Zakup komputerów stacjonarnych i laptopów

Pierwsza zasada przy każdym zakupie to oczywiście planowanie. Zakup komputerów stacjonarnych i laptopów nie jest tu wyjątkiem. Dobry plan to pierwszy krok do mądrego wydawania pieniędzy, jeśli chodzi o potrzeby małej firmy w zakresie komputerów osobistych. Plan ten powinien być oczywiście opracowany we współpracy z działem IT lub menedżerem IT, który wniesie cenne uwagi nie tylko odnośnie do wymaganych funkcji, ale też dostarczy istotnych informacji o gotowości personelu IT do wspierania konkretnych modeli i funkcji.

Pierwsza rada, jaką zazwyczaj daję małym firmom planującym zakup nowych komputerów, to unikanie zbytniej lojalności wobec jednego dostawcy. Na rynku jest wielu dobrych dostawców. Ja, podobnie jak wszyscy specjaliści IT, mam tendencję do preferowania jednego dostawcy nad innymi i kilka marek, do których podchodzę sceptycznie. Nie będę ich tutaj wymieniać z nazwy. Jednak niemal każda osoba, do której zwrócisz się po poradę zakupową, będzie niemal fanatycznie popierać jedną markę kosztem innych. W rzeczywistości wszyscy poważni gracze wytwarzają bardzo dobry sprzęt i każdy z nich może zaspokoić Twoje potrzeby. Kluczowi gracze w segmencie komputerów stacjonarnych i laptopów to Lenovo, Dell, Acer, Toshiba, Hewlett-Packard i Fujitsu. Apple jest oczywiście również ważnym dostawcą, ale rzadko kiedy jest brany pod uwagę w bezpośredniej konkurencji z innymi producentami. Sprzęt Apple kupuje się po to, by uruchamiać system Mac OSX. Decyzja o zakupie Apple prawie zawsze wynika wyłącznie z konieczności obsługi konkretnego systemu operacyjnego, więc nie ma sensu uwzględniać ich w tym porównaniu.

Wszyscy ci dostawcy wytwarzają świetne produkty, więc nie martw się, jeśli Twój ulubiony nie zostanie ostatecznie wybrany. Istnieją inne, ważniejsze kwestie, które wymagają Twojej uwagi. Wybór dostawcy zależy najczęściej od czynników, które są często pomijane. Oto kilka z nich, które powinieneś wziąć pod uwagę:

• Który dostawca może zapewnić kompleksową dostawę wszystkich Twoich potrzeb w zakresie komputerów stacjonarnych, laptopów, netbooków i serwerów? Współpraca z jednym dostawcą jest często lepsza niż z kilkoma, gdy tylko jest to możliwe. To stawia Dell i Hewlett-Packard jako prawdziwych liderów wyłącznie ze względu na ich szerokie i imponujące portfolio.
• Który sprzęt dostawcy jest najlepiej obsługiwany przez Twój dział IT lub zewnętrznego dostawcę usług IT? Jeśli Twój dostawca IT posiada duże doświadczenie z określonymi markami i modelami, może to stanowić przewagę, której nie warto pomijać, ponieważ personel IT będzie już przygotowany na ukryte pułapki, typowe awarie, techniki napraw, dokumentację, problemy ze sterownikami itp.
• Które modele obsługują systemy operacyjne, z których korzystasz obecnie, a także te, z których możesz korzystać w trakcie życia produktu?
• Które modele posiadają funkcje ważne dla Twojej firmy, takie jak rodzaj procesora, zużycie energii, opcje sieciowe lub funkcje zarządzania, np. Intel ATM?
• Które produkty oferują gwarancję, która daje Ci największy komfort? Generalnie zalecam kupowanie urządzeń ze standardową trzyletnią gwarancją, ponieważ obejmuje ona z reguły większość okresu użytkowania sprzętu.

Druga rada, jaką daję małym firmom na początku procesu zakupowego, to korzystanie wyłącznie z produktów komercyjnych. Oznacza to unikanie produktów klasy konsumenckiej za wszelką cenę. Istnieje wiele powodów, dla których sprzęt klasy komercyjnej jest ważny dla Twojej firmy, i wspomnę tylko o kilku najważniejszych. Powinienem zaznaczyć, że tę samą radę daję osobom prywatnym kupującym komputery do użytku domowego, z dokładnie tych samych powodów. Ogólnie rzecz biorąc, producenci komputerów wytwarzają sprzęt konsumencki dla mniej wymagających odbiorców i nigdy nie chcesz prowadzić swojej firmy na sprzęcie zaprojektowanym z myślą o niższych wymaganiach, gdy masz inną opcję.

