اختيار بنية البريد الإلكتروني: داخلية أم مستضافة

إذا تحدثت إلى متخصصي البريد الإلكتروني فما تجده، في استطلاعي الصغير وغير الرسمي للسوق، هو أن نصف هؤلاء المتخصصين سيخبرونك ببساطة بتثبيت البريد الإلكتروني محليًا، في الغالب Microsoft Exchange، والنصف الآخر سيخبرونك ببساطة باختيار خدمة مستضافة (المعروفة بالبرمجيات كخدمة / SaaS أو “في السحابة”)، في أغلب الأحيان Google Apps. لكن البريد الإلكتروني ليس مكونًا معماريًا بسيطًا يجب اختزاله في إجابات جاهزة. البريد الإلكتروني هو أحد أهم مكونات بنية الاتصالات في عملك، وكثيرًا ما يفوق الهاتفية أهمية، واختيار منهجية التسليم الصحيحة لشركتك أمر حيوي لنجاحك على المدى البعيد.

سنبدأ بالنظر في بعض العوامل الأساسية في استضافة البريد الإلكتروني. تستلزم أنظمة البريد الإلكتروني قدرًا كبيرًا من عرض النطاق الترددي وكميات كبيرة من التخزين والموثوقية العالية والإدارة الدقيقة والاعتبارات الأمنية الجوهرية.

عرض النطاق الترددي هو أول ما يجب النظر فيه. كل بريد إلكتروني يُرسل ويُستقبل يجب أن يمر بين المستخدم النهائي وخادم البريد الإلكتروني، وبين خادم البريد الإلكتروني نفسه والعالم الخارجي في حالة البريد المتجه إلى الخارج. في الشركات الصغيرة يكاد يكون جميع البريد الإلكتروني متجهًا خارج الشبكة إلى العملاء والزبائن والموردين وغيرهم. في المؤسسات الكبرى يتغير استخدام البريد الإلكتروني ومع اقترابنا من شركات Fortune 100 يتحول البريد الإلكتروني من كونه أداة للتواصل مع الخارج حصرًا إلى أن يصبح منصة تُستخدم أساسًا للتواصل الداخلي.

هذا التحول في طريقة استخدام البريد الإلكتروني ذاتها عامل بالغ الأهمية في تحديد كيفية نشر خدمات البريد الإلكتروني. إذا كان البريد الإلكتروني مستخدمًا حصريًا تقريبًا للتواصل الداخلي بين الموظفين فسيكون ذلك داعيًا قويًا لاستضافة أنظمة البريد الإلكتروني داخليًا لتعزيز الأمان وتحسين استخدام النطاق الترددي لشبكة WAN. التحفظ هنا بالطبع هو أن الشركة الموزعة جغرافيًا أيًا كان حجمها لن تُبقي هذه الحركة على شبكة LAN وبالتالي يجب التعامل معها كما لو كان البريد الإلكتروني خارجيًا بصرف النظر عن كونه داخليًا بين الموظفين. أما الشركات الصغيرة التي تجري اتصالاتها في معظمها مع مستخدمين خارجيين فستجد استخدامًا أفضل في خدمة مستضافة.

التخزين هو في الواقع في أحيان كثيرة عامل أصغر مما قد يبدو في اتخاذ قرار بنية البريد الإلكتروني. تقليديًا كانت متطلبات التخزين الخاصة بالبريد الإلكتروني تقدم حجة مقنعة للاستضافة الداخلية نظرًا لمنفعة التكلفة في الاحتفاظ بالتخزين الكبير، لا سيما ذلك المستخدم لأغراض الأرشفة، محليًا. مؤخرًا جلب كبار موردي البريد الإلكتروني المستضاف كـ Rackspace و Google Apps أسعار تخزين البريد الإلكتروني الأرشيفي عبر الإنترنت إلى مستوى منخفض جدًا بحيث قد يكون من الأكثر فعالية من حيث التكلفة في كثير من الحالات الاستفادة من التخزين المستضاف بدلًا من المحلي أو على الأقل أصبحت التكلفة متكافئة. حتى التخزين الأرشيفي طويل الأمد يمكن الحصول عليه بتكلفة فعّالة جدًا في حل مستضاف اليوم.

