이메일 아키텍처 선택: 내부 구축 vs. 호스팅

제가 소규모로 실시한 비공식 시장 조사에 따르면, 이메일 전문가들의 절반은 보통 Microsoft Exchange를 로컬에 설치하라고 말하고, 나머지 절반은 호스팅(일명 SaaS 또는 “클라우드”) 서비스를, 가장 많이는 Google Apps를 이용하라고 말합니다. 그러나 이메일은 그런 진부한 답변으로 요약될 수 있을 만큼 간단한 아키텍처 구성 요소가 아닙니다. 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션 인프라에서 가장 중요한 구성 요소 중 하나로, 종종 전화 통신을 능가하며, 회사에 적합한 제공 방법을 선택하는 것은 장기적인 성공에 매우 중요합니다.

이메일 호스팅의 몇 가지 기본 요소를 살펴보는 것부터 시작하겠습니다. 이메일 시스템에는 상당한 대역폭, 매우 많은 양의 스토리지, 높은 신뢰성, 세심한 관리 및 중요한 보안 고려사항이 필요합니다.

대역폭이 첫 번째로 고려해야 할 영역입니다. 발송 및 수신되는 모든 이메일은 최종 사용자와 이메일 서버 사이를 오가야 하며, 외부로 향하는 이메일의 경우 이메일 서버 자체와 외부 세계 사이도 오가야 합니다. 소규모 기업에서는 거의 모든 이메일이 고객, 거래처, 벤더 등 회사 네트워크 외부로 나가게 됩니다. 대기업에서는 이메일 사용 패턴이 달라지며, Fortune 100에 가까워질수록 이메일은 조직 외부 사람들과 소통하는 거의 독점적인 도구에서 주로 내부 커뮤니케이션 플랫폼으로 변화합니다.

이메일 자체가 사용되는 방식의 이러한 변화는 이메일 서비스 배포 방법을 결정하는 데 매우 중요한 요소입니다. 이메일이 거의 전적으로 직원 간 내부 커뮤니케이션에 사용된다면 보안을 강화하고 WAN 대역폭 활용도를 개선하기 위해 이메일 시스템을 사내에 호스팅하는 방향에 매우 잘 맞습니다. 물론 여기서 주의할 점은, 규모와 관계없이 고도로 분산된 기업은 이 트래픽을 LAN 네트워크에 유지할 수 없으므로 이메일 사용이 직원 간 통신인지 아닌지와 상관없이 외부 이메일처럼 취급해야 한다는 것입니다. 주로 외부 사용자와의 통신이 이루어지는 소규모 기업은 호스팅 서비스에서 더 나은 활용도를 찾을 수 있습니다.

스토리지는 처음에 보기에는 중요해 보일 수 있지만, 실제로 이메일 아키텍처 의사결정에서는 종종 더 작은 요소입니다. 전통적으로 이메일의 스토리지 요구사항은 특히 아카이브 목적으로 사용되는 대용량 스토리지를 로컬에 유지하는 비용 이점 때문에 내부 호스팅에 설득력 있는 논거를 제공했습니다. 최근에는 Rackspace와 Google Apps와 같은 대형 호스팅 이메일 벤더들이 온라인 아카이브 이메일 스토리지 가격을 낮추어서 많은 경우 호스팅 스토리지를 활용하는 것이 로컬 스토리지보다 실제로 더 비용 효율적이거나, 적어도 비용이 비슷한 수준이 될 수도 있습니다. 장기 아카이브 스토리지도 오늘날 호스팅 솔루션에서 매우 비용 효율적으로 이용할 수 있습니다.

신뢰성은 다소 복잡한 주제입니다. 이메일은 어떤 조직에게도 중요합니다. 이메일 시스템이 다운되면 많은 기업들이 사실상 멈춥니다. 경우에 따라서는 이메일이 중단되면 회사가 사실상 문을 닫습니다. 직원들 간의 소통이 중단될 뿐만 아니라 고객, 벤더, 공급업체 및 기타 관계자들은 회사가 온라인 상태가 아니거나 최악의 경우 폐업했다고 봅니다. 외부 세계와의 커뮤니케이션 단절은 거의 모든 비즈니스에 즉각적이고 심각한 재정적 영향을 미칠 수 있습니다.

호스팅 이메일은 (최고 등급 벤더를 가정할 때) 하드웨어부터 스토리지, 네트워킹, 전력, 지원에 이르기까지 모든 레벨에서 이중화를 갖춘 대형 상업용 데이터센터에 호스팅된다는 명백한 장점이 있습니다. 사내 이메일 호스팅은 기업이 이메일 다운타임을 견딜 수 있는 능력을 고려하여 가장 비용 효율적인 이중화 수준을 결정해야 하며, 일반적으로 타협의 연속입니다 – 제공하는 데 필요한 비용을 감안할 때 회사가 어느 정도의 신뢰성을 포기할 수 있는가 하는 문제입니다.

일부 기업들은 코로케이션 시설에서 이메일 서버를 호스팅하여 많은 이중화 구성 요소를 확보할 수 있지만, Rackspace나 Google 수준의 기능을 충족하려면 여러 데이터센터가 필요할 것입니다. 코로케이션은 호스팅 옵션의 기술적 기능과 사내 이메일 시스템의 관리 및 유연성을 결합한 중간 옵션입니다.

