Hold deg til IT, ikke bli en annen avdeling

Jeg ser dette svært regelmessig – det ser ut til å være en stor fristelse for IT-avdelinger å overskride IT-grensene og ønske å ta på seg roller og ansvar fra andre avdelinger i selskapet. I SMB kan dette være mye mer sant fordi det ikke er en klar grense mellom IT og andre avdelinger, jobbroller er ofte delt, det finnes ikke gode retningslinjer og prosedyrer, det er ikke folk som gjør de andre jobbene, osv. Og det er alltid muligheten for at disse tverrfaglige ansvarsområdene virkelig er tildelt IT. Men ni av ti ganger er dette ikke tilfelle.

Jeg tror at denne atferden stammer fra noen få ting:

1. Folk har en tendens til å jobbe i IT fordi de er «smartere» eller i det minste «mer interessert» i de fleste ting enn gjennomsnittsmennesker, så vi har en tendens til å bære mye generell kunnskap som lar oss fungere som kompetente medlemmer av enhver avdeling (IT kan gjøre HRs jobb i en knipe, er det omvendte vanligvis sant?)
2. IT har en tendens til å få kastet over seg hvilket arbeid andre avdelinger ikke ønsker å gjøre og kan komme unna med å overlevere (kan du skrive ut dette for oss? kan du fikse mikrobølgeovnen min? sikringen har gått! har du noen erfaring med sprinklere?) Så vi havner i denne tankegangen på grunn av andre avdelingers atferd overfor oss.
3. Vi har et bredt overblikk over organisasjonen som helhet, mer enn nesten enhver annen avdeling.
4. Vi har en tendens til å være lidenskapelige om å gjøre ting på den «riktige måten» – som ofte er basert på teknisk dyktighet eller bransjens vanlige praksis, men som kanskje ikke tar hensyn til de spesifikke forretningsbehovene og unike faktorene.

Samlet sett gjør disse og andre faktorer at vi har en tendens til å ønske å engasjere oss i alt og alle i og rundt virksomhetene vi betjener. Spørsmål om involvering i andre avdelingers aktiviteter dukker opp regelmessig. For å fastslå hvor skjev vår tenkning om denne atferden har en tendens til å være – vi ser IT-folk spørre IT-folk hva deres ansvar er i stedet for å snakke med sin egen virksomhets ledelse som faktisk er de som tar den beslutningen. Dette handler ikke om beste praksis, det handler om å følge din egen bedrifts regler.

Noen eksempler på steder der IT-folk liker å hoppe inn og prøve å være andre avdelinger:

• «Folk surfer på Facebook på jobb, jeg må stoppe dem.» – Må du det? Er dette en forretningsbeslutning, eller tar IT bare HR- eller sikkerhetsbeslutninger for disse avdelingene? IT som tar opp dette som et tema er flott, men behovet for å håndheve beslutninger om personlige arbeidsvaner bør sannsynligvis overlates til bedriftseieren, lederen eller en utpekt avdeling som HR, juss eller sikkerhet.
• Spionering på sluttbrukere, registrering av passord osv. – Spurte juridisk avdeling deg om å gjøre dette? Hvis ikke, ikke ta på deg juridisk og sikkerhetsansvar, spesielt de som kan medføre bøter eller til og med fengselsstraff i din lokale jurisdiksjon! Vi risikerer å snu bordet fra å mistenke noen andre til å bli synderne selv.
• Press på virksomheten om brannfarer, sikkerhetsproblemer (som ikke er dine egne) osv. – Se noe, si noe. Flott. Ikke vær årsaken til dårlig atferd selv. Men hvis virksomheten ikke er opptatt av disse tingene etter at de er rapportert, med mindre det er et juridisk spørsmål du trenger å overlevere til politiet, ikke føl at dette er ITs jobb. Vaktmesteren føler ikke slik, HR føler ikke slik, IT bør heller ikke. Hvis virksomheten bestemmer seg for ikke å bry seg, bør du heller ikke. (Eksemplet var AJ som snakket om å koble overspenningsvern sammen.)
• Virksomheten kan ikke være nede! – IT elsker dette. Dette kan være oss som presser på for klynger med høy tilgjengelighet eller bare overbyggede servere eller hvem vet hva. Realiteten er at dette er 100 % en finansiell beslutning som regnskap-, finans- og CFO-teamene bør ta. IT aner ikke hvor mye virksomheten kan eller ikke kan være nede – vi vet bare hva det koster å redusere hvor mye risiko. Vi mater data til de finansielle folkene som kommer tilbake med risiko/belønningsvurderingen. IT bør ikke ta finansielle beslutninger i noen skala.

Jeg kunne fortsette i det uendelige. HR, finans, sikkerhet, eiendomsforvaltning, juss – vi vil engasjere oss i alle disse jobbrollene. Men er det vårt ansvar å gjøre det? Kanskje er det det i ditt tilfelle, men normalt er det ikke det. Vi tar på oss personlig og profesjonell risiko for å presse våre ideer og meninger på virksomheter som ofte ikke er interessert i vår innspill (på de områdene.)

Ta et skritt tilbake og se på ditt forhold til virksomheten. Gir du forslag og tar beslutninger som er i tråd med din rolle i virksomheten og med virksomhetens unike behov? Hold perspektiv. Det er så lett å bli oppslukt av IT som gjør ting på den «riktige» måten at vi glemmer at virksomheten kanskje ikke deler vår mening om hva som er rett og galt for dem – og vi er ikke i IT bare for å være i IT, men for å støtte virksomheten.

[Gjengitt fra et innlegg i Spiceworks, 8. januar 2013]