انتخاب معماری ایمیل: داخلی یا میزبانیشده
اگر با متخصصان ایمیل صحبت کنید، در نظرسنجی کوچک و تجربی من از بازار، نیمی از این متخصصان به شما میگویند ایمیل را بهصورت محلی نصب کنید، معمولاً Microsoft Exchange، و نیم دیگر به شما میگویند با یک سرویس میزبانیشده (معروف به نرمافزار بهعنوان سرویس / SaaS یا “در ابر”) بروید، که اغلب Google Apps است، اما ایمیل مولفه معماری سادهای نیست که باید به پاسخهای کلیشهای تقلیل داده شود. ایمیل یکی از مهمترین مولفههای زیرساخت ارتباطی کسبوکار شماست، که اغلب از تلفن نیز مهمتر است، و انتخاب روش تحویل مناسب برای شرکت شما برای موفقیت بلند مدتتان حیاتی است.
با در نظر گرفتن برخی عوامل اساسی در میزبانی ایمیل شروع میکنیم. سیستمهای ایمیل به پهنای باند خوبی، مقدار قابل توجهی فضای ذخیرهسازی، قابلیت اطمینان بالا، مدیریت دقیق و ملاحظات امنیتی قابل توجه نیاز دارند.
پهنای باند اولین حوزهای است که باید در نظر گرفت. هر ایمیل ارسال و دریافتشده باید بین کاربر نهایی و سرور ایمیل و همچنین بین خود سرور ایمیل و دنیای خارج در مورد ایمیلهایی که به خارج ارسال میشوند، سفر کند. در کسبوکارهای کوچک تقریباً تمام ایمیلها به خارج از شبکه شرکت برای رسیدن به مشتریان، خریداران، فروشندگان و غیره طراحی شدهاند. در سازمانهای بزرگتر استفاده از ایمیل تغییر میکند و با نزدیک شدن به Fortune 100 ایمیل از یک ابزار تقریباً انحصاری برای ارتباط با افراد خارج از سازمان به پلتفرمی تبدیل میشود که در درجه اول برای ارتباطات داخلی استفاده میشود.
این تغییر در نحوه استفاده از خود ایمیل عامل بسیار مهمی در تصمیمگیری درباره نحوه استقرار سرویسهای ایمیل است. اگر ایمیل تقریباً انحصاری برای ارتباطات داخلی بین کارمندان استفاده میشود، این بهخوبی با میزبانی سیستمهای ایمیل در داخل سازگار است تا امنیت را افزایش دهد و استفاده از پهنای باند WAN را بهبود بخشد. البته با این پیشفرض که یک شرکت با توزیع بالا از هر اندازهای این ترافیک را روی شبکه LAN نگه نمیدارد و بنابراین باید بهگونهای رفتار شود که انگار استفاده از ایمیل خارجی است صرفنظر از اینکه بین کارمندان است یا نه. شرکتهای کوچک که ارتباطات آنها عمدتاً با کاربران خارجی است، استفاده بهتری از یک سرویس میزبانیشده خواهند داشت.
فضای ذخیرهسازی در واقع اغلب عامل کوچکتری در تصمیمگیری معماری ایمیل است تا اینکه در ابتدا به نظر میرسد باید باشد. بهطور سنتی نیازهای ذخیرهسازی ایمیل استدلال قانعکنندهای برای میزبانی داخلی ارائه میداد به دلیل مزیت هزینه نگه داشتن ذخیرهسازی بزرگ، بهویژه آنچه برای نیازهای بایگانی استفاده میشود، بهصورت محلی. اخیراً فروشندگان بزرگ ایمیل میزبانیشده مانند Rackspace و Google Apps قیمت ذخیرهسازی آنلاین و بایگانی ایمیل را به قدری پایین آوردهاند که در بسیاری از موارد ممکن است استفاده از ذخیرهسازی میزبانیشده به جای ذخیرهسازی محلی از نظر هزینه مقرونبهصرفهتر باشد یا حداقل هزینه برابر باشد. حتی ذخیرهسازی بایگانی بلند مدت امروز میتواند در راهحل میزبانیشده بسیار مقرونبهصرفه باشد.
