Wybór architektury poczty e-mail: wewnętrzna czy hostowana

Jeśli rozmawiasz ze specjalistami od poczty e-mail, okazuje się — w moim małym, anegdotycznym badaniu rynku — że połowa z nich powie ci, żebyś po prostu zainstalował pocztę lokalnie, zazwyczaj Microsoft Exchange, a druga połowa powie, żebyś skorzystał z usługi hostowanej (inaczej Software-as-a-Service / SaaS lub “w chmurze”), najczęściej Google Apps. Jednak poczta e-mail nie jest na tyle prostym komponentem architektonicznym, żeby sprowadzać ją do banalnych odpowiedzi. Poczta e-mail jest jednym z najważniejszych elementów infrastruktury komunikacyjnej firmy, często przewyższając telefonię, a wybór właściwej metody dostarczania dla Twojej firmy ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu.

Zacznijmy od rozważenia kilku podstawowych czynników w hostingu poczty e-mail. Systemy poczty e-mail wymagają sporego przepustowości, dość znacznej ilości przestrzeni dyskowej, wysokiej niezawodności, starannego zarządzania i poważnego podejścia do kwestii bezpieczeństwa.

Przepustowość (bandwidth) to pierwszy obszar do rozważenia. Każdy wysłany i odebrany e-mail musi przejść między użytkownikiem końcowym a serwerem poczty e-mail, jak również między samym serwerem poczty a światem zewnętrznym w przypadku wiadomości przeznaczonych na zewnątrz. W małych firmach niemal wszystkie e-maile są przeznaczone do opuszczenia sieci firmowej i trafienia do klientów, odbiorców, dostawców itp. W większych przedsiębiorstwach użycie poczty e-mail zmienia się i w miarę zbliżania się do Fortune 100 poczta e-mail przestaje być niemal wyłącznie narzędziem do komunikacji z osobami spoza organizacji, a staje się platformą używaną przede wszystkim do komunikacji wewnętrznej.

Ta zmiana w sposobie używania samej poczty e-mail jest bardzo ważnym czynnikiem przy decydowaniu, jak wdrożyć usługi pocztowe. Jeśli poczta e-mail jest używana niemal wyłącznie wewnętrznie do komunikacji między pracownikami, bardzo dobrze nadaje się to do hostowania systemów pocztowych we własnej infrastrukturze, co zwiększa bezpieczeństwo i poprawia wykorzystanie przepustowości WAN. Zastrzeżeniem jest oczywiście to, że firma o bardzo rozproszonej strukturze dowolnej wielkości nie utrzymuje tego ruchu w sieci LAN i dlatego powinna być traktowana tak, jakby użycie poczty e-mail było zewnętrzne, niezależnie od tego, czy jest wewnątrzkorporacyjne, czy nie. Małe firmy, w których komunikacja odbywa się głównie z użytkownikami zewnętrznymi, lepiej skorzystają z usługi hostowanej.

Przestrzeń dyskowa jest w rzeczywistości często mniejszym czynnikiem w podejmowaniu decyzji dotyczących architektury poczty e-mail, niż mogłoby się wydawać. Tradycyjnie wymagania dotyczące przestrzeni dyskowej poczty e-mail stanowiły przekonujący argument za hostowaniem wewnętrznym ze względu na korzyści kosztowe płynące z utrzymywania dużej przestrzeni dyskowej, zwłaszcza tej używanej do potrzeb archiwalnych, lokalnie. Ostatnio duzi dostawcy hostowanej poczty e-mail, tacy jak Rackspace i Google Apps, obniżyli cenę przechowywania e-maili online, w tym archiwalnego, do tego stopnia, że w wielu przypadkach korzystanie z hostowanej przestrzeni dyskowej może być faktycznie bardziej opłacalne niż lokalne przechowywanie — lub przynajmniej koszty są porównywalne. Nawet długoterminowe archiwizowanie można uzyskać bardzo opłacalnie w rozwiązaniu hostowanym.

