빠른 문서화를 위한 위키 활용

귀사가 제가 일반적으로 다루는 비즈니스와 비슷하다면, 가장 다루기 어려운 항목 중 하나가 문서화일 것입니다. 여기에는 인사 프로세스부터 회계 관행, 핵심 비즈니스 절차, 정보 기술 부서의 시스템 기록에 이르는 모든 종류의 문서화가 포함될 수 있습니다. 비즈니스는 여러 이유로 좋은 문서화가 필요합니다.

전통적으로 소규모 비즈니스는 단순히 핵심 문서화 없이 지내야 하며, 현재 근무 중인 직원들이 프로세스를 암기할 기회가 없었던 무언가가 생길 때마다 처음부터 다시 시작해야 합니다. 규모가 큰 비즈니스들은 종종 제한된 문서화를 Microsoft Word나 Adobe PDF 파일에 넣고 검색 불가능한 파일 서버에 저장하거나, 심지어 종이로 저장하여 아무도 존재조차 알지 못하거나 내부의 필요한 정보를 어떻게 찾아야 할지 모르는 큰 바인더에 보관합니다. 이것은 효과적인 프로세스가 아니지만, 간단한 해결책이 있습니다.

그 해결책은 위키(Wiki)라고 알려진 웹 기반 애플리케이션입니다. 대부분의 사람들은 위키 플랫폼(구체적으로는 MediaWiki)으로 구축된 유비쿼터스 온라인 백과사전 Wikipedia를 통해 처음 위키를 접하게 되지만, 이것이 위키의 유일한 용도는 아닙니다. 위키는 많은 편집자가 온라인 문서를 쉽게 만들고 수정할 수 있도록 설계된 단순한 문서 저장소입니다. 위키의 전체 개념은 단순하고 쉽다는 것입니다. 전체 이름인 위키 위키(Wiki Wiki)는 하와이어로 “빠른” 또는 “빠른 속도”를 의미합니다.

위키는 이제 수년간 존재해왔으며 많은 비즈니스에서 인기를 얻기 시작했습니다. 위키는 일반적으로 매우 가볍고 오픈 소스 및 독점 위키 제품을 만드는 많은 벤더가 있으며, 온라인에서 이용 가능한 여러 호스팅 서비스도 있습니다. 특정 필요에 맞는 위키를 정말로 선택할 수 있습니다. 대부분의 위키 제품은 무료이며 예산을 의식하는 비즈니스에게 위키를 비용 센터로 고려할 이유가 없습니다. 이것은 IT 부서가 빠르고 쉽게 구축하여 바로 문서 저장소를 제공할 수 있는 간단한 제품입니다.

처음에는 위키의 개념이 대부분의 사람들에게 다소 낯설게 느껴집니다. 인터넷에서 우리는 종종 시스템 문서화에 사용되는 위키를 접합니다. 이것은 점점 더 인기를 얻고 있습니다. 위키는 종종 누구나 로그인하여 문서 변경을 할 수 있도록 허용하는 데 사용됩니다. 이것은 위키를 시작하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 처음부터 상세한 사용자 액세스 제어를 시작하여 문서 자유 주의 대신 특정 개인만 시스템에 문서를 게시할 수 있도록 허용할 수도 있습니다. 귀사의 필요는 조직 유형에 따라 다를 것입니다.

위키 개념을 강력하게 만드는 것은 누구나 쉽게 접속하여 필요한 문서를 검색하고, 찾고 있는 정보를 찾지 못할 경우 해당 문서를 작성하거나 수정할 수 있는 용이함입니다. 위키의 전체 개념은 직원들이 이 형식을 활용하도록 실제로 장려합니다. 유용한 문서 작성의 장벽을 낮추는 것이 문서를 만들어 낼 수 있는 최선의 방법이며, 문서를 수정하기가 매우 쉽기 때문에 그 문서가 최신 상태로 유지될 가능성이 훨씬 높아집니다.

위키 시스템들의 공통 기능 중 하나는 위키 페이지의 변경 사항을 추적하는 개념입니다. 이는 누군가가 페이지를 변경하면 위키 시스템을 사용하는 사람들이 시간이 지남에 따라 어떤 변경이 있었는지, 누가 그 변경을 했는지 확인하기 위해 해당 문서의 이전 버전을 볼 수 있다는 것을 의미합니다. 이 기능은 또한 누군가가 적절하게 게시하지 않을 경우 시스템 관리자가 나쁜 변경을 매우 간단하게 롤백할 수 있게 해줍니다.