قابلیت اطمینان یک موضوع نسبتاً پیچیده است. ایمیل برای هر سازمانی حیاتی است. اگر یک سیستم ایمیل از کار بیفتد بسیاری از شرکتها بهسادگی متوقف میشوند. در برخی موارد، شرکت وقتی ایمیل متوقف میشود بهطور موثر تعطیل میشود. نه تنها کارمندان از ارتباط با یکدیگر باز میمانند، بلکه مشتریان، فروشندگان، تامینکنندگان و دیگران شرکت را در بهترین حالت آفلاین و در بدترین حالت تعطیل میبینند. قطع ارتباطات با دنیای خارج میتواند تقریباً برای هر کسبوکاری تاثیر مالی فوری و جدی داشته باشد.
ایمیل میزبانیشده مزیت آشکار میزبانی در یک مرکز داده بزرگ تجاری با افزونگی در هر سطحی دارد (با فرض فروشنده درجه اول) از سختافزار تا ذخیرهسازی تا شبکه تا برق تا پشتیبانی. میزبانی ایمیل در داخل نیازمند این است که یک کسبوکار سطح افزونگی که با توجه به توانایی کسبوکار برای تحمل خاموشی ایمیل مقرونبهصرفهترین است را تعیین کند و بهطور کلی تمرین در مصالحه است؛ شرکت چقدر قابلیت اطمینان میتواند با توجه به هزینه لازم برای تامین آن بدون آن کند.
برخی شرکتها انتخاب میکنند سرورهای ایمیل را در یک تسهیلات کولوکیشن میزبانی کنند که اجزای افزونه بسیاری به آنها ارائه میدهد، اما برای رسیدن به ویژگیهای سطح Rackspace یا Google، احتمالاً به چند مرکز داده نیاز خواهد بود. کولوکیشن یک گزینه میانه است که ویژگیهای فنی گزینههای میزبانیشده را با مدیریت و انعطافپذیری سیستمهای ایمیل داخلی ارائه میدهد.
سناریوی رایجتر این است که شرکتها یک سرور ایمیل واحد کاملاً درون دیوارهایشان میزبانی کنند و به برق، سختافزار و اتصال شبکه داخلی خود تکیه کنند. در چنین سناریویی یک شرکت باید یا اقدامات فوقالعاده برای تضمین آپتایم انجام دهد؛ مانند میزبانی یک سایت کاملاً افزونه با هزینه هنگفت؛ یا کل زیرساخت ایمیل خود را با یک سرویس اسپولینگ آنلاین قابل اعتماد مانند Postini، MessageLabs یا MXLogic جلوبند کند. هزینه چنین سرویسهایی، در حالی که برای قابلیت اطمینانی که اغلب شرکتها نیاز دارند حیاتی است، اغلب برابر یا حتی بیشتر از گزینههای کامل میزبانی ایمیل است. هزینه این سرویس اسپولینگ احتمالاً یک هزینه مداوم و مقیاسپذیر اضافه خواهد کرد که گزینههای سرویس ایمیل کاملاً میزبانیشده را همیشه گزینهای ارزانتر از میزبانی داخلی میکند.
هزینه مدیریت تعیین آن بسیار دشوار است اما نیاز به توجه دارد. یک راهحل کاملاً میزبانیشده نیاز به دانش فنی نسبتاً کمی دارد. زمان لازم برای مدیریت پایین است و سطح مهارت لازم برای این کار نسبتاً پایین است. با یک راهحل داخلی شرکت شما باید زیرساخت، شبکه، امنیت، مهارتهای سیستم و ایمیل را فراهم کند. بسته به نیازها و نیروی در دسترس، این میتواند پارهوقت برای یک متخصص یا ممکن است به چند FTE یا حتی مشاوران خارجی نیاز داشته باشد. کل زمان لازم برای مدیریت یک سیستم ایمیل داخلی بهشدت متفاوت خواهد بود و اغلب بسیار سخت است که به دلیل ماهیت پیچیده وضعیت محاسبه شود، اما در حداقل، چندین برابر بیشتر از یک راهحل میزبانیشده است.
امنیت آخرین ملاحظه قابل توجه است. فراتر از امنیت سنتی در سطح سیستم، ایمیل نیاز به فیلتر اسپم دارد. رسیدگی به اسپم میتواند به روشهای مختلف انجام شود: در نرمافزار روی سرور ایمیل، روی یک دستگاه که در شبکه محلی قرار دارد، برونسپاری به یک سرویس فیلتر اسپم یا واگذاشتن به ارائهدهنده راهحل ایمیل میزبانیشده. فیلتر اسپم، اگر در داخل رسیدگی شود، بهندرت یک سرویس تنظیمکن و فراموشکن است، بلکه یکی است که نیاز به توجه منظم دارد و عموماً هزینه اضافی در مجوز و مدیریت دارد.
