Køb af stationære og bærbare computere

Den første regel i enhver indkøbssituation er naturligvis at planlægge. Køb af stationære og bærbare computere er ingen undtagelse. En god plan er det første skridt mod fornuftige udgifter, når det gælder din lille virksomheds behov for personlige computere. Denne plan bør åbenlyst udarbejdes i samråd med din IT-afdeling eller IT-chef, som vil have værdifuldt input ikke blot til funktioner, der kan være nødvendige, men også vigtig information om IT-personalets beredskab til at supportere specifikke modeller og funktioner.

Det første råd, jeg typisk giver til små virksomheder, der ønsker at købe nye computere, er ikke at blive religiøst fastlåst på valg af leverandør. Der er mange gode leverandører. Ligesom alle IT-fagfolk har jeg en tendens til at foretrække én leverandør frem for alle andre og har et par leverandører, jeg specifikt misliker. Jeg vil ikke nævne nogen ved navn her. Men de fleste, som du vil tale med for at få indkøbsråd, vil nærmest religiøst foretrække ét mærke frem for et andet. I virkeligheden laver alle de seriøse aktører meget godt udstyr, og du kan få dine behov opfyldt af dem alle. De vigtigste aktører inden for stationære og bærbare computere er Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard og Fujitsu. Apple er naturligvis også en vigtig leverandør, men købes sjældent, om nogensinde, i konkurrence med andre leverandører. Apple-hardware købes for at køre Mac OSX. Der træffes sjældent en beslutning om at købe Apple, der ikke simpelthen er drevet af nødvendigheden af at understøtte operativsystemet, så der er ingen grund til at inkludere dem her.

Alle disse leverandører laver gode produkter, så bekymr dig ikke, hvis din favoritleverandør ikke ender med at blive valgt. Der er andre, vigtigere overvejelser, der kræver din opmærksomhed. Valget af leverandør til dine behov vil sandsynligvis blive bestemt af faktorer, der ofte overses. Her er nogle faktorer, du bør overveje, når du vælger din leverandør:

• Hvilken leverandør kan levere et "holistisk" udbud af alle dine behov for stationære computere, bærbare, netbooks og servere? Det er ofte at foretrække at arbejde med én leverandør frem for flere, når det kan undgås. Dette efterlader Dell og Hewlett-Packard som dine egentlige "standouts" simpelthen på grund af deres brede og imponerende produktporteføljer.
• Hvilken leverandørs produkter er nemmest at supportere af din IT-afdeling eller din IT-serviceleverandør? Hvis din IT-udbyder har stor ekspertise med bestemte mærker og modeller, kan disse udgøre en fordel, der ikke bør overses, da dit IT-personale allerede vil være forberedt på skjulte "faldgruber", almindelige fejl, reparationstaktik, dokumentation, driverproblemer osv.
• Hvilke modeller understøtter de operativsystemer, du bruger i dag, og dem, du forventer at bruge i løbet af produktets levetid?
• Hvilke modeller har funktioner, der i sig selv er vigtige for din virksomhed, såsom processortype, strømforbrug, netværksmuligheder eller administrationsfunktioner som Intel ATM?
• Hvilke produkter tilbyder den garanti, der giver dig mest tryghed? Jeg anbefaler generelt at købe enheder med standard tre-årig garanti, da dette som udgangspunkt dækker det meste af hardwarens levetid.

Det andet råd, jeg giver til små virksomheder i begyndelsen af deres indkøbsproces, er at sørge for kun at handle med kommercielle produkter. Det betyder, at forbrugerprodukter for enhver pris skal undgås. Der er mange grunde til, at kommercielt udstyr er vigtigt for din virksomhed, og jeg vil blot berøre nogle af højdepunkterne. Jeg bør nævne, at jeg også giver dette råd til privatpersoner, der ønsker at købe computere til hjemmebrug, af præcis de samme årsager. Generelt fremstiller computerfabrikanter forbrugerprodukter til et mindre krævende publikum, og du vil aldrig ønske at drive din virksomhed på noget, der er designet til et lavere kravniveau, når du har mulighed for at vælge anderledes.

