Hold dig til IT – bliv ikke en anden afdeling

Jeg ser dette meget regelmæssigt. Det virker som en enorm fristelse for IT-afdelinger at overskride IT-grænser og overtage roller og ansvarsområder fra andre virksomhedsafdelinger. I SMB kan dette måske være endnu mere sandt, fordi der ikke er en klar adskillelse af IT over for andre afdelinger, jobroller deles ofte, der er ingen gode politikker og procedurer, der er ingen, der udfører disse andre job, osv. Og der er altid muligheden for, at disse tværgående ansvarsområder faktisk er tildelt IT. Men ni ud af ti gange er det ikke tilfældet.

Jeg mener, at denne adfærd stammer fra et par ting:

1. Folk har en tendens til at arbejde inden for IT, fordi de er "klogere" eller i det mindste "mere interesserede" i de fleste ting end gennemsnitsmenneskene, så vi bærer typisk på meget almen viden, der sætter os i stand til at fungere som kompetente medarbejdere i enhver afdeling (IT kan klare HR's arbejde i en nødsituation – er det omvendte normalt sandt?)
2. IT har tendens til at få kastet alt det arbejde i hovedet, som andre afdelinger ikke ønsker at gøre og kan slippe afsted med at give videre (kan du printe dette for os? kan du reparere min mikrobølgeovn? sikringen er sprungt! har du erfaring med sprinklere?). Så vi får denne tankegang fra andre afdelingers adfærd over for os.
3. Vi har et bredt overblik over organisationen som helhed, mere end næsten enhver anden afdeling.
4. Vi har tendens til at være passionerede around at gøre tingene på "den rigtige måde" – som ofte er baseret på teknisk ekspertise eller branchens bedste praksis, men som måske ikke tager højde for de specifikke forretningsbehov eller unikke faktorer.

Tilsammen gør disse – og andre – faktorer, at vi har tendens til at ville involvere os i alt og alle i og omkring de virksomheder, vi betjener. Spørgsmål om involvering i andre afdelingers aktiviteter dukker regelmæssigt op. For at fastslå, hvor skæv vores tænkning om denne adfærd er – vi ser IT-folk spørge IT-folk om, hvad deres ansvar er, i stedet for at tale med deres egen virksomheds ledelse, som er dem, der faktisk træffer den beslutning. Det handler ikke om bedste praksis, det handler om at følge din egen virksomheds regler.

Nogle eksempler på steder, hvor IT-folk gerne vil hoppe ind og prøve at være andre afdelinger:

• "Folk surfer på Facebook på arbejdet, jeg er nødt til at stoppe dem." – Er du det? Er dette en forretningsbeslutning, eller træffer IT bare HR- eller sikkerhedsbeslutninger for disse afdelinger? At IT bringer dette op som emne er fint, men behovet for at håndhæve beslutninger om personlige arbejdsvaner bør sandsynligvis overlades til virksomhedsejeren, lederen eller den udpegede afdeling som HR, jura eller sikkerhed.
• Overvågning af slutbrugere, opsamling af adgangskoder osv. – Har juridisk afdeling bedt dig om at gøre dette? Hvis ikke, skal du ikke påtage dig juridiske og sikkerhedsmæssige ansvarsområder, især ikke dem, der kan medføre bøder eller endda fængselsstraf i din lokale jurisdiktion! Vi risikerer at vende tabellen fra at mistænke nogen anden til at være gerningsmændene selv.
• At presse virksomheden om brandfare, sikkerhedsproblemer (der ikke er dine egne) osv. – Se noget, sig noget. Fremragende. Vær ikke selv årsagen til dårlig adfærd. Men hvis virksomheden ikke er bekymret for disse ting, når de er rapporteret, medmindre det er et juridisk problem, som du skal anmelde til politiet, skal du ikke føle, at det er IT's opgave. Rengøringspersonalet føler ikke sådan, HR føler ikke sådan, IT bør heller ikke. Hvis virksomheden beslutter sig for ikke at bekymre sig, bør du heller ikke. (Eksemplet var AJ, der talte om at kæde overspenningsafledere sammen.)
• Virksomheden kan ikke have nedetid! – IT elsker dette. Det kan være os, der presser på for klynger med høj tilgængelighed eller blot overdimensionerede servere eller hvad ved jeg. Realiteten er, at dette 100% er en finansiel beslutning, som regnskabs-, økonomi- og CFO-teamsene bør træffe. IT har ingen ide om, hvor meget virksomheden kan eller ikke kan tåle nedetid – vi ved bare, hvad det koster at reducere risikoen. Vi leverer data til de finansielle folk, der kommer tilbage med risk/reward-evalueringen. IT bør ikke træffe finansielle beslutninger i nogen skala.

Jeg kunne blive ved og ved. HR, økonomi, sikkerhed, facilitetsadministration, jura – vi ønsker at involvere os i alle disse jobroller. Men er det vores ansvar at gøre det? Måske er det i dit tilfælde, men normalt er det ikke. Vi påtager os personlig og professionel risiko for at presse vores ideer og meninger på virksomheder, der ofte ikke er interesserede i vores bidrag (på disse områder.)

Træd tilbage og se på dit forhold til virksomheden. Giver du forslag og træffer du beslutninger, der stemmer overens med din rolle i virksomheden og med virksomhedens unikke behov? Behold perspektivet. Det er så nemt at blive fanget i IT's gøren tingene på den "rigtige" måde, at vi glemmer, at virksomheden måske ikke deler vores meninger om, hvad der er rigtigt og forkert for dem – og vi er ikke i IT bare for ITens skyld, men med det formål at støtte virksomheden.

[Genoptrykt fra et indlæg i Spiceworks, 8. januar 2013]