• Firmy stawiają swoją reputację na produktach komercyjnych, a nie konsumenckich. Większość sprzedaży trafia do firm i tam są prawdziwe pieniądze. Duże firmy nie rezygnują z dużych zamówień z powodu skarg użytkowników domowych, więc tylko problemy z produktami komercyjnymi wpływają na decyzje zakupowe korporacji.
• Produkty komercyjne są często kupowane w dużych ilościach przez menedżerów ds. zakupów, którzy mają duży wpływ na sukces danego modelu. Dostawcy mają wiele do stracenia przy każdym zamówieniu i ciężko pracują, aby sprzęt był niezawodny i spójny. Sprzęt konsumencki sprzedawany jest indywidualnie, więc dostawcy nie mają powodu, by dążyć do spójności, a zamiast niezawodności łatwiej jest im szybko wymieniać wadliwy sprzęt. Dlatego części konsumenckie są tańsze i mniej testowane.
• Produkty komercyjne są produkowane w mniejszej liczbie, bardziej użytecznych konfiguracji i w większych ilościach. Oznacza to, że każdy model jest poddawany wysokiemu poziomowi kontroli i testowania zarówno przez dostawcę, jak i przez wysoko wykwalifikowane działy IT. Produkty konsumenckie są mniej rygorystycznie sprawdzane wewnętrznie i kupowane głównie przez przeciętnych użytkowników domowych, którzy nie dostarczają szczegółowych informacji zwrotnych o charakterze technicznym dostawcy ani społeczności.
• Korporacyjni nabywcy wymagają, aby ich systemy można było naprawiać i modyfikować w terenie przy użyciu standardowych części. Sprawia to, że systemy komercyjne są prawie zawsze niezwykle łatwe do naprawy i rozbudowy. Sprzęt konsumencki jest często bardzo zastrzeżony i wykonany z niestandardowych części, co sprawia, że procesy naprawy i modernizacji są mniej niezawodne. W ostatnich latach tendencja ta zmniejszyła się, ale nadal jest powszechna.
• Dostawcy oprogramowania, tacy jak Microsoft czy Red Hat, mają znacznie większy interes w zapewnieniu, że sprzęt firmowy jest dobrze testowany i obsługiwany pod względem sterowników. Wspieranie sprzętu, który może istnieć tylko w stosunkowo nielicznych maszynach konsumenckich, jest mniej istotne.
• Sprzęt komercyjny jest prawie zawsze produkowany bezpośrednio przez dostawcę lub na podstawie umowy z dostawcą pod jego ścisłym nadzorem. Systemy konsumenckie są często produkowane przez strony trzecie, niekiedy bez żadnego udziału dostawcy, i po prostu oznaczane marką dostawcy oraz sprzedawane tak, jakby dostawca je wyprodukował. Często skutkuje to dokumentacją systemu i sterownikami dostępnymi wyłącznie na stronach hostowanych na Tajwanie, z minimalnym lub żadnym wsparciem w języku angielskim (co jest ważne dla czytelników korzystających z SMB IT Journal wyłącznie w języku angielskim).
• Wsparcie gwarancyjne dla systemów komercyjnych jest generalnie znacznie lepsze niż dla systemów konsumenckich. Dostawcy często dostarczają części nocnym ekspresem i umożliwiają naprawy w terenie na żądanie użytkownika końcowego. Systemy konsumenckie często muszą być odsyłane do dostawcy i wracają tygodnie później po wyczyszczeniu danych.
• Telefoniczne wsparcie dla sprzętu konsumenckiego zazwyczaj odbywa się za pośrednictwem zagranicznych call center zatrudniających personel, który nie pracuje dla danego dostawcy. Komercyjne wsparcie telefoniczne, choć często również realizowane za granicą, jest zazwyczaj obsługiwane przez wewnętrznych pracowników dostawcy z bezpośrednim dostępem do zasobów wewnętrznych w razie potrzeby.
• Większość dostawców posiada lokalne firmy partnerskie, które są dostępne, aby pomagać Twojej firmie w pracy, modyfikowaniu i nabywaniu ich sprzętu komercyjnego. Sprzęt konsumencki jest często dostępny tylko przez internet lub w dużych sieciach sklepów z elektroniką użytkową. Jeden kanał jest zaprojektowany dla użytkowników biznesowych, a drugi wyraźnie nie. Dostęp do lokalnych partnerów może być dużą zaletą, gdy potrzebujesz napraw gwarancyjnych, ale nie możesz sobie pozwolić na odesłanie sprzętu, lub gdy potrzebujesz niestandardowych usług.
• Sprzęt komercyjny jest generalnie dostarczany z licencjonowanymi kopiami OEM (od producenta oryginalnego sprzętu) systemu Microsoft Windows w konfiguracji "biznesowej" (np. Windows Vista Business lub Windows XP Pro), które są odpowiednie dla firm, podczas gdy sprzęt konsumencki niemal zawsze jest dostarczany z "domowymi" edycjami tych samych systemów operacyjnych, które nie nadają się do użytku biznesowego. Znam wiele firm, które przez pomyłkę kupiły sprzęt konsumencki, a następnie musiały zapłacić pełną cenę za odpowiednią licencję Windows, myśląc, że oszczędzają pieniądze.
• Sprzęt komercyjny rzadko jest droższy od sprzętu konsumenckiego o więcej niż piętnaście procent i często jest porównywalny cenowo, a niekiedy nawet tańszy. Cena jest raczej marginalnym czynnikiem, gdy inne cechy są porównywane obok siebie.
• Sprzęt komercyjny jest generalnie zbudowany na znacznie lepszych układach scalonych i bardziej niezawodnych technologiach, podczas gdy sprzęt konsumencki często ma "błyskotliwe" funkcje zaprojektowane, aby przyciągać użytkowników szukających sprzętu do celów rozrywkowych. W testach szybkości sprzęt komercyjny od głównych dostawców ma tendencję do przewyższania sprzętu konsumenckiego od tych samych dostawców, gdy wszystkie inne specyfikacje są takie same. Istnieje wiele aspektów budowy systemów komputerowych, które nie są wymienione "na opakowaniu", i jest to jedno miejsce, gdzie sprzęt klasy konsumenckiej może oszczędzać, ponieważ proces zakupowy nie bierze tych rzeczy pod uwagę.
• Produkty komercyjne mają zazwyczaj doskonałą dokumentację online, podczas gdy sprzęt konsumencki często znacznie odbiega w tym zakresie.
• Sprzęt komercyjny jest często objęty gwarancją przez znacznie dłuższy okres niż sprzęt konsumencki i generalnie działa przez wielokrotnie dłuższy czas niż okres gwarancji bez problemów. Nie jest rzadkością, że komercyjne komputery stacjonarne są używane po ponad dziesięciu latach.
• Sprzęt komercyjny jest często cichszy niż sprzęt konsumencki. Dobre komercyjne komputery są często prawie bezgłośne.
• Produkty komercyjne wyglądają profesjonalnie i jednolicie, gdy osoby z zewnątrz lub nawet pracownicy wchodzą do Twoich biur. Sprzęt konsumencki sprawia wrażenie, jakby ludzie przynosili komputery z domu do pracy, i może robić złe wrażenie na klientach, a nawet na własnych pracownikach.

