Czy IT powinno zaakceptować licencjonowanie subskrypcyjne?

Gdy znane marki, tradycyjnie sprzedawane w pudełkach, jak Microsoft Office czy Creative Suite firmy Adobe, przechodzą na nowe modele licencji subskrypcyjnych, my – jako IT – musimy przyjrzeć się temu modelowi i ocenić, czy i kiedy jest on odpowiedni dla naszych firm. W niektórych przypadkach, jak w przypadku MS Office, mamy możliwość wyboru między zakupem wersji pudełkowej, umową licencyjną woluminową lub licencjami subskrypcyjnymi. Jest to bardzo elastyczne i pozwala nam rozważyć wiele alternatyw. W przypadku Adobe jednak opcje niesubskrypcyjne zostały wycofane i jeśli chcemy korzystać z ich linii produktów, subskrypcja jest naszą jedyną opcją. W miarę postępu będzie to coraz powszechniejszy trend i coś, z czym cała branża musi się zmierzyć i co musi zrozumieć. Nie da się tego łatwo uniknąć.

Najpierw powinniśmy zrozumieć, dlaczego modele subskrypcyjne są korzystne dla dostawców. Wiele osób, zwłaszcza w IT, zakłada, że subskrypcje są zaprojektowane w celu wyciągnięcia wyższych opłat od klientów, i z pewnością dany dostawca może podnieść ceny w związku ze zmianą modelu, ale zasadniczo subskrypcja jest czysto podejściem licencyjnym i nie implikuje wzrostu kosztów. Może potencjalnie oznaczać nawet spadek.

Dostawcy oprogramowania preferują subskrypcje z trzech kluczowych powodów.

Pierwszym jest zarządzanie licencjami. Przy tradycyjnych zakupach oprogramowania klientom było wyjątkowo łatwo zainstalować wiele kopii – być może przypadkowo – powodując utratę przychodów, gdy oprogramowanie było używane bez licencji. Zarządzanie licencjami było tradycyjnie skomplikowane i kosztowne dla wszystkich zaangażowanych stron. Przejście na modele subskrypcyjne znacznie ułatwia jasne komunikowanie wymagań licencyjnych i egzekwowanie polityk.

Dla klientów kupujących oprogramowanie ta zmiana jest w rzeczywistości korzystna, ponieważ obniża ogólny koszt oprogramowania, pomagając wyeliminować nielegalne korzystanie z niego. Przez obniżenie wskaźnika piractwa możliwe jest obniżenie kosztów przenoszonych na legalnych klientów. Niezależnie od tego, czy przekłada się to na niższe ceny dla klientów, czy wyższe marże dla dostawców, jest to korzyść dla wszystkich legalnych stron.

Drugi powód to eliminacja starszych wersji z obszaru wsparcia. W tradycyjnych modelach oprogramowania i wsparcia klienci mogli korzystać ze starszych wersji oprogramowania przez wiele lat, co skutkowało koniecznością jednoczesnego wspierania wielu różnych wersji. Często oznaczało to, że zespoły wsparcia musiały być dogłębnie wyszkolone w obsłudze długiego ogona starszych klientów, albo potrzebne były oddzielne grupy wsparcia dla różnych wersji oprogramowania. Było to niezwykle kosztowne, ponieważ wsparcie stanowi kluczowy koszt w tworzeniu oprogramowania. Podobnie zespoły programistyczne były zmuszone do podziału zasobów, przy czym większość skupiała się na tworzeniu lub naprawianiu bieżącej wersji oprogramowania, podczas gdy część programistów musiała poświęcać czas na łatanie i utrzymywanie starszych wersji, które nie były już sprzedawane. Koszty te były często ogromne i oznaczały, że wielka energia była poświęcana na obsługę klientów, którzy nie inwestowali w nowe oprogramowanie, kosztem zasobów na ulepszanie oprogramowania i wsparcia dla najlepszych klientów. Przejście na licencjonowanie subskrypcyjne zasadniczo eliminuje potrzebę wsparcia dla starszych wersji, ponieważ wszyscy klienci cały czas korzystają z najnowszych wersji.

Ponownie jest to zmiana, która znacznie przynosi korzyści zarówno dostawcy, jak i dobrym klientom. Tylko czasami jest to negatywne dla klientów, którzy polegali na byciu "drogimi w utrzymaniu" klientami, którzy długo korzystali ze starszego oprogramowania zamiast je aktualizować. Ale zazwyczaj nawet ci klienci odnoszą korzyść z nieużywania starego oprogramowania, nawet jeśli nie działaliby w ten sposób, gdyby mieli wybór. Korzyści dla dostawcy i "dobrych" klientów są bardzo duże, a kara dla klientów, którzy wcześniej nie byli rentowni, jest zazwyczaj bardzo mała.

