzeb indywidualnego specjalisty IT, tym bardziej że do ich własnych potrzeb dochodzą jeszcze potrzeby całego nadzorowanego przez nich biznesu. Niewielu ludzi chce myśleć o swojej całej firmie jako o wartości mniejszej niż wartość biznesowa jednostki.

To wszystko oczywiście rodzi oczywiste pytanie: jakich rzeczy używam w domu w swojej sieci? Podam kilka szybkich przykładów.

Nie używam sprzętu sieciowego dostarczonego przez dostawcę internetu z wielu powodów. Korzystam z routera i firewalla klasy biznesowej, który nie ma zintegrowanego bezprzewodowego ani switcha. Mam oddzielny switch do obsługi fizycznej instalacji kablowej w domu. Używam dedykowanego, zarządzanego punktu dostępu bezprzewodowego. Mam okablowanie CAT5e lub CAT6 profesjonalnie wbudowane w ściany domu, tak że bezprzewodowe jest używane tylko wtedy, gdy jest potrzebne, a nie jako standard – dla bardziej solidnej i niezawodnej sieci (większość pomieszczeń ma wiele gniazd sieciowych dla elastyczności i obsługi systemów multimedialnych). Korzystam z centralnie zarządzanego rozwiązania antywirusowego, monitoruję zarządzanie poprawkami i nigdy nie działam na koncie z uprawnieniami administratora. Mam urządzenie NAS klasy biznesowej z dyskami o dużej pojemności i RAID do przechowywania mediów i kopii zapasowych w domu. Korzystam z usługi tworzenia kopii zapasowych. Używam pamięci masowej w chmurze i aplikacji klasy enterprise. Moje systemy operacyjne są w pełni aktualne. Używam dużych monitorów o umiarkowanej jakości i mam minimum dwa na każde stanowisko stacjonarne. Używam komputerów stacjonarnych do pracy stacjonarnej i laptopów do pracy mobilnej. Mam rozwiązania zdalnego dostępu do każdej maszyny, dzięki czemu mogę uzyskać dostęp do wszystkiego z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Cały sprzęt mam podłączony do UPS. Znany jestem nawet z montowania sprzętu w szafie rack w domu, aby zachować porządek i ułatwić zarządzanie. Wszystkie kable na poddaszu są starannie ułożone na wieszakach kablowych J-hook, aby utrzymać porządek. Mam telefonię VoIP z wewnętrznymi numerami dla różnych członków rodziny. Wszystkie moje komputery są klasy komercyjnej, nie konsumenckiej.

Mój dom to coś więcej niż tylko moja sieć domowa – to przykład na to, jak łatwo i praktycznie można dobrze budować infrastrukturę nawet w małej skali. Opłaca się to niezawodnością, a często koszt używanych przeze mnie komponentów jest znacznie niższy niż sprzętu konsumenckiego używanego przez małe firmy, ponieważ dokładniej badam, co kupuję, zamiast kupować cokolwiek, co w danej chwili wyda mi się atrakcyjne w sklepie elektronicznym. Nierzadko wydaję połowę mniej za sprzęt wysokiej jakości niż wiele małych firm wydaje za sprzęt klasy konsumenckiej.

Przyjrzyj się firmom, które obsługujesz, a nawet swojej własnej firmie. Czy jesteś powyżej „linii domowej”? Czy ustawiasz poprzeczkę jakości swojej infrastruktury biznesowej wystarczająco wysoko?

Pierwotnie opublikowano na blogu StorageCraft.