Przy zakupie nowych komputerów należy pamiętać o znaczeniu jednolitości. Personel IT, szczególnie jeśli składa się tylko z jednej lub dwóch osób, ale nawet jeśli masz duży zespół, doceni możliwość zapoznania się ze sprzętem, który obsługuje. Może to znacznie zmniejszyć liczbę problemów z pomocą techniczną i czas przestoju. Bardzo komfortowe jest wiedzieć, że gdy technik desktopowy przychodzi naprawić Twój komputer, zna każdą śrubę, port, kabel i część tego komputera od podszewki i może go rozkładać i składać bez zastanowienia.

Taka znajomość sprzętu oznacza również, że aktualizacje są obsługiwane znacznie sprawniej. Jeśli każda maszyna w Twoim środowisku jest inna i zdecydujesz się podwoić pamięć (RAM) we wszystkich maszynach, możesz być zaskakiwany raz po raz, gdy technicy otwierają komputery i odkrywają, że mają różne rodzaje pamięci, różne konfiguracje i różne limity. Każda maszyna będzie nową niespodzianką. Jeśli wszystkie maszyny są takie same, technicy wiedzieliby już, że obecna konfiguracja to dwie kości pamięci po jednym gigabajcie każda i że są dwa wolne sloty, które mogą pomieścić łącznie cztery dodatkowe gigabajty, ale istniejące kości muszą być przeniesione do wolnych slotów przed włożeniem nowej pamięci do aktualnie zajętych slotów. Proste aktualizacje, które są niemal bezwysiłkowe w jednolitym środowisku, mogą stać się koszmarem konserwacyjnym, gdy sprzęt znacznie się różni.

