メールアーキテクチャの選択：社内ホスティングかホスティングサービスか

メール専門家に話を聞くと、私の小さな非公式な市場調査によれば、専門家の半数は単純に社内にメールをインストールすること（通常はMicrosoft Exchange）を勧め、もう半数はホスティング（別名Software-as-a-Service / SaaSまたは「クラウド」）サービス（最も多くはGoogle Apps）を選ぶよう勧めます。しかし、メールはそれほど単純なアーキテクチャのコンポーネントではなく、安易な答えに要約すべきではありません。メールはビジネスのコミュニケーションインフラの中で最も重要なコンポーネントの一つであり、電話を上回ることも多く、自社に適した配信方法を選択することが長期的な成功にとって重要です。

まず、メールホスティングにおけるいくつかの基本的な要素を検討することから始めましょう。メールシステムには、かなりの帯域幅、非常に大きなストレージ容量、高い信頼性、慎重な管理、そして重要なセキュリティへの配慮が必要です。

最初に考慮すべきは帯域幅です。送受信されるすべてのメールは、エンドユーザーとメールサーバーの間を行き来し、外部宛のメールの場合はメールサーバー自体と外部世界の間も行き来しなければなりません。中小企業では、メールのほとんどすべてが顧客、取引先、ベンダーなど、会社のネットワークの外に向かいます。大規模な企業では、メールの使い方が変わり、Fortune 100に近づくにつれて、メールは組織外の人々とのコミュニケーションツールとしてほぼ専用になるのではなく、主に社内コミュニケーションのプラットフォームとして使用されるようになります。

メール自体の使われ方のこの変化は、メールサービスの展開方法を決定する上で非常に重要な要素です。メールがスタッフ間の社内コミュニケーションにほぼ専用に使用される場合、セキュリティを高め、WANの帯域幅利用を改善するために、メールシステムを社内でホスティングすることが非常に適しています。ここでの注意点は、もちろん、規模に関わらず高度に分散した企業はこのトラフィックをLANネットワーク上に保持できないため、メールの使用がスタッフ間であるかどうかに関わらず、外部のように扱うべきだということです。社内外部ユーザーとのコミュニケーションが主な小規模企業は、ホスティングサービスの方がより良い活用ができるでしょう。

ストレージは実際には、最初にそうあるべきと思われるよりもメールアーキテクチャの意思決定においてはるかに小さな要素であることが多いです。従来、メールのストレージ要件は、特にアーカイブ目的で使用される大容量ストレージをローカルに保持することのコストメリットから、社内ホスティングの説得力ある論拠となっていました。最近では、RackspaceやGoogle Appsなどの大手ホスティングメールベンダーが、オンラインアーカイブメールストレージの価格を非常に低くしており、多くの場合、ホスティングストレージを利用する方が実際にはよりコスト効率が良いか、少なくともコストが同等になっています。長期アーカイブストレージでさえ、今日のホスティングソリューションでは非常にコスト効率よく提供できます。

信頼性はかなり複雑なテーマです。メールはどの組織にとっても重要です。メールシステムがダウンすると、多くの企業は実質的に停止してしまいます。場合によっては、メールの流れが止まると、会社が事実上シャットダウンします。従業員同士のコミュニケーションが止まるだけでなく、顧客、ベンダー、サプライヤー、その他の関係者からは、会社がオフラインになっているか、最悪の場合は廃業したと見られてしまいます。外部世界とのコミュニケーションを妨げることは、ほぼすべてのビジネスに対して即座かつ深刻な財務的影響をもたらす可能性があります。

ホスティングメールは、（トップティアのベンダーを前提として）ハードウェアからストレージ、ネットワーク、電力、サポートまであらゆるレベルで冗長性を備えた大規模な商用データセンターでホスティングされるという明らかな利点があります。社内でメールをホスティングするには、企業がメールのダウンタイムを許容する能力に応じた最もコスト効率の良い冗長性レベルを決定する必要があり、一般的に妥協の連続です——コストに応じてどの程度の信頼性を諦められるか。

コロケーション施設でメールサーバーをホスティングすることを選ぶ企業もあります。これにより多くの冗長コンポーネントが提供されますが、RackspaceやGoogleレベルの機能を満たすには、複数のデータセンターが必要になる可能性があります。コロケーションは、ホスティングオプションの技術的特性と、社内メールシステムの管理・柔軟性を組み合わせた中間的な選択肢です。

