Valg af e-mailarkitektur: Intern eller hostet

Hvis man taler med e-mailspecialister, ser det ud til – i min lille, anekdotiske undersøgelse af markedet – at halvdelen af disse fagfolk blot vil anbefale at installere e-mail lokalt, normalt Microsoft Exchange, mens den anden halvdel simpelthen vil anbefale at gå med en hostet løsning (a.k.a. Software-as-a-Service / SaaS eller “i skyen”), oftest Google Apps. Men e-mail er ikke en så simpel arkitektonisk komponent, at den bør reduceres til banale svar. E-mail er en af de vigtigste komponenter i din virksomheds kommunikationsinfrastruktur, der ofte overgår telefoni, og at vælge den rigtige leveringsmetode for din virksomhed er afgørende for din langsigtede succes.

Vi starter med at overveje nogle grundlæggende faktorer i e-mailhosting. E-mailsystemer kræver en god mængde båndbredde, en ganske betydelig mængde lagerplads, høj pålidelighed, omhyggelig administration og betydelige sikkerhedshensyn.

Båndbredde er det første område at overveje. Alle sendte og modtagne e-mails skal rejse mellem slutbrugeren og e-mailserveren samt mellem selve e-mailserveren og omverdenen i tilfælde af e-mails, der er bestemt til at forlade netværket. I mindre virksomheder er næsten alle e-mails bestemt til at forlade virksomhedens netværk og gå til kunder, samarbejdspartnere, leverandører osv. I større virksomheder ændrer e-mailbrugen sig, og efterhånden som vi nærmer os Fortune 100, skifter e-mail fra at være næsten udelukkende et værktøj til kommunikation med folk uden for organisationen til at være en platform, der primært bruges til intern kommunikation.

Dette skift i, hvordan e-mail i sig selv bruges, er en meget vigtig faktor ved beslutning om, hvordan man udrulles e-mailtjenester. Hvis e-mail bruges næsten udelukkende internt til kommunikation mellem medarbejdere, vil det egne sig meget godt til at hoste e-mailsystemer internt for at øge sikkerheden og forbedre udnyttelsen af WAN-båndbredde. Forbeholdet her er selvfølgelig, at en meget distribueret virksomhed af enhver størrelse ikke ville holde denne trafik på et LAN-netværk og derfor bør behandles, som om e-mailbrugen er ekstern, uanset om det er intern medarbejderkommunikation. Mindre virksomheder med kommunikation, der primært sker med eksterne brugere, vil finde bedre udnyttelse i en hostet tjeneste.

Lagerpladsbehov er faktisk ofte en mindre faktor i beslutningstagning om e-mailarkitektur, end det måske umiddelbart ser ud til at burde være. Traditionelt udgjorde e-mailens lagerkrav et overbevisende argument for intern hosting på grund af omkostningsfordelene ved at bevare stor lagerkapacitet – særligt den der bruges til arkiveringsformål – lokalt. For nylig har store hostede e-mailleverandører som Rackspace og Google Apps bragt prisen på online, arkiveret e-maillagring så lavt, at det i mange tilfælde faktisk kan være mere omkostningseffektivt at bruge hostet lagerplads frem for lokal lagerplads, eller i hvert fald er omkostningerne på niveau. Selv langsigtet arkiveringslagerplads kan fås meget omkostningseffektivt i en hostet løsning i dag.

Pålidelighed er et ret komplekst emne. E-mail er kritisk for enhver organisation. Hvis et e-mailsystem går ned, går mange virksomheder simpelthen i stå. I nogle tilfælde lukker virksomheden effektivt ned, når e-mailstrømmen stopper. Ikke alene stopper medarbejderne med at kommunikere med hinanden, men kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre ser virksomheden som offline i bedste fald og ude af drift i værste fald. At afbryde kommunikation med omverdenen kan repræsentere en umiddelbar og alvorlig økonomisk konsekvens for næsten enhver virksomhed.

Hostet e-mail har den åbenlyse fordel at være hostet i et stort, kommercielt datacenter med redundans på hvert niveau (forudsat en toprangsleverandør) fra hardware til lagerplads til netværk til strøm til support. At hoste e-mail internt kræver, at en virksomhed bestemmer det redundansniveau, der er mest omkostningseffektivt givet virksomhedens evne til at modstå e-mailnedetid, og er generelt en øvelse i kompromiser – hvor meget pålidelighed kan en virksomhed undvære givet de nødvendige omkostninger for at levere den.

Nogle virksomheder vælger at hoste e-mailservere i et colocation-anlæg, hvilket vil give dem mange redundante komponenter, men for at matche funktionerne i et Rackspace- eller Google-niveau tilbud ville sandsynligvis være nødvendigt med flere datacentre. Colocation er en mellemvej, der leverer de tekniske funktioner fra hostede løsninger med administrationen og fleksibiliteten fra interne e-mailsystemer.