하지만 더 일반적인 시나리오는 기업이 내부 전원, 하드웨어 및 네트워크 연결에 의존하여 사내에서 단일 이메일 서버를 완전히 운영하는 것입니다. 이런 시나리오에서 기업은 업타임을 보장하기 위해 극단적인 조치를 취하거나 – 예를 들어 막대한 비용이 드는 완전히 이중화된 사이트 호스팅 – Postini, MessageLabs 또는 MXLogic과 같은 신뢰할 수 있는 온라인 스풀링 서비스로 전체 이메일 인프라를 앞단에 구성해야 합니다. 이러한 서비스의 비용은 대부분의 기업이 필요로 하는 신뢰성에 있어 중요하지만, 종종 완전한 이메일 호스팅 옵션과 같거나 더 높습니다. 이 스풀링 서비스 비용은 지속적이고 확장 가능한 비용으로 추가될 가능성이 높아 완전 호스팅 이메일 서비스가 사내 호스팅보다 항상 덜 비싼 옵션이 되게 할 것입니다.

관리 비용은 파악하기 매우 어렵지만 주의가 필요합니다. 완전 호스팅 솔루션은 상대적으로 기술적 지식이 거의 필요하지 않습니다. 관리 시간이 적고 필요한 기술 수준도 상대적으로 낮습니다. 사내 솔루션을 사용하면 회사가 인프라, 네트워킹, 보안, 시스템 및 이메일 기술을 제공해야 합니다. 필요사항과 가용 직원에 따라 단일 전문가의 파트타임 업무가 될 수도 있고, 여러 명의 정규직 직원이나 외부 컨설턴트가 필요할 수도 있습니다. 사내 이메일 시스템을 관리하는 데 필요한 총 시간은 상황의 복잡한 특성으로 인해 계산하기 매우 어렵고 크게 다를 수 있지만, 최소한 호스팅 솔루션보다 수 배 이상 많습니다.

보안은 마지막으로 중요한 고려사항입니다. 전통적인 시스템 수준 보안 외에도 이메일은 스팸 필터링이 필요합니다. 스팸 처리는 다양한 방법으로 할 수 있습니다: 이메일 서버의 소프트웨어, 로컬 네트워크에 위치한 어플라이언스, 스팸 필터링 서비스 위탁, 또는 호스팅 이메일 솔루션 제공업체에 맡기는 방법이 있습니다. 스팸 필터링은 내부에서 처리할 경우 한 번 설정하고 잊어버릴 수 있는 서비스가 아니라 정기적인 관리가 필요하며 일반적으로 라이선스 및 관리 측면에서 추가 비용이 발생합니다.

이러한 주요 고려사항들을 살펴본 후, 모든 기업은 앉아서 수치를 계산하고 개별적으로 어떤 솔루션이 가장 적합한지 결정해야 합니다. 각 솔루션이 초기 비용과 시간이 지남에 따라 얼마나 들지를 확인하기 위해 스프레드시트를 사용하고 여러 시나리오를 검토하는 것이 종종 필요합니다. 이와 함께 기능 및 그 회사에 대한 적용 가능성 평가가 각 옵션의 적합성을 결정하는 데 중요할 것입니다.

사내 솔루션의 비장의 무기는 기능, 통합 및 유연성입니다. 사내 이메일 옵션은 조직이 필요로 하는 정확한 기능 세트를 제공하기 위해 확장하거나 수정할 수 있습니다 – 때로는 추가 비용이 들기도 합니다. 이의 완벽한 예가 Zimbra의 인스턴트 메시징 통합인데, 이는 이메일 플랫폼에 상당한 부가 가치를 제공할 수 있습니다. 이것은 순수 비용에 추가하여 고려해야 합니다. 기존 내부 인증 메커니즘과의 통합도 중요한 요소가 될 수 있습니다.

제 자신의 경험과 비용 계산에 따르면, 호스팅 솔루션이 순수 경제성 때문에 SMB 시장에서 적합한 솔루션의 대다수를 차지하는 반면, 대기업 및 엔터프라이즈급 고객들은 사내 솔루션의 유연성과 내부 커뮤니케이션 이점에서 극복할 수 없는 혜택을 찾게 될 것입니다. 소규모 기업들은 주로 비용과 씨름하는 반면 대기업들은 주로 규모의 커뮤니케이션 복잡성과 씨름합니다. 대기업들은 또한 “전문 밀도” 덕분에 사내 솔루션에서 최고의 가치를 얻습니다 – 기업 규모 비효율로 인해 시간이 낭비되는 IT 전문가 수의 역수입니다.

오늘날, 기업이 자체 이메일을 호스팅하든 서비스로 이메일을 받든, 기본 아키텍처가 선택된 이후에도 선택할 수 있는 많은 옵션이 있습니다. 전통적으로는 MS Exchange와 Lotus Notes 같은 소수의 사내 옵션만 고려되었지만, Zimbra(최근 VMware에 인수됨), Scalix, Kerio 같은 새로운 대안들이 더 낮은 비용, 새로운 배포 옵션 및 공격적인 기능 세트로 영역을 확장하고 있습니다. 호스팅의 신참이자 하루아침에 업계 강자가 된 Rackspace는 전통적인 사내 제품을 더 가깝게 모방하는 새로운 이메일 서비스로 많은 주목을 받고 있으며, Google은 독특한 Gmail 서비스로 계속 주목받고 있습니다. 호스팅 이메일 공간은 새로운 통합 기능이 핵심 초점이 되어 더욱 경쟁적이 될 것으로 기대합니다.

모든 기업은 고유하며 모든 요소를 총체적으로 고려해야 합니다. 가용한 옵션과 기회를 평가하기 위해 비즈니스와 IT 기술을 조합하여 사용하는 것이 필요하며, 어떤 단일 분야도 이 결정을 단독으로 내려서는 안 됩니다. 이는 IT 관리자가 솔루션의 기술적 측면뿐만 아니라 비즈니스의 경제성도 이해해야 하는 완벽한 예입니다.