Niezawodność to dość złożony temat. Poczta e-mail jest kluczowa dla każdej organizacji. Jeśli system pocztowy padnie, wiele firm po prostu staje w miejscu. W niektórych przypadkach firma skutecznie zamiera, gdy e-maile przestają przepływać. Pracownicy nie tylko przestają się komunikować między sobą, ale klienci, dostawcy, partnerzy i inne osoby postrzegają firmę jako niedostępną lub wręcz nieistniejącą. Przerwy w komunikacji ze światem zewnętrznym mogą mieć natychmiastowy i poważny wpływ finansowy na niemal każdą firmę.

Hostowana poczta e-mail ma oczywistą zaletę w postaci hostowania w dużym, komercyjnym centrum danych z redundancją na każdym poziomie (przy założeniu dostawcy najwyższej klasy) — od sprzętu, przez storage i sieć, aż po zasilanie i wsparcie. Hostowanie poczty e-mail we własnej infrastrukturze wymaga od firmy określenia poziomu redundancji, który jest najbardziej opłacalny biorąc pod uwagę zdolność firmy do wytrzymania przestoju poczty e-mail, i jest generalnie ćwiczeniem w kompromisach — ile niezawodności firma może sobie odpuścić przy danym koszcie jej zapewnienia.

Niektóre firmy zdecydują się na hostowanie serwerów pocztowych w obiekcie kolokacyjnym, co zapewni im wiele redundantnych komponentów, ale aby dorównać ofercie na poziomie Rackspace czy Google, prawdopodobnie potrzebne byłoby wiele centrów danych. Kolokacja to opcja pośrednia, zapewniająca techniczne cechy opcji hostowanych przy jednoczesnym zachowaniu zarządzalności i elastyczności wewnętrznych systemów pocztowych.

Bardziej powszechnym scenariuszem jest jednak hostowanie jednego serwera pocztowego całkowicie we własnej infrastrukturze, polegając na wewnętrznym zasilaniu, sprzęcie i połączeniu sieciowym. W takim scenariuszu firma musi albo podjąć skrajne środki, aby zapewnić dostępność — takie jak utrzymywanie w pełni redundantnej lokalizacji za ogromne koszty — albo poprzedzić całą infrastrukturę pocztową niezawodną usługą kolejkowania online, taką jak Postini, MessageLabs lub MXLogic. Koszt takich usług, choć kluczowych dla niezawodności potrzebnej większości firm, jest często równy lub nawet wyższy niż koszt pełnego hostowania poczty e-mail. Ten koszt usługi kolejkowania prawdopodobnie doda stały, rosnący koszt, który sprawi, że w pełni hostowane usługi pocztowe zawsze będą tańszą opcją niż hosting wewnętrzny.

Koszt zarządzania jest bardzo trudny do określenia, ale wymaga uwagi. W pełni hostowane rozwiązanie wymaga stosunkowo niewielkiej wiedzy technicznej. Czas poświęcony na zarządzanie jest niski, a wymagany poziom umiejętności jest stosunkowo niski. W przypadku rozwiązania wewnętrznego firma musi zapewnić umiejętności w zakresie infrastruktury, sieci, bezpieczeństwa, systemów i poczty e-mail. W zależności od potrzeb i dostępnego personelu może to być zadanie częściowe dla jednego specjalisty lub wymagać wielu pełnoetatowych pracowników lub nawet zewnętrznych konsultantów. Całkowity czas niezbędny do zarządzania wewnętrznym systemem pocztowym jest bardzo zróżnicowany i często bardzo trudny do obliczenia ze względu na złożoną naturę sytuacji, ale jako minimum jest o rząd wielkości większy niż w przypadku hostowanego rozwiązania.