Innym ważnym czynnikiem przy zakupie komputerów stacjonarnych i laptopów jest kwestia systemu operacyjnego. Małe firmy, w odróżnieniu od dużych przedsiębiorstw, które uzyskują systemy operacyjne poprzez zbiorcze licencje wolumenowe z Microsoft, zazwyczaj uzyskują licencje oprogramowania poprzez kopie OEM dołączone do zakupionych urządzeń. Małe firmy mogą również zdecydować się na korzystanie z programu licencjonowania zbiorowego, ale zazwyczaj wiąże się to z dodatkowymi kosztami, które mają sens tylko w dużej skali dużych przedsiębiorstw. Z tego powodu małe firmy muszą bardzo uważnie zwracać uwagę na dołączoną licencję oprogramowania komputera stacjonarnego i dokonywać zakupów odpowiednio. Koszt zmiany systemu operacyjnego na nowo zakupionym komputerze, jeśli zakupiono zły system operacyjny, może łatwo wynieść pięćdziesiąt procent ceny pierwotnego komputera. Dość znaczący błąd.

Oprócz rozważenia systemu operacyjnego dostarczanego z komputerem, powinniśmy również zastanowić się, czy będziemy zmieniać systemy operacyjne w trakcie życia komputera. Jeśli tak, musimy upewnić się, że komputer jest w stanie sprostać tym zmianom w przyszłości. Często jest to zgadywanie i nie można tego z góry określić, ale nie zawsze tak jest. Obecnie bardzo często kupuje się komputery do uruchamiania systemu Windows XP z zamiarem ewentualnego lub przynajmniej potencjalnego przejścia na Windows Vista. Wiele nowoczesnych maszyn komercyjnych jest dostarczanych z oboma systemami operacyjnymi jako opcją. Firma może dziś bardzo łatwo kupić maszynę certyfikowaną do uruchamiania obu systemów operacyjnych, dzięki czemu będzie mogła dokonać aktualizacji, gdy będzie gotowa, bez konieczności zakupu nowego sprzętu w celu obsługi nowego systemu operacyjnego. Jeszcze lepiej, gdy komputer jest dostarczany z podwójną licencją i starszy system operacyjny może być używany do momentu, gdy proces migracji jest gotowy, a następnie nowy system operacyjny może być zainstalowany bez żadnych dodatkowych kosztów licencyjnych.

Oczywiście przy każdym planie zakupu komputerów musimy również rozważyć podstawowe funkcje. Dla większości firm istnieje bardzo niewiele ważnych funkcji dla modelu komputera stacjonarnego. Niemal każdy komputer stacjonarny spełni wymagania z punktu widzenia surowych funkcji. Czasami wymagane są specjalne funkcje, takie jak Intel AMT, ale jest to dość rzadkie i mniej powszechne w mniejszych biurach. Laptopy często mają kilka dodatkowych funkcji, takich jak technologie połączeń bezprzewodowych, dostępność stacji dokujących i rozszerzaczy portów, rozmiar, waga itp.

Staranne planowanie tych funkcji może mieć duży wpływ na środowisko biurowe. Na przykład zakup dziesięciu laptopów z drogą technologią bezprzewodową 802.11n może być świetnym sposobem na poprawę wydajności bezprzewodowej, ale wszystko to może być bezwartościowe, jeśli przypadkowo kupisz jeden tani laptop z tylko 802.11b, powodując degradację systemu bezprzewodowego do obsługi najmniejszego wspólnego mianownika w środowisku. Lub zakup całego sprzętu z połączeniami GigE tylko po to, by odkryć, że nie ma budżetu na przełącznik GigE ani okablowanie.

Innym ważnym czynnikiem do rozważenia przy planowaniu decyzji zakupowych, który dotyczy wyłącznie komputerów stacjonarnych, jest współczynnik kształtu (form factor). Większość głównych dostawców oferuje produkty komercyjne w jednym z trzech podstawowych rozmiarów. Największy rozmiar to "mini-tower", czyli obudowa, z którą większość z nas jest dziś najbardziej zaznajomiona. Ten format wygląda najlepiej ustawiony pionowo i jest, jak sama nazwa wskazuje, małą wieżą. Może przyjmować pełnowymiarowe karty rozszerzeń, co może być istotnym czynnikiem w zależności od tego, co użytkownicy będą robić na swoich komputerach stacjonarnych. Obudowy mini-tower często mogą pomieścić dwa lub więcej dysków twardych.

