Email Architecture चुनना: Internal या Hosted

यदि आप email specialists से बात करते हैं तो आपको मेरे छोटे, anecdotal survey में जो मिलता है वह यह है कि इन आधे professionals आपको बस email locally install करने के लिए कहेंगे, आमतौर पर Microsoft Exchange, और दूसरे आधे बस आपको hosted (अर्थात् Software-as-a-Service / SaaS या “cloud में”) service के साथ जाने के लिए कहेंगे, अक्सर Google Apps, लेकिन email इतना सरल architectural component नहीं है कि इसे trite जवाबों तक सीमित कर दिया जाए। Email आपके व्यवसाय के communications infrastructure का सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है, अक्सर telephony से भी आगे, और अपनी कंपनी के लिए सही delivery methodology चुनना आपकी long-term success के लिए महत्वपूर्ण है।

हम email hosting में कुछ बुनियादी कारकों पर विचार करके शुरू करेंगे। Email systems को काफी अच्छी bandwidth, काफी महत्वपूर्ण storage, high reliability, सावधानीपूर्वक management और महत्वपूर्ण security consideration की ज़रूरत होती है।

Bandwidth विचार करने वाला पहला क्षेत्र है। प्रत्येक भेजा और प्राप्त किया गया email end user और email server के बीच travel करना चाहिए और साथ ही externally जाने वाले email के मामले में email server और बाहरी दुनिया के बीच। छोटे businesses में लगभग सभी email company network से बाहर clients, customers, vendors आदि के पास जाती है। बड़े enterprises में email का उपयोग बदल जाता है और जैसे-जैसे हम Fortune 100 के करीब जाते हैं email लगभग exclusively बाहरी लोगों के साथ संवाद करने के tool से primary रूप से internal communications के लिए उपयोग होने वाले platform में बदल जाती है।

Email का उपयोग कैसे होता है यह बदलाव email services deploy करने के तरीके को तय करने में एक बहुत महत्वपूर्ण कारक है। यदि email लगभग exclusively internal intra-staff communications के लिए उपयोग की जाती है तो यह security बढ़ाने और WAN bandwidth utilization सुधारने के लिए email systems को in-house host करने के लिए बहुत अच्छा लगेगा। यहाँ caveat यह है कि किसी भी आकार की highly distributed company LAN network पर इस traffic को नहीं रखेगी और इसलिए इसे ऐसे treat करना चाहिए जैसे email usage external हो चाहे वह intra-staff हो या न हो। मुख्य रूप से external users के साथ communications वाली छोटी companies को hosted service में बेहतर उपयोग मिलेगा।

Storage वास्तव में अक्सर email architecture निर्णय लेने में उससे कम कारक होता है जितना पहले लग सकता है कि होना चाहिए। परंपरागत रूप से email की storage requirements ने in-house hosting के लिए एक compelling argument बनाया क्योंकि large storage रखने का cost benefit, खासकर archival ज़रूरतों के लिए, local था। हाल ही में, Rackspace और Google Apps जैसे बड़े hosted email vendors ने online, archival email storage की कीमत इतनी कम कर दी है कि कई मामलों में hosted storage का उपयोग करना local storage की तुलना में वास्तव में अधिक cost effective हो सकता है या कम से कम लागत समान हो सकती है। आज एक hosted solution में long-term archival storage भी बहुत cost effectively उपलब्ध हो सकती है।

Reliability एक जटिल विषय है। Email किसी भी संगठन के लिए महत्वपूर्ण है। यदि email system बंद हो जाती है तो कई companies बस रुक जाती हैं। कुछ मामलों में email बहना बंद होने पर company effectively बंद हो जाती है। न केवल employees आपस में बात करना बंद कर देते हैं बल्कि customers, vendors, suppliers और अन्य लोग company को सबसे अच्छे रूप में offline और सबसे बुरे में व्यवसाय से बाहर मानते हैं। बाहरी दुनिया के साथ communications को बाधित करना लगभग किसी भी business को तुरंत और गंभीर financial impact दे सकता है।

Hosted email का स्पष्ट लाभ यह है कि यह hardware से storage से networking से power से support तक हर स्तर पर redundancy (एक top tier vendor मानते हुए) के साथ एक बड़े, commercial datacenter में hosted है। In-house email hosting के लिए एक business को यह तय करना होगा कि business की email downtime सहन करने की क्षमता को देखते हुए सबसे अधिक cost effective redundancy का स्तर क्या है और यह generally compromises का अभ्यास है — एक company कितनी reliability के बिना कर सकती है, दिए गए cost को देखते हुए।

कुछ companies email servers को colocation facility पर host करना चुनेंगी जो उन्हें कई redundant components प्रदान करेगी लेकिन Rackspace या Google level offering की features को पूरा करने के लिए, multiple datacenters की संभावना होगी। Colocation एक halfway option है जो hosted options की technical features और in-house email systems की management और flexibility प्रदान करती है।

