Kjøp av stasjonære og bærbare datamaskiner

Den første regelen i enhver innkjøpssituasjon er selvfølgelig å planlegge. Kjøp av stasjonære og bærbare datamaskiner er ikke noe unntak. En god plan er det første steget mot fornuftig pengebruk når det gjelder din lille bedrifts behov for personlige datamaskiner. Denne planen bør åpenbart utarbeides i samarbeid med din IT-avdeling eller IT-leder, som vil ha verdifulle innspill ikke bare til funksjoner som kan være nødvendige, men også viktig informasjon om IT-stabens evne til å støtte bestemte modeller og funksjoner.

Det første rådet jeg vanligvis gir til små bedrifter som skal kjøpe nye datamaskiner, er å ikke bli religiøst opptatt av hvilken leverandør man skal velge. Det finnes mange gode leverandører. Jeg, som alle IT-fagfolk, har en tendens til å være ganske forutinntatt til fordel for én leverandør fremfor alle andre og har noen leverandører som jeg spesifikt misliker. Jeg vil ikke nevne noen av dem ved navn her. Men de fleste du snakker med når du ber om innkjøpsråd, vil være nesten religiøst ivrige for ett merke fremfor et annet. I virkeligheten lager alle de seriøse aktørene svært godt utstyr, og du kan få dine behov dekket svært godt av hvem som helst av dem. Dine nøkkelaktører innen stasjonære og bærbare datamaskiner inkluderer Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard og Fujitsu. Apple er selvfølgelig også en viktig leverandør, men kjøpes sjelden, om noen gang, i konkurranse med andre leverandører. Apple-maskinvare kjøpes for å kjøre Mac OSX. Det er sjelden en kjøpsbeslutning som involverer Apple som ikke tas utelukkende på grunn av nødvendigheten av operativsystemstøtte, så det er ingen grunn til å inkludere dem her.

Alle disse leverandørene lager gode produkter, så ikke bekymre deg hvis din foretrukne leverandør ikke blir valgt til slutt. Det er andre, viktigere hensyn som krever din oppmerksomhet. Valg av leverandør for å dekke dine behov vil mest sannsynlig bli bestemt av faktorer som ofte overses. Her er noen faktorer du bør vurdere når du velger leverandør:

• Hvilken leverandør kan tilby en “helhetlig” leveranse av alle dine behov for stasjonære, bærbare, netbook-er og servere? Å jobbe med én enkelt leverandør er ofte å foretrekke fremfor å jobbe med flere når dette kan unngås. Dette gjør Dell og Hewlett-Packard til dine egentlige “utmerkede valg” simpelthen på grunn av deres brede og imponerende produktporteføljer.
• Hvilken leverandørs produkter er best i stand til å støttes av din IT-avdeling eller din IT-tjenesteleverandør? Hvis din IT-leverandør har god ekspertise på bestemte merker og modeller, kan disse gi en fordel som ikke bør overses, ettersom IT-staben allerede vil være forberedt på skjulte “fallgruver”, vanlige feil, reparasjonsteknikker, dokumentasjon, driverproblemer osv.
• Hvilke modeller støtter operativsystemene du bruker i dag, og eventuelle operativsystemer du forventer å bruke i løpet av produktets levetid?
• Hvilke modeller har funksjoner som i seg selv er viktige for din bedrift, som type prosessor, strømforbruk, nettverksalternativer eller administrasjonsfunksjoner som Intel ATM?
• Hvilke produkter gir den garantien som gjør deg mest komfortabel? Jeg anbefaler generelt å kjøpe enheter som leveres med standard tre-årsgaranti, da dette som standard dekker det meste av maskinvarens levetid.

Det andre rådet jeg gir til små bedrifter i begynnelsen av innkjøpsprosessen, er å sørge for å kun bruke kommersielle produkter. Det betyr å unngå forbrukerklasseprodukter for enhver pris. Det er mange grunner til at kommersielt utstyr er viktig for din bedrift, og jeg vil bare berøre noen av høydepunktene. Jeg bør peke på at jeg også gir dette rådet til enkeltpersoner som ønsker å kjøpe datamaskiner til hjemmebruk, av nøyaktig de samme grunnene. Generelt lager datamaskinprodusenter forbrukerutstyr for et mindre kresent publikum, og du vil aldri ønske å drive bedriften din på noe som er designet rundt et lavere kravnivå når du har valget.

