همه فناوری اطلاعات بیرونی است

در حوزه فناوری اطلاعات اغلب از فناوری اطلاعات داخلی و خارجی صحبت می‌کنیم، اما این دیدگاه همیشه از منظر خود بخش فناوری اطلاعات است نه از منظر کسب‌وکار، و احساس می‌کنم این موضوع بسیار گمراه‌کننده است. بخش‌های مختلف درون یک شرکت معمولاً به صورت خارجی نسبت به یکدیگر دیده و احساس می‌شوند؛ اغلب به همان اندازه‌ای که یک شرکت خارجی احساس می‌شود. به عنوان مثال، یک بخش فناوری اطلاعات اغلب مدیریت، عملیات یا منابع انسانی را در بهترین حالت به عنوان بخش‌های «بیگانه» و در بدترین حالت به عنوان رقیب می‌بیند. احساس می‌کنند که – و شاید به حق – بخش‌های مختلف حتی اهداف کلی مشترکی ندارند. فناوری اطلاعات معمولاً از این موضوع به خوبی آگاه است و اغلب آن را ابراز می‌کند.

آنچه باید درک کنیم این است که برای مدیریت یا مالکان کسب‌وکار، بخش فناوری اطلاعات معمولاً صرف نظر از اینکه افراد شاغل در آن کارکنان رسمی باشند یا از یک ارائه‌دهنده خدمات، مانند یک آژانس خارجی به نظر می‌رسد. البته استثناهایی وجود دارد، اما نادر هستند. فناوری اطلاعات معمولاً پشت نوعی سد قرار می‌گیرد و موجودیتی مستقل است. فناوری اطلاعات این را معمولاً در نحوه صحبت با یا درباره مدیریت نشان می‌دهد. فناوری اطلاعات اغلب منابع سیستم یا شبکه را «متعلق به فناوری اطلاعات» می‌داند، و آشکارا در قالب بخشی از شرکت فکر نمی‌کند. هر دو طرف معمولاً مقصر هستند که فناوری اطلاعات را به عنوان موجودیتی جداگانه از خود شرکت می‌بینند.

این اتفاق البته به دلایل متعددی می‌افتد. بسیاری از کارکنان فناوری اطلاعات این حوزه را انتخاب می‌کنند چون نسبت به خود فناوری اطلاعات اشتیاق دارند، نه نسبت به شرکت یا بازاری که در آن کار می‌کنند؛ وفاداری آن‌ها به مسیر شغلی فناوری اطلاعات است، نه به کسب‌وکار خاص و معمولاً برای پیشرفت مسیر شغلی فناوری اطلاعات خود شرکت را عوض می‌کنند نه اینکه بمانند و مسیر شغلی داخلی غیر فناوری اطلاعاتی را توسعه دهند. متخصصان فناوری اطلاعات اغلب با مهارت‌های بین فردی مشکل دارند و بنابراین بیش از حد متوسط تمایل دارند خود را پنهان کنند و از تماس غیرضروری با سایر بخش‌ها اجتناب کنند. فناوری اطلاعات معمولاً شلوغ و پر از کار بیش از حد است که معاشرت را دشوار می‌کند. کار فناوری اطلاعات نیازمند تمرکز و دسترسی است، که دوباره معاشرت و تعامل با سایر بخش‌ها را دشوار می‌کند. فناوری اطلاعات اغلب به دلایل امنیتی جدا نگه داشته می‌شود و اغلب به عنوان منفی‌گوی سازمان دیده می‌شود – معمولاً خبرهای بد می‌آورد یا پروژه‌ها را مسدود می‌کند. فناوری اطلاعات معمولاً نرخ جابجایی بسیار بالایی دارد و تقریباً هیچ کارمند فناوری اطلاعاتی، به‌ویژه در کسب‌وکارهای کوچک‌تر، انتظار نمی‌رود که برای مدت طولانی بماند. فناوری اطلاعات اغلب واسطه‌ای به فروشندگان خارجی است و از بسیاری جهات به آن‌ها مرتبط یا وابسته دیده می‌شود. فناوری اطلاعات اغلب پشت یک «سد مسئولیت» قرار می‌گیرد که در آن سازمان (غیر از فناوری اطلاعات) در یک طرف اغلب به دنبال سرزنش فناوری اطلاعات برای تصمیمات تجاری است و ذهنیت «ما در برابر آن‌ها» قوی‌تری ایجاد می‌کند. فناوری اطلاعات این را با نگرش‌هایی نسبت به کاربران و تصمیم‌گیران که اغلب فاصله‌آفرین هستند تشدید می‌کند. همچنین بسیار رایج است که کارکنان فناوری اطلاعات از طریق یک آژانس به گونه‌ای استخدام شوند که تعهدات قراردادی، محدودیت‌ها یا تفاوت‌های حقوق و دستمزد بین فناوری اطلاعات و کارکنان عادی وجود داشته باشد.