الموثوقية موضوع بالغ التعقيد. البريد الإلكتروني حيوي لأي منظمة. إذا تعطّل نظام البريد الإلكتروني توقفت كثير من الشركات تمامًا. في بعض الحالات تتوقف الشركة فعليًا حين يتوقف البريد الإلكتروني عن التدفق. لا يتوقف الموظفون عن التواصل مع بعضهم فحسب، بل ينظر العملاء والموردون والموردون وغيرهم إلى الشركة كأنها في أحسن الأحوال خارج الخدمة وفي أسوأها قد أغلقت أبوابها. قطع التواصل مع العالم الخارجي قد يُفضي إلى تأثير مالي فوري وجسيم على تقريبًا أي شركة.

يتمتع البريد الإلكتروني المستضاف بالميزة الواضحة المتمثلة في استضافته في مركز بيانات تجاري كبير مع تكرار على كل المستويات (بافتراض مورد من الدرجة الأولى) من الأجهزة إلى التخزين إلى الشبكة إلى الطاقة إلى الدعم. تستلزم استضافة البريد الإلكتروني داخليًا أن تحدد الشركة مستوى التكرار الأكثر فعالية من حيث التكلفة نظرًا لقدرتها على تحمّل توقف البريد الإلكتروني، وهي في الغالب عملية تسوية – كمّ الموثوقية الذي يمكن للشركة الاستغناء عنه نظرًا للتكلفة اللازمة لتوفيرها.

ستختار بعض الشركات استضافة خوادم البريد الإلكتروني في مرفق تعريف المواقع (colocation) مما سيمنحها كثيرًا من المكونات المتكررة، لكن لمجاراة ما تقدمه Rackspace أو Google ستكون هناك حاجة على الأرجح إلى مراكز بيانات متعددة. تعريف المواقع هو خيار وسط يوفر المزايا التقنية للخيارات المستضافة مع مرونة وإدارة أنظمة البريد الإلكتروني الداخلية.

السيناريو الأكثر شيوعًا، رغم ذلك، هو أن تستضيف الشركات خادم بريد إلكتروني واحد داخل جدرانها تمامًا معتمدةً على الطاقة الداخلية والأجهزة والاتصال بالشبكة. في مثل هذا السيناريو يجب على الشركة إما اتخاذ تدابير صارمة لضمان التوفر – كاستضافة موقع تكرار كامل بتكلفة ضخمة – أو توفير خدمة تخزين مؤقت موثوقة عبر الإنترنت في مقدمة بنية البريد الإلكتروني كلها، مثل Postini أو MessageLabs أو MXLogic. تكلفة هذه الخدمات، رغم كونها حيوية للموثوقية التي تحتاجها معظم الشركات، كثيرًا ما تعادل أو تفوق خيارات استضافة البريد الإلكتروني الكاملة. من المرجح أن تضيف تكلفة خدمة التخزين المؤقت هذه تكلفة جارية ومتصاعدة تجعل خدمات البريد الإلكتروني المستضافة كليًا دائمًا أقل تكلفةً من الاستضافة الداخلية.

تكلفة الإدارة بالغة الصعوبة في التحديد لكنها تستوجب الاهتمام. يستلزم الحل المستضاف كليًا معرفة تقنية قليلة نسبيًا. وقت الإدارة منخفض ومستوى المهارة اللازمة منخفض نسبيًا. أما مع الحل الداخلي فيجب على شركتك توفير كفاءات في البنية التحتية والشبكة والأمان والأنظمة والبريد الإلكتروني. بحسب احتياجاتك وكوادرك المتاحة قد يكون هذا بدوام جزئي لمتخصص واحد أو قد يستلزم عدة موظفين بدوام كامل أو حتى مستشارين خارجيين. سيتفاوت الوقت الكلي اللازم لإدارة نظام البريد الإلكتروني الداخلي تفاوتًا كبيرًا وكثيرًا ما يصعب حسابه نظرًا للطبيعة المعقدة للوضع، لكنه في أقل تقدير أكبر بمراتب من الحل المستضاف.

