Valg av e-postarkitektur: Intern eller hostet

Hvis du snakker med e-postspesialister, er det du synes å finne, i min lille, anekdotiske undersøkelse av markedet, at halvparten av disse fagfolkene vil fortelle deg å ganske enkelt installere e-post lokalt, normalt Microsoft Exchange, og den andre halvparten vil ganske enkelt fortelle deg å gå med en hostet (også kjent som Software-as-a-Service / SaaS eller “i skyen”) tjeneste, oftest Google Apps, men e-post er ikke en så enkel arkitektonisk komponent at den bør destilleres til trivielle svar. E-post er en av de viktigste komponentene i bedriftens kommunikasjonsinfrastruktur, og overgår ofte telefoni, og å velge riktig leveringsmetodikk for din bedrift er avgjørende for din langsiktige suksess.

Vi starter med å vurdere noen grunnleggende faktorer i e-posthosting. E-postsystemer krever en god del båndbredde, ganske betydelig lagringsplass, høy pålitelighet, nøye administrasjon og betydelig sikkerhetshensyn.

Båndbredde er det første området å vurdere. Hver e-post som sendes og mottas, må reise mellom sluttbrukeren og e-postserveren, samt mellom selve e-postserveren og omverdenen i tilfelle e-post bestemt for ekstern levering. I små bedrifter er nesten all e-post bestemt for å forlate bedriftsnettverket for å gå til kunder, leverandører osv. I større virksomheter endrer e-postbruken seg, og ettersom vi nærmer oss Fortune 100, skifter e-post fra å være nesten utelukkende et verktøy for kommunikasjon med folk utenfor organisasjonen til å bli en plattform som primært brukes til intern kommunikasjon.

Dette skiftet i hvordan e-post selv brukes, er en svært viktig faktor når man bestemmer seg for hvordan man skal distribuere e-posttjenester. Hvis e-post brukes nesten utelukkende internt for kommunikasjon mellom ansatte, vil dette passe svært godt til å hoste e-postsystemer internt for å øke sikkerheten og forbedre WAN-båndbreddeutnyttelsen. Forbeholdet her er selvfølgelig at et svært distribuert selskap av enhver størrelse ikke ville holde denne trafikken på et LAN-nettverk, og derfor bør behandles som om e-postbruken er ekstern, uavhengig av om det er kommunikasjon mellom ansatte eller ikke. Små bedrifter med kommunikasjon som primært skjer med eksterne brukere vil finne bedre utnyttelse i en hostet tjeneste.

Lagring er faktisk ofte en mindre faktor i e-postarkitekturens beslutningstaking enn det ved første øyekast kan se ut til at det burde være. Tradisjonelt gjorde e-postens lagringskrav et overbevisende argument for intern hosting på grunn av kostnadsfordelen ved å beholde stor lagring, spesielt den som brukes til arkiveringsformål, lokalt. Nylig har store hostede e-postleverandører som Rackspace og Google Apps brakt prisen på online, arkiverings-e-postlagring så lavt at det i mange tilfeller faktisk kan være mer kostnadseffektivt å benytte hostet lagring fremfor lokal lagring, eller i det minste er kostnaden på paritet. Selv langsiktig arkiveringslagring kan fås svært kostnadseffektivt i en hostet løsning i dag.

Pålitelighet er et ganske komplekst tema. E-post er kritisk for enhver organisasjon. Hvis et e-postsystem går ned, stopper mange bedrifter ganske enkelt opp. I noen tilfeller stopper bedriften i realiteten opp når e-posten slutter å flyte. Ikke bare slutter ansatte å kommunisere med hverandre, men kunder, leverandører, leverandører og andre ser bedriften som offline i beste fall og ute av drift i verste fall. Å avbryte kommunikasjonen med omverdenen kan representere umiddelbar og alvorlig økonomisk innvirkning på nesten enhver bedrift.

Hostet e-post har den åpenbare fordelen av å være hostet i et stort, kommersielt datasenter med redundans på hvert nivå (forutsatt en leverandør i toppklasse) fra maskinvare til lagring til nettverk til strøm til support. Å hoste e-post internt krever at en bedrift bestemmer det redundansnivået som er mest kostnadseffektivt gitt bedriftens evne til å tåle e-postnedetid, og er generelt en øvelse i kompromisser – hvor mye pålitelighet kan et selskap klare seg uten gitt kostnaden som er nødvendig for å gi det.

Noen selskaper vil velge å hoste e-postservere ved en colocation-fasilitet som vil gi dem mange redundante komponenter, men for å matche funksjonene i et Rackspace- eller Google-nivåtilbud, ville flere datasentre sannsynligvis være nødvendig. Colocation er et halvveis alternativ som gir de tekniske funksjonene til hostede alternativer med administrasjon og fleksibilitet til interne e-postsystemer.