• Virksomheder sætter deres omdømme på spil med deres kommercielle produkter, ikke deres forbrugerprodukter. Størstedelen af salget går til virksomheder, og det er her de rigtige penge er. Store virksomheder afviser ikke store ordrer på grund af klager fra private brugere, og det er kun problemer med kommercielle produkter, der påvirker virksomheders indkøbsbeslutninger.
• Kommercielle produkter købes ofte i store mængder af enkeltindkøbere med stor kontrol over succesen for den pågældende model. Leverandører har meget på spil med hver ordre og arbejder hårdt for at sikre, at udstyret er pålideligt og ensartet. Forbrugerprodukter sælges individuelt, så leverandørerne har ingen grund til at stræbe efter ensartethed, og i stedet for at gøre systemerne pålidelige er det nemmere for dem at udskifte dem hurtigt, når de fejler. Forbrugerdele er derfor billigere og gennemgår mindre test.
• Kommercielle produkter fremstilles i færre, mere nyttige konfigurationer i større mængder. Det betyder, at hver model får et højt niveau af kontrol og test, både af leverandøren og af højt kvalificerede IT-afdelinger. Forbrugerprodukter undergår et lavere niveau af intern kvalitetskontrol og købes primært af gennemsnitlige hjemmebrugere, som ikke giver leverandøren og fællesskabet en stor mængde detaljeret teknisk feedback.
• Virksomhedskøbere kræver, at deres systemer kan repareres og modificeres i marken med standarddele. Det medfører, at kommercielle systemer næsten altid er ekstremt nemme at reparere og opgradere. Forbrugerprodukter er ofte meget proprietære og fremstillet med ikke-standardiserede dele, hvilket gør reparations- og opgraderingsprocesser mindre pålidelige. Dette er mindsket i de seneste år, men er stadig udbredt.
• Softwareleverandører som Microsoft eller Red Hat har en langt større interesse i at sikre, at virksomhedsmaskiner er godt testet og understøttet fra et driverperspektiv. At understøtte hardware, der måske kun eksisterer i relativt få forbrugermaskiner, er af lavere prioritet.
• Kommerciel hardware fremstilles næsten altid direkte af leverandøren eller under kontrakt til den pågældende leverandør med tæt overvågning. Forbrugersystemer fremstilles ofte af tredjeparter, sommetider uden leverandørinteraktion, og mærkes derefter blot med leverandørens brandnavn og sælges, som om leverandøren selv havde fremstillet dem. Dette resulterer ofte i systemdokumentation og drivere, der kun er tilgængelige fra websteder hostet i Taiwan med ringe eller ingen engelsksproglig support.
• Garantisupport for kommercielle systemer er generelt langt bedre end garantisupport for forbrugersystemer. Leverandører sender ofte reservedele med natten og tillader reparationer i marken på slutbrugerens anmodning. Forbrugersystemer skal ofte sendes tilbage til leverandøren og returneres uger senere, efter at de er blevet renset for data under reparationen.
• Telefonsupport for forbrugerprodukter involverer typisk offshore-callcentre med personale, der ikke arbejder direkte for den pågældende leverandør. Kommerciel telefonsupport, selvom den stadig ofte er offshore-baseret, håndteres typisk af interne leverandørmedarbejdere med direkte adgang til interne ressourcer efter behov.
• De fleste leverandører har lokale partnerfirmaer, som er tilgængelige til at hjælpe din virksomhed med at arbejde med, modificere og anskaffe deres kommercielle udstyr. Forbrugerprodukter er ofte kun tilgængelige via nettet eller fra store forbrugerelektronikbutikker. Den ene kanal er designet til erhvervsbrugere, og den anden er det klart ikke. Adgang til lokale partnere kan være en stor fordel, når du har brug for garantireparationer, men ikke tør sende dit udstyr væk, eller når du har brug for en række tilpassede services.
• Kommerciel hardware leveres generelt med OEM-licenserede (original equipment manufacturer) kopier af Microsoft Windows i "erhvervs"-konfigurationer (dvs. Windows Vista Business eller Windows XP Pro), som er egnede til virksomhedsbrug, mens forbrugerhardware næsten altid leveres med "home"-udgaver af de samme operativsystemer, som ikke er egnede til virksomhedsbrug. Jeg har set mange virksomheder fejlagtigt købe forbrugerprodukter for derefter at måtte betale fuld pris for en passende Windows-licens, efter at de troede, de sparede penge.
• Kommerciel hardware er sjældent mere end femten procent dyrere end forbrugerprodukter og er ofte sammenlignelig i pris og sommetider billigere. Prisen er en ret ubetydelig faktor, når andre egenskaber sammenlignes side om side.
• Kommerciel hardware er generelt bygget på langt bedre chipsets og med mere pålidelige teknologier, mens forbrugerprodukter ofte leveres med "flashy" funktioner designet til at lokke brugere, der ønsker at bruge hardwaren til underholdning. I hastighedstests klarer kommercielt udstyr fra store leverandører sig bedre end forbrugerprodukter fra de samme leverandører, når alle andre specifikationer er ens. Der er mange aspekter af computersystembygning, der ikke nævnes "på pakken", og dette er ét område, hvor forbrugerkvalitetsudstyr kan spare penge, fordi indkøbsprocessen ikke tager disse ting i betragtning.
• Kommercielle produkter har generelt fremragende online-dokumentation, mens forbrugerprodukter ofte mangler markant på dette område.
• Kommerciel hardware garanteres ofte i meget længere perioder end forbrugerprodukter og holder generelt mange gange længere end garantiperioden uden problemer. Det er ikke ualmindeligt, at kommercielle stationære computere stadig er i brug efter mere end ti år.
• Kommerciel hardware er ofte mindre støjende end forbrugerprodukter. Gode kommercielle computere er ofte næsten lydløse.
• Kommercielle produkter ser professionelle og ensartede ud, når udenforstående eller endda medarbejdere kommer ind på dine kontorer. Forbrugerprodukter giver indtryk af, at folk har bragt computere hjemmefra til brug på arbejdet og kan give et dårligt indtryk over for dine kunder og endda dine egne medarbejdere.