Bezpieczeństwo to ostatnia istotna kwestia. Poza tradycyjnym bezpieczeństwem na poziomie systemu, poczta e-mail wymaga filtrowania spamu. Obsługa spamu może być realizowana na wiele sposobów: w oprogramowaniu na serwerze pocztowym, na urządzeniu zlokalizowanym w sieci lokalnej, zleconej na zewnątrz do usługi filtrowania spamu lub pozostawionej dostawcy hostowanego rozwiązania pocztowego. Filtrowanie spamu, jeśli jest obsługiwane wewnętrznie, rzadko kiedy jest usługą skonfigurowaną raz i zapomnianą, ale wymaga regularnej uwagi i generalnie dodatkowych kosztów licencjonowania i zarządzania.

Po przeanalizowaniu tych głównych kwestii każda firma powinna usiąść, przeliczyć liczby i określić, które rozwiązanie ma dla niej największy sens indywidualnie. Często konieczne jest użycie arkusza kalkulacyjnego i rozegranie kilku scenariuszy, aby zobaczyć, ile każde rozwiązanie będzie kosztować zarówno z góry, jak i w czasie. To, w połączeniu z oceną funkcji i ich przydatności dla firmy, będzie kluczowe przy określaniu stosowności każdej opcji.

Tajnymi atutami rozwiązania wewnętrznego są funkcje, integracja i elastyczność. Wewnętrzne opcje pocztowe można rozszerzać lub modyfikować, aby oferować dokładnie ten zestaw funkcji, którego potrzebuje organizacja — czasem za dodatkową opłatą. Doskonałym przykładem jest integracja komunikatora błyskawicznego Zimbra, która może być znaczącą wartością dodaną dla platformy pocztowej. Należy to uwzględnić oprócz samego kosztu. Ważnym czynnikiem może być również integracja z istniejącymi wewnętrznymi mechanizmami uwierzytelniania.

W moim własnym doświadczeniu i obliczeniach kosztów rozwiązania hostowane stanowią zdecydowaną większość odpowiednich rozwiązań w sektorze SMB ze względu na surową ekonomię, podczas gdy klienci z dużych i klasy enterprise znajdą nie do pokonania korzyści w elastyczności i zaletach komunikacji wewnętrznej rozwiązań wewnętrznych. Małe firmy zmagają się głównie z kosztami, podczas gdy duże firmy zmagają się przede wszystkim ze złożonością komunikacji wynikającą z ich skali. Duże firmy uzyskują również najlepszą wartość z rozwiązań wewnętrznych dzięki “gęstości zawodowej” — odwrotnej liczbie specjalistów IT, których czas jest marnowany z powodu nieefektywności skali korporacyjnej.

Dziś, niezależnie od tego, czy firma zdecyduje się hostować własną pocztę e-mail, czy otrzymywać pocztę jako usługę, istnieje wiele opcji do wyboru, nawet po wybraniu podstawowej architektury. Tradycyjnie tylko kilka wewnętrznych opcji, takich jak MS Exchange i Lotus Notes, było branych pod uwagę, ale nowe alternatywy, takie jak Zimbra (niedawno przejęta przez VMware), Scalix i Kerio, poszerzają krajobraz z niższymi kosztami, nowymi opcjami wdrożenia i agresywnymi zestawami funkcji. Nowy gracz w hostingu, który z dnia na dzień stał się ciężką wagą branży, Rackspace, przyciąga dużą uwagę swoją nową ofertą pocztową, która bardziej naśladuje tradycyjne oferty wewnętrzne, podczas gdy Google nadal przyciąga uwagę swoimi unikalnymi usługami GMail. Spodziewam się, że przestrzeń hostowanej poczty e-mail będzie się nadal stawać bardziej konkurencyjna, a nowe funkcje integracyjne będą kluczowym obszarem zainteresowania.

Każda firma jest wyjątkowa i należy rozważyć całość czynników. Konieczne jest połączenie umiejętności biznesowych i IT w celu oceny dostępnych opcji i możliwości — żadna dyscyplina nie powinna podejmować tych decyzji w izolacji. To doskonały przykład sytuacji, w której menedżerowie IT muszą rozumieć ekonomikę biznesu obok technologicznych aspektów rozwiązania.