Hjemmelinjen

I mange års arbejde med small og medium business-markederne har jeg bemærket, at flertallet af SMB IT-afdelinger tenderer mod et af to ekstremer: massivt overforbrug med et forsøg på at operere som store virksomheder ved at adoptere dyre og meningsløse teknologier, der er unødvendige i SMB-skalaen, eller de går til det modsatte ekstrem og bruger ingenting og kører teknologi, der er fuldstændigt utilstrækkelig til deres behov. Naturligvis er det bedste svar et sted midt imellem – at finde de rigtige teknologier, de rigtige investeringer for den pågældende virksomhed; og nogle virksomheder formår at arbejde i det rum, men alt for mange går til det ene eller det andet ekstrem.

Et redskab, jeg har lært at bruge gennem årene, er at klassificere en virksomheds adfærd i forhold til beslutninger, jeg ville træffe i en privat sammenhæng – nærmere bestemt mit eget hjem. Det er sikkert, at jeg driver mit hjem mere som en virksomhed end den gennemsnitlige IT-fagmand, men jeg mener, at det stadig understreger et meget vigtigt pointe. Som IT-fagmand forstår jeg værdien af de teknologier, jeg implementerer, jeg forstår, hvor det kan betale sig at investere tid og energi, og jeg forstår de langsigtede omkostninger ved forskellige muligheder. Så hvor jeg træffer skøn på hjemmefronten er meget sigende. Mit hjem har ikke den finansielle værdi af en funktionel virksomhed, heller ikke sikkerhedsmæssige bekymringer, og heller ikke behovet for at skalere (min familie vil aldrig vokse i brugerbasestørrelse, uanset hvor finansielt succesfuld den er), så når jeg sammenligner mit hjem med en virksomhed, bør mit hjem i teorien sætte den absolutt lavest mulige bar med hensyn til den finansielle fordel ved teknologiinvesteringer. Det vil sige, at afvejningen af muligheder for en faktisk, funktionel virksomhed altid bør læne sig mod lige så stor eller større investering i ydeevne, sikkerhed, pålidelighed og enkel administration som mit hjem. Mit hjem bør ikke være mere “enterprise” eller “business class” end nogen reel virksomhed.

Man kunne selvfølgelig argumentere for, at jeg træffer dårlige finansielle beslutninger i mit hjem og overinvesterer der af mange årsager, og der er selvfølgelig noget om det. Men realistisk set er der brede standarder, som IT-fagfolk stort set er enige om som gode retningslinjer, og selvom mange ikke følger disse derhjemme – enten på grund af behovet for at spare penge, manglende IT-behov derhjemme eller, som det ofte er tilfældet, manglende opbakning fra vigtige interessenter (f.eks. en ægtefælle) – er de fleste enige om, hvilke der giver mening, hvornår de giver mening, og hvorfor. Den generelle retningslinje for, hvilke teknologier til hvilke prisklasser der sætter den absolutte minimumsbar, er bredt accepteret og udgør det, jeg refererer til som “hjemmelinjen”. Linjen, under hvilken en virksomhed ikke kan hævde, at den agerer som en virksomhed, men på bedste vis agerer som en forbruger, hobbyist eller værre. En ægte virksomhed bør aldrig falde under hjemmelinjen; at gøre det ville betyde, at de anser værdien af deres informationsteknologiinvestering i deres virksomhed som lavere end det, jeg anser min investering derhjemme for at være.

Dette tilføjer en yderligere komplikation. Derhjemme er der ringe omkostninger forbundet med implementering af teknologier. Men i en virksomhed er al den tid, der bruges på at arbejde med teknologi og understøtte mindre end ideelle beslutninger, kostbar. Enten kostbar i direkte dollars brugt – ofte fordi IT-support leveres af en tredjepart på kontraktbasis – eller kostbar, fordi tid og energi bruges på grundlæggende teknologisupport, der ellers kunne bruges andetsteds – omkostningen ved mistet mulighed. Ingen af disse tager højde for ting som omkostningerne ved nedetid, datatab eller databrud, som generelt er de mere betydelige omkostninger, vi er nødt til at overveje.

Omkostningen ved den involverede IT-support er en betydelig faktor. For en virksomhed bør der være en stærk tendens mod teknologier, der er robuste og pålidelige med lavere samlede ejeromkostninger eller et klart afkast af investeringen. I et hjem er der mere grund til at bruge mere tid på at justere produkter for at få dem til at fungere, arbejde med produkter, der fejler ofte eller kræver meget manuel support, bruge produkter, der mangler kraftige fjernadministrationsmuligheder, eller produkter, der mangler centraliserede kontroller til bruger- og systembehåndling.

Det er også vigtigt at se på IT-udgifterne i enhver virksomhed og spørge, om IT-supporten dermed er berettiget i lyset af disse investeringer. Hvis en virksomhed er uvillig til at investere i IT-infrastrukturen et tilsvarende beløb, som jeg ville investere i den samme infrastruktur til hjemmebrug, hvorfor ville en virksomhed så være villig til at opretholde en IT-stab til stor udgift for at vedligeholde den infrastruktur? Dette er et mærkelig udgiftsmismatch, men et der opstår hyppigt. En virksomhed, der har ringe behov for fuldtids IT-support, vil ofte let ansætte en fuldtids IT-medarbejder, men være uvillig til at investere i den teknologiinfrastruktur, som den pågældende medarbejder er beregnet til at understøtte. Der synes at være en sammenhæng mellem virksomheder, der underinvesterer i infrastruktur, og dem, der overinvesterer i support – dog kan en simpel forklaring på dette være, at medarbejderne i den situation er de mest højtråbende. Virksomheder med tilstrækkelig stab og investering har ringe grund til, at medarbejderne klager, og dem uden stab har ingen til at klage.