제가 개인적으로 가장 좋아하는 위키 기능 중 하나는 이메일이나 RSS 피드를 통해 특정 위키 페이지를 구독하는 개념입니다. 구독 모델을 통해 모든 직원은 자신이 관심을 가지는 문서의 변경 사항에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 이는 특정 위키 페이지가 업무 기능에 중요한 HR 관리자가 기업 고용 정책 페이지의 변경 사항을 팔로우하거나, 페이지가 변경될 때 알고 싶은 관심 있는 직원들 - 예를 들어 관리자가 구내식당 점심 메뉴 페이지를 구독하거나 개발자가 특정 소프트웨어 프로젝트의 현황 페이지를 구독하는 것과 같은 경우일 수 있습니다.

이 방법은 실제 프로세스를 방해하지 않고 누구나 공개적으로 이용 가능한 지식을 최신 상태로 유지할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 조직의 모든 수준에서 유용하고 매우 간단합니다. 조직들은 종종 필요한 모든 사람들을 “루프 안”에 두는 데 좋지 못한 일을 하는데, 위키 구독 모델을 통해 모든 사람이 자신에게 가장 유용한 방법을 통해 정보를 파악할 책임을 질 기회를 갖게 됩니다.

앞서 언급했듯이 오늘날 시장에는 많은 위키 제품이 있습니다. 하나를 선택하는 것이 실제로 상당히 어려운 작업일 만큼 많습니다. 제품 간 주요 차별점으로는 사용 라이선스, 데이터 저장소 아키텍처(일반적으로 파일 시스템 기반 또는 데이터베이스 기반), 플랫폼 종속성 및 다른 제품 및 인증 시스템과의 통합이 있습니다. 물론 온라인에서 위키를 호스팅하는 호스팅 위키 서비스를 선택하는 옵션도 있습니다. 이것은 주로 내부 비공개 문서화보다는 고객 서비스 수단으로 위키를 사용하는 회사들에게 인기 있습니다. 선택할 수 있는 위키가 너무 많아서 WikiMatrix라는 사이트가 귀사에게 가장 적합한 위키를 선택하는 데 도움을 드리기 위해 만들어졌습니다.

혼자서 위키의 세계를 탐색하기 전에 꽤 인기 있고 위키 의사 결정 초기 단계에 살펴볼 가치가 있는 몇 가지를 언급하겠습니다. 인기 있는 위키 플랫폼으로는 MediaWiki, DokuWiki, TWiki, pmWiki가 있습니다. 이것들은 위키 빙산의 일각에 불과하지만, 최적의 위키를 찾는 과정에서 볼 것으로 예상되는 기능들을 잘 보여줍니다. WikiMatrix 웹사이트의 위키 선택 마법사도 시작하기에 좋은 곳입니다. 지금까지 언급한 이 위키들은 모두 무료로 사용 가능하며, 그 장점을 많이 연구하는 데 시간을 쏟기보다는 하나 또는 여러 개를 다운로드하고 여분의 서버에 설치하여 직접 사용해 보시는 것을 권장합니다.

여기서 언급한 독립형 위키 제품 외에도 Microsoft의 Sharepoint, Alfresco, Joomla와 같은 여러 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 및 포털 시스템에도 위키 엔진이 내장되어 있습니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템에 더 큰 투자를 고려하는 비즈니스의 경우, 해당 제품에 위키 기능이 내장되어 있으면 다양한 내부 문서화 및 문서 저장 요구를 처리하는 단일 통합 인트라넷 웹 포털 인터페이스를 제공할 수 있습니다.

위키는 예산 삭감과 불확실성의 환경에서도 소규모 및 중규모 비즈니스가 오늘날 활용할 수 있는 강력하고 저렴한 도구로, 프로세스를 문서화하고, 문서화 부담을 줄이며, 내부 커뮤니케이션과 효율성을 높일 수 있습니다. 위키 개념의 인기가 줄어들 가능성은 낮으며, 오히려 비즈니스 문서화 및 커뮤니케이션 프로세스의 기본 요소로서 이미 자리를 잡기 시작하고 있습니다.