• Selskaper setter sin omdømme på sine kommersielle produkter, ikke på forbrukerproduktene. Hoveddelen av salget går til bedrifter, og det er her de virkelige pengene er. Store selskaper avviser ikke store bestillinger på grunn av hjemmebrukeres klager, og derfor er det bare problemer med kommersielle produkter som påvirker bedriftenes kjøpsbeslutninger.
• Kommersielle produkter kjøpes ofte i store kvanta til enkeltinnkjøpsansvarlige med stor kontroll over den aktuelle modellens suksess. Leverandører har mye å tape på hver bestilling og jobber hardt for å sikre at utstyret er pålitelig og konsistent. Forbrukervarer selges enkeltvis, og leverandørene har derfor ingen grunn til å strebe etter konsistens. I stedet for å gjøre systemene pålitelige er det enklere for dem å erstatte dem raskt når de svikter. Dermed er forbrukerdeler billigere og har mindre testing.
• Kommersielle produkter produseres i færre, mer nyttige konfigurasjoner i større kvantum. Dette betyr at hver modell får et høyt nivå av gransking og testing, både av leverandøren og av høyt kvalifiserte IT-avdelinger. Forbrukervarer får et lavere nivå av intern grundighet og kjøpes for det meste av gjennomsnittlige hjemmebrukere som ikke gir et høyt nivå av detaljert teknisk tilbakemelding til leverandøren og til bransjen.
• Bedriftskjøpere krever at systemene skal kunne repareres og modifiseres i felten ved hjelp av standarddeler. Dette gjør kommersielle systemer nesten alltid ekstremt enkle å reparere og oppgradere. Forbrukervarer er ofte svært proprietære og laget med ikke-standardiserte deler, noe som gjør reparasjons- og oppgraderingsprosesser mindre pålitelige. Dette har avtatt de siste årene, men er fortsatt utbredt.
• Programvareleverandører, som Microsoft eller Red Hat, har en langt større interesse i å sikre at bedriftsmaskiner er godt testet og støttet fra et driverperspektiv. Støtte for maskinvare som kanskje bare finnes i et relativt lite antall forbrukermaskiner, er av mindre betydning.
• Kommersiell maskinvare er nesten alltid produsert direkte av leverandøren eller under kontrakt med den leverandøren med tett tilsyn. Forbrukersystemer produseres ofte av tredjeparter, noen ganger uten noen leverandørinteraksjon, og merkes deretter simpelthen med leverandørens merkenavn og selges som om leverandøren hadde produsert det selv. Dette resulterer ofte i systemdokumentasjon og drivere som kun er tilgjengelig fra nettsteder driftet i Taiwan, med liten eller ingen support på engelsk (noe som er viktig for leserne som bare får SMB IT Journal på engelsk.)
• Garantistøtte for kommersielle systemer er generelt langt bedre enn garantistøtte for forbrukersystemer. Leverandører vil ofte sende deler over natten og tillate feltrepparasjoner på sluttbrukerens forespørsel. Forbrukersystemer må ofte sendes tilbake til leverandøren og vil bli returnert uker senere etter å ha blitt tømt for data mens de var til reparasjon.
• Telefonstøtte for forbrukervarer involverer vanligvis offshore callsentre som bruker ansatte som ikke jobber for den aktuelle leverandøren. Kommersiell telefonstøtte, selv om den fortsatt ofte er offshored, håndteres vanligvis av interne leverandøransatte med direkte tilgang til interne ressurser ved behov.
• De fleste leverandører har lokale partnerfirmaer som er tilgjengelige for å hjelpe bedriften din med å jobbe med, modifisere og anskaffe deres kommersielle utstyr. Forbrukervarer er ofte kun tilgjengelig via nettet eller fra store forbrukerelektronikkjeder. En kanal er designet for bedriftsbrukere, og den andre er det tydeligvis ikke. Tilgang til lokale partnere kan være en stor fordel når du trenger garantireparasjoner, men ikke tør sende utstyret ditt, eller når du trenger en rekke skreddersydde tjenester.
• Kommersiell maskinvare leveres generelt med OEM-lisensierte (original equipment manufacturer) kopier av Microsoft Windows i “bedrift”-konfigurasjoner (dvs. Windows Vista Business eller Windows XP Pro) som er egnet for bedrifter å bruke, mens forbrukermaskinvare nesten alltid leveres med “hjemme”-utgaver av de samme operativsystemene som ikke er egnet for bedriftsbruk. Jeg kjenner mange bedrifter som feilaktig har kjøpt forbrukervarer og deretter måtte betale full pris for en passende Windows-lisens etter å ha trodd at de sparte penger.
• Kommersiell maskinvare er sjelden mer enn femten prosent dyrere enn forbrukervarer, og prisen er ofte sammenlignbar og noen ganger lavere. Pris er en ganske ubetydelig faktor når andre funksjoner sammenlignes side ved side.
• Kommersiell maskinvare er generelt bygget på langt overlegne brikkesett og med mer pålitelige teknologier, mens forbrukervarer ofte leveres med “flashy” funksjoner designet for å lokke brukere som ønsker å bruke maskinvaren til underholdningsformål. I hastighetstester har kommersielt utstyr fra store leverandører en tendens til å overgå forbrukervarer fra de samme leverandørene når alle andre spesifikasjoner er like. Det er mange aspekter ved datamaskinbygging som ikke er nevnt “på esken”, og dette er ett sted der forbrukerkvalitetsutstyr kan kutte hjørner fordi innkjøpsprosessen ikke tar disse tingene i betraktning.
• Kommersielle produkter har generelt utmerket dokumentasjon på nett, mens forbrukervarer ofte mangler dramatisk på dette området.
• Kommersiell maskinvare har ofte garanti i mye lengre perioder enn forbrukervarer og varer generelt mange ganger lenger enn garantiperioden uten problemer. Det er ikke uvanlig at kommersielle stasjonære datamaskiner er i bruk etter mer enn ti år.
• Kommersiell maskinvare er ofte mindre støyende enn forbrukervarer. Gode kommersielle datamaskiner er ofte nesten lydløse.
• Kommersielle produkter ser profesjonelle og ensartede ut når utenforstående, eller til og med ansatte, kommer inn på kontorene dine. Forbrukervarer gir inntrykk av at folk har tatt med datamaskiner hjemmefra for å bruke på jobb, og kan gi et dårlig inntrykk overfor klienter og til og med overfor egne ansatte.

