Bør IT omfavne abonnementslisenser?

Med store, tradisjonelt boksede produkter som Microsoft Office og Adobes Creative Suite som nå benytter nye abonnementslisensieringsmodeller, må vi i IT se nærmere på denne modellen og avgjøre om og når den er riktig for våre virksomheter. I noen tilfeller, som med MS Office, har vi valget om å kjøpe boksede produkter, volumlisensavtaler eller abonnementslisenser. Dette er svært fleksibelt og lar oss vurdere mange alternativer. Med Adobe har imidlertid ikke-abonnementsalternativer blitt droppet, og hvis vi ønsker å bruke produktlinjen deres, er abonnementsprising vår eneste mulighet. Etter hvert som vi går fremover, vil dette være en stadig mer fremtredende trend, og noe hele bransjen må møte og forstå. Det kan ikke unngås lett.

Først bør vi forstå hvorfor abonnementsmodeller er bra for leverandørene. Mange mennesker, spesielt i IT, antar at abonnementer er utformet for å trekke høyere gebyrer fra kunder, og selvfølgelig kan enhver gitt leverandør heve prisene i forbindelse med endring av modeller, men fundamentalt sett er abonnementsprising rent en lisenseringstilnærming og innebærer ikke nødvendigvis en kostnadsøkning. Det kan potensielt til og med bety en reduksjon.

Programvareleverandører liker abonnementsprising av tre viktige grunner.

Den første er lisenshåndtering. Med tradisjonelle programvarekjøp var det trivielt enkelt for kunder å installere flere kopier, kanskje utilsiktet, av programvare og dermed forårsake et inntektstap hvis programvare ble brukt men ikke lisensiert. Lisenshåndtering var tradisjonelt komplisert og kostbar for alle involverte parter. Å gå over til abonnementsmodeller gjør det svært enkelt å kommunisere lisenskrav klart og å håndheve retningslinjer.

For kunder som kjøper programvare er denne endringen faktisk gunstig da den senker den totale kostnaden for programvare fordi den bidrar til å eliminere illegitim bruk av programvare. Ved å senke piratkopieringsraten kan kostnaden som må overføres til legitime virksomheter reduseres. Enten dette fører til lavere kostnader for kunder eller høyere marginer for leverandører, er det en fordel for alle de legitime partene involvert.

Den andre er å eliminere eldre versjoner fra støtten. I tradisjonelle programvare- og støttemodeller kan kunder bruke gamle versjoner av programvare i mange år, noe som resulterer i mange ulike versjoner som krever støtte samtidig. Ofte ville dette bety at støtteteam ville trenge omfattende opplæring for en lang hale av eldre kunder, eller separate støttegrupper ville være nødvendige for ulike programvareversjoner. Dette var ekstremt kostbart da støtte er en nøkkelkostnad i programvareutvikling. Likeledes ville utviklingsteam være tvunget til å deles, med de fleste ressurser fokusert på å utvikle eller fikse den aktuelle programvareversjonen mens noen utviklere ville bli tvunget til å bruke tid på å patche og vedlikeholde eldre versjoner som ikke lenger ble solgt. Disse kostnadene var ofte enorme og betydde at stor energi ble brukt på å støtte kunder som ikke investerte i ny programvare og kom på bekostning av ressurser for å forbedre programvaren og støtten til de beste kundene. Overgangen til abonnementslisenser eliminerer generelt støttebehov for eldre versjoner ettersom alle kunder alltid benytter de nyeste versjonene.

Igjen er dette et trekk som i stor grad gagner både leverandøren og gode kunder. Det er bare noen ganger negativt for kunder som var avhengige av å være “dyre å vedlikeholde”-kunder som brukte gammel programvare lenge i stedet for å oppdatere. Men selv disse kundene drar vanligvis nytte av å ikke kjøre gammel programvare, selv om dette ikke er slik de ville operert hvis de hadde valget. Fordelene for leverandøren og for “gode” kunder er svært store; straffen for kunder som tidligere ikke var lønnsomme er generelt svært liten.