हालाँकि, एक अधिक सामान्य scenario यह है कि companies अपनी internal power, hardware और network connection पर निर्भर रहते हुए अपनी walls के भीतर एक single email server host करती हैं। इस scenario में एक company को या तो uptime सुनिश्चित करने के लिए extreme measures लेने होंगे — जैसे immense cost पर completely redundant site hosting करना — या Postini, MessageLabs या MXLogic जैसी reliable online spooling service के साथ अपने पूरे email infrastructure को front-end करना। ऐसी services की लागत, जबकि अधिकांश companies को जिस reliability की ज़रूरत होती है उसके लिए महत्वपूर्ण है, अक्सर complete email hosting options के बराबर या उससे भी अधिक होती है। यह spooling service cost एक ongoing, scaling cost जोड़ने की संभावना है जो fully hosted email services को हमेशा in-house hosting से कम महंगा विकल्प बनाएगी।

Management cost निर्धारित करना बहुत कठिन है लेकिन इस पर ध्यान देने की ज़रूरत है। एक fully hosted solution के लिए अपेक्षाकृत कम technical knowledge की आवश्यकता होती है। Management का समय कम है और ऐसा करने के लिए आवश्यक skill level अपेक्षाकृत कम है। An in-house solution के साथ आपकी company को infrastructure, networking, security, system और email skills प्रदान करनी होगी। आपकी ज़रूरतों और उपलब्ध staff के आधार पर यह एक professional के लिए part time हो सकता है या इसके लिए multiple FTEs या यहाँ तक कि बाहरी consultants की ज़रूरत हो सकती है। In-house email system को manage करने के लिए कुल समय बहुत अलग-अलग होगा और अक्सर situation की जटिल प्रकृति के कारण calculate करना बहुत मुश्किल होता है लेकिन, कम से कम, यह hosted solution से orders of magnitude अधिक है।

Security अंतिम महत्वपूर्ण consideration है। Traditional system-level security से परे email के लिए spam filtering की ज़रूरत होती है। Spam को कई तरीकों से handle किया जा सकता है: email server पर software में, local network पर स्थित appliance पर, spam filtering service को outsource करके या hosted email solution provider पर छोड़कर। Spam filtering, यदि internally handle की जाए, तो शायद ही कभी एक set और forget service है बल्कि एक ऐसी service है जिसे नियमित ध्यान और आमतौर पर licensing और management में अतिरिक्त लागत की आवश्यकता होती है।

इन मुख्य considerations को देखने के बाद हर company को बैठना चाहिए, numbers calculate करने चाहिए, और यह निर्धारित करना चाहिए कि उनके लिए individual level पर कौन सा solution सबसे अधिक समझ में आता है। अक्सर spreadsheet का उपयोग करना और कई scenarios के साथ play करना ज़रूरी होता है यह देखने के लिए कि प्रत्येक solution की upfront और समय के साथ कितनी लागत आएगी। यह, features के valuation और company के लिए उनकी applicability के साथ मिलकर, प्रत्येक option की appropriateness निर्धारित करने में महत्वपूर्ण होगा।

In-house solution के secret weapons हैं features, integration और flexibility। In-house email options को exactly वह feature set प्रदान करने के लिए extend या modify किया जा सकता है जिसकी संगठन को ज़रूरत है — कभी-कभी अतिरिक्त लागत पर। इसका एक perfect example है Zimbra का instant messaging integration जो email platform के लिए एक significant value-add हो सकता है। इसे raw cost के अतिरिक्त consider करना होगा। मौजूदा internal authentication mechanisms के साथ integration भी एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है।

मेरे अपने अनुभव और cost calculations में, hosted solutions raw economics के कारण SMB space में उचित solutions के विशाल बहुमत का प्रतिनिधित्व करती हैं जबकि large और enterprise class customers को in-house solutions की flexibility और internal communications advantages से अजेय लाभ मिलेंगे। छोटे businesses मुख्यतः लागत से जूझते हैं जबकि बड़े businesses मुख्यतः अपने scale की communications complexity से जूझते हैं। Large businesses को in-house solutions से “professional density” के कारण भी सबसे अधिक मूल्य मिलता है — IT professionals की inverse number जिनका समय corporate scale inefficiencies के कारण बर्बाद होता है।

आज, चाहे कोई business अपना email host करना चुने या email को service के रूप में receive करे, एक basic architecture choose करने के बाद भी कई options हैं। परंपरागत रूप से केवल MS Exchange और Lotus Notes जैसे कुछ in-house options पर विचार किया जाता था लेकिन Zimbra (हाल ही में VMware द्वारा अधिग्रहित), Scalix और Kerio जैसे नए alternatives कम लागत, नए deployment options और aggressive feature sets के साथ landscape का विस्तार कर रहे हैं। Hosting के अपेक्षाकृत नए newcomer, और overnight industry heavyweight, Rackspace अपने नए email offerings के साथ बहुत ध्यान आकर्षित कर रहे हैं जो traditional in-house offerings की अधिक closely नकल करते हैं जबकि Google अपने unique GMail services के साथ ध्यान आकर्षित करता रहता है। मुझे उम्मीद है कि hosted email space अधिक competitive होती रहेगी और नई integration features एक key focus बनेंगी।

हर business अद्वितीय है और सभी कारकों को consider करना होगा। उपलब्ध options और अवसरों का मूल्यांकन करने के लिए business और IT skills के combination का उपयोग करना ज़रूरी है और किसी भी एकल discipline को ये निर्णय अकेले नहीं लेने चाहिए। यह एक perfect example है जहाँ IT managers को solution के technological पहलुओं के अलावा business के economics को भी समझना होगा।