Når du kjøper nye datamaskiner, bør du huske på viktigheten av ensartethet. IT-staben din, spesielt hvis det bare er én eller to personer, men også hvis du har en stor stab, vil sette pris på muligheten til å bli godt kjent med maskinvaren de støtter. Dette kan bidra mye til å redusere supportproblemer og nedetid. Det er svært betryggende å vite at når en desktop-tekniker ankommer skrivebordet ditt for å fikse datamaskinen din, kjenner de hvert skrue, port, kabel og del av den maskinen inn og ut, og at de kan demontere og sette den sammen igjen uten å tenke seg om.

Denne maskinvarekjennskapen betyr at oppgraderinger også håndteres mye bedre. Hvis hver maskin er unik i ditt miljø, og du beslutter å oppgradere alle maskiner til å doble minnet (RAM), kan du være inne for en overraskelse etter en annen ettersom desktop-teknikerne åpner maskinene og oppdager at de har forskjellige typer minne, ulike konfigurasjoner og ulike grenser fra hverandre. Hver maskin vil bli en ny overraskelse i seg selv. Hvis alle maskinene var like, ville teknikerne allerede vite at den nåværende konfigurasjonen var to pinner på én gigabyte hver, og at det var to ledige spor som kunne ta totalt fire gigabyte til, men at de eksisterende pinnene måtte flyttes til de tomme sporene før man satte inn det nye minnet i de for øyeblikket brukte sporene. Enkle oppgraderinger som er nesten selvfølgelige i et ensartet miljø, kan bli et vedlikeholdsmareritt når utstyret varierer dramatisk.