الأمان هو الاعتبار الجوهري الأخير. فوق مستوى أمان النظام التقليدي يستلزم البريد الإلكتروني تصفية الرسائل غير المرغوب فيها (سبام). يمكن التعامل مع السبام بأساليب عديدة: في برمجيات على خادم البريد الإلكتروني، على جهاز مخصص في الشبكة المحلية، بالتعهيد إلى خدمة تصفية سبام، أو بتركه لمزود خدمة البريد الإلكتروني المستضاف. تصفية السبام إذا جرت داخليًا نادرًا ما تكون خدمة تُضبط وتُنسى بل خدمة تستلزم اهتمامًا منتظمًا وفي الغالب تكلفة إضافية في الترخيص والإدارة.

بعد النظر في هذه الاعتبارات الرئيسية يجب على كل شركة الجلوس وحساب الأرقام وتحديد الحل الأنسب لها بشكل فردي. كثيرًا ما يكون من الضروري استخدام جدول بيانات وتجربة عدة سيناريوهات لمعرفة ما سيكلفه كل حل فوريًا وعلى مدى الزمن. هذا، مقترنًا بتقييم الميزات ومدى انطباقها على الشركة، سيكون حاسمًا في تحديد مدى ملاءمة كل خيار.

الأسلحة السرية للحل الداخلي هي الميزات والتكامل والمرونة. يمكن توسيع خيارات البريد الإلكتروني الداخلية أو تعديلها لتوفير مجموعة الميزات التي تحتاجها المنظمة بالضبط – أحيانًا بتكلفة إضافية. مثال مثالي على ذلك تكامل المراسلة الفورية في Zimbra الذي يمكن أن يُضيف قيمة كبيرة لمنصة البريد الإلكتروني. يجب أخذ هذا بعين الاعتبار إلى جانب التكلفة الصرفة. التكامل مع آليات المصادقة الداخلية القائمة يمكن أن يكون عاملًا مهمًا أيضًا.

من خبرتي الخاصة وحساباتي للتكاليف، تمثّل الحلول المستضافة الغالبية العظمى من الحلول الملائمة في قطاع الشركات الصغيرة والمتوسطة نظرًا للاقتصاد الصرف، في حين يجد العملاء الكبار والمؤسسيون فوائد لا تُقاوَم من المرونة ومزايا الاتصالات الداخلية للحلول الداخلية. تعاني الشركات الصغيرة أساسًا من التكلفة في حين تعاني الشركات الكبيرة في المقام الأول من تعقيد الاتصالات الناجم عن حجمها. تستفيد الشركات الكبيرة أيضًا من أفضل قيمة من الحلول الداخلية بسبب “الكثافة المهنية” – وهي الرقم العكسي لمتخصصي تقنية المعلومات الذين يُهدر وقتهم بسبب عدم كفاءات الشركة الكبيرة.

اليوم سواء اختارت الشركة استضافة بريدها الإلكتروني بنفسها أو تلقيه كخدمة، ثمة خيارات كثيرة للاختيار من بينها حتى بعد تحديد البنية الأساسية. تقليديًا لم تُؤخذ بعين الاعتبار سوى بضعة خيارات داخلية كـ MS Exchange و Lotus Notes، لكن بدائل جديدة مثل Zimbra (التي اشترتها VMware مؤخرًا) و Scalix و Kerio توسّع المشهد بتكاليف أقل وخيارات نشر جديدة ومجموعات ميزات طموحة. في ساحة الاستضافة يستقطب الوافد الجديد الذي أصبح رائدًا صناعيًا بين عشية وضحاها، Rackspace، الكثير من الاهتمام بعروض البريد الإلكتروني الجديدة التي تحاكي عن كثب العروض الداخلية التقليدية، بينما يواصل Google استقطاب الاهتمام بخدمات GMail الفريدة. أتوقع أن يشهد قطاع البريد الإلكتروني المستضاف مزيدًا من التنافسية مع تركيز رئيسي على ميزات التكامل الجديدة.

كل شركة فريدة من نوعها وينبغي النظر في مجموع العوامل. اللجوء إلى مزيج من مهارات الأعمال وتقنية المعلومات ضروري لتقييم الخيارات والفرص المتاحة، ولا ينبغي لأي تخصص وحده أن يتخذ هذه القرارات بمعزل عن غيره. هذا نموذج مثالي على المواقف التي يجب فيها على مدراء تقنية المعلومات فهم اقتصاديات الأعمال إضافةً إلى الجوانب التكنولوجية للحل.