استخدام الويكي للتوثيق السريع

إذا كان عملك يشبه الشركات التي أتعامل معها عادةً، فإن من أصعب المهام التي تواجهها هي التوثيق. ويشمل ذلك أنواعاً شتى من التوثيق بدءاً من إجراءات الموارد البشرية وممارسات المحاسبة وإجراءات الأعمال الجوهرية وصولاً إلى سجلات أنظمة قسم تقنية المعلومات. تحتاج الشركات إلى توثيق جيد لأسباب عديدة.

تجد الشركات الصغيرة تقليدياً نفسها مضطرة للاستغناء عن التوثيق الأساسي وتضطر إلى إعادة اختراع العجلة في كل مرة يحدث أمر لم يتمكن العاملون الحاليون من استيعاب إجراءاته. أما الشركات الأكبر فكثيراً ما تضع توثيقها المحدود في ملفات Microsoft Word أو Adobe PDF وتخزّنها في خادم ملفات لا يمكن البحث فيه أو ربما على ورق – في مجلدات كبيرة بحلقات لا يعلم أحد بوجودها ناهيك عن كيفية العثور على المعلومات الضرورية فيها. هذه ليست عمليات فعّالة، لكن ثمة حلاً بسيطاً.

الحل هو تطبيق ويب يُعرَف بالويكي. يتعرف معظم الناس على الويكي للمرة الأولى عبر الموسوعة الإلكترونية المنتشرة في كل مكان Wikipedia المبنية على منصة ويكي (MediaWiki تحديداً)، لكن هذا ليس الاستخدام الوحيد للويكي. الويكيات مستودعات وثائق بسيطة مُصمَّمة للسماح لمحررين متعددين بإنشاء التوثيق الإلكتروني وتعديله بسهولة. يدور المفهوم الكامل للويكي حول البساطة واليُسر. والاسم الكامل، ويكي ويكي، يعني "سريع" بالهاوائية.

باتت الويكيات موجودة منذ سنوات عديدة وبدأت تحظى بشعبية في كثير من الشركات. الويكيات في العموم خفيفة الوزن جداً وثمة موردون عديدون يُصنّعون منتجات ويكي مفتوحة المصدر ومملوكة إضافةً إلى عدة خدمات استضافة متاحة عبر الإنترنت. يمكنك اختيار ويكي يلائم احتياجاتك تحديداً. معظم منتجات الويكي مجانية وللشركات المُراعية للميزانية لا توجد حاجة لاعتبار الويكي مركز تكلفة. هذا منتج بسيط ينبغي لقسم تقنية المعلومات لديك تجهيزه لك بسرعة وسهولة مما يُتيح لك مستودع توثيق فورياً.

في البداية يبدو مفهوم الويكي غريباً على معظم الناس. على الإنترنت نصادف الويكيات كثيراً في توثيق الأنظمة وهو ما يزداد شعبيةً. كثيراً ما تُستخدم الويكيات للسماح لأي شخص بتسجيل الدخول وإجراء تغييرات على التوثيق. وهذه طريقة جيدة للبدء بويكيك. كما يمكنك البدء من الصفر بضوابط وصول مستخدمين مفصّلة تُتيح فقط لأفراد معينين نشر التوثيق في النظام بدلاً من السماح بحرية مطلقة في التوثيق. ستتوقف احتياجاتك على نوع مؤسستك.

ما يجعل مفهوم الويكي قوياً هو السهولة التي يستطيع بها أي شخص الدخول والبحث عن الوثائق التي يحتاجها وإنشاء تلك الوثائق أو تعديلها إذا لم يجد المعلومات التي يبحث عنها. يُشجّع المفهوم الكامل للويكي الموظفين فعلاً على الاستفادة من الشكل. خفض الحاجز أمام إنشاء توثيق مفيد هو أفضل طريقة ممكنة لإنتاج التوثيق، ولأن التوثيق سهل التعديل يُرجَّح كثيراً أن تلك الوثيقة ستُحدَّث باستمرار.

ميزة شائعة بين أنظمة الويكي هي فكرة تتبع التغييرات على صفحات الويكي. وهذا يعني أنه إذا دخل شخص ما وأجرى تغييراً على صفحة، فبإمكان المستخدمين الاطلاع على الإصدارات السابقة من تلك الوثيقة لرؤية ما تغيّر عبر الزمن ومن أجرى تلك التغييرات. تُسهّل هذه الميزة أيضاً على مدير النظام التراجع عن التغييرات السيئة إذا لم يكن أحد ينشر بصورة ملائمة.