این وضعیت نسبتاً دشواری برای بحث‌های مربوط به مزایای فناوری اطلاعات داخلی در مقابل خارجی ایجاد می‌کند. برای کارکنان داخلی فناوری اطلاعات رایج است که باور داشته باشند با داخلی بودن فناوری اطلاعات، مزایای زیادی برای سازمان به دلیل وفاداری، نزدیکی یا ارتباطات حقوق و دستمزد وجود دارد. اما آیا واقعاً اینطور است؟

برای کسب‌وکار، فناوری اطلاعات داخلی در اکثر موارد از قبل نسبت به سازمان آن‌ها خارجی است. نگرانی‌هایی که اغلب درباره ارائه‌دهندگان خدمات خارجی فناوری اطلاعات بیان می‌شود، مانند اینکه ممکن است در راستای منافع کسب‌وکار کار نکنند، ممکن است ناگهان تعطیل کنند و ناپدید شوند، ممکن است بیش از حد کار داشته باشند و منابع کافی نداشته باشند، ممکن است برای کار در زمان بیکاری هم هزینه بگیرند، ممکن است تخصص لازم را نداشته باشند، ممکن است شبکه و منابع را متعلق به خود بدانند و در راستای منافع کسب‌وکار عمل نکنند، ممکن است سیستم‌ها را مستند نسازند یا حتی ممکن است دسترسی حیاتی را به نوعی گروگان نگه دارند – همه این نگرانی‌ها را کسب‌وکارها درباره بخش‌های فناوری اطلاعات داخلی خود نیز دقیقاً همانطور که درباره ارائه‌دهندگان خدمات خارجی فناوری اطلاعات دارند.

در واقع، ارائه‌دهندگان خدمات خارجی اغلب به کسب‌وکار راه‌حل‌های قانونی بیشتری نسبت به کارکنان ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، کارکنان داخلی فناوری اطلاعات می‌توانند بدون هیچ اطلاع قبلی استعفا دهند و تنها از «غیرحرفه‌ای» بودن در فقدان اطلاع‌رسانی رنج ببرند یا فقط دو هفته اطلاعیه بدهند و حتی نیازی نباشد نگران غیرحرفه‌ای بودن باشند. با این حال، جایگزین کردن کارکنان داخلی فناوری اطلاعات با هر سطحی از توانایی به راحتی ماه‌ها طول می‌کشد، و این فقط پیش از اینکه کسی استخدام شود چه رسد به آموزش، ورود به سازمان و رسیدن به سرعت مفید. حتی در سازمان‌های بزرگ هم غیرمعمول نیست که جستجوی شغلی، فرآیند استخدام و فرآیندهای داخلی برای دسترسی و غیره تا یک سال از زمان شروع مصاحبه تا زمانی که فرد به عضو کارآمد تیم تبدیل شود طول بکشد. اما یک ارائه‌دهنده خارجی خدمات فناوری اطلاعات ممکن است موظف باشد صرف نظر از اینکه کارکنان بیایند یا بروند، منابع لازم برای پوشش را فراهم کند. امکانات بسیار بیشتری برای کاهش ریسک‌های جابجایی کارکنانی وجود دارد که کارکنان فناوری اطلاعاتی استخدامی برای کسب‌وکار ایجاد می‌کنند.

به دلیل این عوامل، بسیار رایج است که یک کسب‌وکار هم منابع فناوری اطلاعات داخلی و هم خارجی را تقریباً برابر درک کند و عمدتاً هر دو را کاملاً خارجی از سازمان اصلی بداند. البته، در دنیای ایده‌آل، هر دو به عنوان افراد درون سازمان رفتار می‌شدند و به عنوان شرکای حیاتی برای برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، تریاژ و غیره با آن‌ها همکاری می‌شد. فناوری اطلاعات برای تفکر کسب‌وکاری حیاتی است و کسب‌وکار برای تفکر فناوری اطلاعاتی حیاتی است؛ هیچ کدام بدون دیگری واقعاً عملکردی ندارند.

این زمینه از دیدگاه مدیریت سازمانی نسبت به فناوری اطلاعات می‌تواند برای درک نحوه واکنش کسب‌وکار به فناوری اطلاعات و همچنین نحوه رفتار فناوری اطلاعات با مدیریت مهم باشد. و این فرصتی را برای هر دو فراهم می‌کند تا روی گرد هم آمدن کار کنند، چه فناوری اطلاعات در نهایت داخلی باشد یا خارجی، تا مانند یک سازمان واحد با هدف یکپارچه رفتار کنند.