Et mer vanlig scenario er imidlertid for selskaper å hoste en enkelt e-postserver helt innenfor sine vegger, og stole på intern strøm, maskinvare og nettverkstilkobling. I et slikt scenario må et selskap enten ta ekstreme tiltak for å sikre oppetid – som å hoste et helt redundant nettsted til enorme kostnader – eller front-ende hele e-postinfrastrukturen med en pålitelig online spoletjeneste som Postini, MessageLabs eller MXLogic. Kostnaden for slike tjenester, selv om de er kritiske for den påliteligheten de fleste selskaper trenger, er ofte lik eller til og med større enn komplette e-posthostingalternativer. Denne spoletjenestekostnaden vil sannsynligvis legge til en løpende, skalerende kostnad som vil gjøre fullt hostede e-posttjenester alltid til et rimeligere alternativ enn intern hosting.

Administrasjonskostnad er svært vanskelig å bestemme, men krever oppmerksomhet. En fullt hostet løsning krever relativt lite teknisk kunnskap. Tid til å administrere er lav, og ferdighetsnivået som er nødvendig for å gjøre det, er relativt lavt. Med en intern løsning må bedriften din levere infrastruktur-, nettverks-, sikkerhets-, system- og e-postferdigheter. Avhengig av dine behov og tilgjengelig stab kan dette være deltid for én enkelt fagperson, eller det kan kreve flere fulltidsansatte eller til og med eksterne konsulenter. Den totale tiden som er nødvendig for å administrere et internt e-postsystem, vil variere dramatisk og er ofte svært vanskelig å beregne på grunn av situasjonens komplekse natur, men er som minimum størrelsesordener større enn en hostet løsning.

Sikkerhet er den siste betydelige vurderingen. Utover tradisjonell systemsikkerhet krever e-post spamfiltrering. Håndtering av spam kan gjøres på mange måter: i programvare på e-postserveren, på et apparat som er plassert på det lokale nettverket, satt bort til en spamfiltreringstjeneste eller overlatt til leverandøren av hostet e-post. Spamfiltrering, hvis den håndteres internt, er sjelden en sett-og-glem-tjeneste, men en som krever jevnlig oppmerksomhet og generelt ekstra kostnad i lisensiering og administrasjon.

Etter å ha sett på disse hovedvurderingene, bør hvert selskap sette seg ned, knuse tallene og bestemme hvilken løsning som gir mest mening for dem på individuelt nivå. Det er ofte nødvendig å bruke et regneark og leke med flere scenarier for å se hva hver løsning vil koste både på forhånd og over tid. Dette, kombinert med en verdsettelse av funksjoner og deres anvendelighet for selskapet, vil være avgjørende for å bestemme hensiktsmessigheten til hvert alternativ.

Hemmelige våpen for den interne løsningen er funksjoner, integrasjon og fleksibilitet. Interne e-postalternativer kan utvides eller modifiseres for å tilby nøyaktig det funksjonssettet som organisasjonen krever – noen ganger til ekstra kostnad. Et perfekt eksempel på dette er Zimbras direktemeldingsintegrasjon, som kan være en betydelig verditillegg for en e-postplattform. Dette må vurderes i tillegg til rå kostnad. Integrasjon med eksisterende interne autentiseringsmekanismer kan også være en viktig faktor.

I min egen erfaring og kostnadsberegninger representerer hostede løsninger det store flertallet av passende løsninger i SMB-rommet på grunn av rå økonomi, mens store og bedriftsklasse kunder vil finne uovervinnelige fordeler fra fleksibiliteten og interne kommunikasjonsfordelene ved interne løsninger. Små bedrifter sliter mest med kostnad, mens store bedrifter sliter primært med kommunikasjonskompleksiteten i sin skala. Store bedrifter får også best verdi fra interne løsninger på grunn av “profesjonell tetthet” – det inverse antallet IT-fagfolk hvis tid sløses bort på grunn av ineffektivitet i bedriftsomfang.

I dag, enten en bedrift velger å hoste sin egen e-post eller motta e-post som en tjeneste, er det mange alternativer å velge mellom selv etter at en grunnleggende arkitektur er valgt. Tradisjonelt ville bare noen få interne alternativer som MS Exchange og Lotus Notes blitt vurdert, men nye alternativer som Zimbra (nylig ervervet av VMware,) Scalix og Kerio utvider landskapet med lavere kostnader, nye distribusjonsalternativer og aggressive funksjonssett. Hostingens relativt nykommer, og over natten bransjeheavyvekt, Rackspace, trekker mye oppmerksomhet med sine nye e-posttilbud som mer nøyaktig etterligner tradisjonelle interne tilbud, mens Google fortsetter å få oppmerksomhet med sine unike Gmail-tjenester. Jeg forventer at det hostede e-postrommet vil fortsette å bli mer konkurransedyktig med nye integrasjonsfunksjoner som et nøkkelfokus.

Hver bedrift er unik, og helheten av faktorene må vurderes. Å bruke en kombinasjon av forretnings- og IT-ferdigheter er nødvendig for å evaluere de tilgjengelige alternativene og mulighetene, og ingen enkelt disiplin bør ta disse beslutningene i isolasjon. Dette er et perfekt eksempel på der IT-ledere må forstå bedriftens økonomi i tillegg til de teknologiske aspektene ved løsningen.