Den tredje grunnen, som egentlig er en kombinasjon av de ovennevnte, er at kunder som tidligere var avhengige av å kjøpe en enkelt versjon av et produkt og fortsette å bruke det i svært lang tid – sannsynligvis mange år etter slutten av støtten – effektivt elimineres. Disse kundene, som mangler et middel til å kjøpe på denne tradisjonelle måten, er normalt enten tapt som kunder (noe som ikke er et finansielt tap ettersom de ikke var særlig lønnsomme) eller de konverterer til mer lønnsomme kunder, om enn motvillig. Dette gjør leverandørene svært fornøyde – å skille klinten fra hveten, så å si. Å fri seg fra kunder som ikke tjente penger og skape flere kunder som tjener dem penger.

Nå som vi har sett hvorfor leverandørene liker denne modellen og hvorfor vi sannsynligvis vil se mer og mer av den i fremtiden ettersom store, ledende leverandører både demonstrerer den finansielle verdien av endringen og betinger kunder til å tenke i termer av abonnementslisensieringsmodeller, vil vi se på hvorfor IT-avdelinger og virksomheter bør vurdere å omfavne denne modellen av egne grunner.

For selve virksomheten tilbyr abonnementslisenser en del betydelig verdi, spesielt for økonomiavdelinger. Ved å gå over til abonnementslisenser er vi generelt i stand til å gå fra kapitalutgifter (capex) til driftsutgifter (opex), noe som generelt anses som gunstig. Men abonnementsverdi er langt større enn det. Abonnementsprising gir kostnadsprediktabilitet. En økonomiavdeling kan nøyaktig forutsi kostnadene sine over tid uten sjelden å bli overrasket, mens i den gamle tilnærmingen ble programvare i stor grad glemt og deretter ville et behov kreve at en gammel pakke ble oppdatert og plutselig ville en svært stor faktura komme med potensielt svært lite forvarsel (ofte etterfulgt av store opplæringsutgifter på grunn av det muligens store gapet i programvareversjoner). Med abonnementsprising svinger kostnader normalt flytende med antall ansatte. Ettersom nye ansatte ansettes, kan økonomiavdelingen forutsi nøyaktig hva de vil koste. Og når ansatte slutter, kan abonnementer avsluttes og kostnader reduseres. Bare programvare som faktisk brukes, kjøpes. Behovet for å overkjøpe for å ta høyde for svingninger eller forutsagt vekst eksisterer ikke lenger. Abonnementslisenser utnytter også pengenes tidsverdi, slik at virksomheter kan holde på pengene sine så lenge som mulig og bare betale for det de bruker etter hvert som de bruker det.

For IT er fordelene enda større. IT bør dra nytte av et bedre forhold til økonomi og personalavdelingen ettersom kostnadene og behovene til innkommende eller utgående brukere er bedre forstått. Dette eliminerer noe av friksjonen mellom disse avdelingene, noe som alltid er gunstig.

IT drar også nytte av effektiv håndhevelse av beste praksis. Det er vanlig at IT-avdelinger sliter med å overbevise virksomheter om å investere i nyere versjoner av programvare, noe som ofte resulterer i støtteproblemer og unødvendig kompleksitet og mindre fornøyde brukere. Med abonnementsprising leveres IT konstant med den nyeste programvaren for brukere, noe som i nesten alle tilfeller er en enorm fordel for både IT og brukerne av programvaren. Dette eliminerer mye av friksjonen som IT opplever med virksomheten og med ledelsen ved å flytte behovet for oppdateringer til et eksternt mandat og ikke lenger noe IT eller brukerne må be om.

IT drar nytte av enklere lisenshåndtering på sin side også. Det er generelt langt enklere å bestemme lisenstilgjengelighet og -behov. Revisjoner er unødvendige fordi lisensieringsprosessen generelt håndteres (generelt sett, ingenting krever teknisk dette) via en autentiseringsmekanisme hos leverandøren, noe som betyr at med mindre spesifikk innsats tas for å bryte lisensering (knekke programvare eller andre ekstreme tiltak), er lisensieringsulykker usannsynlige og enkle å korrigere.