En annen viktig faktor å vurdere ved kjøp av stasjonære og bærbare datamaskiner er operativsystemet. Små bedrifter, i motsetning til store foretak som får sine operativsystemer gjennom bulkvolumslisenser med Microsoft, får generelt programvarelisensene sine gjennom OEM-kopiene som følger med kjøpene. Små bedrifter kan også velge å jobbe med et volumlisensieringsprogram, men dette legger vanligvis til ekstra kostnader som bare gir mening i stor skala for store foretak. På grunn av dette må små bedrifter være svært oppmerksomme på den inkluderte programvarelisensen til stasjonæren og kjøpe deretter. Kostnaden ved å bytte operativsystem på en nyinnkjøpt datamaskin dersom feil operativsystem ble kjøpt med systemet, kan lett utgjøre femti prosent ekstra av den opprinnelige datamaskinens kostnad. En ganske betydelig feil å gjøre.

I tillegg til å vurdere operativsystemet som følger med datamaskinen, bør vi også vurdere om vi vil bytte operativsystem i løpet av datamaskinens levetid. Hvis dette er tilfelle, må vi sørge for at datamaskinen er i stand til å tilpasse seg endringene i fremtiden. Ofte er dette et gjettelek og kan ikke fastslås på forhånd, men dette er ikke alltid tilfelle. For øyeblikket er det svært vanlig å kjøpe datamaskiner for å kjøre Windows XP med den hensikt å til slutt, eller i det minste potensielt, flytte til Windows Vista. Mange kommersielle maskiner i dag leveres med begge operativsystemene som alternativer. Det er svært enkelt for en bedrift i dag å kjøpe en maskin som er sertifisert til å kjøre begge operativsystemene, slik at bedriften kan oppgradere når de er klare uten å trenge å kjøpe ny maskinvare for å støtte det nye operativsystemet. Enda bedre er tilfeller der datamaskinen leveres med dobbeltlisens og det eldre operativsystemet kan brukes inntil migrasjonsprosessen er klar, og deretter kan det nyere operativsystemet installeres uten ekstra lisensingskostnader.

Selvfølgelig må vi med enhver datamaskininnkjøpsplan også vurdere grunnleggende funksjoner. For de fleste bedrifter er det svært få viktige funksjoner for en stasjonær modell. Nesten enhver stasjonær enhet vil holde fra et rent funksjonsperspektiv. Av og til kreves spesielle funksjoner som Intel AMT, men dette er ganske uvanlig og enda mindre vanlig i mindre kontorer. Bærbare datamaskiner har ofte noen ekstra funksjoner av interesse, som trådløse tilkoblingsteknologier, tilgjengelighet av dokkingstasjoner og portutvidere, størrelse, vekt osv.

Nøye planlegging av disse funksjonene kan ha stor innvirkning på kontormiljøet. For eksempel kan det å kjøpe ti bærbare datamaskiner med dyr 802.11n trådløs teknologi være en god måte å forbedre trådløs produktivitet på, men det kan bli fullstendig verdiløst hvis du ved et uhell kjøper én billig bærbar som bare har 802.11b, noe som får det trådløse systemet til å degradere seg selv for å støtte den laveste fellesnevneren i miljøet ditt. Eller å kjøpe alt utstyret med GigE-tilkoblinger bare for å oppdage at det ikke er budsjett til en GigE-svitsj eller kabling.

En annen viktig faktor å vurdere ved planlegging av innkjøpsbeslutningene dine, som gjelder eksklusivt for stasjonære datamaskiner, er formfaktoren. De fleste store leverandører tilbyr kommersielle produkter i én av tre grunnleggende størrelser. Den største størrelsen er “mini-tower” (minitårn), som er den formfaktoren de fleste av oss er mest kjent med i dag. Denne formfaktoren ser best ut når den står “oppreist” og er, som det høres ut, et lite tårn. Den kan ta imot ekspansjonskort i full størrelse, noe som kan være en viktig faktor avhengig av hva brukerne skal gjøre med stasjonærmaskinene sine. Minitårn kan ofte ta imot to eller flere harddisker.