しかし、より一般的なシナリオは、企業が社内の電力、ハードウェア、ネットワーク接続に依存して、完全に自社内に単一のメールサーバーをホスティングすることです。このようなシナリオでは、企業はアップタイムを確保するために極端な措置を取る——例えば、完全に冗長なサイトを莫大なコストでホスティングする——か、PostiniやMessageLabs、MXLogicのような信頼性の高いオンラインスプーリングサービスでメールインフラ全体をフロントエンディングするかのどちらかが必要です。ほとんどの企業が必要とする信頼性にとって重要なこのようなサービスのコストは、完全なメールホスティングオプションと同等かそれ以上になることが多いです。このスプーリングサービスのコストは、おそらく継続的でスケールするコストとして加わり、完全なホスティングメールサービスが社内ホスティングよりも常にコスト効率の良い選択肢となるでしょう。

管理コストは非常に判断が難しいですが、注意が必要です。完全にホスティングされたソリューションは、比較的少ない技術的知識しか必要としません。管理にかかる時間は少なく、そのために必要なスキルレベルも比較的低いです。社内ソリューションの場合、インフラ、ネットワーク、セキュリティ、システム、メールのスキルを自社で提供しなければなりません。ニーズと利用可能なスタッフによっては、単一の専門家のパートタイム業務から複数のフルタイム従業員や外部コンサルタントが必要になることもあります。社内メールシステムの管理に必要な総時間は状況の複雑さによって大きく異なり、計算が難しいことが多いですが、少なくとも、ホスティングソリューションと比べて桁違いに多くなります。

セキュリティは最後の重要な考慮事項です。従来のシステムレベルのセキュリティを超えて、メールにはスパムフィルタリングが必要です。スパムへの対処は様々な方法で行えます：メールサーバー上のソフトウェアで処理する、ローカルネットワーク上のアプライアンスで処理する、スパムフィルタリングサービスに委託する、またはホスティングメールソリューションプロバイダーに任せる。社内でスパムフィルタリングを処理する場合、一度設定すれば後は任せられるサービスとなることはまれで、定期的な注意とライセンスや管理の追加コストが一般的に必要です。

これらの主要な考慮事項を検討した後、すべての企業が座って数字を計算し、どのソリューションが個々のレベルで最も理にかなっているかを決定すべきです。スプレッドシートを使って複数のシナリオを試し、各ソリューションが初期および継続的にどのくらいのコストになるかを確認することが必要になることが多いです。これを機能の評価とその会社への適用可能性と組み合わせることが、各オプションの適切さを決定する上で重要となります。

社内ソリューションの秘密兵器は機能、統合性、柔軟性です。社内メールオプションは、組織が必要とする機能セットを提供するために拡張または修正できます——追加コストがかかることもありますが。その完璧な例がZimbraのインスタントメッセージング統合で、メールプラットフォームに大きな付加価値をもたらす可能性があります。これは生のコストに加えて考慮されなければなりません。既存の社内認証メカニズムとの統合も重要な要素となり得ます。

私自身の経験とコスト計算では、SMBの分野では純粋な経済的観点からホスティングソリューションが適切なソリューションの大多数を占める一方で、大規模および大企業顧客は社内ソリューションの柔軟性と社内コミュニケーションの利点から克服できないメリットを見出すでしょう。中小企業は主にコストに苦労し、大企業は主に規模のコミュニケーションの複雑さに苦労しています。また、大企業は「職業的密度」——組織規模の非効率性によって時間が無駄にされるITプロフェッショナルの数の逆数——によって社内ソリューションから最大の価値を得ます。

今日、企業が自社でメールをホスティングするか、サービスとしてメールを受け取るかにかかわらず、基本的なアーキテクチャを選択した後でも多くの選択肢があります。従来は、MS ExchangeやLotus Notesのような数少ない社内オプションのみが検討されていましたが、Zimbra（最近VMWareに買収）、Scalix、Kerioなどの新しい代替製品が低コスト、新しい展開オプション、積極的な機能セットで市場を拡大しています。ホスティングの新参者でありながら一夜にして業界の重鎮となったRackspaceは、従来の社内オプションをより忠実に模倣する新しいメール製品で多くの注目を集めており、Googleは独自のGMailサービスで引き続き注目を集めています。私は、ホスティングメール分野が新しい統合機能を重要な焦点として、さらに競争が激化し続けることを期待しています。

すべてのビジネスは固有のものであり、すべての要素を総合的に考慮しなければなりません。利用可能なオプションと機会を評価するにはビジネスとITのスキルの組み合わせが必要であり、いかなる単一の専門分野もこれらの決定を単独で行うべきではありません。これは、ITマネージャーがソリューションの技術的側面に加えてビジネスの経済性を理解しなければならない完璧な例です。