Trzeci powód, który jest w rzeczywistości kombinacją powyższych, polega na tym, że klienci, którzy wcześniej polegali na zakupie jednej wersji produktu i kontynuowaniu jej użytkowania przez bardzo długi czas – prawdopodobnie wiele lat po zakończeniu wsparcia – są efektywnie eliminowani. Ci klienci, pozbawieni możliwości kupowania w ten tradycyjny sposób, są zazwyczaj albo traceni jako klienci (co nie jest stratą finansową, ponieważ nie byli zbyt dochodowi), albo przekształcają się w bardziej dochodowych klientów, nawet jeśli niechętnie. Sprawia to, że dostawcy są bardzo zadowoleni – oddzielają ziarno od plew, że tak powiem. Pozbywają się klientów, którzy nie przynosili im pieniędzy, i tworzą więcej klientów, którzy przynoszą.

Skoro zobaczyliśmy, dlaczego dostawcy lubią ten model i dlaczego prawdopodobnie będziemy widzieć go coraz więcej w przyszłości, gdy duzi, wiodący dostawcy zarówno demonstrują finansową wartość tej zmiany, jak i przyzwyczajają klientów do myślenia w kategoriach modeli licencji subskrypcyjnych, przyjrzymy się, dlaczego działy IT i firmy powinny rozważyć przyjęcie tego modelu z własnych powodów.

Dla samej firmy licencjonowanie subskrypcyjne oferuje pewną znaczącą wartość, zwłaszcza dla działów finansowych. Poprzez przejście na licencjonowanie subskrypcyjne możemy generalnie przejść z wydatków kapitałowych (capex) na wydatki operacyjne (opex), co jest ogólnie postrzegane jako korzystne. Ale wartość subskrypcji jest znacznie większa niż to. Subskrypcja zapewnia przewidywalność kosztów. Dział finansowy może dokładnie prognozować koszty w czasie, rzadko będąc zaskakiwanym, podczas gdy w starym podejściu oprogramowanie było w dużej mierze zapominane, a następnie jakaś potrzeba wymagała aktualizacji starego pakietu i nagle pojawiała się bardzo duża faktura z potencjalnie bardzo małym ostrzeżeniem (często poprzedzona dużymi kosztami szkoleń ze względu na możliwie dużą lukę w wersjach oprogramowania). Przy subskrypcji koszty zazwyczaj zmieniają się płynnie wraz z liczbą pracowników. W miarę zatrudniania nowych pracowników dział finansowy może dokładnie przewidzieć, ile będą kosztować. A gdy pracownicy odchodzą, subskrypcje mogą być anulowane i koszty obniżone. Kupowane jest tylko oprogramowanie, które jest rzeczywiście używane. Potrzeba nadmiernych zakupów w celu uwzględnienia wahań lub przewidywanego wzrostu już nie istnieje. Licencjonowanie subskrypcyjne wykorzystuje również wartość pieniądza w czasie, pozwalając firmom jak najdłużej zatrzymywać środki, wymagając płatności tylko za to, co używają, w miarę jak tego używają.

Dla IT korzyści są jeszcze większe. IT powinno skorzystać na lepszych relacjach z działami finansowymi i zasobów ludzkich, ponieważ koszty i potrzeby wchodzących lub odchodzących użytkowników są lepiej zrozumiane. Eliminuje to część tarć między tymi działami, co jest zawsze korzystne.

IT korzysta również z efektywnego egzekwowania najlepszych praktyk. Często działy IT mają trudności z przekonaniem firm do inwestowania w nowsze wersje oprogramowania, co często skutkuje problemami ze wsparciem, niepotrzebną złożonością i mniej zadowolonymi użytkownikami. Przy subskrypcji IT jest stale zaopatrywane w najnowsze oprogramowanie dla użytkowników, co w niemal wszystkich przypadkach jest ogromną korzyścią zarówno dla IT, jak i dla użytkowników oprogramowania. Eliminuje to wiele tarć, jakie IT doświadcza z firmą i z kierownictwem, przenosząc potrzebę aktualizacji do kategorii zewnętrznego nakazu, a nie czegoś, o co IT lub użytkownicy muszą wnioskować.