For virksomheder, der foretager denne type afvejninger, ville det med kun de sjældneste undtagelser give langt bedre finansiel og forretningsmæssig mening ikke at have fuldtids IT-support internt og i stedet skifte til lejlighedsvis ekstern assistance eller en managed services-aftale til en brøkdel af omkostningerne ved en fuldtidsperson og investere en del af forskellen i den faktiske infrastruktur. Dette bør give langt mere IT-funktionalitet for færre penge og til lavere risiko.

Jeg finder, at hjemmelinjen er et altomfattende praktisk redskab. Blot en grov målestok til at forklare for forretningsfolk, hvor deres beslutninger falder i relation til andre virksomheder eller, i dette tilfælde, ikke-virksomheder. Det er nemt at sige, at nogen “ikke driver deres virksomhed som en virksomhed”, men dette tilføjer vægt og klarhed til den sentiment. At en virksomhed ikke investerer som en anden virksomhed på gaden betyder muligvis slet ingenting. Men hvis de ikke putter ligeså meget i deres virksomhed, som den person, de beder om råd, putter i sit hjem, har det en tendens til at fange deres opmærksomhed. Selv hvis beslutningerne om at forbedre virksomhedsinfrastrukturen på dette tidspunkt primært er drevet af følelser, kan resultatet være meget positivt.

At sammenligne én virksomhed med en anden kan resultere i simple undskyldninger som “de er ikke så sparsomme” eller “det er en større virksomhed” eller “det er en slags virksomhed, der har brug for flere computere.” Det er sjældent nyttigt for forretningsfolk eller IT-folk at foretage den slags sammenligninger. Men sammenlignet med en enkelt bruger eller enkelt familie derhjemme er der en langt mere konkret sammenligning. Ejere og ledere har tendens til en vis stolthed i deres virksomheder, og at det er bredt anerkendt, at de ser deres eget selskabs værdi som lavere end en enkelt husholdnings, er ikke uvæsentligt. De fleste ejere eller administrerende direktører ville skamme sig, hvis deres egne teknologibehov ikke oversteg en individuel IT-fagmands – for slet ikke at tale om deres plus alle behovene hos hele den virksomhed, de fører tilsyn med. Få mennesker vil tænke på hele deres virksomhed som havende en lavere forretningsværdi end en enkelt person.

Alt dette rejser naturligvis de oplagte spørgsmål om, hvad det er for ting, jeg bruger derhjemme på mit netværk. Jeg vil give nogle hurtige eksempler.

Jeg bruger ikke netværksudstyr leveret af internetudbyderen, af mange årsager. Jeg bruger en business class router og firewall-enhed, der hverken har integreret trådløst netværk eller switch. Jeg har en separat switch til at håndtere husets fysiske kabelanlæg. Jeg bruger et dedikeret, administreret trådløst access point. Jeg har CAT5e eller CAT6 professionelt trukket i husets vægge, så trådløst kun bruges efter behov, ikke som standard, for mere robust og pålideligt netværk (de fleste rum har mange netværksstik for fleksibilitet og til understøttelse af multimediasystemer). Jeg bruger en centralt administreret antivirusløsning, jeg overvåger min patchstyring, og jeg kører aldrig under en administratorkonto. Jeg har en business class NAS-enhed med store kapacitetsdrev og RAID til lagring af medier og sikkerhedskopier i huset. Jeg har en backup-tjeneste. Jeg bruger enterprise class cloud storage og applikationer. Mine operativsystemer er alle helt opdaterede. Jeg bruger store, mellemkvalitets skærme og har minimum to pr. desktop. Jeg bruger desktops til stationært arbejde og laptops til mobilt arbejde. Jeg har fjernadgangsløsninger til hver maskine, så jeg kan tilgå alt fra alle steder til enhver tid. Jeg har alt mit udstyr på UPS. Jeg er endda bekend for at rack-montere udstyret i huset for at holde tingene pænere og lettere at administrere. Alle kabler på loftet er omhyggeligt lagt på J-kroge for at holde dem rydde. Jeg har VoIP-telefoni med lokalnumre til forskellige familiemedlemmer. Alle mine computere er af erhvervskvalitet, ikke forbrugerkvalitet.

Mit hjem er mere end blot mit private netværk; det er et eksempel på, hvor nemt og praktisk det er at gøre infrastruktur ordentligt, selv i lille skala. Det betaler sig selv i pålidelighed, og ofte er omkostningerne til de komponenter, jeg bruger, langt lavere end det, som små virksomheder bruger på forbrugerudstyr, fordi jeg researcher mere omhyggeligt, hvad jeg køber, i stedet for at købe det, der fanger min interesse i øjeblikket i en forbrugerelektronikbutik. Det er ikke ualmindeligt, at jeg bruger halvt så meget for kvalitetsudstyr, som mange små virksomheder bruger på forbrugerklasseudstyr.

Se på de virksomheder, du understøtter, eller endda din egen virksomhed. Holder du dig foran “hjemmelinjen”? Sætter du barren for kvaliteten af din virksomheds infrastruktur højt nok?

Oprindeligt udgivet på StorageCraft Blog.