پس از نگاه کردن به این ملاحظات اصلی، هر شرکت باید بنشیند، اعداد را محاسبه کند و تعیین کند کدام راهحل بهصورت فردی برایشان بیشترین معنا را دارد. اغلب لازم است از یک صفحهگسترده استفاده کنید و با چندین سناریو بازی کنید تا ببینید هر راهحل چه هزینهای هم در ابتدا و هم در طول زمان خواهد داشت. این، همراه با ارزیابی ویژگیها و قابلیت اطمینان آنها برای شرکت، در تعیین مناسب بودن هر گزینه حیاتی خواهد بود.
سلاحهای مخفی راهحل داخلی ویژگیها، یکپارچهسازی و انعطافپذیری هستند. گزینههای ایمیل داخلی میتوانند گسترش یابند یا تغییر کنند تا دقیقاً مجموعه ویژگیهایی که سازمان نیاز دارد ارائه دهند؛ گاهی با هزینه اضافی. مثال کامل این یکپارچهسازی پیام فوری Zimbra است که میتواند یک ارزشافزوده قابل توجه برای یک پلتفرم ایمیل باشد. این باید علاوه بر هزینه خالص در نظر گرفته شود. یکپارچهسازی با مکانیزمهای احراز هویت داخلی موجود نیز میتواند عامل مهمی باشد.
در تجربه و محاسبات هزینه خودم، راهحلهای میزبانیشده نمایانگر اکثریت قریب به اتفاق راهحلهای مناسب در فضای SMB هستند به دلیل اقتصاد خالص، در حالی که مشتریان بزرگ و سازمانی مزایای غیرقابل غلبهای از انعطافپذیری و مزایای ارتباطات داخلی راهحلهای داخلی خواهند یافت. کسبوکارهای کوچک بیشتر با هزینه دستوپنجه نرم میکنند در حالی که کسبوکارهای بزرگ در درجه اول با پیچیدگی ارتباطات مقیاسشان دستوپنجه نرم میکنند. کسبوکارهای بزرگ همچنین بهترین ارزش را از راهحلهای داخلی به دلیل «تراکم حرفهای» میگیرند؛ تعداد معکوس متخصصان فناوری اطلاعات که وقتشان به دلیل ناکارآمدیهای مقیاس شرکتی تلف میشود.
امروزه، چه یک کسبوکار انتخاب کند ایمیل خود را میزبانی کند یا ایمیل را بهعنوان یک سرویس دریافت کند، پس از انتخاب معماری اساسی، گزینههای بسیاری برای انتخاب وجود دارد. بهطور سنتی تنها چند گزینه داخلی مانند MS Exchange و Lotus Notes در نظر گرفته میشدند، اما جایگزینهای جدیدی مانند Zimbra (که اخیراً توسط VMware خریداری شد)، Scalix و Kerio چشمانداز را با هزینههای پایینتر، گزینههای استقرار جدید و مجموعه ویژگیهای تهاجمی گسترش میدهند. تازهوارد نسبی میزبانی، و قهرمان یکشبه صنعت، Rackspace با پیشنهادهای ایمیل جدید خود که بیشتر شبیه پیشنهادهای سنتی داخلی است توجه زیادی را به خود جلب میکند در حالی که Google همچنان با سرویسهای منحصربهفرد GMail خود توجهها را جلب میکند. انتظار دارم فضای ایمیل میزبانیشده به رقابتی شدن ادامه دهد و ویژگیهای یکپارچهسازی جدید یک تمرکز کلیدی باشد.
هر کسبوکار منحصربهفرد است و همه عوامل باید در نظر گرفته شوند. استفاده از ترکیبی از مهارتهای کسبوکار و فناوری اطلاعات برای ارزیابی گزینهها و فرصتهای موجود ضروری است و هیچ رشتهای نباید این تصمیمات را بهتنهایی بگیرد. این مثال کاملی است از جایی که مدیران فناوری اطلاعات باید علاوه بر جنبههای فناورانه راهحل، اقتصاد کسبوکار را نیز بفهمند.
آگهی