IT korzysta również z łatwiejszego zarządzania licencjami po swojej stronie. Zazwyczaj znacznie łatwiej jest określić dostępność i potrzeby licencyjne. Audyty są niepotrzebne, ponieważ proces licencjonowania jest ogólnie obsługiwany (ogólnie, nic technicznie tego nie wymaga) za pośrednictwem mechanizmu uwierzytelniania u dostawcy, co oznacza, że o ile nie podjęto konkretnych wysiłków w celu naruszenia licencjonowania (łamanie zabezpieczeń oprogramowania lub inne skrajne środki), przypadkowe naruszenia licencji są mało prawdopodobne i łatwe do skorygowania.

IT może również skorzystać z łatwiejszej obsługi złożonych sytuacji licencyjnych, takich jak zapewnianie jednomu użytkownikowi wyższego poziomu zestawu funkcji, a innemu nie. Licencje mogą być często kupowane na minimalnym poziomie i rozszerzane w miarę odkrywania większych potrzeb. Możliwość łatwego dostosowywania per użytkownik i w czasie oznacza, że IT może dostarczać większą wartość przy mniejszym wysiłku.

Wiele zastrzeżeń wobec licencjonowania subskrypcyjnego nie dotyczy w rzeczywistości samego licencjonowania subskrypcyjnego. Często jest to kwestia postrzegania wyższych kosztów. Jest to oczywiście trudne do udowodnienia, ponieważ każda firma może pobierać dowolne opłaty za różne opcje licencji. Microsoft oferuje zarówno opcje licencji subskrypcyjnych, jak i niesubskrypcyjnych dla niektórych kluczowych produktów, takich jak MS Office. Daje nam to szansę zobaczyć, jak postrzega różnice kosztów i korzyści oraz porównać opcje, aby znaleźć najbardziej ekonomiczną opcję dla własnej firmy. Utrzymując oba modele, Microsoft może być audytowany przez swoich klientów, aby utrzymać koszty każdego modelu na odpowiednim poziomie. Jednak oferując oba modele, tracą również wiele korzyści, które przynoszą czyste modele subskrypcyjne, takich jak potrzeba wspierania tylko jednej wersji na raz.

Adobe, z drugiej strony, dokonało przejścia z tradycyjnego licencjonowania na subskrypcyjne praktycznie od razu i wydaje się, że zdecydowało się podnieść ceny w tym samym czasie. Jest to bardzo mylące, ponieważ Adobe faktycznie podniosło cenę, a nie model subskrypcyjny tworzy wzrost cen. Korzyści płynące z subskrypcji są korzyściami modelu. Decyzje cenowe każdego dostawcy są odrębną kwestią i muszą być oceniane w taki sam sposób, jak każda inna ocena cenowa.

Inną powszechną skargą, którą słyszałem wielokrotnie, jest niemożność "posiadania" oprogramowania. Jest to naturalna reakcja, ale jedna, której IT i jednostki biznesowe nie powinny mieć. W środowisku biznesowym oprogramowanie nie jest własnością osób i nie powinniśmy mieć do niego emocjonalnego przywiązania. Oprogramowanie jest tylko kolejnym narzędziem do wykonywania naszej pracy i cokolwiek daje nam najlepszą zdolność do jej wykonania, po najlepszej cenie, jest tym, czego chcemy. Z czysto biznesowego punktu widzenia posiadanie oprogramowania jest nieistotne. Chęć posiadania rzeczy jest ludzką reakcją, która nie sprzyja dobremu myśleniu biznesowemu. Warto również podkreślić, że IT nigdy nie powinno mieć takiej mentalnej reakcji na posiadanie oprogramowania – to firma, a nie dział IT ani specjaliści IT, jest właścicielem oprogramowania w swoim biznesie. IT tylko wybiera, wdraża, konfiguruje i zarządza oprogramowaniem w imieniu firmy, którą obsługuje.

Ogólnie rzecz biorąc, naprawdę wierzę, że modele licencji subskrypcyjnych są dobre, generalnie dla niemal wszystkich zaangażowanych. Przynoszą one korzyści dostawcom w taki sposób, że umożliwiają im być bardziej rentownymi, jednocześnie ułatwiając działom IT dostarczanie lepszej wartości swoim użytkownikom, często przy jednoczesnym egzekwowaniu wielu najlepszych praktyk, których firmy w przeciwnym razie byłyby skuszone unikać. Poprawiona rentowność może również zachęcać dostawców do realizowania niszowych tytułów oprogramowania, które wcześniej byłyby zbyt kosztowne do stworzenia i obsługi. Dostawcy, IT i użytkownicy końcowi są niemal powszechnymi zwycięzcami, podczas gdy firmy napotykają jedyną prawdziwą szarą strefę, w której ceny mogą lub nie mogą być dla nich korzystne w tym modelu.

Pierwotnie opublikowano na blogu StorageCraft.