Den mellomste formfaktoren er generelt kjent som “liten formfaktor”, SFF eller “desktop-formfaktor”. Dette er den mer tradisjonelle stasjonære datamaskinstilen vi ser mest i kontormiljøer og sjeldnere hjemme. Denne formfaktoren er omtrent samme størrelse som minitårnet, men er “tynnere”, noe som gjør at den fungerer best når den ligger på skrivebordet. Dette gjør den svært stabil, og den fungerer ofte svært godt som stativ til å plassere skjermen på. Denne størrelsen passer også godt under skrivebord, spesielt når den monteres på undersiden av skrivebordet. Mange SFF-modeller er også designet for å være enkle å stable, slik at de kan stables på et skrivebord ved behov. Jeg bruker dem ofte selv på denne måten, ettersom jeg bruker flere stasjonærer om gangen og har dem stablet bak skjermoppsetttet mitt. Stasjonære datamaskiner med liten formfaktor kan generelt kun ta imot “halvhøyde” ekspansjonskort, noe som begrenser alternativene deres betydelig, selv om det ikke er særlig vanlig for bedrifter å trenge å utvide stasjonærmaskinene på denne måten. Stasjonære datamaskiner med liten formfaktor kan ofte ta imot opptil to harddisker, selv om det å bare kunne ta én enkelt disk er ganske vanlig. Mange leverandører tilbyr stativ som gjør det mulig for SFF-stasjonærer å stå på siden. Spesielle stativ er nødvendige fordi de generelt ventilerer fra sidene og ikke kan plasseres direkte på dem.

Den minst vanlige og minste er ultra-liten stasjonær. De fleste kommersielle leverandører lager bare noen få spesielle høyvolummodeller i denne minste formfaktoren på grunn av økte kostnader og manglende popularitet. Ofte, for å holde størrelsen liten på disse enhetene, har de bare ett ekspansjonsspor, mangler mange standardporter og kan bare håndtere langsommere enn standard prosessorer på grunn av varmespredningsproblemer. Det er ikke uvanlig at de har færre minneutvidelseralternativer enn sine større søsken. Disse maskinene monteres svært ofte under skrivebord ettersom de er så små. De er svært enkle å administrere for selskaper som regelmessig trenger å flytte datamaskinene sine rundt. IT-ansatte kan enkelt bære dem fra skrivebord til skrivebord, og å transportere flere med bil er ikke noe problem.

Skjermutgang er en annen viktig faktor ved valg av stasjonære og bærbare datamaskiner. Det blir stadig mer vanlig for kontorarbeidere å ha flere skjermer, og ikke alle datamaskiner er forberedt på å håndtere dette. Mange kommersielle maskiner støtter doble skjermer rett ut av esken, men mange krever spesielle ekspansjonskort for å håndtere dette. Planlegging for å kjøpe datamaskiner som gir denne muligheten nativt, eller planlegging for å legge til utvidelser, bør vurderes fra starten av innkjøpsprosjektet. Bærbare datamaskiner har ofte muligheten til å legge til en skjerm innebygd enten i den bærbare datamaskinen selv eller, i det minste, i en dokkingstasjon. Dette kan gjøre bærbare brukere langt mer produktive når de sitter ved skrivebordene sine. Mange bedrifter velger å ganske enkelt legge til grafikkort av høy kvalitet til stasjonærenhetene sine som støtter flere skjermer, i tillegg til å gi økt GPU-kraft til brukerne sine. Dette kan være et godt alternativ, men kan lett legge til så mye som tjuefem prosent til maskinvarekostnaden, og bør derfor vurderes nøye. Vanlige konfigurasjoner som passer for bedriftsmaskiner vil ofte ligge på rundt ti prosent av den opprinnelige maskinvarekostnaden.

Som du kan se, er det mange faktorer som bør vurderes ved kjøp av stasjonær eller bærbar datamaskin, og i denne diskusjonen har vi ikke engang begynt å diskutere de faktorene som alle diskuterer under normale omstendigheter, som kostnad, tilgjengelighet, ytelse osv. Poenget her er at nøye planlegging bør benyttes, og det bør ikke være en rent følelsesmessig eller finansiell beslutning, men bør involvere staben som vil støtte og administrere disse enhetene, ettersom de vil ha mye viktig innsikt i denne prosessen i ditt miljø. Sørg for at din IT-strateg, enten dette er en IT-leder eller desktop-støttetekniker, spiller nøkkelrollen i denne prosessen.