Średni format jest ogólnie znany jako "small form factor" (mały współczynnik kształtu), SFF lub "desktop form factor" (biurkowy współczynnik kształtu). To bardziej tradycyjny styl komputerów stacjonarnych, który widzimy głównie w środowiskach biurowych, rzadziej w domu. Ten format jest mniej więcej tej samej wielkości co mini-tower, ale jest "cieńszy", dzięki czemu najlepiej sprawdza się leżąc na biurku. Sprawia to, że jest bardzo stabilny i często doskonale sprawdza się jako podstawka pod monitor. Ten rozmiar dobrze pasuje również pod biurka, szczególnie gdy jest zamocowany pod spodem biurka. Wiele modeli SFF jest również zaprojektowanych tak, aby można je było łatwo układać w stos, dzięki czemu można je stackować na biurku, gdy zajdzie taka potrzeba. Często sam ich używam w ten sposób, ponieważ korzystam z kilku komputerów stacjonarnych jednocześnie i mam je ułożone za tablicą monitorów. Komputery stacjonarne small form factor generalnie mogą przyjmować tylko karty rozszerzeń o "połowie wysokości", co znacznie ogranicza ich opcje, choć nie jest zbyt powszechne, aby firmy musiały rozszerzać swoje komputery stacjonarne w ten sposób. Komputery stacjonarne small form factor często mogą pomieścić do dwóch dysków twardych, choć dość powszechne jest też to, że mogą zmieścić tylko jeden dysk. Wielu dostawców oferuje podstawki pozwalające komputerom SFF stać na boku. Potrzebne są specjalne podstawki, ponieważ generalnie wentylują się od boków i nie można ich postawić bezpośrednio na nich.

Najmniej powszechny i najmniejszy to komputer Ultra Small. Większość komercyjnych dostawców produkuje tylko kilka specjalnych modeli o wysokim wolumenie w tym najmniejszym formacie ze względu na zwiększony koszt i brak popularności. Często, aby zachować mały rozmiar tych urządzeń, mają one tylko jeden slot rozszerzeń, brakuje im wielu standardowych portów i mogą obsługiwać tylko wolniejsze niż standardowe procesory z powodu problemów z odprowadzaniem ciepła. Nie jest rzadkością, że mają mniej opcji rozbudowy pamięci niż ich większe odpowiedniki. Maszyny te są bardzo często montowane pod biurkami, ponieważ są tak małe. Są bardzo łatwe w zarządzaniu dla firm, które regularnie muszą przenosić swoje komputery. Personel IT może je łatwo przenosić od biurka do biurka, a transport kilku samochodem nie stanowi żadnego problemu.

Wyjście wideo to kolejna ważna kwestia przy wyborze komputerów stacjonarnych i laptopów. Coraz powszechniejsze staje się to, że pracownicy biurowi mają wiele monitorów, a nie wszystkie komputery są przygotowane do obsługi tego. Wiele komercyjnych maszyn obsługuje podwójne monitory od razu po wyjęciu z pudełka, ale wiele wymaga specjalnych kart rozszerzeń do ich obsługi. Planowanie zakupu komputerów, które zapewniają tę możliwość natywnie, lub planowanie dodawania rozszerzeń powinno być brane pod uwagę od samego początku projektu zakupowego. Laptopy często mają wbudowaną możliwość dodania monitora, zarówno w samym laptopie, jak i przynajmniej w stacji dokującej. Może to znacznie zwiększyć produktywność użytkowników laptopów, gdy siedzą przy swoich biurkach. Wiele firm decyduje się na dodanie do swoich komputerów stacjonarnych wysokiej klasy kart graficznych obsługujących wiele monitorów, a jednocześnie zapewniających większą moc GPU użytkownikom. Może to być dobra opcja, ale może łatwo dodać nawet dwadzieścia pięć procent do kosztu sprzętu, więc należy to starannie rozważyć. Typowe konfiguracje odpowiednie dla maszyn biznesowych będą często wynosić około dziesięciu procent początkowego kosztu sprzętu.

Jak widać, istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przy zakupie komputera stacjonarnego lub laptopa, i w tej dyskusji nie zaczęliśmy nawet omawiać tych czynników, o których wszyscy mówią w normalnych okolicznościach, takich jak koszt, dostępność, wydajność itp. Chodzi tu o to, że należy zastosować staranne planowanie i nie powinna to być czysto emocjonalna ani finansowa decyzja, ale powinna angażować personel, który będzie wspierał i zarządzał tymi urządzeniami, ponieważ będzie miał wiele ważnych spostrzeżeń na temat tego procesu w Twoim środowisku. Upewnij się, że Twój strateg IT, niezależnie od tego, czy jest to menedżer IT, czy technik wsparcia desktopowego, odgrywa kluczową rolę w tym procesie.