Når du køber dine nye computere, bør du huske vigtigheden af ensartethed. Dit IT-personale, især hvis det kun er én eller to personer, men selv hvis du har et stort personale, vil sætte pris på muligheden for at lære det hardware at kende, som de supporterer. Dette kan gøre meget for at reducere supportproblemer og nedetid. Det er meget betryggende at vide, at når en desktopteknikker ankommer til dit skrivebord for at reparere din computer, kender de hver skrue, port, kabel og del på den computer indefra og ud, og at de kan skille den ad og samle den igen uden at tænke sig om to gange.

Denne hardwarekendskab betyder også, at opgraderinger håndteres meget bedre. Hvis hver maskine er unik i dit miljø, og du beslutter at opgradere alle maskiner til at have dobbelt hukommelse (RAM), kan du være i for en overraskelse efter den anden, når dine desktopteknikere åbner maskinerne og opdager, at de har forskellige typer hukommelse, forskellige konfigurationer og forskellige grænser fra hinanden. Hver maskine vil være en ny overraskelse i sig selv. Hvis alle maskinerne var ens, ville teknikerne allerede vide, at den nuværende konfiguration var to sticks à ét gigabyte, og at der var to ledige slots, der kunne rumme yderligere fire gigabyte, men at de eksisterende sticks skulle flyttes til de tomme slots, inden den nye hukommelse sættes i de aktuelt benyttede slots. Enkle opgraderinger, der næsten er selvfølgelige i et ensartet miljø, kan blive et vedligeholdelses-mareridt, når udstyret varierer dramatisk.