Et mere almindeligt scenarie er dog, at virksomheder hoster en enkelt e-mailserver fuldstændigt inden for egne mure og afhænger af intern strøm, hardware og netværksforbindelse. I et sådant scenarie skal en virksomhed enten tage ekstreme foranstaltninger for at sikre oppetid – såsom at hoste et fuldstændigt redundant site til enorme omkostninger – eller frontsikre hele e-mailinfrastrukturen med en pålidelig online spooltjeneste som Postini, MessageLabs eller MXLogic. Omkostningerne til sådanne tjenester, selv om de er afgørende for den pålidelighed, de fleste virksomheder har behov for, er ofte lig med eller endda større end fulde e-mailhosting-muligheder. Disse spooltjeneste-omkostninger vil sandsynligvis tilføje en løbende, skalerende omkostning, der altid vil gøre fuldt hostede e-mailtjenester til en billigere mulighed end intern hosting.

Administrationsomkostninger er meget vanskelige at bestemme, men kræver opmærksomhed. En fuldt hostet løsning kræver relativt lidt teknisk viden. Tidsforbruget til administration er lavt, og det nødvendige færdighedsniveau er relativt lavt. Med en intern løsning skal din virksomhed levere infrastruktur-, netværks-, sikkerheds-, system- og e-mailfærdigheder. Afhængigt af dine behov og dit tilgængelige personale kan dette være deltidsarbejde for én fagperson eller kræve flere fuldtidsmedarbejdere eller endda eksterne konsulenter. Den samlede tid, der er nødvendig for at administrere et internt e-mailsystem, vil variere dramatisk og er ofte meget svær at beregne på grund af situationens komplekse natur, men er som minimum størrelsesordner større end en hostet løsning.

Sikkerhed er den endelige vigtige overvejelse. Ud over traditionel systemsikkerhed kræver e-mail spamfiltrering. Håndtering af spam kan gøres på mange måder: i software på e-mailserveren, på et apparat placeret på det lokale netværk, outsourcet til en spamfiltreringstjeneste eller overladt til den hostede e-mailleverandør. Spamfiltrering, hvis det håndteres internt, er sjældent en sæt-og-glem-tjeneste men en, der kræver regelmæssig opmærksomhed og generelt ekstra omkostninger til licensering og administration.

Efter at have kigget på disse vigtigste overvejelser, bør enhver virksomhed sætte sig ned, beregne tallene og bestemme, hvilken løsning der giver mest mening for dem individuelt. Det er ofte nødvendigt at bruge et regneark og afprøve flere scenarier for at se, hvad hver løsning vil koste både op front og over tid. Dette, kombineret med en vurdering af funktioner og deres relevans for virksomheden, vil være afgørende for at fastslå egnetheden af hver mulighed.

De hemmelige våben i den interne løsning er funktioner, integration og fleksibilitet. Interne e-mailmuligheder kan udvides eller tilpasses til at tilbyde præcis det funktionssæt, som organisationen kræver – nogle gange til ekstra omkostning. Et perfekt eksempel på dette er Zimbras integration af øjeblikkelige beskeder, som kan være en betydelig merværdi for en e-mailplatform. Dette skal overvejes ud over de rene omkostninger. Integration med eksisterende interne autentificeringsmekanismer kan også være en vigtig faktor.

Ud fra min egen erfaring og omkostningsberegninger repræsenterer hostede løsninger langt de fleste passende løsninger i SMB-segmentet på grund af ren økonomi, mens store og enterprise-kunder vil finde uoverstigelige fordele ved fleksibiliteten og fordelene ved intern kommunikation fra interne løsninger. Mindre virksomheder kæmper primært med omkostninger, mens store virksomheder primært kæmper med kommunikationskompleksiteten i deres skala. Store virksomheder får også den bedste værdi fra interne løsninger på grund af “professionel densitet” – det inverse antal IT-fagfolk, hvis tid går til spilde på grund af ineffektivitet i virksomhedens skala.

I dag, uanset om en virksomhed vælger at hoste sin egen e-mail eller at modtage e-mail som en tjeneste, er der mange muligheder at vælge imellem, selv efter at en grundlæggende arkitektur er valgt. Traditionelt ville kun et par interne muligheder som MS Exchange og Lotus Notes blive overvejet, men nye alternativer som Zimbra (for nylig opkøbt af VMware), Scalix og Kerio udvider landskabet med lavere omkostninger, nye udrulningsmuligheder og aggressive funktionssæt. Hostingens relative nykommer og fra den ene dag til den anden branchetungvægter Rackspace tiltrækker sig meget opmærksomhed med deres nye e-mailtilbud, der mere nøje efterligner traditionelle interne tilbud, mens Google fortsat får opmærksomhed med deres unikke GMail-tjenester. Jeg forventer at se den hostede e-mailplads fortsætte med at blive mere konkurrencepræget med nye integrationsfunktioner som et centralt fokus.

Enhver virksomhed er unik, og helheden af faktorer skal overvejes. Det er nødvendigt at bruge en kombination af forretnings- og IT-kompetencer for at evaluere de tilgængelige muligheder og muligheder, og ingen enkelt disciplin bør træffe disse beslutninger isoleret. Dette er et godt eksempel på, hvor IT-chefer skal forstå virksomhedens økonomi ud over de teknologiske aspekter af løsningen.