IT kan også dra nytte av enklere håndtering av komplekse lisenssituasjoner, som å tilby et høyere funksjonsnivå for én bruker og ikke for en annen. Lisenser kan ofte kjøpes på et minimumsnivå og oppgraderes hvis flere behov oppdages. Muligheten til enkelt å tilpasse per bruker og over tid betyr at IT kan levere mer verdi med mindre innsats.

Mange av innvendingene mot abonnementslisenser handler faktisk ikke om abonnementslisenser i seg selv. Ofte er det en oppfatning av høyere kostnader. Dette er selvfølgelig vanskelig å bevise siden enhver gitt bedrift kan velge å ta hva de vil for ulike lisensalternativer. Microsoft tilbyr både abonnements- og ikke-abonnementslisensmuligheter for noen av sine nøkkelprodukter som MS Office. Dette gir oss en sjanse til å se hvordan de ser på kostnadsforskjeller og fordeler og til å sammenligne alternativene slik at vi kan finne den mest kostnadseffektive muligheten for vår egen bedrift. Ved å beholde begge modeller kan Microsoft revideres av kundene sine for å holde kostnadene for hver modell på linje. Men ved å tilby begge mister de også mange av fordelene som rene abonnementsmodeller gir, slik som behovet for å støtte bare én versjon om gangen.

Adobe, derimot, gjennomførte overgangen fra tradisjonell lisensiering til abonnementslisensiering i stor grad på én gang og ser ut til å ha besluttet å heve prisene sine samtidig. Dette er svært misvisende fordi Adobe faktisk hevet prisen, og det er ikke abonnementsmodellen som skaper prisøkningen. Fordelene med abonnementsprising er fordeler ved modellen. Prisingsbeslutningene til enhver gitt leverandør er en separat ting og må evalueres på samme måte som enhver prisevaluering gjøres.

Den andre vanlige klagen jeg har hørt mange ganger er manglende evne til å “eie” programvare. Dette er en naturlig reaksjon, men en som IT og forretningsenheter ikke bør ha. I en forretningssetting eies ikke programvare av enkeltpersoner, og vi bør ikke ha følelsesmessige bånd til den. Programvare er bare et annet verktøy for å fullføre arbeidet vårt, og uansett hva som gir oss best mulighet til å gjøre det, til den beste prisen, er det vi ønsker. Fra et rent forretningsmessig perspektiv er det å eie programvare irrelevant. Ønsket om å eie ting er en menneskelig reaksjon som ikke er gunstig for god forretningstenkning. Det er også svært verdifullt å peke på at IT aldri bør ha denne mentale reaksjonen overfor å eie programvare – det er virksomheten, ikke IT-avdelingen eller IT-profesjonelle, som eier programvare i sin bedrift. IT velger, distribuerer, konfigurerer og administrerer bare programvaren på vegne av virksomheten den støtter.

Totalt sett tror jeg virkelig at abonnementslisensieringsmodeller er bra, generelt sett, for nesten alle involverte. De gagner leverandører på en slik måte at det gjør dem mer levedyktige og lønnsomme, samtidig som det gjør det enklere for IT-avdelinger å levere bedre verdi til brukerne sine, ofte mens de håndhever mange beste praksiser som virksomheter ellers ville blitt fristet til å unngå. Den forbedrede lønnsomheten kan også oppmuntre leverandører til å forfølge nisjeprogramvaretitler som tidligere ville ha vært uoverkommelige å lage og støtte. Leverandører, IT og sluttbrukere er nesten universelle vinnere, mens virksomheter møter det eneste virkelige gråsoneområdet der prising kan eller ikke kan være gunstig for dem i denne modellen.

Opprinnelig publisert på StorageCraft-bloggen.