En anden vigtig overvejelse ved køb af stationære og bærbare computere er operativsystemet. Små virksomheder, i modsætning til store virksomheder, der får deres operativsystemer gennem store volumenlicenser med Microsoft, får generelt deres softwarelicenser via de OEM-kopier, der følger med deres indkøb. Små virksomheder kan også vælge at arbejde med et volumenlicensprogram, men dette tilføjer typisk ekstra omkostninger, der kun giver mening i stor skala for store virksomheder. På grund af dette skal små virksomheder være meget opmærksomme på den medfølgende softwarelicens, når de køber en stationær computer, og købe i overensstemmelse hermed. Omkostningen ved at skifte operativsystem på en nyindkøbt computer, hvis det forkerte operativsystem blev købt med systemet, kan nemt udgøre halvtreds procent af den oprindelige computers pris igen. En ganske betydelig fejl at begå.

Ud over at overveje det operativsystem, der følger med computeren, bør vi også overveje, om vi vil skifte operativsystem i løbet af computerens levetid. I så fald skal vi sikre os, at computeren er i stand til at rumme fremtidige ændringer. Dette er ofte et gæt og kan ikke altid afgøres på forhånd, men det er ikke altid tilfældet. I øjeblikket er det meget almindeligt at købe computere til at køre Windows XP med den hensigt i sidste ende, eller i det mindste potentielt, at flytte til Windows Vista. Mange kommercielle maskiner leveres i dag med begge operativsystemer som muligheder. Det er meget nemt for en virksomhed i dag at købe en maskine, der er certificeret til at køre begge operativsystemer, så virksomheden kan opgradere, når den er klar, uden at skulle købe ny hardware for at understøtte det nye operativsystem. Endnu bedre er de tilfælde, hvor computeren leveres med dobbeltlicens, og det ældre operativsystem kan bruges, indtil migreringsprocessen er klar, hvorefter det nyere operativsystem kan installeres uden yderligere licensomkostninger.

Naturligvis skal vi med enhver computerindkøbsplan også overveje grundlæggende funktioner. For de fleste virksomheder er der meget få vigtige funktioner for en stationær model. Næsten enhver stationær enhed vil være tilstrækkelig ud fra et rent funktionsperspektiv. Lejlighedsvis kræves særlige funktioner som Intel AMT, men dette er ret ualmindeligt og mindre almindeligt i mindre kontorer. Bærbare computere har ofte et par yderligere funktioner af interesse, såsom trådløse forbindelsesteknologier, tilgængelighed af dockingstationer og portudvidere, størrelse, vægt osv.

Omhyggelig planlægning for disse funktioner kan have stor indflydelse på et kontormiljø. For eksempel kan køb af ti bærbare computere med dyr 802.11n trådløs teknologi være en god måde at forbedre trådløs produktivitet på, men det kan alt blive værdiløst, hvis du ved en fejl køber én billig bærbar, der kun har 802.11b, hvilket får dit trådløse system til at degradere sig selv for at understøtte den laveste fællesnævner i dit miljø. Eller at købe alt dit udstyr med GigE-forbindelser blot for at opdage, at der ikke er budget til et GigE-switch eller kabler.

En anden vigtig faktor at overveje, når du planlægger dine indkøbsbeslutninger, og som udelukkende gælder for stationære computere, er formfaktor. De fleste store leverandører tilbyder kommercielle produkter i én af tre grundlæggende størrelser. Den største størrelse er "mini-tower", som er den formfaktor, de fleste af os er mest fortrolige med i dag. Denne formfaktor ser bedst ud, når den står "oprejst", og er, som det lyder, et lille tårn. Den kan acceptere ekspansionskort i fuld størrelse, hvilket kan være en vigtig overvejelse afhængigt af, hvad dine brugere vil gøre med deres stationære computere. Mini-tårne kan ofte rumme to eller flere harddiske.