من الميزات المفضّلة لديّ شخصياً في الويكي فكرة الاشتراك في صفحة ويكي بعينها عبر البريد الإلكتروني أو تغذية RSS. يُتيح نموذج الاشتراك لأي من أفراد الفريق التنبّه للتغييرات التي تطرأ على التوثيق الذي يهتمون به. وهؤلاء قد يكونون أفراداً من الفريق تُمثّل صفحة ويكي معينة جزءاً أساسياً من مهامهم الوظيفية كمديري الموارد البشرية الذين يتابعون التغييرات على صفحات سياسات التوظيف، أو مجرد أفراد مهتمين يريدون معرفة ما يتغيّر في صفحة معينة كالمديرين المشتركين في صفحة قائمة غداء المقصف أو المطوّرين المشتركين في صفحة تتعلق بحالة مشروع برمجي بعينه.

هذا الأسلوب وسيلة رائعة تُتيح لأي شخص مواكبة أي معرفة متاحة للعموم دون الحاجة إلى مقاطعة العملية الفعلية لمراجعة الحالة. مفيد في كل مستويات المنظمة وبالغ البساطة. كثيراً ما تُقصّر المنظمات في إطلاع كل من يحتاج إلى المعلومات عليها، ومع نموذج اشتراك الويكي تحصل كل فرد على فرصة تحمّل المسؤولية في إبقاء نفسه على اطّلاع عبر أي أسلوب يجده أكثر فائدةً.

كما أشرت سابقاً، ثمة منتجات ويكي كثيرة متاحة في السوق اليوم، وعددها كبير لدرجة أن اختيار واحدة منها مهمة شاقة في حقيقة الأمر. ومن أبرز المُمَيِّزات بين المنتجات: رخصة الاستخدام، وبنية مخزن البيانات – التي تعتمد عادةً على نظام الملفات أو قاعدة البيانات، واعتمادية المنصة، والتكامل مع منتجات وأنظمة مصادقة أخرى. وبالطبع ثمة خيار اختيار خدمة ويكي مُستضافة تستضيف ويكيك عبر الإنترنت – وهو الأكثر شيوعاً لدى الشركات التي تستخدم الويكيات لخدمة عملائها لا للتوثيق الداخلي الخاص. وثمة الكثير من الويكيات للاختيار من بينها لدرجة أن الموقع WikiMatrix مخصص لمساعدتك على اختيار الويكي الأنسب لك.

قبل أن تنطلق في رحلة استكشاف الويكيات بنفسك، سأذكر بعضاً من الأكثر شيوعاً والجديرة بالبحث في مرحلة مبكرة من عملية اتخاذ قرار الويكي. تشمل منصات الويكي الشائعة MediaWiki وDokuWiki و TWiki وpmWiki. هذه مجرد قمة جبل الجليد من عالم الويكي لكنها تُتيح نظرةً جيدة على الميزات التي ينبغي توقّعها طوال بحثك عن أفضل ويكي لتطبيقك. يُعدّ مُرشد اختيار الويكي على موقع WikiMatrix نقطة بداية رائعة أيضاً. كل هذه الويكيات التي ذكرتها حتى الآن متاحة مجاناً، وبدلاً من قضاء وقت طويل في دراسة مزاياها قد يكون من الأفضل ببساطة تنزيل واحدة أو أكثر منها وتثبيتها على خادم احتياطي وتجربتها.

إضافةً إلى منتجات الويكي المستقلة التي ذكرناها هنا، ثمة محركات ويكي مدمجة في عدة أنظمة إدارة محتوى المؤسسات وبوابات كـMicrosoft Sharepoint وAlfresco وJoomla. وبالنسبة للشركات التي تتطلع إلى الاستثمار الأوسع في نظام إدارة محتوى المؤسسات، فإن توفّر وظيفة ويكي مدمجة في ذلك المنتج يُتيح واجهة بوابة إنترانت ويب موحّدة تخدم احتياجات توثيق وتخزين وثائق داخلية متعددة.

الويكيات أدوات قوية وبأسعار مناسبة يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الاستفادة منها اليوم، حتى في ظل ضغوط خفض الميزانيات وحالة عدم اليقين، لتوثيق الإجراءات وتخفيف أعباء التوثيق وتعزيز التواصل الداخلي والكفاءة. ومن غير المرجح أن تتراجع شعبية مفهوم الويكي، بل هو يأخذ بالفعل مكانه كركيزة أساسية في عملية التوثيق والتواصل داخل الشركات.