Den mellemstore formfaktor er generelt kendt som "small form factor", SFF eller "desktop form factor". Dette er den mere traditionelle stationære computerstil, vi mest ser i kontormiljøer og sjældnere derhjemme. Denne formfaktor er omtrent samme størrelse som mini-tårnet, men er "tyndere", hvilket gør den bedst egnet til at ligge på skrivebordet. Dette gør den meget stabil, og den fungerer ofte meget godt som stativ til at placere din skærm på. Denne størrelse passer også godt under skriveborde, især når den monteres på undersiden af skrivebordet. Mange SFF-modeller er også designet til at være nemme at stable, så de kan stables på et skrivebord efter behov. Jeg bruger dem selv ofte på denne måde, da jeg bruger flere stationære computere på én gang og har dem stablet bag min skærmopstilling. SFF-stationære computere kan generelt kun acceptere "halvhøje" ekspansionskort, hvilket begrænser deres muligheder betydeligt, selvom det ikke er særlig almindeligt for virksomheder at have behov for at udvide deres stationære computere på denne måde. SFF-stationære computere kan ofte rumme op til to harddiske, selvom det er ret almindeligt kun at kunne rumme et enkelt drev. Mange leverandører tilbyder stativer, der giver SFF-stationære computere mulighed for at stå på siden. Særlige stativer er nødvendige, fordi de generelt ventilerer fra siderne og ikke kan placeres direkte på dem.

Den mindst almindelige og mindste er den Ultra Small stationære computer. De fleste kommercielle leverandører laver kun få specielle højvolumenmodeller i denne mindste formfaktor på grund af dens øgede omkostninger og manglende popularitet. Ofte for at holde størrelsen lille på disse enheder har de kun én enkelt ekspansionsslot, mangler mange standardporte og kan kun håndtere langsommere end standardprocessorer på grund af varmeafledningsproblemer. Det er ikke ualmindeligt, at de har færre hukommelsesudvidelsesmuligheder end deres større søskende. Disse maskiner monteres meget ofte under skriveborde, da de er så små. De er meget nemme at administrere for virksomheder, der regelmæssigt har brug for at flytte deres computere rundt. IT-personalet kan nemt bære dem fra skrivebord til skrivebord, og det er intet problem at transportere flere af dem i en bil.

Skærmoutput er en anden vigtig overvejelse ved valg af stationære og bærbare computere. Det er blevet stadig mere almindeligt for kontormedarbejdere at have flere skærme, og ikke alle computere er forberedt til at håndtere dette. Mange kommercielle maskiner understøtter dual monitors ud af boksen, men mange kræver særlige ekspansionskort til dette. Planlægning for at købe computere, der understøtter denne funktion nativt, eller planlægning om at tilføje udvidelser bør overvejes fra begyndelsen af indkøbsprojektet. Bærbare computere har ofte mulighed for at tilslutte en skærm, enten bygget ind i selve den bærbare computer eller i det mindste i en dockingstation. Dette kan gøre bærbare brugere langt mere produktive, når de sidder ved deres skriveborde. Mange virksomheder vælger simpelthen at tilføje avancerede grafikkort til deres stationære enheder, der understøtter flere skærme ud over at give øget GPU-kraft til deres brugere. Dette kan være en god mulighed, men kan nemt tilføje op til femogtyve procent til hardwareomkostningerne og bør overvejes omhyggeligt. Almindelige konfigurationer, der er passende til erhvervsmaskiner, vil ofte udgøre omkring ti procent af de oprindelige hardwareomkostninger.

Som du kan se, er der mange faktorer, der bør overvejes, når du foretager et køb af stationære eller bærbare computere, og i denne diskussion har vi ikke engang begyndt at tale om de faktorer, som alle diskuterer under normale omstændigheder, såsom pris, tilgængelighed, ydeevne osv. Pointen her er, at omhyggelig planlægning bør anvendes, og at det ikke bør være en rent følelsesmæssig eller finansiel beslutning, men bør involvere det personale, der vil understøtte og administrere disse enheder, da de vil have en stor mængde vigtig indsigt i denne proces i dit miljø. Sørg for, at din IT-strateg, hvad enten dette er en IT-chef eller din desktop-supportteknikker, spiller nøglerollen i denne proces.